O wdrożeniu systemu Epicor iScala™ w firmie SMAY

Epicor Success Story
O wdrożeniu systemu Epicor
iScala™ w firmie SMAY
O firmie
•
•
•
•
Kraj: Polska
Branża: Produkcja
Liczba lokalizacji: 1
Strona www: www.smay.eu
Podstawowe informacje o firmie Smay
SMAY Sp. z o.o. Kraków; ul. Makuszyńskiego 4A
Najważniejsze informacje
Wyzwania i szanse
• Integralność z własnym systemem oraz partnerów
• Bardzo unikatowy charakter produkcji firmy
• Planowany eksport produktów na rynki unijne
Rozwiązania i usługi Epicor
• Epicor iScala
Korzyści
• Polepszone wyniki finansowe
• Usprawniona logistyka oraz produkcja
• Poprawa jakości obsługi klienta
Podstawą działalnością firmy jest produkcja akcesoriów i urządzeń stosowanych przy montażu oraz produkcji układów wentylacyjnych i
klimatyzacyjnych. Wyrobami produkowanymi przez SMAY są przepustnice,
klapy, żaluzje, kratki i anemostaty wentylacyjne, aparaty grzewczowentylacyjne i inne. Produkcja skierowana jest na rynek Polski oraz do
państw Unii Europrejskiej, Rosji i Ukrainy. SMAY działa na rynku od 1990
roku. Początkowo była małym przedsiębiorstwem zatrudniającym kilka osób i
oferującym najprostsze elementy do montażu wentylacji. Ważnym obszarem
działalności firmy są prace badawczo-rozwojowe. Firma współpracuje między
innymi z Politechniką Krakowską, Akademią Górniczo-Hutniczą w Krakowie
oraz Instytutem Górotworu Polskiej Akademii Nauk. W planach znajdują się
kolejne inwestycje. W realizacji przyjętych założeń firma wykorzystuje środki
pochodzące z Unii Europejskiej.
Wdrożenie systemu ERP
Głównym celem wdrożenia w firmie SMAY było przygotowanie się do wejścia z produktami firmy na rynki unijne. System miał za zadanie uprościć obieg dokumentów, dostarczać potrzebnych informacji, dostarczać
informacji potrzebnych w danej chwili oraz wspomagać podejmowanie decyzji biznesowych.
Firma zdecydowała się na wdrożenie systemu iScala, rozszerzonego o
generator raportów Seagate Info 7.0 i połączonego z własnymi informatycznymi
rozwiązaniami klienta. Wdrożono moduły: finansowy, logistyczny i zarządzania
produkcją. Dodatkowo wdrożono dwa interfejsy: jeden, umożliwiający
współprace z bankiem BPH oraz drugi, połączony z autorskim rozwiązaniem
firmy SMAY do obliczania i generowania struktur produkcyjnych dla wyrobów
nietypowych. Z systemu może równocześnie korzystać 12 użytkowników.
Success Story – SMAY
Najważniejsze systemu informatycznego
wdrożonego w Smay
1. Wdrożenie modułów do Zarządzania Produkcją
Produkcja w firmie SMAY ma bardzo unikatowy charakter. Jest
jednostkowa lub krótkoseryjna na indywidualne zamówienie
klienta. Za każdym razem tworzona jest specjalna receptura
obejmująca wykaz materiałów, operacji oraz kalkulację
technicznego kosztu wytworzenia.
W ciągu miesiąca uruchamia się ok. 200 indywidualnych
zleceń, które należy zaplanować, opracować i wprowadzić do
systemu struktury materiałowe i marszruty technologiczne.
Każde zlecenie produkcyjne jest indywidualnie rozliczane:
rozliczenia surowców, czasu pracy, kosztów dodatkowych,
przyjętych wyrobów. Rozliczenie produkcji prowadzone jest na
bieżąco przez dwóch pracowników. Bez wsparcia systemem
informatycznym wydaje się możliwe tylko przy zatrudnieniu
kilku dodatkowych osób. Moduł zarządzania produkcją systemu
iScala współpracuje z autorskim rozwiązaniem firmy SMAY programem do obliczania i generowania struktur produkcyjnych
dla wyrobów nietypowych.
2. Obsługa procedur ISO
Firma SMAY znajduje się w końcowym etapie wdrażania
procedur ISO. W celu uniknięcia emitowania wymaganych
przez ISO dokumentów w wersji papierowej firma przygotowała
mechanizmy dokumentowania procedur ISO w systemie iScala w
formie elektronicznej.
3. Rozbudowana, zintegrowana
kontrola kontrahentów
Kontrola należności kontrahenta odbywa się automatycznie już na etapie przyjmowania zamówienia. Wdrożone zostały mechanizmy kilkustopniowej automatycznej kontroli
procesu sprzedaży:
•
•
•
•
wyświetlanie ostrzeżenia o przekroczeniu limitu kredytowego;
wyświetlanie listy przeterminowanych faktur;
zablokowanie przyjęcia zamówienia;
zablokowanie sprzedaży;
Wdrożono również mechanizm zatwierdzania faktur. Powoduje
to automatyczne powstanie rozrachunku (jeszcze przed
zaksięgowaniem faktury) oraz powoduje uruchomienie zdarzeń
„rozrachunkowych” (szczególnie jeśli chodzi o aktualizację limitu
kredytowego). Dzięki temu wyeliminowana została możliwość
sprzedaży niezgodnej z ustalonymi warunkami handlowymi
(limitem kredytowym).
4. Zaawansowane analizy finansowe
Dla potrzeb zarządu SMAY zostały opracowane indywidualne
raporty finansowe informujące o bieżącym stanie finansowym
firmy. Obejmują one: analizy wskaźnikowe, rentowności marży,
struktury kosztów i inne. Bardzo istotne jest, że zarząd firmy ma
na bieżąco dostęp do wszystkich istotnych informacji, nie tylko z
obszaru kontrolingu finansowego.
Przebieg projektu
Projekt był prowadzony dwuetapowo. W pierwszym etapie,
trwającym od października 2002 do stycznia 2003, dokonano
wdrożenia modułów finansowych i logistycznych. Realizacja
projektu rozpoczęła się 25 października 2002 od analizy
przedwdrożeniowej. Start produktywny modułów finansowych i
logistycznych zaplanowany został na 6 stycznia 2002. Instalacja
systemu i parametryzacja modułów trwała do 20 grudnia 2002.
Migracja danych zakończyła się 4 stycznia. System wystartował
6 stycznia, bezawaryjnie i zgodnie z planem.
W etapie drugim, trwającym od marca 2003 do czerwca 2003,
wdrożono moduły do zarządzania produkcją. Prace rozpoczęły
„Wdrożenie systemu iScala zwiększyło ilość i różnorodność
pozyskiwanej informacji, szczególnie w zakresie kontroli kosztów produkcji i w zakresie księgowości zarządczej.
Jednocześnie obciążenie pracowników związane z wprowadzaniem
informacji do systemu nie uległo zwiększeniu.”
Marek Maj, właściciel firmy
Success Story – SMAY
się zgodnie z planem w połowie marca 2003. Uruchomienie
modułów produkcyjnych zaplanowano na początek czerwca 2003
i termin ten został dotrzymany.
Efekty wdrożenia
Zdaniem przedstawicieli firmy Smay, wdrożenie systemu odbiło
się na wynikach finansowych przedsiębiorstwa, usprawniło
obsługę klientów i dostawców, zarządzanie produkcją, logistyką i finansami.
„Wdrożenie systemu iScala zwiększyło ilość i różnorodność
pozyskiwanej informacji, szczególnie w zakresie kontroli kosztów
produkcji i w zakresie księgowości zarządczej. Jednocześnie
obciążenie pracowników związane z wprowadzaniem informacji
do systemu nie uległo zwiększeniu” – podkreśla Marek Maj,
właściciel Smay.
O Epicor
Firma Epicor Software jest globalnym liderem dostarczającym
rozwiązania w zakresie oprogramowania do procesów
biznesowych dla branży produkcyjnej, dystrybucyjnej, sprzedaży
detalicznej, hotelarskiej i usługowej. Szczycimy się ponad
40-letnim doświadczeniem i ponad 20 000 klientów w przeszło
150 krajach. Epicor oferuje rozwiązania, które umożliwiają firmom
zwiększenie wydajności i podniesienie rentowności. Epicor
dysponuje długą historią innowacji, ekspercką wiedzą branżową
i pasją do ciągłego rozwoju.Inspirujemy w ten sposób klientów
do budowania trwałej przewagi konkurencyjnej. Epicor oferuje
jeden punkt odpowiadania na lokalne, regionalne i globalne
zapotrzebowania. Więcej informacji można znaleźć na stronie
www.epicor.com/poland.
Contact us for more information on Epicor Products and Services
+48 (22) 435 11 40 Worldwide Headquarters
San Francisco Bay Area
4120 Dublin Boulevard, Suite 300
Dublin, CA 94568 USA
Toll Free: +1.888.448.2636
Direct: +1.925.361.9900
Fax: +1.925.361.9999
Latin America and Caribbean
Blvd. Antonio L. Rodriguez #1882 Int. 104
Plaza Central, Col. Santa Maria
Monterrey, Nuevo Leon, CP 64650
Mexico
Phone: +52.81.1551.7100
Fax: +52.81.1551.7117
[email protected] Europe, Middle East and Africa
No. 1 The Arena
Downshire Way
Bracknell, Berkshire RG12 1PU
United Kingdom
Phone:+44.1344.468468
Fax:+44.1344.468010
www.epicor.com/poland
Asia
238A Thomson Road #23-06
Novena Square Tower A
Singapore 307684
Singapore
Phone:+65.6333.8121
Fax:+65.6333.8131
Australia and New Zealand
Level 34
101 Miller Street
North Sydney NSW 2060
Australia
Phone:+61.2.9927.6200
Fax:+61.2.9927.6298
The contents of this document are for informational purposes only and are subject to change without notice. Epicor Software Corporation makes no guarantee, representations or warranties with regard to the enclosed information and specifically
disclaims, to the full extent of the law, any applicable implied warranties, such as fitness for a particular purpose, merchantability, satisfactory quality or reasonable skill and care. This document and its contents, including the viewpoints, dates and
functional content expressed herein are believed to be accurate as of its date of publication, August 2013. The usage of any Epicor software shall be pursuant to the applicable end user license agreement and the performance of any consulting services
by Epicor personnel shall be pursuant to applicable standard services terms and conditions. Usage of the solution(s) described in this document with other Epicor software or third party products may require the purchase of licenses for such other
products. Epicor, Business Inspired, the Epicor logo and Epicor iScala are trademarks or registered trademarks of Epicor Software Corporation or its affiliated companies registered in the United States and certain other countries. All other trademarks
mentioned are the property of their respective owners. Copyright © 2013 Epicor Software Corporation. All rights reserved.