Optymalizacja kosztów administracyjnych, czyli jak wspomóc

Optymalizacja kosztów administracyjnych, czyli jak wspomóc działanie firmy w czasach kryzysu
W czasie hossy gospodarczej kwestie optymalizacji kosztów związanych z prowadzeniem
działalności traktowane są często drugorzędnie. Pracodawcy nie zwracają uwagi na wydatki
niezwiązane bezpośrednio z ich działalnością, zajmując się jedynie zwiększaniem przychodów.
Niestety w momencie recesji firma, aby przetrwać zmuszona jest do zoptymalizowania
swoich kosztów, w tym administracyjnych.
Rynek wypracował wiele modeli outsourcingu wspomagającego działanie firmy jak np.:
- rezygnacja z zakupu floty samochodów na rzecz
wypożyczenia długoterminowego,
- przeniesienie działów IT do krajów, gdzie tego typu
usługi są dużo tańsze- Indie,
Filipiny.
Podobną formą optymalizacji kosztów jest outsourcing usług księgowo- płacowych. Do
niedawna z formy tej korzystały przede wszystkim koncerny międzynarodowe. W Polsce
jeszcze do niedawna pokutowało przekonanie, iż księgowa oraz dokumenty firmy muszą
znajdować się obok gabinetu prezesa-, bo tylko tam są bezpieczne. W chwili obecnej to już nie
tylko kwesta zmiany w filozofii prowadzenia biznesu, ale konieczność związana bezpośrednio z
dalszą możliwością prowadzenia działalności.
Outsourcing usług księgowo- płacowych to nie tyko zatrudnienie biura rachunkowego, którego
zadaniem jest prowadzenie księgowości oraz przygotowywanie lis płac. Dobierając
odpowiedniego partnera firma zyskuje specjalistę, który zapewnia:
- obniżenie kosztów, ponieważ nie ponosi się kosztów związanych ze stworzeniem i
utrzymaniem stanowiska pracy, kosztów ubezpieczeń zdrowotnych, emerytalnych, szkolenia
pracownika, itd.,
- powierzenie części organizacji firmy grupie fachowców, którzy wykonując podobne
czynności w wielu firmach mogą zatrudnić lepszych fachowców,
- uzyskanie większej stabilność opieki nad powierzonym majątkiem i funkcjami
organizacyjnymi firmy - brak uzależnienia od choroby, urlopu, opieki nad dzieckiem,
- możliwość
korzystania z usług ekspertów o dużym doświadczeniu i fachowości,
- więcej niż zatrudnienie pojedynczego fachowca; specjalista skierowany do współpracy z
korzysta z całej naszej wiedzy firmy outsourcingowej,
- możliwość obejścia blokady etatów; przy wykonywaniu pracy korzystamy z naszego
stanowiska pracy, oprzyrządowania i oprogramowania,
- bardziej efektywne wykorzystanie czasu pracy; w przeciwieństwie do pracownika
zatrudnionego na etacie firma outsourcingowa pracuje, gdy jest coś do zrobienia; nie liczy
godzin nadliczbowych, ,
- uniezależnienie firmy od osoby, która ma dostęp do informacji poufnych i może w
przypadku ewentualnych konfliktów czynić duże szkody w firmie,
- utrzymanie pożądanego poziomu etatów, zapewniając jednocześnie wystarczającą liczbę
odpowiednio wykwalifikowanego personelu,
- pomoc w zwiększaniu wydajności wszystkich komórek organizacyjnych firmy, dzięki
1/2
Optymalizacja kosztów administracyjnych, czyli jak wspomóc działanie firmy w czasach kryzysu
oddelegowaniu rutynowych i czasochłonnych zadań na zewnątrz,
- wysokiej
jakość usługi w oparciu o dotychczasowe doświadczenia oraz specjalizację,
- wpływ
na wyraźne zmniejszenie wysokość inwestycji- nie trzeba inwestować w
infrastrukturę,
- wsparcie telefoniczne, możliwość korzystania z najnowszych osiągnięć z dziedziny
przesyłania usług teleinformatycznych itp.
Postarajmy się nie traktować okresu spowolnienia gospodarczego jedynie jako apokalipsy.
Przygotujmy naszą firmę do kolejnego okresu wzmożonej działalności, a przygotujmy ją tak,
aby skupić się na działalności podstawowej, a nie marnowaniu energii na odbudowie zaplecza
administracyjnego.
Autor:
Konrad Borzęcki
Dyrektor Zarządzający
ZRK Advisor Sp. z o.o.
2/2