dpc wsz 34_2015_załącznik doogłoszenia

Zał. nr 3 do Ogłoszenia
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
Organizacja imprezy gwiazdkowej dla dzieci i młodzieży – mieszkańców Dzielnicy Mokotów
Zadanie zostanie zrealizowane w związku z zapisami Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów
Alkoholowych m.st. Warszawy w 2015 r. (Uchwała nr XCIII/2386/2014 Rady m. st. Warszawy z dnia 30
października 2014r. w sprawie Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów m.st. Warszawy w 2015 r.).
Określenie przedmiotu zamówienia –
Impreza gwiazdkowa zostanie zorganizowana w dwóch turach:
- tura I – adresatami będą dzieci w wieku 6-11 lat
- tura II – adresatami będą dzieci i młodzież w wieku 12-18 lat
Termin realizacji 11 grudnia 2015 r.
- tura I - w godzinach: 14.00 – 16.00
- tura II – w godzinach 17.00-19.00
Miejsce realizacji
Mokotowskie Centrum Integracji Mieszkańców.
Na potrzeby organizacji imprezy zamawiający udostępni nieodpłatnie: szatnię, toalety, hol, trzy sale
Wymagania :
1.
Wykonawca zapewni obsługę szatni tj. 1 osoba przyjmująca i wydająca uczestnikom zabawy odzież
wierzchnią oraz numerki szatni.
2.
Wykonawca zapewni wystrój pomieszczeń (dostarczenie artykułów do wystroju oraz ich montaż i
demontaż w miejscach uzgodnionych z przedstawicielem zamawiającego; na wystrój składają się:
choinki ok. 2 m wys. wraz z oświetleniem i ozdobami – 8 szt., girlandy świąteczne do umieszczenia na
ścianach i pod sufitami pomieszczeń, standy o tematyce świątecznej, lampki świąteczne, stroiki na
stoły, inne, których montaż nie będzie powodował zniszczenia ścian pomieszczeń, zamawiający nie
zapewnia narzędzi i sprzętów potrzebnych do przygotowania wystroju). W głównej sali należy
wyświetlić z rzutnika slajd o tematyce świątecznej. Wykonawca zapewni też podkład muzyczny o
tematyce świątecznej, emitowany w czasie trwania imprezy.
3.
Poszczególne elementy harmonogramu imprezy będą realizowane w pomieszczeniach wskazanych
przez przedstawiciela zamawiającego. Pomieszczenia należy przygotować w dniu imprezy (dostęp do
pomieszczeń od godz. 8.00)
4.
Zamawiający wymaga, aby impreza trwała po dwie godziny zegarowe dla każdej z grup wiekowych,
przewidziana jest także 1-godzinna przerwa w godz. 16.00-17.00 potrzebna na uprzątnięcie
pomieszczeń po I turze i przygotowanie II tury imprezy.
5.
Wykonawca zapewni personel sprzątający wyznaczone pomieszczenia oraz w razie potrzeby - teren
bezpośrednio przed budynkiem po I turze i po II turze imprezy. Wykonawca zapewni także potrzebne
do tego celu sprzęt i materiały czystościowe. Wykonawca dostarczy papier toaletowy i ręczniki
papierowe do wyposażenia toalet w ilości odpowiedniej do liczby uczestników (100 os.).
6.
Wykonawca zapewni obsługę personalną imprezy, w której skład wejdą: osoba prowadząca imprezę
(konferansjer), osoba pełniąca funkcję św. Mikołaja, animatorzy współprowadzący imprezę i
obsługujący stanowiska tematyczne określone w harmonogramie imprezy (5 os.). Obsługa personalna
imprezy powinna mieć stroje utrzymane w stylistyce świątecznej.
7.
Wykonawca zapewni pomoc medyczno-pielęgniarską na czas trwania imprezy tj. w godzinach 14.0019.00.
8.
Wykonawca będzie ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności
związanej z przedmiotem zamówienia.
9.
Wykonawca jest zobowiązany do zorganizowania poczęstunku dla uczestników imprezy w czasie
trwania zabawy, w formie stołu szwedzkiego zapewniającego bezpośredni dostęp do napojów i
przekąsek, wykonawca zapewni też naczynia (obrusy 2mx2m 4 szt., jednorazowe kubeczki, serwetki,
talerzyki, tace, misy) - do jego podania. Poczęstunek powinien się składać z: mandarynek, pokrojonych
ciast świątecznych typu makowiec/ piernik (cztery rodzaje); ciastek kruchych cynamonowych i
czekoladowych, słonych przekąsek (chipsy, paluszki), małych kanapek (typu tartinki) - dwa rodzaje 200
szt.; soków 100 % o różnych smakach; wody niegazowanej. W/w artykuły powinny być dostarczone w
ilości odpowiadającej liczbie uczestników imprezy (100 os.). Wykonawca zapewni też napoje ciepłe
(herbata, cukier, cytryna oraz sprzęt i naczynia do ich podania) – około 30 porcji.
10. Wskazane jest, by oferenci przed złożeniem oferty zapoznali się z warunkami lokalowymi Centrum
Integracji Mieszkańców, na terenie którego odbędzie się impreza.
11. Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia imprezy w oparciu o ramowy harmonogram
przygotowany odrębnie dla każdej z tur. W harmonogramach powinny się znaleźć następujące
elementy:
Tura I (dzieci młodsze) –
•
•
•
•
•
•
•
•
•
szatnia,
uroczyste powitanie uczestników przez przedstawicieli zamawiającego i wykonawcy,
zapoznanie uczestników z programem imprezy i zasadami bezpieczeństwa podczas jej trwania,
przeprowadzenie 3 konkursów słownych/plastycznych o tematyce świątecznej i prozdrowotnej – należy
przystosować stopień trudności i rodzaj konkursu do wieku uczestników.
wykonawca w każdym z konkursów zapewni nagrody rzeczowe za zajęcie 1,2,3 miejsca o wartości
odpowiednio: 150zł. , 100zł. , 50zł.) przystosowane do wieku uczestników,
przeprowadzenie koncertu kolęd (z uwagi na ograniczoną ilość miejsca i warunki techniczne wymaga
się, by był to koncert akustyczny w wykonaniu do 5 artystów, ewentualne nagłośnienie lub oświetlenie
powinien zapewnić wykonawca), koncert powinien trwać około 30-40 min. Wymagane jest
przeprowadzenie próby występu przed rozpoczęciem imprezy.
Przeprowadzenie „wizyty Mikołaja” i wręczenie paczek świątecznych (zawartość paczek świątecznych
została opisana poniżej), zamawiający określi sposób rozdysponowania paczek.
Animacja zabaw przy stanowiskach na których uczestnicy będą mogli wykonać kartki i ozdoby
świąteczne (wykonawca zapewni potrzebne materiały plastyczne i sprzęt), obsługa stanowiska
„malowanie buziek” (wykonawca zapewni artykuły potrzebne do tego celu), obsługa stanowiska z
balonami do modelowania (wykonawca zapewni artykuły potrzebne do tego celu).
Obsługa stanowiska z poczęstunkiem, dbanie o porządek na stołach.
Tura II (dzieci starsze, młodzież) –
•
•
•
•
•
•
szatnia,
uroczyste powitanie uczestników przez przedstawicieli zamawiającego i wykonawcy,
zapoznanie uczestników z programem imprezy i zasadami bezpieczeństwa podczas jej trwania,
przeprowadzenie 3 konkursów słownych/plastycznych o tematyce świątecznej i prozdrowotnej – należy
przystosować stopień trudności i rodzaj konkursu do wieku uczestników.
wykonawca w każdym z konkursów zapewni nagrody rzeczowe za zajęcie 1,2,3 miejsca o wartości
odpowiednio: 150zł. , 100zł. , 50zł.) przystosowane do wieku uczestników,
przeprowadzenie koncertu „hip-hop” z elementami tematyki świątecznej (z uwagi na ograniczoną ilość
miejsca i warunki techniczne wymaga się, by był to koncert w wykonaniu do 5 artystów, ewentualne
nagłośnienie lub oświetlenie powinien zapewnić wykonawca). Występ powinien trwać ok. 30 min.
•
•
•
Wymagane jest przeprowadzenie próby występu przed rozpoczęciem imprezy. Zastrzega się, że w
przypadku występu osób młodych/amatorów niedopuszczalne jest używanie np. w tekstach utworów
słów uważanych z wulgarne.
Przeprowadzenie „wizyty Mikołaja” i wręczenie paczek świątecznych, zamawiający określi sposób
rozdysponowania paczek (zawartość paczek świątecznych została opisana poniżej).
Animacja zabaw przy stanowiskach na których uczestnicy będą mogli wykonać kartki i ozdoby
świąteczne (wykonawca zapewni potrzebne materiały plastyczne i sprzęt).
Obsługa stanowiska z poczęstunkiem, dbanie o porządek na stołach.
10. Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania 100 paczek świątecznych dla dzieci i młodzieży w
świątecznych torbach.
Paczka świąteczna winna zawierać:
1.
Produkt typu „orzech laskowy w karmelu z dodatkiem czekolady” opakowanie 400 g.
2.
Produkt typu „kakao rozpuszczalne” – torba 600 g.
3.
Produkt typu „chałwa o smaku waniliowym” – opakowanie 250 g.
4.
Produkt typu „żelki owocowe” – paczka 200 g.
5.
Produkt typu „mieszanka cukierki czekoladowe” – paczka 260 g.
6.
Produkt typu czekolada pełnomleczna z całymi orzechami – opakowanie 100 g.
7.
Produkt typu „mini delicje” smak pomarańczowy bądź truskawkowy – opakowanie 100 g.
8.
Produkt typu „orzeszki ziemne solone” – puszka 150 g.
9.
Produkt typu „orzechy laskowe w czekoladzie” – opakowanie 100 g.
10. Produkt typu „ krem orzechowo – czekoladowy” – słoik 450 g.
11. Produkt typu pierniki w czekoladzie – opakowanie 180 g.
12. Produkt typu pianka żelowa – torba 90 g.
13. w przypadku uczestników I Tury – w paczkach powinna się naleźć maskotka utrzymana w stylistyce
świątecznej (50 szt.)
Dopuszcza się zamianę do trzech produktów w paczkach na produkt innego rodzaju, lub innej gramatury - po
ustaleniu z przedstawicielem zamawiającego.