Protokół kontroli Biura Dowodów Rzeczowych Sądu Rejonowego w

XI WW 4191-6/16
P r o t o k ó ł K o n t r o l.i .D z i a ł a l n o ś c i
Biura Dowodów Rzeczowych
z kontroli funkcjonowania Biura Dowodów Rzeczowych Sądu Rejonowego w Żorach,
przeprowadzonej przez starszego inspektora ds. biurowości Janinę Macha w dniach 07marca 2016r.
do 18 marca 2016r. – zgodnie z delegacją Pana Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach nr 1530224/16 z dnia 1 marca 2016r.
Kontrolę przeprowadzono w ramach planu pracy na rok 2016, w oparciu o przepisy
§§ 9 oraz 21 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 października 2002r. w sprawie
nadzoru administracyjnego nad działalnością administracyjną sądów powszechnych (Dz.U. 2013,
poz.69), oraz Ustawy z dnia 27.07.2001r. Prawo o ustroju sądów powszechnych(Dz.U.Nr.98 z 2001r.
poz.1070 z późn.zm.).Kontrolą objętą okres od czerwca 2012r. do 18.marca 2016r. Wobec ustalenia,
iż najstarsza figurująca w ewidencji depozytów pozycja niezakreślona dotyczy roku 2004, objęto
kontrolą działalność w/w Biura pozycje wcześniejsze niezakończone.
W szczególności zbadano prawidłowość stosowania wytycznych zawartych w:

zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie
organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów
administracji sądowej (Dz. Urz. Min. Spr. z dnia 31 grudnia 2003r. z późn. zm.) –
zwanym dalej „zarządzeniem M.S.”,

rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 listopada 1987r. – Regulamin
wewnętrznego urzędowania sądów powszechnych (Dz.U. Nr 38 z 1989r. poz. 218,
z późn. zm.) - zwanym dalej „regulaminem sądowym z dnia 19 listopada 1987”,

rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007r. – Regulamin
urzędowania sądów powszechnych (Dz.U. Nr 38 z 2007r. poz.249) – zwanym
dalej „regulaminem sądowym z dnia 23 lutego 2007”,

ustawie z dnia 6 czerwca 1997r. Kodeks karny wykonawczy (Dz.U. Nr 160
z 1997r. poz. 557 z późn. zm.),

ustawie z dnia 18 października 2006r. o likwidacji niepodjętych depozytów (Dz.U.
Nr 208 z 2006 poz.1537).
4. Podsumowanie wyników kontroli
Przeprowadzona kontrola wykazała, iż osoba której powierzono
prowadzenie Biura Dowodów Rzeczowych Sądu Rejonowego w Żorach – a to pracownik
Oddziału Administracyjnego, wykonuje powierzone jej w tym zakresie czynności , starając
się całość zadań wykonywać starannie, dokładnie i terminowo. Na pochwałę niewątpliwie
zasługuje sposób prowadzenia samego magazynu dowodów, gdzie wszystkie złożone do
poszczególnych spraw dowody rzeczowe są bardzo starannie ułożone, należycie opisane.
Również w należytym porządku prowadzona jest sporządzana przez pracownika Oddziału
Administracyjnego dokumentacja dotycząca czynności związanych z dowodami rzeczowymi,
przechowywana w Oddziale Administracyjnym.
Niewątpliwie na bardzo wielkie uznanie zasługuje zaangażowanie Kierownika Oddziału
Administracyjnego w czasie nieobecności pracownika zajmującego się dowodami
rzeczowymi. Który podczas nieobecności w/w pracownika , podejmował wszelkie działania
niezbędne do zapewnienia jak najlepszego funkcjonowania biura dowodów rzeczowych,
mimo bardzo wielkiego obciążenia obowiązkami.
Nie mniej, w zakresie postępowania z dowodami rzeczowymi
w kontrolowanej jednostce stwierdzono pewne uchybienia i niedokładności. Szczegółowo
zostały one opisane w niniejszym sprawozdaniu i niewątpliwie należy podjąć kroki
zmierzające do ich wyeliminowania.
Nie wszystkie czynności, które mają związek z dowodami rzeczowymi, są możliwe do
wykonania przez pracownika Oddziału Administracyjnego – nie ma on wpływu na sposób
i terminowość wykonywania czynności należących do zadań sądu, sekretariatów wydziałów
merytorycznych jak i sekcji wykonawczej, brak możliwości wglądu do systemu
informatycznego w poszczególnych sprawach w wydziałach merytorycznych jak i sekcji
wykonawczej. A dopiero w sytuacji, gdy wszystkie osoby mające jakikolwiek wpływ na
postępowanie z dowodami rzeczowymi, będą czynności w tym zakresie wykonywać rzetelnie
i terminowo, możliwym będzie uzyskanie wymiernej poprawy na tym odcinku.
W celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości i niedokładności
oraz usprawnienia postępowania z dowodami rzeczowymi należy:


wyegzekwować od Kierowników Sekretariatów wywiązywanie się z obowiązku nałożonego
przepisem § 9 ust.1 pkt 8 zarządzenia M.S., z którego wynika jednoznacznie, iż do ich
obowiązków należy: „… niezwłoczne przedstawianie akt dla wydania dodatkowego
orzeczenia, jeżeli w wydanym orzeczeniu brak jest rozstrzygnięcia co do dowodów rzeczowych
…”
wyegzekwować od Kierowników Sekretariatu traktowanie pism i zapytań kierowanych do
Wydziału przez osobę prowadzącą Biuro Dowodów Rzeczowych na ogólnych zasadach, tzn.
opatrywanie pism tych adnotacją o dacie wpływu
i bezzwłoczne ich


przedstawianie Przewodniczącemu Wydziału wraz z aktami, o ile załatwienie pism wykracza
poza zakres samodzielnego działania kierownika sekretariatu (§ 9 ust. 1 pkt 1 zarządzenia
M.S., § 16 ust. 1 zarządzenia M.S.), na pisemne zapytanie odnośnie stanu sprawy, winna być
każdorazowo udzielona również pisemna odpowiedź;
po uprawomocnieniu się orzeczenie dotyczącego złożonych przedmiotów, dalsze
przewidziane w konkretnej sprawie czynności podejmować bezzwłocznie – obowiązek ten
wynika zarówno z treści art. 9 § 1 kkw: „Postępowanie wykonawcze wszczyna się
bezzwłocznie, gdy orzeczenie stało się wykonalne” jak i z treści § 357 ust. 1 regulaminu
sądowego z dnia 23 lutego 2007r.:obowiązujących do 31.12.2015r. a od dnia 01.01.2016r., §
369 ust 1 „Każde orzeczenie, które staje się wykonalne z chwilą uprawomocnienia, kieruje się
do wykonania bezzwłocznie, nie później niż 14 dni od daty uprawomocnienia lub od daty
zwrotu akt sądowi pierwszej instancji. (…)”;
po wykonaniu ostatniej przewidzianej dla danego przechowywanego przedmiotu czynności i
zakreśleniu wpisu w księdze depozytów –(całość dokumentacji jest przekazywana do akt
sprawy)- którą należy przechowywać we wszytej do akt koperty, zgodnie z treścią przepisu §
79 ust.3 zarządzenia M.S.
Na zakończenie kontroli omówiono szczegółowo stwierdzone uchybienia
z Panią Kierownik Oddziału Administracyjnego, z panią Kierownik Sekretariatu II Wydziału
Karnego, z Panią Kierownik Sekretariatu III Wydziału Rodzinnego i Nieletnich oraz z Panią
Kierownik Sekretariatu Sekcji Wykonawczej, udzielono osobom tym wskazówek co
właściwego sposobu postępowania.
O wynikach kontroli poinformowano Panią
w Żorach, oraz Pana Dyrektora Sądu Rejonowego w Żorach.
Gliwice, dnia 22 kwietnia 2016r.
Prezes Sądu Rejonowego