1 Jednolity plik kontrolny

Jednolity Plik Kontrolny
lipiec 2016
Spis treści
1 Jednolity plik kontrolny . . . . . . . . . . . . . . . . .
2 Generowanie i wysyłanie JPK w systemie . . . . . . . .
3 Prowadzenie ewidencji z uwzględnieniem JPK . . . . .
3.1 Założenia ogólne . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.2 Księgi rachunkowe . . . . . . . . . . . . . . . .
3.3 Wyciągi bankowe . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.4 Ewidencje zakupu i sprzedaży VAT . . . . . . .
3.5 Faktury VAT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3.6 Magazyn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4 Lista plików JPK . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.1 Aby utworzyć plik JPK . . . . . . . . . . . . . .
4.2 Zanim zostanie utworzony plik JPK . . . . . . .
4.3 Dołączanie JPK z aplikacji zewnętrznej . . . . .
4.3.1 Dołączanie pliku JPK krok po kroku . . .
5 Przeglądanie pliku JPK . . . . . . . . . . . . . . . . .
5.1 Szczegółowe dane w pliku JPK . . . . . . . . . .
6 Wysyłanie JPK i pobieranie UPO . . . . . . . . . . . .
6.1 Akceptacja JPK . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6.2 Wysyłanie JPK i pobieranie UPO krok po kroku
7 Parametryzacja systemu dla JPK . . . . . . . . . . . .
7.1 Dane licencjobiorcy . . . . . . . . . . . . . . . .
1
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
3
3
3
3
4
4
5
6
8
9
9
10
11
11
11
12
13
13
13
15
15
2
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
Schematy JPK . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Dopasowanie planu kont . . . . . . . . . . . . . . . . .
Zakładka JPK podczas definiowania rodzaju dokumentu
Definiowanie typu dokumentu dla JPK w Logistyce . . .
Parametry bramki Ministerstwa Finansów . . . . . . . .
Macrologic ERP lipiec 2016
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
15
15
16
18
18
3
1 Jednolity plik kontrolny
Jednolity plik kontrolny (JPK) to polski odpowiednik SAF-T Standard Audit
File for Tax, czyli plik komputerowy w formie i strukturze określonej przez
ministra finansów, który służy do przekazywania transakcji przedsiębiorstwa
do organów podatkowych, aby umożliwić efektywne kontrolowanie czynności
opodatkowanych.
JPK został wprowadzony ustawą z 10 września 2015 o zmianie ustawy Ordynacja podatkowa.
— Duże firmy mają obowiązek przekazywania ksiąg podatkowych i dowodów księgowych w postaci JPK od 1 lipca 2016 r.
— Małe i średnie przedsiębiorstwa przekazują dane w formacie JPK fakultatywnie do końca czerwca 2018 r.
— Wszystkie firmy będą zobowiązane do przekazywania JPK od 1 lipca 2018 r.
2 Generowanie i wysyłanie JPK w systemie
System umożliwia wygenerowanie JPK dla ksiąg rachunkowych, wyciągów
bankowych, magazynów, ewidencji zakupu i sprzedaży VAT, faktur VAT.
Oprócz generowania JPK dostępne są również inne funkcje związane z JPK:
1. gromadzenie plików JPK,
2. przeglądanie danych z plików XML w przyjaznej dla użytkownika formie,
3. wysyłanie plików JPK, przygotowanych w dowolnym programie, na
bramkę Ministerstwa Finansów,
4. pobieranie urzędowego potwierdzenia odbioru (UPO),
5. archiwizowanie plików JPK i UPO.
3 Prowadzenie ewidencji z uwzględnieniem JPK
3.1 Założenia ogólne
1. Zakłada się, że każdy dokument wymagany dla celów JPK (np. wyciąg
bankowy, dokument magazynowy, faktura) jest księgowany jako odrębny dokument księgowy.
Macrologic ERP lipiec 2016
4
2. Dokument księgowy jest kwalifikowany do pliku JPK na podstawie daty
zapisu lub okresu VAT (dla faktur VAT).
3. Aby dane zostały umieszczone w plikach JPK, muszą być ujęte w ewidencji księgowej w systemie Finanse i księgowość, to znaczy zaksięgowane
przynajmniej w trybie próbnym. Samo wystawienie dokumentu nie powoduje zakwalifikowania go do JPK.
Przykład: Wystawiono fakturę sprzedaży. Zostanie ona uwzględniona
w JPK dopiero po zaksięgowaniu próbnym/końcowym.
3.2 Księgi rachunkowe
1. Do JPK pobierane są obroty, dokumenty, zapisy dla wszystkich kont analitycznych, które miały obroty w podanym zakresie okresów obrachunkowych.
2. Konta syntetyczne muszą być oznaczone zespołem i kategorią konta.
Definiowanie zespołu i kategorii konta – strona 7.3.
3.3 Wyciągi bankowe
1. Dla każdego rachunku bankowego powinno być prowadzone odrębne
konto analityczne.
2. Dla każdego rachunku bankowego powinien istnieć odrębny rodzaj dokumentu księgowego. W definicji tego rodzaju należy wskazać, że będzie
on służył do potrzeb JPK i jakiego rachunku bankowego dotyczy. Należy
również podać konto analityczne rachunku.
Definiowanie rodzaju dokumentu dla JPK – punkt 7.4.
3. W rodzaju dokumentu ”wyciąg” do JPK nie można rejestrować operacji
innych niż wyciągi (zabronione są na przykład przeksięgowania, różnice
kursowe).
4. Na podstawie zapisów w dokumentach wyciągów bankowych będą uzyskiwane informacje dla kogo/od kogo została uzyskana płatność na rachunek. Z analityki konta będzie pobierany pierwszy
słownik analityczny o wzorcu innym niż fiks bądź emag, czyli
np. Kontrahent, Osoba, Urząd skarbowy.
Macrologic ERP lipiec 2016
5
Przykład: Z kontem analitycznym 201-XXXX jest powiązany słownik o
wzorcu Kontrahent jako pierwszy poziom analityczny. Poszukiwany
jest kontrahent o kodzie XXXX i jego nazwa jest pobierana do pliku JPK
jako nazwa podmiotu w transakcji bankowej.
Alternatywnie: jeśli dokument księgowy powstał na podstawie dekretacji
zaimportowanego wyciągu, wówczas pozycje wyciągu będą pobierane z
pozycji zaimportowanego wyciągu, a nie z pozycji dokumentu księgowego. Jeśli nie ma powiązania z wyciągiem zaimportowanym, wtedy pobierane są pozycje dokumentu księgowego.
5. Dla każdego rachunku bankowe tworzony jest odrębny plik JPK. Wartości w pliku JPK dla wyciągów są pobierane w walucie przypisanej do
rachunku bankowego.
6. Dane w plikach JPK dla wyciągów danego rachunku są dostępne do
przeglądu, akceptacji i przekazania tylko dla użytkowników uprawnionych do rachunku.
3.4 Ewidencje zakupu i sprzedaży VAT
1. Konieczne jest tworzenie deklaracji VAT-7 w systemie Finanse i księgowość, ponieważ dane szczegółowe deklaracji są wykorzystywane do JPK.
2. Podczas tworzenia pliku JPK_VAT należy podać zakres okresów.
3. Podczas tworzenia pliku JPK, będą przeglądane deklaracje VAT-7 z podanego zakresu. Jeśli brakuje deklaracji w tym okresie, zapisywany jest
komunikat o braku danych.
4. Jeśli dla okresu jest kilka deklaracji VAT, pobierana będzie ostatnia. Po
wybraniu akcji Pliki JPK można sprawdzić, w jakich plikach JPK została
wykorzystana dana deklaracja.
Ekran 3.1 W oknie z wygenerowanymi deklaracjami VAT widoczna jest kolumna JPK.
Deklaracje użyte do wygenerowania JPK mają znacznik v.
Macrologic ERP lipiec 2016
6
3.5 Faktury VAT
1. Faktury sprzedaży i zakupu muszą być rejestrowane w systemie Logistyka jako specjalnie zdefiniowane typy dokumentów. Należy zadbać o
unikalne oznaczanie faktur sprzedaży (unikalne symbole faktur).
2. Dopuszcza się możliwość wprowadzania pozycji faktur zakupowych jako pozycji dokumentów w obiegu lub dokumentów księgowych. Możliwość taką należy zaznaczyć w definicji rodzaju dokumentu księgowego.
Definiowanie rodzaju dokumentu dla JPK – punkt 7.4.
Ekran 3.2 Nagłówek dokumentu VAT.
3. Pliki JPK dla faktur są generowane z podaniem waluty. Do tworzonego
pliku JPK będą kwalifikowane dokumenty księgowe:
— o odpowiednim rodzaju (zaznaczonym dla celów faktur JPK),
— zaksięgowane,
— z walutą z nagłówka dokumentu zgodną z podaną przy tworzeniu
pliku. W przypadku braku waluty w nagłówku przyjmuje się PLN.
Uwaga: Jeśli faktura jest w walucie obcej, podczas wprowadzania faktury
należy podać tę walutę w nagłówku dokumentu.
Macrologic ERP lipiec 2016
7
4. Dla dokumentów typu SAD i VAT w nagłówku można podać przyczynę
i okres korekty, które będą wykorzystywane przy generowaniu JPK.
5. Dla faktur, które mają być użyte do generowania JPK, po wybraniu akcji
Pozycje dostępna jest zakładka Pozycje faktury.
Do rejestru można dodać formułę kontrolną, sprawdzającą zgodność
pozycji faktury z pozycjami VAT.
Ekran 3.3 Pozycje faktury jako pozycje dokumentu księgowego.
6. Dane kontrahenta, dostępne w zakładce Stan dokumentu, można modyfikować/poprawiać do momentu zaksięgowania dokumentu. Jeżeli
zmienią się dane na przykład w kartotece kontrahentów, dane przy dokumencie się nie zmienią. Dane zapisane z dokumentem są wykorzystywane do generowania plików JPK.
Ekran 3.4 W zakładce [Stan dokumentu] widoczne są dane o stanie akceptacji i zaksięgowania dokumentu oraz dane kontrahenta na dzień rejestracji faktury.
7. W przypadku faktur przekazywanych w walucie obcej: tylko wartości
pozycji faktur są przekazywane w walucie obcej, pozostałe wartości z
Macrologic ERP lipiec 2016
8
nagłówka i pozycji VAT będą przekazywane w walucie polskiej (zgodnie
w wymogami rozliczeń VAT).
8. W systemie Finanse i księgowość dla faktur można wypełnić dodatkowe pola związane z jednolitym plikiem kontrolnym. Z poziomu nagłówka dokumentu dostępna jest akcja [Inne|Dodatkowe dane faktury]. Dane
dodatkowe można uzupełniać i zmieniać, dopóki dokument nie zostanie
zaksięgowany.
Ekran 3.5 Dodatkowe dane dla dokumentu sprzedaży bądź zakupu.
Dodatkowe oznaczenia można wprowadzić również bezpośrednio
w systemie Logistyka, używając akcji [Funkcje dod.|Dodatkowe pola]
z poziomu nagłówka dokumentu. Edycja dodatkowych pól jest możliwa
do chwili dekretacji dokumentu.
3.6 Magazyn
1. Dokumenty magazynowe PZ, RW, MM, WZ wymagane do JPK muszą
być wprowadzane w systemie Logistyka, w specjalnie oznaczonych typach dokumentów.
Macrologic ERP lipiec 2016
9
2. Każdy dokument PZ, RW, MM, WZ powinien być dekretowany jako pojedynczy dokument księgowy.
3. Dokument ZZ można oznaczyć jako WZ dla potrzeb JPK. Wtedy jego
wartości i ilość będą ujmowane z minusem.
4 Lista plików JPK
JPK akcja dostępna w menu głównym. Po jej wybraniu pojawi się lista utworzonych plików JPK.
Ekran 4.1 Lista jednolitych plików kontrolnych. Listę plików JPK można zawęzić do wybranego rodzaju i/lub okresu.
Znacznik w kolumnie Zewn. informuje, że plik JPK został utworzony w systemie innym niż Macrologic ERP Finanse.
Zakres akcja widoczna w oknie przeglądania plików JPK. Umożliwia ona
zmianę zakresu prezentowanych plików JPK. Listę plików JPK można
zawęzić do wybranego rodzaju i/lub okresu.
4.1 Aby utworzyć plik JPK
1. Upewnij się, że system został sparametryzowany oraz — w zależności od
rodzaju JPK — wykonano wszystkie działania, konieczne dla utworzenia
pliku JPK, patrz punkt 4.2.
Macrologic ERP lipiec 2016
10
2. Wybierz z menu głównego JPK. W oknie 4.1 wybierz Dołącz.
3. W oknie 4.2 określ rodzaj JPK oraz schemat i zakres czasowy. Wybierz
walutę.
Ekran 4.2 Parametry generowania JPK.
4.2 Zanim zostanie utworzony plik JPK
Zanim plik zostanie utworzony, system sprawdzi odpowiednio:
dla JPK_KR — zaksięgowanie dokumentów w zakresie,
dla JPK_WB — zaksięgowanie dokumentów z odpowiednich rodzajów dokumentów w zakresie,
dla JPK_VAT — dostępność deklaracji VAT z pobranym urzędowym potwierdzeniem odbioru (UPO),
dla JPK_FA — zadekretowanie faktur z odpowiednim typem faktur JPK oraz
zaksięgowanie dokumentów z odpowiednim rodzajem dokumentów,
dla JPK_MAG — zadekretowanie dokumentów magazynowych oraz zaksięgowanie dokumentów z odpowiednim rodzajem dokumentów w zakresie.
Jeśli będą niezadekretowane lub niezaksięgowane dokumenty, system zapyta,
czy kontynuować operację.
Macrologic ERP lipiec 2016
11
Błędy i uwagi Jeśli podczas generowania pliku JPK wystąpiły problemy z danymi (pole wymagane a niewypełnione) to zostaną one opisane w komunikatach (akcja Komunikaty).
Uwagi nie powodują nieprawidłowości w plikach JPK,
Błędy powodują, że plik jest niezgodny ze schematem.
4.3 Dołączanie JPK z aplikacji zewnętrznej
Jednolity plik kontrolny można wygenerować w innej aplikacji i dołączyć do
listy widocznej w oknie 4.1, używając akcji Dołącz xml. Plik zewnętrzny można
następnie wysłać i odebrać dla niego urzędowe poświadczenie odbioru (UPO).
Uwaga: Dołączany plik JPK nie może być większy niż 1GB.
4.3.1 Dołączanie pliku JPK krok po kroku
1. W oknie z listą plików JPK 4.1wybierz akcję Dołącz xml.
2. Wskaż przygotowany uprzednio plik JPK (plik XML przygotowany
zgodnie ze schematami dla JPK).
3. System wczyta nagłówek pliku. Na tej podstawie zostanie określony rodzaj pliku i daty.
4. Uzupełnij opis pliku, porównaj okno 4.3 .
Ekran 4.3 Dołączanie pliku XML, zawierającego dane zgodne ze schematami dla JPK.
5 Przeglądanie pliku JPK
W oknie przeglądania JPK 4.1 dostępne są akcje:
Macrologic ERP lipiec 2016
12
Pokaż xml plik *.xml otworzy się w skojarzonej aplikacji, na przykład w przeglądarce internetowej.
Pokaż dane akcja umożliwia przeglądanie danych w postaci tabeli. Dane są
odczytywane z pliku *.xml i prezentowane w oknie z zakładkami 5.1.
Każda zakładka to inna sekcja pliku xml.
Zapisz umożliwia zapisanie pliku bądź plików JPK, na przykład na nośniku
zewnętrznym w celu dostarczenia do urzędu.
Porównaj akcji można użyć po zaznaczeniu dwóch plików. Porównanie będzie wykonane w programie zewnętrznym, np. WinMerge albo CMP.
Należy podać/wybrać aplikację i przekazać 2 parametry, związane ze
ścieżkami plików do porównania.
Zmień porównywacz zmiana aplikacji do porównywania plików JPK.
5.1 Szczegółowe dane w pliku JPK
Po wybraniu akcji Pokaż dane w oknie przeglądania JPK 4.1, pojawi się okno
z zakładkami. Każda zakładka to inna sekcja pliku xml.
Ekran 5.1 Szczegółowe dane zawarte w pliku JPK. Przykładowe dane z pliku wygenerowanego w Macrologic ERP Finanse.
Dokument źródłowy akcja dostępna w zakładce Faktura VAT. Wyświetla dane
z nagłówka dokumentu.
Pozycja dokumentu akcja dostępna w zakładce Faktura Wiersz. Wyświetla pozycje faktury, która została ujęta w JPK.
Macrologic ERP lipiec 2016
13
6 Wysyłanie JPK i pobieranie UPO
6.1 Akceptacja JPK
Po sprawdzeniu pliku JPK można go zaakceptować.
Akceptuj po uruchomieniu tej akcji zostanie przeprowadzone sprawdzanie
zgodności między danymi zapisanymi w systemie a plikiem JPK. Akceptacja powiedzie się, jeśli dane w systemie i pliku są zgodne. Na liście
plików JPK widoczne są dane osoby akceptującej, czyli tej, która uznała
że dane są poprawne dla celów kontroli podatkowej.
Zaakceptowanego pliku nie można usunąć. Akceptację można wycofać (akcja
Wycofaj).
6.2 Wysyłanie JPK i pobieranie UPO krok po kroku
1.
2.
3.
4.
W oknie 4.1 wskaż zaakceptowany plik JPK.
Wybierz akcję Wyślij.
System poprosi o podpisanie pliku JPK. Podpisz plik.
Po wysłaniu bramka ministerstwa finansów (MF) zwraca numer referencyjny, identyfikujący przesłany plik po stronie MF.
5. Wybierz na liście plików wysłany JPK i wskaż akcję Pobierz UPO.
Status JPK i UPO Status pliku JPK oraz UPO można zobaczyć po wybraniu
spacji w oknie z listą JPK. Status danego pliku JPK jest widoczny w oknie 4.1.
Status ’nie wysłano’ plik został przygotowany i oczekuje na wysłanie po akceptacji.
Status ’wysłano’ plik został zaakceptowany i wysłany.
Status ’błąd’ plik został zaakceptowany, wysłany, ale wystąpiły błędy. Szczegółowe informacje o błędach można zobaczyć po wybraniu spacji.
Status ’pobrano UPO’ dla wysłanego pliku JPK pobrano urzędowe poświadczenie odbioru.
Macrologic ERP lipiec 2016
14
UPO można podejrzeć przy użyciu akcji Pokaż XML lub wydrukować za pomocą akcji Drukuj UPO.
Ekran 6.1 Przykładowe UPO po wysłaniu JPK.
Ponowne wysłanie JPK Jeśli okaże się, że konieczne jest ponowne wysłanie
pliku JPK, można skorzystać z akcji Przywróć. Zmienia ona status pliku JPK na
’nie wysłano’, usuwa numer UPO oraz plik UPO.
Macrologic ERP lipiec 2016
15
7 Parametryzacja systemu dla JPK
7.1 Dane licencjobiorcy
Na początku pracy z programem należy podać dane licencjobiorcy. Dane te
można przeglądać i poprawiać po wybraniu z menu głównego [Definicje|Dane
licencjobiorcy].
Ekran 7.1 Dane licencjobiorcy
7.2 Schematy JPK
Jednolite pliki kontrolne (JPK) tworzone są w systemie na podstawie schematów, przygotowanych przez Ministerstwo Finansów. Lista schematów obsługiwanych w systemie dostępna jest z menu: [Definicje|schematy JPK]. Schematy
można pobrać ze strony www.macrologic.pl za pomocą akcji [Definicje|Aktualizacja] lub zaimportować z dostarczonych w aktualizacji plików *.txt, używając akcji Import.
7.3 Dopasowanie planu kont
Dla konta syntetycznego, którego obroty znajdą odbicie w danych zawartych
w JPK, należy określić zestaw i kategorię konta.
Macrologic ERP lipiec 2016
16
Ekran 7.2
Jako zespół kont można wybrać przykładowo: aktywa trwałe, aktywa obrotowe, rozrachunki, rzeczowe aktywa obrotowe, koszty rodzajowe, koszty w układzie kalkulacyjnym. Można zastosować własną klasyfikację.
Z każdym zespołem kont powiązane są różne kategorie, wskazywane w polu
Kategoria zespołu.
Ustaw zespół – akcja dostępna w oknie przeglądania kont syntetycznych na
dany rok. Umożliwia przypisanie zespołu kont i kategorii do grupy kont.
7.4 Zakładka JPK podczas definiowania rodzaju dokumentu
Podczas definiowania rodzaju dokumentu można ustawić odpowiednie parametry, dzięki którym dane z dokumentu będą brane pod uwagę do generowania jednolitego pliku kontrolnego, przekazywanego organom kontroli skarbowej.
Macrologic ERP lipiec 2016
17
Ekran 7.3 Definiowanie rodzaju dokumentu, zakładka Jednolity Plik Kontrolny.
Nie dotyczy dokumenty nie będą brane pod uwagę przy generowaniu JPK.
Wyciąg bankowy po zaznaczeniu tego pola pozycje dokumentu tego rodzaju
będą zapisywane do pliku JPK_WB Wyciągi bankowe wraz z numerem
rachunku bankowego podanym w polu Rachunek.
Salda wyciągu będą pobierane z konta podanego w polu Konto.
Macrologic ERP lipiec 2016
18
Faktura VAT po zaznaczeniu tego pola dane z faktur tego rodzaju będą zapisane do pliku JPK_FA Faktury VAT. Uwaga: Taką parametryzację rodzaju
dokumentu należy przeprowadzić również dla faktur w obiegu, o ile mają one być uwzględnione w JPK.
W sekcji Rejestrowanie pozycji faktur należy określić, czy dla tego rodzaju
dokumentu mają być rejestrowane pozycje faktury. Jeśli tak, to dodatkowo należy wybrać:
— typ ceny jednostkowej pozycji faktury: netto/brutto,
— rodzaj faktury: sprzedaż/zakup,
— jeden z typów faktury: VAT, korekta, zaliczka bądź pozostałe.
Magazyn po zaznaczeniu tego pola pozycje dokumentu tego rodzaju będą zapisywane do pliku JPK_MAG Magazyn. Po zaznaczeniu pola można wybrać rodzaj dokumentu magazynowego.
7.5 Definiowanie typu dokumentu dla JPK w Logistyce
Dokument magazynowy W typie dokumentu magazynowego dodano pole
Typ JPK. Należy wypełnić je wartością ze słownika lub pozostawić puste,
jeśli dany typ nie dotyczy JPK.
Dokument sprzedaży/zakupu W typie dokumentu sprzedaży/zakupu dodano pole Dotyczy JPK. Należy wskazać, które typy dokumentów sprzedaży/zakupu mają być uwzględniane w JPK.
7.6 Parametry bramki Ministerstwa Finansów
W celu wysłania plików JPK należy:
1. podać adres bramki Ministerstwa Finansów;
2. wskazać bibliotekę do obsługi czytnika z podpisami;
3. jeśli komunikacja odbywa się za pośrednictwem proxy, należy ustawić
jego adres i port lub w zakładce JPK zaznaczyć używanie proxy systemowego.
Parametry bramki Ministerstwa Finansów należy ustawić w oknie parametrów
programu [Definicje|Parametry programu], w zakładce JPK.
Macrologic ERP lipiec 2016
19
Ekran 7.4 Ustawienia do wysyłania JPK.
Macrologic ERP lipiec 2016