Propozycje rozszerzenia wykazu ustaw stanowiących podstawę

Propozycje rozszerzenia wykazu ustaw stanowiących podstawę rozstrzygnięcia spraw,
w których obowiązek prowadzenia sprawy jest wyłączony (w oparciu o Rozporządzenie
Ministra Administracji i Cyfryzacji w sprawie rodzaju spraw, w których obowiązek
prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony oraz Rozporządzenie Ministra Finansów w
sprawie rodzajów spraw, w których jest wyłączony obowiązek prowadzenia metryki sprawy):
1. Sprawy z zakresu
mieszkaniowych.
świadczeń
rodzinnych,
alimentacyjnych
oraz
dodatków
Prowadzenie metryki w zakresie tych spraw jest bardzo czasochłonne. Prowadzone
postępowania nie dotyczą tylko przyjęcia wniosku i wydania decyzji lecz również spraw
związanych z elementem koordynacji systemu zabezpieczenia społecznego czy prowadzonych
postępowań wobec dłużników alimentacyjnych celem odzyskania kwot świadczeń
alimentacyjnych wypłaconych wierzycielowi. Obowiązek prowadzenia metryki sprawy odnosi
się także do akt postępowań odwoławczych, zażaleniowych oraz postępowań, o których mowa
w art. 145, 154, 155, 156,161,162 i 163 kpa ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks
postępowania administracyjnego, które dotyczą spraw rozpatrywanych przez organ na
podstawie przepisów zawartych w:
- ustawie z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (t.j Dz. U. z 2006 r.
Nr 139 poz. 992 ze zm.),
- ustawie z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów
(t.j Dz. U. z 2009 r. Nr 1, poz. 7 ze zm.),
- ustawie z dnia 21 czerwca 2001 r. o dodatkach mieszkaniowych (Dz. U. Nr 71 poz.
734 ze zm.).
Organ z uwagi na częste zmiany w sytuacji dochodowej i rodzinnej wnioskodawców
wielokrotnie dokonuje weryfikacji przyznanych świadczeń – wszczyna lub wznawia
postępowania wobec wydanych wcześniej decyzji, zmienia/ uchyla wydane w zakresie
świadczeń decyzje i wydaje nowe, dochodzi zwrotu nienależnie pobranych kwot, jak również
rozpatruje kwestie odnośnie udzielenia ulgi w ich spłacie.
Nadmienić należy, że w sprawach świadczeń rodzinnych osoba zainteresowana niejednokrotnie
składa kilka wniosków o przyznanie świadczeń np.: zasiłku rodzinnego wraz z dodatkami,
zasiłku pielęgnacyjnego oraz świadczenia pielęgnacyjnego. Z powyższych względów w tych
sprawach w przypadku jednego wnioskodawcy konieczne staje się prowadzenie kilku metryk.
W okresie zasiłkowym i świadczeniowym, trwającym od sierpnia do końca grudnia każdego
roku kalendarzowego, dochodzi do spiętrzenia zadań z uwagi na konieczność przyjęcia i
rozpatrzenia przez pracowników wniosków złożonych przez osoby zainteresowane na nowy
okres zasiłkowy oraz świadczeniowy. Biorąc pod uwagę natłok zadań wynikających z
obowiązujących ustaw pracownicy zajmujący się ich realizacją nie będą w stanie sprostać
wymaganiom w zakresie bieżącego sporządzenia i wypisywania metryk.
Z akt sprawy wnioskodawców oraz systemu komputerowego wynika, który pracownik na
jakim etapie sprawy wykonuje daną czynność, każdy dokument jest opieczętowany
i podpisany przez osobę przyjmującą, sporządzającą merytorycznie i zatwierdzającą.
2. Sprawy z zakresu prawa do świadczeń opieki zdrowotnej finansowanych ze środków
publicznych zgodnie z ustawą o świadczeniach opieki zdrowotnej.
Postępowania należą do nieskomplikowanych. W praktyce sprowadzają się do przeprowadzenia
wywiadu przez pracownika socjalnego a następnie do wydania decyzji przez pracownika
upoważnionego do wydania decyzji w imieniu Prezydenta.
3. Sprawy dotyczące rejestracji pojazdów oraz wyłączenie czynności powtarzalnych
związanych z wydawaniem praw jazdy.
4. Wydanie prawa jazdy po raz pierwszy, podwyższenia kategorii, wydania międzynarodowego
prawa jazdy, pozwolenia do kierowania tramwajem, wydania wtórnika prawa jazdy czy
wymiany prawa jazdy poprzez dokonanie wpisu potwierdzającego uzyskanie kwalifikacji
wstępnej lub szkolenia okresowego. Prowadzenie metryk w przypadku zagadnień związanych z
prawem jazdy jest powieleniem informacji wprowadzonych do Centralnej Ewidencji Pojazdów
i Kierowców. W systemie KIEROWCA znajduje się chronologiczny szczegółowy wykaz
wszystkich spraw, które zostały przyporządkowane danemu kierowcy (istnieje możliwość
sprawdzenia przeprowadzonej czynności, jej daty oraz operatora). Każdy operator odpowiada za
dane wprowadzone do systemu. W tym samym systemie pracuje rejestracja pojazdów wyłączona z obowiązku prowadzenia metryki sprawy. Z dniem 1 stycznia 2013 r., tj. z dniem
wejścia w życie ustawy o kierujących pojazdami, wdrożony zostanie elektroniczny system
przekazywania danych i informacji o kandydatach na kierowców. System ten będzie
ujednolicony w skali kraju i połączy organy wydające uprawnienia do kierowania pojazdami z
ośrodkami szkolenia kierowców i wojewódzkimi ośrodkami ruchu drogowego. Wprowadzenie
metryki sprawy w ww. postępowaniach jest nieuzasadnione, ponieważ w aktach sprawy, jak i w
systemie, znajdują się już odpowiednie kwestionariusze obrazujące przebieg postępowania i
brak jest uzasadnienia ich powielania.
5. Sprawy regulowane działem VIII KPA tj.: rozpatrywanie i załatwianie skarg
i wniosków.
Co do zasady w sprawach tych dochodzi do indywidualnego rozstrzygnięcia poprzez np.:
uznanie skargi za zasadną bądź bezzasadną, niemniej jednak jest to inny typ postępowania niż
postępowanie kończące się decyzją administracyjną. Należy rozważyć wyłączenie stosowania
metryki sprawy przynajmniej w sprawach, w których wydaje się zaświadczenia oraz z zakresu
rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków.
6. Wydanie pozwolenia na przeprowadzenie zbiórki publicznej.
Czynności administracyjne prowadzone w przedmiotowych postępowaniach mają na celu
przede wszystkim ustalenie celu danej zbiórki. Weryfikacja legitymacji czynnej do wystąpienia
z wnioskiem o wydanie pozwolenia na przeprowadzenie zbiórki publicznej oraz spełnienia
warunków formalnych przeprowadzana jest na podstawie analizy dokumentacji (odpis z KRS,
statut organizacji) przedłożonej przez wnioskodawców. W postępowaniach o wydanie
pozwolenia zazwyczaj występuje tylko jedna strona, tj. organizacja planująca przeprowadzenie
zbiórki publicznej (wyjątkiem są zbiórki publiczne organizowane przez komitety organizacyjne,
w którego skład wchodzą osoby fizyczne, wówczas każdy z członków komitetu jest stroną, ale
wszyscy posiadają wspólny interes prawny). Charakter przedsięwzięcia jakim jest zbiórka
publiczna wymaga szybkiego kontaktu z wnioskodawcą, w związku z powyższym jako forma
porozumiewania się najczęściej wykorzystywana jest rozmowa telefoniczna. Często zdarza się,
że wnioski o przeprowadzenie zbiórki publicznej są składane w krótkim czasie przed terminem
planowanej zbiórki, zwłaszcza wtedy, gdy celem zbiórki ma być natychmiastowa pomoc w
leczeniu lub doraźna pomoc dzieciom, osobom w ciężkiej sytuacji życiowej. Ponadto zauważyć
należy, że same organizacje przeprowadzające zbiórki publiczne postulują o uproszczenie
postępowania o wydanie przedmiotowego pozwolenia. Ponadto zauważyć należy, że
Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 marca 2012 r. w sprawie rodzaju
spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony (Dz. U. z 2012 r. Nr
52, poz. 269) wyłączono z obowiązku prowadzenia metryki jedynie postępowania, w których
rozstrzygnięcia wydaje minister właściwy do spraw wewnętrznych. Rozwiązanie owo jest o tyle
niezrozumiałe, że zarówno wójt, burmistrz (prezydent miasta), starosta, marszałek
województwa prowadzą analogiczne postępowania
o wydanie pozwolenia na
przeprowadzenie zbiórki publicznej do tych, które prowadzi minister. Wybór organu
właściwego został rozróżniony wyłącznie w zależności od zakresu terytorialnego planowanej
zbiórki publicznej.
7. Sprawy wynikające z ustawy, z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym
Dz.U. z 2007 r. Nr 125, poz. 87, dalej: utd):

art. 13 ust. 2 – przeniesienie uprawnień wynikających z licencji (decyzja
administracyjna),

art. 16. Ust 4 – wyrażenie zgody na wykonywanie uprawnień wynikających
zlicencji (decyzja administracyjna),

art. 95 a ust. 1 i 2 – nałożenie kar pieniężnych w przypadku niezgłoszenia zmian w
licencji i niezwróceniu cofniętej licencji (decyzje administracyjne).
Rozporządzenie wyłącza z obowiązku prowadzenia metryk tak zasadnicze postępowania
w sprawach transportu drogowego kończące się decyzjami administracyjnymi, jakimi są
udzielenie, odmowa udzielenia, zmiana lub cofnięcie licencji (art. 7 i 8 ust. 1 utd.). Decyzje w
sprawie wyrażenia zgody na wykonywanie uprawnień wynikających z licencji lub przeniesienie
uprawnień wynikających z licencji, co do meritum, rozpatrywane są według tych samych
przepisów, co postępowania wymienione w art. 7 utd. Podmiot ubiegający się o wyrażenie
zgody na wykonywanie uprawnień wynikających z licencji, czy przeniesienie uprawnień
wynikających z licencji musi spełniać te same, precyzyjnie określone, wymogi do udzielenia
licencji. Są to więc decyzje o charakterze związanym a nie uznaniowym – dającym dowolność
rozstrzygnięcia urzędnikowi.
Nakładanie kar pieniężnych w przypadku niezwrócenia przez przedsiębiorcę licencji cofniętej
decyzją ostateczną można uznać za konsekwencję prowadzonego wcześniej postępowania w
sprawie cofnięcia licencji. Decyzje te wydawane są obligatoryjnie w ściśle określonych
sytuacjach.
Postępowanie od wszczęcia do zakończenia prowadzone jest przez konkretnego pracownika. Po
zakończeniu postępowania administracyjnego istnieje możliwość ustalenia osoby prowadzącej
dane postępowanie na podstawie weryfikacji dokumentów zachowanych w formie papierowej
oraz w formie elektronicznej - znak sprawy zawiera inicjały identyfikacyjne pracownika
prowadzącego sprawę.
8. Sprawy wynikające z art. 4 ust. 4 i ust. 7 ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie (Dz.
U. Nr 127, poz. 857 z późn. zm.).
Sprawy ewidencyjne mają charakter bardzo typowy, nieskomplikowany, w których występuje
nieproporcjonalność
nakładu
środków
koniecznych
do
prowadzenia
metryki
w stosunku do prostego i powtarzalnego charakteru tych spraw.
W toku postępowania ewidencyjnego wszystkie czynności postępowania są należycie
dokumentowanie, tj. dokumentowane w formie pisemnej, zgodnie z zasadą ogólną wyrażoną w
art. 14 kpa, zgodnie z którym sprawy należy załatwiać w formie pisemnej lub w formie
dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o
informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565,
z późn. zm.), doręczanego środkami komunikacji elektronicznej, natomiast sprawy mogą być
załatwiane ustnie, gdy przemawia za tym interes strony, a przepis prawa nie stoi temu na
przeszkodzie, jednak treść oraz istotne motywy takiego załatwienia powinny być utrwalone w
aktach w formie protokołu lub podpisanej przez stronę adnotacji.
Przywołana wyżej regulacja jest całkowicie wystarczająca, jeśli chodzi o możliwość
odtworzenia wszelkich działań istotnych dla postępowania. Także dalsze przepisy kpa, jak
choćby regulacje dotyczące sporządzania protokołów, czy adnotacji – są w omawianym
zakresie całkowicie precyzyjne. Co więcej, samo rozporządzenie Ministra Sportu
i Turystyki z dnia 18 października 2011 r. w sprawie ewidencji klubów sportowych (Dz. U. Nr
243, poz. 1449) zawiera szereg zapisów odnoszących się do czynności postępowania w
przedmiocie wpisu (w tym zmian wpisów w ewidencji), które wymagają oznaczenia daty i
osoby dokonującej danej czynności (w tym m. in. zamieszczenia jej podpisu – por. § 4
rozporządzenia).
Biorąc pod uwagę wyżej wskazane okoliczności, należy wskazać niezasadność prowadzenia
metryki sprawy w kontekście realizacji wszystkich funkcji metryki poprzez zastosowanie
przepisów zarówno kpa, jak i regulacji szczególnej, tj. ustawy o sporcie
i rozporządzenia wykonawczego do art. 4 tejże ustawy. Jednocześnie zaś, prowadzenie metryki
sprawy
absorbuje
czas
pracowników
wykonujących
bezpośrednie
czynności
z zakresu ewidencji, na czym niewątpliwie cierpi czas realizacji spraw. Sprawy te nie mają przy
tym charakteru spornego i są realizowane niemal zawsze całkowicie zgodnie
z wnioskiem komitetów założycielskich, czy stowarzyszeń. Na przestrzeni ostatnich kliku lat
wydano jedynie kilka decyzji o odmowie wpisu i od żadnej z nich nie zostało wniesione
odwołanie. Decyzje te miały bowiem charakter, można by, rzec oczywisty, albowiem schemat
obowiązków wnioskodawcy w tych sprawach, w tym zakres składanej dokumentacji, wynika
wprost z przepisów prawa.
Wobec powyższego daje się zauważyć, że wprowadzenie metryki sprawy, stoi
w sprzeczności z zasadą szybkości postępowania, o której mowa w § 12 kpa,
a jednocześnie nie wydaje się spełniać stawianych przed nią oczekiwań. Funkcję metryki
spełnia z powodzeniem działanie zgodnie z postanowieniami dotychczasowych przepisów
Kodeksu postępowania administracyjnego.
9. Sprawy wynikające z art. 83b ust. 2 pkt 3 oraz art. 104 ust. 1 ustawy z dnia 20 czerwca
1997 r. Prawo o ruchu drogowym (Dz. U. z 2005 r. Nr 108, poz. 908 z późn. zm.).
Obowiązek prowadzenia metryki nie powinien dotyczyć decyzji wydawanych na podstawie
ww. przepisów. Charakter tych spraw jest zbliżony do spraw wyłączonych rozporządzeniem
Ministra Administracji i Cyfryzacji, zaś przesłanki wydania decyzji są jednoznacznie i jasno
określone w ww. przepisach (poz. 88 załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Administracji
i Cyfryzacji w sprawie rodzaju spraw, których obowiązek prowadzenia metryki jest wyłączony
(Dz. U. poz. 269)). W przypadku art. 83b ust. 2 pkt 3 ustawy Prawo o ruchu drogowym starosta
wydaje decyzję o zakazie prowadzenia przez przedsiębiorcę stacji kontroli pojazdów, skreślając
przedsiębiorcę
z rejestru działalności regulowanej. Skreślenia dokonuje się na podstawie art. 83b ust. 2 pkt 3
ustawy Prawo o ruchu drogowym w związku z art. 68 lub 71 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o
swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2010 r. Nr 220, poz. 1447 z późn. zm.),
natomiast art. 68 i 71 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej są wyłączone
z prowadzenia metryki na podstawie pkt. 88 załącznika nr 1 do ww. rozporządzenia Ministra
Administracji i Cyfryzacji.
Analogiczna sytuacja sprawy w przypadku ośrodków szkolenia kierowcy.
Na podstawie art. 104 ust. 1 ustawy Prawo o ruchu drogowym starosta wydaje decyzję
o zakazie prowadzenia przez przedsiębiorcę ośrodka szkolenia kierowców, skreślając
przedsiębiorcę z rejestru działalności regulowanej. Skreślenia dokonuje się na podstawie art.
104 ust. 1 ustawy Prawo o ruchu drogowym w związku z art. 68 lub 71 ustawy z dnia 2 lipca
2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2010 r. Nr 220, poz. 1447 z późn. zm.),
które to przepisy są wyłączone z prowadzenia metryki na podstawie pkt. 88 załącznika nr 1 do
ww. rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji.
10. Sprawy wynikające z art. 12 w zw. z art. 4, art. 8b, art. 15, art. 18, art. 21, art. 23, art. 30
ustawy z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (Dz. U. z
2009 r. Nr 1, poz. 7, z późn. zm.).
Postępowania w ww. sprawach mają prosty, nieskomplikowany charakter, opierają się na
przedstawionych przez wnioskodawców dokumentach, z których dane są wprowadzane do
systemu informatycznego; ze względu na powtarzalność postępowań (także ze względu na tego
samego świadczeniobiorcę) oraz dużą ilość generowanych decyzji zasadne jest wyłączenie
obowiązku prowadzenia metryki w tych sprawach. W IV kwartale 2011 r. w m.st. Warszawie w
zakresie spraw wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych
wydano
ponad
22
tys.
decyzji,
natomiast
w tym samym okresie w zakresie spraw wynikających z ustawy z dnia 7 września 2007 r. o
pomocy osobom uprawnionym do alimentów wydano prawie 4.500 decyzji.
11. Sprawy wynikające z art. 16 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji
publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198 ze zm.).
Postępowanie w trybie przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej prowadzone jest
na podstawie kpa jedynie w przypadku wydania decyzji administracyjnej o odmowie
udostępnienia informacji publicznej oraz umarzającej postępowanie o udostępnienie informacji
publicznej. tj. od momentu wydania decyzji administracyjnej lub ewentualnie podjęcia
pierwszej czynności na podstawie przepisów kpa w związku z koniecznością wydania decyzji
administracyjnej. W związku z tym, z uwagi na ograniczony zakres stosowania przepisów kpa,
sporządzenie metryk sprawy w ww. postępowaniach jest bezzasadne. Ponadto zgodnie z art. 16
ust. 2 pkt 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej uzasadnienie decyzji o odmowie
udostępnienia informacji zawiera także imiona, nazwiska i funkcje osób, które zajęły
stanowisko w toku postępowania o udostępnienie informacji. Obowiązek prowadzenia metryki
w sprawach z zakresu informacji publicznej stanowi tym samym powielenie regulacji
określonej w art. 16 ust. 2 pkt 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej.
W konsekwencji:
- metryki są prowadzone w odniesieniu tylko do tych postępowań o udostępnienie informacji,
które kończą się wydaniem decyzji administracyjnej (w praktyce niewielki ułamek spraw),
- w sprawach tych metryka powinna być prowadzona dopiero z chwilą podjęcia pierwszej
czynności na podstawie przepisów kpa w związku z koniecznością wydania decyzji
administracyjnej (a więc nie uwzględniają one czynności podjętych wcześniej),
- metryki nie są tworzone np. w tych postępowaniach, w których wprawdzie uchybiono
terminowi udzielenia odpowiedzi na wniosek, ale które nie kończyły się wydaniem
decyzji,
- realizacja obowiązku prowadzenia metryki sprawy powiela się z przepisem art. 16 ust. 2 pkt
2 ustawy o dostępie do informacji publicznej.
Należy stwierdzić, iż prowadzenie metryk w postępowaniach o udostępnienie informacji
publicznej w aktualnym stanie prawnym, nie spełnia swojej roli.
oraz
12. Sprawy wynikające z Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie rodzajów spraw, w
których jest wyłączony obowiązek prowadzenia metryki sprawy (Dz. U.
z 2012 r. poz. 245):
- zmiana poprzez dodanie w § 1 po pkt. 6 dodać: pkt 6a, w brzmieniu:
„zmiany w trybie art. 254 ustawy Ordynacja podatkowa decyzji ostatecznej ustalającej
wysokości zobowiązań podatkowych w podatku od nieruchomości, podatku rolnym
i podatku leśnym jeżeli nastąpiło wygaśnięcie zobowiązania podatkowego lub zaistniało
zdarzenie mające wpływ na wysokość opodatkowania w tym roku, a wysokość ustalonych
(zmienionych) zobowiązań wynika z danych zawartych w złożonej przez osobę fizyczną, korekcie
odpowiednio, informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych, informacji o gruntach
lub informacji o lasach.”
W obecnym brzmieniu Rozporządzenie w § 1 pkt 6 wyłącza obowiązek prowadzenia metryki
w sprawach związanych z ustaleniem wysokości zobowiązań podatkowych w podatku od
nieruchomości, podatku rolnym i podatku leśnym, jeżeli wysokość ustalonych zobowiązań
wynika z danych zawartych w złożonej przez osobę fizyczną, odpowiednio, informacji
o nieruchomościach
i obiektach
budowlanych,
informacji
o gruntach lub informacji o lasach.
Minister Finansów wyłączył z obowiązku prowadzenia metryki sprawy proste, powtarzalne,
w których rozstrzygnięcie następuje na podstawie dokumentów złożonych przez podatnika, do
których nie są prowadzone dodatkowe czynności dowodowe.
Powyższe nie dotyczy postępowań w sprawie zmiany decyzji ostatecznej w zakresie podatku od
nieruchomości, rolnego, leśnego.
Proponowane wyłączenie - podobnie jak w przypadku ustalenia wysokości zobowiązania
podatkowego - dotyczy spraw, w których rozstrzygnięcie następuje najczęściej na podstawie
złożonych przez podatnika dokumentów czy informacji i nie ma potrzeby prowadzenia
dodatkowego postępowania dowodowego.
Wskazać należy, że zgodnie z art. 6 ust. 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych „Osoby
fizyczne, z (...), są obowiązane złożyć właściwemu organowi podatkowemu informację o
nieruchomościach i obiektach budowlanych, sporządzoną na formularzu według ustalonego
wzoru, w terminie 14 dni od dnia wystąpienia okoliczności uzasadniających powstanie albo
wygaśnięcie obowiązku podatkowego w zakresie podatku od nieruchomości lub od dnia
zaistnienia zdarzenia, o którym mowa w ust. 3”. Art. 6 ust. 3 stanowi „Jeżeli w trakcie roku
podatkowego zaistniało zdarzenie mające wpływ na wysokość opodatkowania w tym roku, a w
szczególności zmiana sposobu wykorzystywania przedmiotu opodatkowania lub jego części,
podatek ulega obniżeniu lub podwyższeniu, (…)”. Podobne uregulowania zawarte są w ustawie
o podatku rolnym i ustawie o podatku leśnym.
Wobec powyższego organ podatkowy dokonuje zmiany decyzji ostatecznej na podstawie
złożonych przez podatników dokumentów i informacji. Zmiana decyzji wynika
z wygaśnięcia obowiązku podatkowego w trakcie roku podatkowego (np. sprzedaży
nieruchomości),a także zmiany sposobu wykorzystywania nieruchomości. W sprawach tych
również nie ma potrzeby prowadzenia dodatkowego postępowania dowodowego.