ZAPYTANIE OFERTOWE Przeprowadzenia zajęć SPORTOWYCH

ZAPYTANIE OFERTOWE
Przeprowadzenia zajęć SPORTOWYCH DLA DZIECI I MŁODZIEŻY mieszkańców Gminy Lubin
w ramach projektu „Aktywizacja młodych mieszkańców Gminy Lubin przez sport i edukację”
I. Zamawiający
Gmina Lubin ul. Władysława Łokietka 6, 59-300 Lubin
tel. (76) 840 31 00; fax. (76) 840 31 40
NIP: 6922256461
II. Tytuł projektu
„Aktywizacja młodych mieszkańców Gminy Lubin przez sport i edukację”
III. Nazwa przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie w okresie luty - listopad 2014r. w 4 sołectwach Gminy Lubin:
Raszówka, Zimna Woda, Księginice i Obora cyklu pozalekcyjnych zajęć sportowych, aktywizujących
młodych mieszkańców Gminy Lubin, z wykorzystaniem gminnej infrastruktury społecznej i sportowej.
IV. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Usługa dotyczyć będzie przeprowadzenia zajęć sportowych w okresie od 17 lutego do 30 listopada
2014r. w ramach w/w projektu w 4 sołectwach Gminy Lubin: Raszówka, Zimna Woda, Księginice i Obora.
Zajęcia odbywać będą się na obiektach sportowo-rekreacyjnych Gminy Lubin, w szczególności:
Raszówka – wielofunkcyjne boisko sportowe i sala gimnastyczna w Szkole Podstawowej w Raszówce;
Zimna Woda – pawilon klubowo-sportowy, boisko sportowe w Zimnej Wodzie;
Księginice – boisko sportowe w Księginicach lub sala gimnastyczna w Szkole Podstawowej w Siedlcach;
Obora – boisko sportowe, świetlica wiejska w Oborze lub sala w gimnastyczna w Szkole Podstawowej
w Szklarach Górnych.
Zajęcia w łącznym wymiarze po 200 godzin na poszczególne sołectwo, będą odbywały się 2 razy
w tygodniu po 2 godziny (30 tygodni *2 zajęcia * 2 godziny= 120 godzin), za wyjątkiem ferii i wakacji.
W pierwszym tygodniu ferii zajęcia zaplanowano 2 razy po 2,5 godziny (1 tydzień* 2 zajęcia *2,5 godz.=
5 godzin)
W drugim tygodniu ferii oraz w okresie wakacji zajęcia będą odbywały się 3 razy w tygodniu po 2,5 godziny
(10 tygodni *3 *2,5 godz, =75 godzin).
Za godzinę zajęć rozumie się godzinę zegarową tj. 60 minut.
Zajęcia sportowe mają charakter zajęć pozalekcyjnych, zatem w okresie roku szkolnego mogą odbywać się
w dniach roboczych (uczęszczania do szkoły) w godzinach po zakończeniu zajęć lekcyjnych tj. nie wcześniej
niż od godz. 15.00 oraz kończyć się nie później jak o godz. 19.00, a w dniach wolnych od zajęć lekcyjnych
w godzinach 10.00-19.00, w okresie wakacji i ferii, za wyjątkiem pierwszego tygodnia ferii winny być
zorganizowane w godzinach od godz. 10.00 do godz. 19.00.
Zajęcia są nieodpłatne dla uczestników.
Terminy zajęć nie mogą kolidować z obowiązkowymi zajęciami szkolnymi uczniów oraz winny odbywać się
w terminach zapewniających pełną frekwencję uczniów.
Zajęcia mają na celu doskonalenie sprawności motorycznej i ruchowej, rozwijać: zwinność, szybkość,
koordynację ruchową.
Program zajęć winien obejmować następujące dyscypliny sportowe:
- lekkoatletyka
- gry zespołowe
- tenis stołowy
- kręgle
- bule (petanka)
- piłkarzyki – realizowane tylko w Zimnej Wodzie i Oborze
- szachy
- warcaby,
Program zajęć winien przewidywać również uczenie zasad zdrowej rywalizacji, przestrzegania zasad
bezpieczeństwa podczas rozgrywek, wzmacnianie poczucia własnej wartości, cieszenia się z wygranej oraz
godzenia/ radzenia sobie z ewentualną porażką. W ramach zajęć uczestnicy winni poznać reguły
poszczególnych gier.
Celem organizacji zajęć jest promowanie wśród młodych mieszkańców Gminy Lubin aktywnego i zdrowego
trybu życia, jednocześnie dając możliwość rozwoju ogólnego i doskonalenia umiejętności sportowych oraz
umysłowych poprzez prowadzenie gier logicznych, co ma wpłynąć na zwiększenie wiedzy i umiejętności
mieszkańców.
Zamawiający zapewnia sprzęt sportowy niezbędny do przeprowadzenia zajęć tj. po 2 piłki nożne, piłki
siatkowe, piłki koszowe, po 2 zestawy do tenisa stołowego, zestawy kręgli i zestawy do gry w bule, zestawy
do gry w szachy i zestawy do gry w warcaby na każde sołectwo.
Zajęcia skierowane będą do dzieci i młodzieży bez ograniczeń wiekowych.
Zajęcia sportowe będą prowadzone w grupach zajęciowych, których liczebność winna wynosić nie mniej niż 7
osób i nie więcej niż 20 osób, w szczególnie uzasadnionych przypadkach liczebność grupy może być większa.
Zajęcia powinny obywać się na obiektach wskazanych dla danego sołectwa.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość kontroli prowadzonych zajęć.
Warunki uczestnictwa w zamówieniu:
Osoba prowadząca zajęcia winna posiadać kwalifikacje uprawniające do prowadzania zajęć sportowych oraz
praktyczną znajomość reguł/ zasad gier i dyscyplin sportowych określonych w niniejszych wymaganiach, jak
również posiadać doświadczenie w pracy z dziećmi i młodzieżą.
Za osobę spełniającą wymagania wykwalifikowanego trenera rozumie się:
- osobę z wykształceniem pedagogicznym zdobytym na Akademii Wychowania Fizycznego lub osobę
studiującą na Akademii Wychowania Fizycznego powyżej III roku lub osobę, która ukończyła 18 rok życia
i posiada uprawnienia instruktora sportu, lub trenera, lub organizatora sportu.
V. Obowiązki wykonawcy
Wykonawca wykona powierzone mu obowiązki w czasie określonym liczbą godzin zajęć (jak wyżej),
w okresie i w wymiarze wskazanym w punkcie IV.
Wykonawca zajęć zobowiązany będzie przed rozpoczęciem zajęć do ubezpieczenia się od odpowiedzialność
cywilnej oraz na wypadek nieszczęśliwych wypadków (OC i NW). Przed zawarciem umowy zobowiązany
będzie przedłożyć odpowiednie polisy ubezpieczeniowe.
Wykonawca zobowiązany będzie prowadzić dziennik zajęć, w których winny być odnotowane: tematyka
zajęć, data i miejsce i godziny odbywania poszczególnych zajęć, osoby uczestniczące w zajęciach – lista
obecności; dane osób uczestniczących w zajęciach (imię i nazwisko, PESEL lub data urodzenia, adres
miejsca zamieszkania.
Wykonawca dokumentować także będzie fakt przeprowadzenia zajęć za pomocą dokumentacji fotograficznej
oraz zobowiązany będzie przed rozpoczęciem zajęć zebrać od uczestników zezwolenia rodziców na
uczestniczenie w organizowanych zajęciach, zawierających informacje o braku przeciwwskazań zdrowotnych
do uczestniczenia w nich oraz oświadczenia wyrażające zgodę na przetwarzanie danych osobowych na
potrzeby realizacji projektu, a także zgodę na upowszechnianie wizerunku uczestnika zajęć (wg wzoru
opracowanego przez Zamawiającego).
Obowiązkiem Wykonawcy będzie:
-prowadzenie rekrutacji uczestników, z tym że zapisy uczestników będą dokonywane wg kolejności zgłoszeń,
- niezwłoczne zgłaszanie Zamawiającemu faktu uczestnictwa w zajęciach mniej niż 7 osób,
- ponoszenie odpowiedzialności za przekazany sprzęt sportowy do prowadzenia zajęć, w tym właściwe
zabezpieczenie przed utratą i zniszczeniem,
- realizacja zajęć zgodnie z przedłożonym programem i harmonogramem,
- wydanie uczestnikom na zakończenie zajęć dyplomów/certyfikatów uczestnictwa w zajęciach (dyplomy
zapewnia Zamawiający)
- przedłożenie sprawozdania końcowego z realizacji założonego programu, wraz z dokumentacją
fotograficzną oraz przedkładanie innych dokumentów lub wyjaśnień na życzenie Zamawiającego.
Wynagrodzenie Wykonawcy płatne będzie co miesiąc, po przedłożeniu przez Wykonawcę rachunku za
zajęcia zrealizowane w poprzednim miesiącu, w wysokości stanowiącej iloczyn ilości zrealizowanych godzin
zajęciowych oraz ceny brutto za 1 godzinę zajęć podanej w ofercie Wykonawcy. Rozliczenia będą
dokonywane w polskich złotych. Wysokość wynagrodzenia brutto przez okres trwania umowy nie podlega
zmianie ze względu na zmianę prawa podatkowego powodującą zmianę obowiązkowej stawki podatku VAT
na usługi objęte umową. W okresie trwania umowy wynagrodzenie nie może przekroczyć iloczynu stawki za
jedną godzinę zajęć i 200 godzin zajęć.
Wraz z rachunkiem Wykonawca przedkładać będzie do wglądu dziennik zajęć, natomiast wraz z ostatnim
rachunkiem za miesiąc listopad także sprawozdanie końcowe z realizacji założonego programu,
dokumentację fotograficzną oraz zezwolenia i oświadczenia rodziców uczestników zajęć.
VI. Termin i miejsce wykonania Zamówienia
Od dnia podpisania umowy do dnia 30 listopada 2014r. w miejscach wskazanych w pkt. IV
Zastrzega się możliwość zmiany terminu rozpoczęcia lub/i zakończenia zajęć jeśli stanie się to konieczne
z przyczyn niezależnych od stron umowy w szczególności brak możliwości prowadzenia zajęć w danym
obiekcie, działanie siły wyższej, itp.
VII. Termin związania ofertą
Wykonawca pozostanie związany ofertą przez 15 dni (bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu
składania ofert). Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania
z ofertą.
VIII. Opis sposobu obliczania ceny
Cenę ofertową stanowi stawka wynagrodzenia za 1 godzinę zajęć, odrębnie dla każdej grupy zajęciowej
tj. odrębnie dla danego sołectwa. Cena musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją danego
zadania, w tym także ewentualne koszty pracodawcy. Stawka wynagrodzenia za 1 godzinę zajęć
będzie obowiązywać przez cały okres trwania umowy.
IX. Opis przygotowania oferty
Zgodnie z formularzem ofertowym stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania. Koszty związane
z przygotowaniem oferty ponosi składający ofertę. Ewentualne poprawki w ofercie muszą być naniesione
czytelnie oraz opatrzone czytelnym podpisem osoby / osób sporządzających ofertę.
Prawidłowe ustalenie stawki podatku VAT należy do obowiązków Wykonawcy. Zamawiający nie uzna za
oczywistą pomyłkę i nie będzie poprawiał błędnie ustalonej stawki podatku VAT.
Do formularza ofertowego obowiązkowo należy dołączyć dokumenty poświadczające posiadanie przez
osobę prowadzącą zajęcia kwalifikacji wyszczególnionych w pkt. IV (kserokopie dokumentów potwierdzone
za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę), oświadczenie o posiadanym doświadczeniu w pracy
z dziećmi i młodzieżą oraz program zajęć dla danej grupy zajęciowej/ danego sołectwa wraz
z harmonogramem.
Dla każdej grupy zajęciowej/ każdego sołectwa należy przedłożyć odrębną ofertę.
X. Kryteria wyboru oferty
Jedynym kryterium oceny ofert (100%) jest cena brutto za 1 godzinę zajęć wyrażona w PLN określona
odrębnie dla każdej grupy zajęciowej/ odrębnego sołectwa (jak w pkt. IV).
Zamawiający podpisze umowy z Wykonawcami, którzy przedłożą oferty spełniające warunki określone
w niniejszym Zapytaniu Ofertowym z najniższą ceną i kompletne. Za ofertę kompletną rozumie się ofertę, do
której dołączone zostały wszystkie wymagane załączniki, a program zajęć obejmuje wszystkie wymagane
dyscypliny sportowe wymienione w pkt. IV. O miejscu i terminie podpisania umów Zamawiający powiadomi
wybranych Wykonawców.
XI. Miejsce i termin składania ofert
Termin składania ofert upływa: 6 lutego 2014r. o godz. 15.00
Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do
Zamawiającego, a nie data jej wysłania.
Oferty można składać :
1) listownie na adres: Gmina Lubin ul. Władysława Łokietka 6, 59-300 Lubin z dopiskiem na kopercie:
„Zapytanie ofertowe – przeprowadzenie zajęć sportowych w …..............(podać nazwę
miejscowości)”
2) osobiście w sekretariacie Urzędu Gminy ul. Władysława Łokietka 6 , 59-300 Lubin z dopiskiem na
kopercie „Zapytanie ofertowe – przeprowadzenie zajęć sportowych w …..............(podać nazwę
miejscowości)”
3) faksem na nr (76) 840 31 40
4) za pośrednictwem poczty elektronicznej w formie plików załączonych do korespondencji na
adres: [email protected]; pliki powinny być zapisane w formacie umożliwiającym odczytanie ich
treści np. PDF.
XII. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszych ofert
Informacja o wyborze najkorzystniejszych ofert zostanie opublikowana na stronie internetowej
Zamawiającego (bip) oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego. Powiadomieni zostaną również (za
pośrednictwem poczty lub drogą elektroniczną lub telefoniczną) oferenci, którzy złożyli oferty
w postępowaniu.
XIII. Osoba wyznaczona do kontaktów w ramach ww. zadania ze strony Zamawiającego (tel.,
e-mail, fax):
Joanna Hofman - tel. 76/840 31 25, e-mail: [email protected]
Barbara Tórz – tel. 76/840 3130, fax: 76/840 3130, e-mail: torz @ug.lubin.pl
Zatwierdził:
z up. Wójta
/-/ Zofia Rejdak
Lubin, dnia 30.01.2014r.