Metryka sprawy

Wokół tematu
Zasady prowadzenia dokumentacji
Metryka sprawy
Od 7 marca 2012 r. obowiązuje nowe rozporządzenie w sprawie wzoru
i sposobu prowadzenia metryki sprawy. W związku z tym powstaje pytanie,
czy metryka sprawy obowiązuje również w zamówieniach publicznych.
Piotr Schmidt
Pracownik Wydziału Zamówień Publicznych Urzędu Miejskiego Wrocławia.
R
ozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy jest realizacją
delegacji ustawowej zawartej w art. 66a
§ 4 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego (dalej: kpa), który został wprowadzony nowelizacją z dnia
15 lipca 2011 r. Niniejsza ustawa nowelizująca wprowadziła na grunt postępowania administracyjnego instytucję
metryki sprawy. Metryka sprawy razem
z dokumentami, do których odsyła, ma
stanowić obowiązkową część akt sprawy i powinna być na bieżąco aktualizowana. Ma być również prowadzona
w formie pisemnej lub elektronicznej.
Celem wprowadzenia metryki było
stworzenie swoistego medium, za pomocą którego zarówno obywatelowi,
stronie postępowania, ale też organowi administracji po dłuższym czasie
łatwiej będzie dotrzeć do konkretnej
osoby wykonującej konkretną czynność w postępowaniu. Cel jest słuszny,
szczególnie na płaszczyźnie nowych
przepisów dotyczących indywidualnej
odpowiedzialności urzędników za podejmowane decyzje.
54
Sprawa administracyjna
Należy jednak rozważyć, czy metryka
sprawy ma być również prowadzona
dla postępowań z zakresu zamówień
publicznych. W pierwszej kolejności
trzeba określić, czym jest sprawa administracyjna. W mojej ocenie jest to zespół wzajemnych relacji i zależności
między organem administracji a stroną postępowania, normowanych właściwymi przepisami prawa. Relacje te
oparte są na konstrukcji stosunku administracyjnoprawnego, w którym jedna ze stron – organ administracji, jako
obligatoryjny element każdego stosunku administracyjnoprawnego, jest jednocześnie podmiotem podejmującym
władczą decyzję czy – szerzej ujmując
– rozstrzygnięcie. W postępowaniu
o udzielenie zamówienia publicznego
nie może być mowy o funkcjonowaniu
stosunku administracyjnoprawnego
i tym bardziej władztwa administracyjnego, rozumianego jako zdolność
organu do autorytarnego kształtowania sytuacji faktycznej lub prawnej
podmiotu administrowanego. Zamawiający, owszem, najczęściej jest organem administracji, jednak w stosunku do wykonawców nie ma żadnych
uprawnień władczych, bowiem w założeniu relacje między zamawiającym
a wykonawcą mają mieć charakter
partnerski.
Przetargi Publiczne | Czerwiec 2012
Kodeks postępowania
administracyjnego
a zamówienia publiczne
Różnice między omawianymi postępowaniami rysują się już na etapie ich
wszczęcia. Kiedy kpa nie przewiduje
żadnej formy wszczęcia postępowania
administracyjnego, tak postępowanie
o udzielenie zamówienia publicznego wszczyna się poprzez publikację
ogłoszenia w Biuletynie Zamówień
Publicznych bądź poprzez przesłanie
ogłoszenia do publikacji do Urzędu
Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich. Ponadto postępowanie administracyjne ma prowadzić do wydania
decyzji, zaś postępowanie o udzielenie
zamówienia publicznego prowadzi
do zawarcia umowy cywilnoprawnej.
Inne są też ścieżki odwoławcze w obu
przypadkach. W związku z powyższym w zamówieniach publicznych
nie mamy do czynienia, w mojej opinii,
ze sprawą administracyjną.
Ponadto podkreślenia wymaga fakt,
że omawiane rozporządzenie wydane
zostało tylko na podstawie delegacji ustawowej zawartej w kpa. Konsekwencją
tego jest stwierdzenie, iż rozporządzenie
to musi być i może być stosowane tylko
w sprawach, w których stosuje się kpa.
Ustawa Prawo zamówień publicznych
w żadnym swoim artykule nie wspomina, że w sprawach nieuregulowanych
Wokół tematu
stosować należy kpa. To jednoznacznie
przesądza, że w tej dziedzinie prawa kpa
nie może mieć zastosowania, co w dalszej kolejności każe przyjąć, że wszelkie
przepisy wydane na podstawie delegacji
ustawowych zawartych w kpa nie mogą
być w zamówieniach publicznych wykorzystywane.
Metryka a protokół
postępowania
Dla uzyskania pełnego obrazu nowej instytucji metryki sprawy należy
przeanalizować również to, jakie informacje mają się w niej znajdować
(patrz ramka). Analiza elementów
metryki nasuwa jednoznaczne skojarzenie z protokołem postępowania
i ze spisem spraw, czyli obligatoryjnym
elementem każdej dokumentacji tworzonej przez organy administracji, który ma być sporządzany na podstawie
rozporządzenia w sprawie instrukcji
kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych
wykazów akt oraz instrukcji w sprawie
organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
W protokole postępowania należy wskazać osoby, które wykonywały
określone czynności w postępowaniu
na etapie jego przygotowania:
1) przygotowujące opis przedmiotu
zamówienia,
2) ustalające wartość zamówienia,
3) przygotowujące opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu,
4) określające kryteria oceny ofert,
5) przygotowujące uzasadnienie faktyczne lub prawne wyboru trybu
udzielenia zamówienia,
6) zatwierdzające wybór trybu,
7) dokonujące wyboru wykonawców
zaproszonych do negocjacji/składania ofert,
8) dokonujące wyboru trybu,
9) inne osoby wykonujące czynności
w postępowaniu.
Ponadto wskazuje się kierownika zamawiającego, a także członków komisji
przetargowej (jeżeli została powołana),
Jakie informacje powinny znaleźć się w metryce sprawy
– oznaczenie sprawy, przez które ustawodawca rozumie datę wszczęcia
sprawy lub znak sprawy,
– tytuł sprawy, czyli zwięzłe określenie przedmiotu sprawy,
– data podjęcia czynności w sprawie,
– oznaczenie osoby podejmującej daną czynność, tj. imię, nazwisko oraz
zajmowane stanowisko,
– określenie rodzaju podjętej czynności (przyjęcie do realizacji, dekretowanie,
sporządzenie, akceptacja, brak akceptacji, podpisanie, sporządzenie notatki
do sprawy, inne),
– wskazanie identyfikatora dokumentu w aktach sprawy, do którego odnosi się
dana czynność, czyli wskazanie daty dokumentu (jeżeli w sprawie jest tylko
jeden dokument z określoną datą) bądź znaku pisma lub innego niepowtarzalnego w danej sprawie identyfikatora dokumentu, do którego odnosi się
dana czynność, dopuszcza się dodatkowe oznaczenie dokumentów w sprawie w celu ułatwienia powiązania ich z wpisem w metryce sprawy.
którzy de facto dokonują wszystkich innych czynności w postępowaniu, które
nie zostały wymienione powyżej, a które mają miejsce w toku postępowania.
Z tego punktu widzenia nie wydaje się
być sensowne dublowanie tychże informacji jeszcze w metryce sprawy.
W spisie spraw natomiast należy w nagłówku podać rok, oznaczenie teczki
(symbol sprawy), tytuł teczki (nazwę
sprawy), a w dalszej części krótką treść
czynności, kto sprowokował czynność
(czy organ samodzielnie podjął czynność,
czy w wyniku wystąpienia podmiotu zewnętrznego), datę czynności oraz uwagi.
Konkludując należy uznać, iż rozporządzenie ministra administracji i cyfryzacji dotyczące metryki sprawy nie może
być stosowane wprost w zakresie postępowań prowadzonych na podstawie pzp,
jednak nie oznacza to, że zamawiający
nie mogą takiej metryki sprawy prowadzić. Jest to jednak, moim zdaniem,
zbędne, ze względu na rozbudowany
protokół postępowania z załącznikami, który wymaga wskazania wszystkich osób dokonujących określonych
czynności w postępowaniu zarówno
na etapie przygotowania postępowania,
jak i jego prowadzenia, kiedy wszelkich czynności dokonują członkowie
komisji przetargowej w porozumieniu
z kierownikiem zamawiającego. Zamawiający w dokumentacji każdego postępowania również muszą prowadzić
spisy spraw, które już w znacznej mierze
dublują zapisy protokołu. W związku
z tym należy uznać, że sporządzanie metryki sprawy w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego jest niemożliwe i bezcelowe.
Podstawa prawna
n
n
n
Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 marca 2012 r.
w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia
metryki sprawy (DzU z 2012 r., poz. 250)
Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego
(DzU z 1960 r. nr 30, poz. 168 ze zm.)
Rozporządzenia Prezesa Rady
Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r.
w sprawie instrukcji kancelaryjnej,
jednolitych rzeczowych wykazów akt
oraz instrukcji w sprawie organizacji
i zakresu działania archiwów zakładowych (DzU z 2011 r. nr 14, poz. 67)
Przetargi Publiczne | Czerwiec 2012
55