Plan audytu - Wielkopolskie Centrum Ekonomii Solidarnej

KOREKTA PLANU AUDYTU AKREDYTACYJNEGO NR 57/3243/CRZL
I.
II.
Nazwa i adres audytowanego ośrodka
Wielkopolskie Centrum Ekonomii Solidarnej
LIDER: Fundacja Pomocy Wzajemnej Barka
ul. Św. Wincentego 6/9
61-003 Poznań
PARTNER/ZY(jeśli dotyczy):
1.Związek Organizacji Sieć Współpracy Barka
2.Wielkopolska Rada Koordynacyjna - Związek Organizacji Pozarządowych
Numer wniosku akredytacyjnego
64_AKSES_2015
III.
Data przeprowadzenia audytu
28-29.05.2015r.
IV.
Miejsce audytu
OWES ul. Św. Wincentego 6/9
61-003 Poznań
V.
VI.
Podmiot przeprowadzający audyt
Konsorcjum w składzie: Grupa Gumułka – Euroedukacja Sp. z o.o. oraz Grupa Gumułka –
Audyt Sp. z o.o. na zlecenie Centrum Rozwoju Zasobów Ludzkich.
Skład zespołu audytorskiego
1. Tomasz Ciechanowicz – audytor wiodący
2. Anna Kierzek-Janiak – ekspert w obszarze ekonomii społecznej
Cel audytu:
Audyt stanowi element procedury akredytacji. W ramach audytu zweryfikowane zostanie, czy
Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej spełnia standardy opracowane w ramach Projektu
„Zintegrowany system wsparcia ekonomii społecznej”, tj.:
- standard formalno – organizacyjny,
- standard etyczny,
- standard usług animacji lokalnej,
- standard realizacji usług rozwoju ekonomii społecznej,
- standard realizacji usług wsparcia przedsiębiorstw społecznych,
- standard instrumentów wsparcia,
w określonych dla tych standardów obszarach1.
Schemat przeprowadzenia audytu:
Etap audytu akredytacyjnego
Osoby uczestniczące w etapie audytu
Godzina
realizacji etapu
DZIEŃ PIERWSZY
1.
Spotkanie otwierające służące omówieniu
celu i przebiegu audytu.
W spotkaniu weźmie udział kadra
zarządzająca oraz konsultanci OWES, a
także zespół audytorski oraz
ewentualnie obserwator z ramienia
Komisji Akredytacyjnej.
9:00 – 9:30
2.
Analiza dokumentów, pozwalająca na
ocenę spełnienia standardów w zakresie
wskazanym w Karcie audytu oraz
metodologii pomiaru standardów
efektywnościowych. W załączniku nr 1
do planu audytu przedstawiamy wykaz
dokumentów jakie będą podlegały
audytowi. Prosimy o przygotowanie i
udostępnienie audytorom wskazanej
dokumentacji.
Analizę dokumentów przeprowadzi
audytor wiodący oraz ekspert
ekonomii społecznej. W etapie analizy
dokumentów uczestniczyć będą
również przedstawiciele OWES
proszeni o ewentualne wyjaśnienia.
Dobór próby do analizy dokumentów
nastąpi zgodnie z Kartą audyt.
9.30 – 15:00
3.
Przeprowadzenie wywiadów osobistych.
Wywiady zostaną przeprowadzone z:
 Kierownikiem OWES oraz
przedstawicielem partnera;
 Przedstawicielami kluczowej
kadry OWES.
Wywiady zostaną przeprowadzone
przez eksperta ekonomii społecznej z
przedstawicielami wskazanymi w
załączniku nr 2 do planu audytu.
4.
1
Przeprowadzenie wywiadów
telefonicznych.
Wywiady zostaną przeprowadzone z:
 Przedstawicielem jednostki
organizacyjnej pomocy
społecznej oraz instytucji
rynku pracy;
 Klientami OWES (dobór
próby: przebadanych zostanie
10% Klientów OWES, ale nie
mniej niż 2 wywiady – Klienci
wybrani losowo).
Wywiady telefoniczne przeprowadzi
ekspert ekonomii społecznej.
10:00 – 12:00
12:15 – 14:30
W zależności od
dostępności
rozmówców.
Uszczegółowienie obszarów wchodzących w skład standardów znajduje się w Karcie audytu oraz
metodologii pomiaru standardów efektywnościowych, dostępnych na www.akses.crzl.gov.pl.
Etap audytu akredytacyjnego
Osoby uczestniczące w etapie audytu
5.
Przeprowadzenie obserwacji w miejscu
świadczenia usług przez OWES.
Obserwacje przeprowadzi audytor
wiodący oraz ekspert ekonomii
społecznej. Z obserwacji zgromadzona
zostanie dokumentacja fotograficzna
(dot. Lidera i partnerów).
6.
Spotkanie podsumowujące pierwszy
dzień audytu akredytacyjnego.
W spotkaniu weźmie udział kadra
zarządzająca oraz konsultanci OWES, a
także zespół audytorski oraz
ewentualnie obserwator z ramienia
Komisji Akredytacyjnej.
Godzina
realizacji etapu
15:00 – 15:30
15:30 – 16:00
DZIEŃ DRUGI
1.
Analiza dokumentów, pozwalająca na
ocenę spełnienia standardów w zakresie
wskazanym w Karcie audytu oraz
metodologii pomiaru standardów
efektywnościowych.
Analizę dokumentów przeprowadzi
audytor wiodący oraz ekspert
ekonomii społecznej. W etapie analizy
dokumentów uczestniczyć będą
również przedstawiciele OWES
proszeni o ewentualne wyjaśnienia.
9.00 – 15:30
2.
Spotkanie zamykające służące
podsumowaniu przeprowadzonego
audytu akredytacyjnego.
W spotkaniu weźmie udział kadra
zarządzająca oraz dostępni konsultanci
OWES, a także zespół audytorski oraz
ewentualnie obserwator z ramienia
Komisji Akredytacyjnej.
15:30 – 16:00
Załączniki:
1. Wykaz dokumentów podlegających audytowi akredytacyjnemu.
2. Wykaz przedstawicieli OWES, z którymi przeprowadzone zostaną wywiady osobiste.
Załącznik nr 1.
Wykaz dokumentów podlegających audytowi akredytacyjnemu
1. Oświadczenie osoby/osób uprawnionych do reprezentowania podmiotu/podmiotów
wnioskujących o akredytację (nt. tego, czy:
 którykolwiek z członków organu zarządzającego podmiotu został skazany
prawomocnym wyrokiem za przestępstwo składania fałszywych zeznań,
przekupstwa, przeciwko mieniu, wiarygodności dokumentów, obrotowi pieniędzmi i
papierami wartościowymi, obrotowi gospodarczemu, systemowi bankowemu, karnoskarbowe albo inne związane z wykonywaniem działalności gospodarczej lub
popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych;
 którykolwiek z członków organu zarządzającego tego podmiotu został skazany
prawomocnym wyrokiem za przestępstwo popełnione w związku z próbą
pozyskania środków publicznych lub w związku z gospodarowaniem takimi
środkami – przez okres 3 lat od dnia uprawomocnienia się wyroku;
 podmiot
posiada
zaległości
z
tytułu
należności
publiczno-prawnych
wyszczególnionych w ustawie o restrukturyzacji niektórych należności publicznoprawnych od przedsiębiorców (np. PIT, CIT, VAT, podatek akcyzowy, należności
celne, składki ZUS);
 podmiot wykorzystał środki publiczne niezgodnie z przeznaczeniem, powodując
niezrealizowanie pełnego zakresu rzeczowego projektu i został wykluczony
z możliwości ubiegania się o środki publiczne przez okres 3 lat zgodnie
z obowiązującymi zapisami ustawy o finansach publicznych).
2. Regulamin udzielania wsparcia przez OWES.
3. Regionalny program rozwoju ekonomii społecznej właściwy dla obszaru, w którym
OWES deklaruje prowadzenie działalności.
4. Inne (niż wskazany w powyższym) dokumenty dotyczące planów w zakresie rozwoju
sektora ekonomii społecznej dla obszaru, w którym OWES deklaruje prowadzenie
działalności (np. wyciąg z projektu Regionalnego Programu Operacyjnego).
5. Dokumenty zarządzania operacyjnego (np. harmonogramy realizacji działań).
6. Zapisy dotyczące sposobu komunikacji w ramach partnerstwa (zawarte w umowie lub
odpowiednich dokumentach).
7. Wzór umowy pomiędzy OWES a odbiorcą usługi.
8. Rejestr świadczonych usług OWES.
9. Dokumenty zawierające opis mierzalnych celów oraz wyniki monitoringu i oceny
stopnia ich osiągnięcia. W przypadku braku systematycznego prowadzenia monitoringu i
oceny – opis sposobu dokonywania monitoringu i oceny (procedura).
10. Dokumentacja monitoringu (karty monitoringu PES, raporty z monitoringu badań
klientów, ankiety, inne dokumenty).
11. Dane z systemu monitorowania OWES.
12. Raport ewaluacyjny (pod kątem osiągania celów wyznaczonych przez dany OWES).
13. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze
działań informacyjno-promocyjnych w obszarze ekonomii społecznej (linki do portali
społecznościowych/ branżowych na których zamieszczano informacje).
14. Dokumenty poświadczające, że w ramach działań informacyjnych OWES angażuje się
w różnorodne działania:
 prowadzenie działań na poziomie regionalnym i subregionalnym, dotyczących
zatrudnienia, integracji społecznej, rozwoju gospodarczego, przedsiębiorczości
i rozwoju lokalnego, informując o potencjale ekonomii społecznej;
 wymianę informacji z instytucjami regionalnymi i lokalnymi: Urząd Marszałkowski,
WUP, ROPS, LGD, ODR itp./ innymi OWES z województwa).
15. Zbiór zasad etycznych/ Kodeks etyki OWES.
16. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze
animacji (listy klientów).
17. Oświadczenie kierownika OWES nt. dysponowania przez OWES kluczowymi
doradcami.
18. Wzór umowy lub innego dokumentu określającego zasady współpracy pomiędzy OWES
a osobami i grupami inicjatywnymi chcącymi założyć PS lub ekonomizować PES.
19. Procedury zindywidualizowanego wsparcia zgodnie z potrzebami klientów.
20. Lista instytucji, z którymi współpracuje OWES (UG, UM, PUP, PCPR, OPS, US, ZUS).
21. Lista podmiotów i instytucji rynku pracy oraz instytucji pomocy i integracji społecznej,
z którymi OWES deklaruje nawiązanie współpracy.
22. Dokumenty poświadczające współpracę i wymianę informacji OWES z podmiotami
i instytucjami rynku pracy oraz instytucjami pomocy i integracji społecznej/ innymi
OWES.
23. Wyniki badań satysfakcji klientów, prowadzone przez OWES.
24. Dokumenty opisujące sposób zapewniania jakości pracy kluczowych doradców.
25. Dokumenty związane z organizacją szkoleń (np. lista przeprowadzonych szkoleń).
26. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze
szkoleń dla PES (lista szkoleń).
27. CV trenerów.
28. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze usług
doradczych ogólnych (listy klientów).
29. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze usług
doradczych specjalistycznych (listy klientów).
30. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze usług
doradczych biznesowych (listy klientów).
31. Oświadczenie kierownika OWES – dot.: doradztwo ogólne udzielane jest przez
kluczowego doradcę (w wyjątkowych przypadkach wymagających pogłębionych usług
doradczych doradztwa udziela odrębny doradca).
32. Lista kluczowych doradców biznesowych, którymi dysponuje OWES.
33. Lista mentorów/tutorów, z którymi OWES nawiązał stałą współpracę dla potrzeb
wspierania procesu doradczego dla przedsiębiorstw społecznych.
34. Regulamin udzielania wsparcia finansowego.
35. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze usług
dla PES (listy klientów).
36. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze usług
dla JST (listy klientów).
37. Statut, inny dokument normujący funkcjonowanie OWES (w przypadku partnerstwa/
konsorcjum – wszystkich podmiotów tworzących OWES).
38. W przypadku partnerstw/ konsorcjów – umowa partnerska, umowa konsorcjum.
39. Schemat lub projekt schematu organizacyjnego OWES.
40. Podsumowanie dotychczasowego działania OWES w obszarze wsparcia ekonomii
społecznej, ze wskazaniem osiągniętych rezultatów w ciągu ostatnich dwóch lat (nie
więcej niż 2 strony maszynopisu).
41. Informacja o działalności od 1 stycznia 2011 r. do 30 września 2014 r. wg podziału
wskazanego w regulaminie akredytacji.
42. Curriculum vitae kadry kluczowej OWES (osób pełniących funkcję animatorów,
kluczowych doradców, kluczowych doradców biznesowych, pracowników
wspierających doradców, pracowników monitorujących działania PES, pracowników
odpowiedzialnych za działania partnerskie) w formie tabelarycznej.
43. Plan działania na okres do końca 2017 dla obszaru, w którym OWES deklaruje
prowadzenie działalności (w przypadku braku informacji o dostępnych źródłach
finansowania OWES przygotowuje plan przy następujących założeniach: roczny budżet
na działalność OWES – 1 mln zł, zakres działania OWES – jeden subregion).
44. Regulamin opisujący kluczowe funkcje OWES, z podziałem na zakresy
odpowiedzialności i stanowiska pracy / Regulamin organizacyjny/ Regulamin OWES.
45. Opinia regionalnego ośrodka polityki społecznej, właściwego ze względu na deklarowaną
działalność OWES (dot. co najmniej następujących obszarów:
 włączanie się OWES w działania dotyczące ekonomii społecznej na poziomie
regionalnym;
 współpracy z instytucjami regionalnymi i innymi OWES;
 oceny jakości i skuteczności prowadzonych przez OWES działań).
46. Dokumenty wymagane ustawą o rachunkowości oraz wymagane ze względu na formę
prawną podmiotów wnioskujących o akredytację (polityka rachunkowości,
sprawozdawczość finansowa, sprawozdawczość merytoryczna).
47. Umowy z odbiorcami wsparcia.
48. Dokumenty wymagane przepisami prawa* w zakresie ochrony danych osobowych
(o klientach i pracownikach OWES).
* Komplet dokumentów obejmuje wiele ich rodzajów, w tym między innymi:
 Politykę Bezpieczeństwa Informacji (wymóg ustawowy)
 Instrukcja Zarządzania Systemem Informatycznym Służącym do Przetwarzania Danych
Osobowych (wymóg ustawowy)
 Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych (wymóg
ustawowy)
 Pisemne upoważnienia na przetwarzanie danych osobowych (wymóg ustawowy)
 Pisemne zobowiązania osób przetwarzających dane osobowe
 Dokumenty zapewniające wiedzę o tym kto, jakie dane i kiedy wprowadził do zbiorów
(wymóg ustawowy)
 Pełna dokumentacja, którą musi prowadzić Administrator Danych dotycząca sposobu
przetwarzania danych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ich ochronę
(wymóg ustawowy)
 Dokumenty opisujące zbiory danych i ich zgodność z wymogami prawnymi (wymogi
rozporządzenia do ustawy)
 Dokumenty opisujące miejsca i sposoby przetwarzania danych osobowych, przepływu
danych między systemami itp. (wymogi rozporządzenia do ustawy)
 Dokumenty odnotowujące udostępnianie danych osobowych (wymogi rozporządzenia
do ustawy) – wzory umów powierzenia przetwarzania danych osobowych z innymi
podmiotami.
Weryfikacja urządzeń, elektronicznych nośników informacji zawierających dane osobowe oraz
systemu informatycznego – lokalizacja sprzętu oraz zastosowane środki zapewnienia poufności,
integralności i rozliczalności danych, zapewnienie funkcjonalności systemów informatycznych).
49. Teczki osobowe (portfolio) kluczowej kadry OWES (opis zakresu zadań i opis
stanowiska danej osoby, dokumenty poświadczające posiadane kompetencje: dyplomy
lub inne dokumenty, potwierdzające nabycie kompetencji, opis doświadczenia osoby,
potwierdzający posiadanie przez tą osobę odpowiednich kompetencji; dokumenty
poświadczające posiadane kompetencje a w przypadku braku takich dokumentów opisy
konkretnych zadań zawodowych, zrealizowanych przez daną osobę, w których osoba ta
wykorzystywała konkretne kompetencje).
50. Portfolio kierownika OWES.
51. Umowy lub porozumienia regulujące relacje między OWES a kluczowymi doradcami.
52. Dokumenty potwierdzające porozumienie o współpracy z doradcami biznesowymi.
53. Dokumenty potwierdzające nawiązanie stałej współpracy z mentorami/tutorami.
54. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze
działań informacyjno-promocyjnych w obszarze ekonomii społecznej (dokumentacja
fotograficzna, materiały informacyjno-promocyjne, notatki i sprawozdania dot.
promocji produktów i usług PES m.in. w formie organizacji targów, przygotowania
narzędzi promujących te produkty i usługi, strona internetowa, linki do portali
społecznościowych/ branżowych na których zamieszczano informacje).
55. Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze
animacji (dokumentacja w tym porozumienia, listy intencyjne, referencje, listy
klientów, notatki i sprawozdania).
56. Dokumenty poświadczające współpracę i wymianę informacji OWES z podmiotami
i instytucjami rynku pracy oraz instytucjami pomocy i integracji społecznej/ innymi
OWES.
57. Wyniki badań satysfakcji klientów, prowadzone przez OWES.
58. Dokumenty opisujące sposób zapewniania jakości pracy kluczowych doradców.
59. Dokumenty związane z organizacją szkoleń (np. programy, lista przeprowadzonych
60.
61.
62.
63.
64.
65.
66.
67.
68.
69.
70.
71.
72.
szkoleń, dokumentacja ze zrealizowanych szkoleń, materiały szkoleniowe).
Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze
szkoleń dla PES.
Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES (dokumentacja
w tym porozumienia, listy intencyjne, referencje, listy klientów, notatki
i sprawozdania).
Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze
usług doradczych ogólnych (dokumentacja w tym porozumienia, listy intencyjne,
referencje, listy klientów, notatki i sprawozdania).
Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze
usług doradczych specjalistycznych (dokumentacja w tym porozumienia, listy
intencyjne, referencje, listy klientów, notatki i sprawozdania).
Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze
usług doradczych biznesowych (dokumentacja w tym porozumienia, listy intencyjne,
referencje, listy klientów, notatki i sprawozdania).
Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze
usług dla PES (dokumentacja w tym karty usług, referencje, listy klientów, notatki
i sprawozdania, karty monitoringu PES).
Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze
usług dla JST (dokumentacja w tym karty usług, referencje, listy klientów, notatki
i sprawozdania, karty monitoringu PES).
Dokumenty poświadczające prowadzenie w ramach działań informacyjnych OWES
różnorodnych działań na poziomie regionalnym i subregionalnym, dotyczących:
zatrudnienia, integracji społecznej, rozwoju gospodarczego, przedsiębiorczości i
rozwoju lokalnego, informując o potencjale ekonomii społecznej.
Dokumentacja projektowa potwierdzająca pracę z konkretnym środowiskiem
(społeczności lokalne, grupy, instytucje), która doprowadziła do realizacji
przedsięwzięcia (np. sprawozdania, dokumentacja fotograficzna itp.).
Dokumentacja projektowa potwierdzająca pracę z konkretną grupą osób i/lub
instytucji, która doprowadziła do wypracowania założeń dotyczących utworzenia PES
(np. projekt, biznesplan, wnioski rejestracyjne).
Dokumentacja projektowa potwierdzająca pracę z konkretnym PES, dokumenty
potwierdzające zakup przez przedsiębiorców usług i produktów od PES
(sprawozdania, informacje, oświadczenia itd.).
Dokumenty potwierdzające realizację dotychczasowych działań OWES w obszarze
usług dla PES (m.in. karty usług, umowy, dokumenty potwierdzające powołanie
organizacji: np. dokumenty rejestracyjne, karty monitoringu PES, listy referencyjne,
podziękowania, listy klientów, notatki i sprawozdania, dokumenty potwierdzające
stworzenie miejsca pracy – zaświadczenia o zatrudnieniu, dokumenty związane
z objęciem osoby zagrożonej wykluczeniem społecznym wsparciem, dokumenty
potwierdzające udzielenie wsparcia, dokumenty potwierdzające otrzymanie wsparcia
finansowego).
Dokumentacja projektowa potwierdzająca pracę z konkretnym JST oraz programy
współpracy opracowane przez dany JST, w których pojawiły się odniesienia do
wsparcia PES.
73. Dokumentacja projektowa potwierdzająca pracę z konkretnym JST, dokumenty
potwierdzające zakup przez JST usług użyteczności publicznej we wskazanych
obszarach (np. sprawozdania z realizacji programu współpracy, oświadczenia,
informacje pisemne itd.).
74. Dokumentacja projektowa potwierdzająca pracę z konkretnym JST, dokumenty
potwierdzające zakup przez JST usług i produktów od PES (sprawozdania, informacje,
oświadczenia itd.).
75. Dokumentacja monitoringu (karty monitoringu PES, raporty z monitoringu badań
klientów, ankiety, inne dokumenty).
76. Uchwały regulujące sposób realizacji działalności pożytku publicznego i/lub
działalności gospodarczej, dokumenty potwierdzające zatrudnienie (zaświadczenia o
zatrudnieniu, karty monitoringu PS).
77. Dokumentacja fotograficzna z miejsca realizacji usługi (dotyczy Partnera/ów) w tym:
 zdjęcie budynku z zewnątrz (oznakowanie budynku),
 pomieszczenie/a, w którym świadczona jest usługa,
 udokumentowanie dostępności do usługi przez osoby niepełnosprawne (podjazdy,
winda dla osób niepełnosprawnych, wciągniki itp.).
Załącznik nr 2.
Wykaz przedstawicieli OWES, z którymi przeprowadzone zostaną wywiady osobiste.
Lp.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Imię i nazwisko
Lidia Węsierska-Chyc
Piotr Szymański
Bartosz Pawlak
Maciej Małach
Jakub Kotnarowski
Barbara Sadowska
Justyna Ochędzan
Stanowisko
Kierownik
Animator
Doradca kluczowy
Kluczowy doradca biznesowy
Specjalista ds. monitoringu PES i PS
Przedstawiciel partnera: Związek
Organizacji Sieć Współpracy Barka
(animator)
Przedstawiciel partnera: Wielkopolska
Rada Koordynacyjna - Związek
Organizacji Pozarządowych (animator)