Arkusz kalkulacyjny to za mało by dziś efektywnie budżetować

Studium funkcjonalności narzędzi
Arkusz kalkulacyjny to za mało by dziś efektywnie budżetować
W Polsce budżety tworzy, według różnych szacunków 8 - 22% firm i bez wątpienia
tylko nieliczne korzystają do tego z innych narzędzi niż arkusz kalkulacyjny.
Zastanówmy się dlaczego tak jest i czy tak musi być?
Roman Zleśny
Dlaczego arkusz?
Odpowiedź jest bardzo prosta – po pierwsze, arkusz czyli kolumny liczb od zawsze są
naturalnym sposobem przedstawiania danych finansowych w tym budżetu. Tak było i
wówczas gdy księgowi i finansiści nie mieli jeszcze komputerów – korzystali z papieru,
ołówka i liczydeł, które potem zastąpiły tzw. kręciołki a potem kalkulatory. Tabele
przedstawiające dane w postaci wierszy i kolumn liczb to podstawa wymiany informacji
finansistów.
Arkusz kalkulacyjny ma ponad 25 lat!
Dokładnie 27, bo był to rok 1979 gdy powstał VisiCalc – pierwszy arkusz kalkulacyjny. To
dzięki niemu ludzie zaczęli kupować i używać komputery osobiste. W tym samym czasie
premierem Polski był Piotr Jaroszewicz, prezydentem USA - Jimmy Carter, a w Londynie
odbywała się premiera płyty The Wall zespołu Pink Floyd. Lata 80 i początek 90 należały do
słynnego arkusza Lotus 1-2-3, którego wyparł panujący dziś niepodzielnie Excel firmy
Microsoft.
Potęga arkusza
Podstawową siłą arkusza kalkulacyjnego - do dziś – jest prosta, zrozumiała filozofia
działania a jednocześnie ogrom zawartych w nim funkcji i możliwości obliczeniowych
łącznie z obliczeniami statystycznymi czy możliwością tworzenia scenariuszy „co jeśli”.
Podstawowe zalety arkusza kalkulacyjnego:
•
Jest zwykle zainstalowany na każdym komputerze biurowym w firmie
•
Niemal każdy umie się nim posługiwać (w podstawowym zakresie)
•
Zrozumiała i niezmienna od lat filozofia działania
•
Wiele wbudowanych funkcji obliczeniowych i statystycznych
•
Możliwość tworzenia scenariuszy „co – jeśli”
•
Możliwość wymiany danych z innymi aplikacjami
Dziś dla wielu arkusz to już za mało
Pomimo stałego wzrostu możliwości arkuszy kalkulacyjnych, leżąca u ich podstaw filozofia
działania stała się barierą możliwości stosowania ich w wielu dziedzinach. Stało się tak, gdyż
lawinowy rozwój oprogramowania biznesowego używanego w codziennym życiu każdej
firmy spowodował wzrost naszych wymagań w stosunku do oprogramowania służącego do
analizy danych i wspomagania zarządzania, w tym budżetowania i controllingu.
Szczególnie dotkliwa dla użytkowników budżetów tworzonych w arkuszach jest mała
elastyczność w prezentacji budżetu w różnych przekrojach – np. czasowych, produktowych,
geograficznych.
Ograniczenia arkuszy stosowanych do budżetowania (według badania amerykańskiego
magazynu CFO – przeznaczonego dla dyrektorów finansowych):
•
żmudne tworzenie modelu budżetu
•
zbyt długi czas trwania procesu budżetowania
•
brak elastyczności we wprowadzeniu korekt i modyfikacji
•
praktyczna niemożność bezpiecznej pracy zespołowej nad budżetem
•
problemy z modyfikacją budżetu w trakcie jego realizacji
•
brak możliwości analiz wielowymiarowych
Są wygodniejsze narzędzia
Dziś praktycznie wszystkie firmy mają ją mniej lub bardziej rozbudowane komputerowe
systemy finansowe czy szerzej ERP/CRM. Stąd służby finansowe i zarządy dysponują
zwykle bardzo szczegółowymi danymi dotyczącymi historycznych operacji finansowych.
Większość ma jednak kłopoty z wykorzystaniem ich w zarządzaniu przez cele i
podejmowaniu decyzji dotyczących przyszłości firmy. Dzieje się tak dlatego, że o ile do
ewidencjonowania historycznych zdarzeń finansowych firma ma odpowiednie, wygodne
narzędzia – systemy komputerowe, to budżetowanie i planowanie odbywa się właśnie za
pomocą arkuszy kalkulacyjnych nie czerpiących automatycznie danych finansowych z
innych systemów firmy. Praktyką jest niemal ręczne przenoszenie danych z raportów
finansowych do modeli budżetowych żmudnie przygotowanych w arkuszu.
Dlatego producenci oprogramowania stworzyli grupę aplikacji analitycznych, które posiadają
funkcjonalność arkuszy kalkulacyjnych, doskonale się z nimi integrują, a jednocześnie
uzupełniają ich luki. Aplikacje te są przeznaczone stricte do budżetowania i controllingu w
firmach.
Co jest istotne?
Cechy systemu do budżetowania i conntrollingu:
•
możliwość automatycznego zasilania danymi z systemów ERP
•
wielowymiarowa prezentacja danych np. z wykorzystaniem tzw. kostek OLAP
•
możliwość agregacji danych do potrzeb analiz
•
wykorzystanie historycznych danych finansowych firmy do tworzenia budżetów
•
możliwość bezpiecznej pracy grupowej – tak by do tworzenia budżetu „wciągnąć”
managerów wszystkich działów firmy
•
łatwość zmiany – korekty modelu budżetowego
•
proste dodawanie nowych produktów, regionów, itp. w trakcie roku budżetowego
•
możliwość prostej zmiany struktury budżetowej firmy – inny układ oddziałów,
grupowania produktów itp.
•
mechanizmy śledzenia wykonania budżetu – z automatycznym pobieraniem bieżących
wyników finansowych z systemu ERP (sprzedaż, koszty, itp.)
•
mechanizmy udostępniania wybranych fragmentów aktualnego stanu wykonania budżetu
np. kierownikom sprzedaży czy innym dowolnie zdefiniowanym grupom pracowników
czy ich szefom
•
możliwość precyzyjnego zdefiniowania kto jakie dane może oglądać i modyfikować
•
automatyczne sygnalizowanie przekroczenia założonych granicznych wartości odchyłek
od budżetu w trakcie jego realizacji
•
łatwość tworzenia raportów na żądanie - nawet w nietypowych „przekrojach danych”
•
łatwa komunikacja z arkuszem kalkulacyjnym
Najważniejszą cechą programów przeznaczonych do budżetowania jest ich ogromna
elastyczność w manipulowaniu danymi i modelami tworzenia budżetu. Wynika to z innego
sposobu bardzo organizacji danych niż w arkuszach kalkulacyjnych, gdzie dane gromadzone
i prezentowane są dwuwymiarowo, a każda zmiana tego układu to żmudne redefiniowanie
wszystkich formuł. W programach do budżetowania dane przechowywane są w swego
rodzaju hurtowni danych – wbudowanej w program czy zewnętrznej. Znakomicie upraszcza
to np. zmianę gupowania produktów – z grupowania regionalnego na np. związane z cechami
produktu (cena, kolor, itp.). Dodatkowo, dzięki nowoczesnemu interfejsowi czyli
komunikacji z użytkownikiem, manipulacje to robi się intuicyjnie – stosując najczęściej
technikę „przeciągnij i upuść”.
Drugą ważną cechą jest możliwość bezpiecznej pracy grupowej. W praktyce oznacza to, że
bardzo łatwo do tworzenia budżetu możemy włączyć kierowników niższego szczebla – dając
im dostęp tylko do fragmentu budżetu. Ważne jest też to, że w trakcie realizacji budżetu
różne grupy osób zainteresowanych w firmie mogą widzieć interesujące ich fragmenty
budżetu uzupełnione o aktualny stan realizacji.
Dzięki takiemu podejściu, tj. zaangażowaniu w proces budżetowania szefów poszczególnych
jednostek funkcjonalnych tworzy się w całej firmie zacznie lepsza atmosfera wokół
budżetowania. Budżet przestaje być martwym narzędziem, pozostającym na wydrukach
materiałem dla zarządu.
Budżetowanie ponad arkuszami
Poniżej pokazuję kilka różnic wynikających z pracy w oparciu o arkusze kalkulacyjne, a
systemy do budżetowania w poszczególnych obszarach:
à
Obsługa struktury organizacyjnej
ARKUSZE
SYSTEM DO BUDŻETOWANIA
Przesuwanie Działu wewnątrz struktury organizacyjnej lub
Interfejs podobny do Windows Eksploratora w postaci tzw.
dodawanie nowego Działu wymaga ręcznego uaktualnienia
Struktury Drzewa pozwala łatwo dodawać nowe Działy
wielu formuł. Długie, złożone formuły są potrzebne do tzw.
oraz przesuwać Działy pomiędzy poszczególnymi grupami
„sumowania w górę” w danej hierarchii. Nie ma pewności
stosując metodę „przeciągnij i upuść”. Menedżer Drzewa
czy na pewno są one poprawne.
utrzymuje
grupowanie
aktualizując.
Nie
ma
struktury
potrzeby
automatycznie
zmieniać
konsolidacji, tylko metodę „przeciągnij i upuść”
à
Obsługa planu kont budżetowych
ARKUSZE
SYSTEM DO BUDŻETOWANIA
Wyobraź sobie, że właśnie zakończono
Tutaj tylko administrator może dodać
opracowanie arkuszy budżetowych. Jak
nowe konto budżetowe lub uaktualnić
możesz dodać nowe konto lub zmienić
formuły. Ale nawet jeśli to jest zrobione
istniejącą formułę? Co jeśli Dyrektor
po tym jak arkusze zostały przedłożone
Marketingu dodaje nowe konto Targi
menadżerom,
lub zmienia formułę w koncie Dodatki i
zsynchronizowane
Premie. Czy na pewno nie włączasz
użytkowników. System pozwala także
konta
do
na ustawienie innych atrybutów konta
i
takich jak format liczby czy metoda
Seminaria? Formuły i sumy cząstkowe
przeliczenia czasu. Wystarczy zrobić to
kont
tylko raz dla każdego konta.
Gadżety
skonsolidowanego
muszą
wszystkich
być
Marketingowe
konta
Kursy
zdefiniowane
pojedynczych
we
arkuszach.
Ponadto musisz utrzymywać formaty
liczb oraz przeliczenie czasu w każdym
arkuszu.
zmiany
będą
dla
wciąż
wszystkich
ją
formuł
à
Obsługa arkuszy budżetowych
ARKUSZE
SYSTEM DO BUDŻETOWANIA
Czy masz problemy z…
Menadżer Wersji sprawia, że proste staje
•
Kopiowaniem zestawień pomiędzy
się:
arkuszami
•
z
zachowaniem
integracji wyliczeń i konsolidacji
•
Łączeniem danych i formuł z
Kopiowaniem i wklejaniem danych
aby stworzyć raport w oparciu o
porównywanie i raportowanie na
różnych arkuszach (wersjach)
•
różnych wersji budżetu?
•
ponownych prognoz
•
formuł?
tworzenie nowych wersji budżetu i
blokowanie arkuszy przed dalszymi
aktualizacjami
•
planowanie na wiele lat do przodu
różne wersje budżetów?
Czy
masz
pewność,
skopiowane
właściwe
że
zostały
dane
do
właściwego arkusza?
à
Rozpowszechnianie budżetu do szefów działów
ARKUSZE
SYSTEM DO BUDŻETOWANIA
Cykl tworzenia budżetu:
Praca Grupowa ułatwia użytkownikom
1. Skopiuj arkusz Działu do oddzielnego
przekazywanie danych. Pozwala także
skoroszytu
kontrolować procesy budżetowe poprzez
2. Wyślij skoroszyt do Szefa Działu
śledzenie użytkowników, na którym
3. Szef Działu podłącza skoroszyt
i
etapie
cyklu
znajdują
się.
wprowadza budżet
Użytkownicy przekazują dane w cyklu
4. Szef Działu odsyła z powrotem
tworzenia
skoroszyt z budżetem
kliknięciu przycisku. W systemie Działy
5. Administrator wkleja z powrotem
lub konta są przyporządkowywane do
skoroszyt do głównego arkusza
użytkowników.
Co
jeśli
umieścisz
budżetu
przy
jednym
zaakceptowany
arkusz w złym skoroszycie? Co jeśli
Szef Działu zmienił formułę lub dodał
nowy wiersz czy kolumnę?
à
Wprowadzanie komentarzy do budżetu
ARKUSZE
SYSTEM DO BUDŻETOWANIA
Korzystając z arkuszy dział księgowy
Tutaj użytkownicy mogą:
jest często sfrustrowany gdy widzi małe
•
Dodawać komentarze tekstowe
czerwone trójkąciki ukryte w różnych
•
Każdy komentarz oznaczony jest
komórkach na arkuszach. Nawet nie
datą oraz użytkownikiem, który go
podejmujemy się dyskusji nad próbą
stworzył
ich wydrukowania lub określenia kto
•
Dołączać pliki
jest ich autorem. Podobnie wygląda
sytuacja,
gdy
zaczniemy
•
się
Wydrukować
komentarze
w
formalnych sprawozdaniach
zastanawiać czy komentarze są jeszcze
aktualne.
à
Wprowadzanie rocznych sum
ARKUSZE
SYSTEM DO BUDŻETOWANIA
•
Aby stworzyć roczne sumy w
Tutaj nie potrzeba wprowadzać żadnych
rozbiciu na miesiące, użytkownik
formuł
może skorzystać z kalkulatora lub
wprowadzając bowiem roczną sumę
utworzyć formułę w arkuszu.
zostaniesz zapytany w jaki sposób
Aby
rocznego
dzielić tę kwotę w miesiącach. Pierwszą
wynagrodzenia zachowując przy
opcją jest „Rozłóź równomiernie”, a
tym
drugą
•
zmienić
sumę
wcześniej
wprowadzoną
aby
manipulować
„Rozłóż
na
danymi
podstawie
sezonowość można dodać linię na
istniejących danych” aby zachować
dole arkusza w celu dokonania
wprowadzoną sezonowość.
obliczeń a następnie przekopiować
wynik
z
powrotem
do
linii
wynagrodzenia
Ale skąd można wiedzieć, że nie został
popełniony błąd tworząc formułę?
à
Tworzenie listy płac
ARKUSZE
SYSTEM DO BUDŻETOWANIA
Płace stanowią 50% - 70% Twoich
Planowanie
całych wydatków, czy to możliwe?
umożliwia w prosty sposób:
•
Czy
Twoje
przetwarzane
kalkulacje
w
są
odpowiedniej
kolejności? Jednoprocentowy błąd
•
•
rozpocząć Planowanie Personelu
•
Skalkulowanie
miesięcznych
wynagrodzeń
Czy w prosty sposób możesz
rozliczanych godzinowo i rocznie
różnymi
•
scenariuszami?
Dostosowanie
dla
pracowników
kalkulacji
do
podatków związanych z płacami
Czy każda zmiana wymaga godzin
wysiłku?
•
Import danych z Działu Kadr aby
może mieć ogromne znaczenie.
manipulować
•
Personelu/Zatrudnienia
•
Stworzenie wielu wersji planów
zatrudnienia dla różnych budżetów
Czy informacje są bezpieczne?
à
Określanie skonsolidowanych celów
ARKUSZE
SYSTEM DO BUDŻETOWANIA
Wyobraź sobie, że potrzebujesz w
System zapyta w jaki sposób dane mają
skonsolidowanym
być dzielone w miesiącach oraz w
wartość ogółem
arkuszu
docelową
dla pozycji Kursy i
Seminaria w wysokości 220 000zł. Jak
poszczególnych działach.
dużo czasu trzeba poświęcić krążąc po
różnych arkuszach Działowych, aby
uzyskać poprawną wartość dla każdego
miesiąca?
à
Angażowanie użytkowników w proces planowania
ARKUSZE
SYSTEM DO BUDŻETOWANIA
Wyobraź sobie ogrom pracy związany z
Analiza Delta ułatwia planowanie w
załadowaniem danych z wykonania
oparciu o dane historyczne lub o różne
budżetu w zeszłym roku tak, aby
inne wersje planów. Użytkownicy łatwo
użytkownicy mogli planować nowy rok
wprowadzają zmiany procentowe lub
na podstawie danych poprzedniego roku
liczbowe, a funkcja Zestawienie Pozycji
skorygowanych o wartość liczbową lub
Wierszy pozwala użytkownikom na
procent wzrostu. Jeśli użytkownicy chcą
proste tworzenie własnych list pozycji w
tworzyć własne szczegółowe rozkłady
budżecie i wykorzystanie podsumowań
danych w poszczególnych miesiącach,
w budżecie. Nie ma potrzeby tworzenia
ile czasu potrzebowaliby na naukę, aby
skomplikowanych formuł.
mogli tworzyć własne zestawienia? Czy
chcesz aby zakładali nowe arkusze w już
istniejącym skoroszycie?
à
Sprawozdawczość formalna
ARKUSZE
SYSTEM DO BUDŻETOWANIA
Raporty Formalne muszą być stworzone
Kiedy tworzysz raport odwołuje się on
dla każdego Działu osobno. Nawet
do wszystkich Centrów Kosztowych.
nazwy Działów muszą być za każdym
Możesz użyć tego samego formatowania
razem wprowadzane od nowa. Dane
i opcji kalkulacji jakie dostępne są w
kopiowane są z arkuszy, ale jeśli
arkuszach, a kiedy nadejdzie czas na
zmienisz ich wygląd istnieje możliwość,
wydrukowanie raportu, wybierasz, który
że
poprawić
Dział ma zostać wydrukowany. Ponadto
wszystkie raporty. A co jeśli zapomnisz
masz możliwość zapisania raportu z
zmodyfikować wszystkie raporty? Skąd
różnymi rozszerzeniami plików (np.
pewność, że raportujemy z właściwego
.xls; .html; .pdf)
będzie
trzeba
także
zestawu danych?
Nie obrażać się na arkusz
Nowe narzędzia do budżetowania i controllingu WSPÓŁPRACUJĄ z wykorzystywanymi w
firmie arkuszami, a NIE JE ELIMINUJĄ. Systemy te całkowicie integrują się z arkuszami,
np.: z programem MS Excel – oznacza to, że do systemu „jednym ruchem” przenosi się
budżety wykonane kiedyś w arkuszu, a także tworzy, pracując zespołowo nowy budżet, a po
jego zatwierdzeniu zapisuje cały i wybrane fragmenty w postaci arkusza.
Autor jest v-ce prezesem ds. technologii w SOLEMIS Group S.A.
Pytania: [email protected]