Instrukcja wypełniania Generatora Sprawozdań P FIO 2014 (dotyczy

Instrukcja wypełniania Generatora Sprawozdań P FIO 2014 (dotyczy

Instrukcja wypełniania Generatora Sprawozdań P FIO 2014 (dotyczy organizacji, które
zawarły umowy na realizację zadania publicznego w
roku 2014)
I.
Uwagi ogólne - uruchomienie generatora sprawozdań P FIO 2014
1) Generator sprawozdań można uruchomić w każdej przeglądarce internetowej (np.
Internet Explorer, Firefox itp.)
2) Sprawozdanie może być wypełniane jedynie w trybie on-line (czyli na komputerze z
dostępem do sieci internetowej). Nie ma możliwości wypełnienia sprawozdania w
trybie off-line (czyli wypełnienia sprawozdania na komputerze bez dostępu do
Internetu i późniejsze „zaimportowanie” sprawozdania na komputerze podłączonym
do sieci).
3) Wejście do Generatora możliwe jest poprzez kliknięcie w odpowiedni link
http://fio.mpips.gov.pl/edycja5/wniosek/login.php na stronie www.pozytek.gov.pl
4) Do prawidłowego uruchomienia Generatora na komputerze użytkownika musi być
uruchomiona obsługa skryptów Java. Jeśli po wejściu na stronę główną generatora
pojawi się komunikat „Uwaga! Do poprawnego złożenia sprawozdania wymagane
jest włączenie przeglądarce obsługi skryptów javascript!” należy uruchomić obsługę
skryptów Java. W przeglądarce Internet Explorer należy wejść w menu Narzędzia ->
Opcje internetowe i wybrać zakładkę Zabezpieczenia. Następnie przycisk „Poziom
niestandardowy”. W okienku, które się pojawi należy zaznaczyć opcję „Włącz” przy
punkcie
Obsługa
skryptów
Wykonywanie
aktywnych
skryptów.
Następnie
potwierdzić zmiany i ponownie wejść na stronę Generatora. Dla innych przeglądarek
należy zapoznać się z instrukcją obsługi danej przeglądarki.
5) Wskazane jest częste zapisywanie sprawozdania w trakcie jego wypełniania,
poprzez kliknięcie przycisku ZAPISZ ZMIANY, dostępnego na każdym kroku
wypełniania sprawozdania.
II. Wypełnianie sprawozdania
Kliknij na poniższy link: http://fio.mpips.gov.pl/edycja5/wniosek/login.php
Pojawi się następująca strona do logowania:
Wpisz login i hasło, wciśnij przycisk /Login/ lub Enter.
Należy użyć loginu i hasła przesłanego przez Instytucję Wdrażającą, drogą elektroniczną
na adres wskazany we wniosku.
Pojawi się panel Generatora:
Należy najechać kursorem na zakładkę /sprawozdanie/ wówczas rozwinie się dalsze menu:
Należy wcisnąć przycisk /złóż/zmień sprawozdanie/ i pojawi się panel sprawozdania:
Następnie należy wypełnić wszystkie rubryki zgodnie z zamieszczonymi nad nimi
instrukcjami.
Część I sprawozdanie merytoryczne
Punkt 1. Informacja czy zakładane cele realizacji zadania publicznego zostały osiągnięte w
wymiarze określonym w części III pkt 6 oferty. Jeśli nie, wskazać dlaczego.
W tym miejscu należy odnieść się do punktu III.6 oferty i dokładnie opisać, w jaki sposób
cele zostały osiągnięte, jakimi metodami zostały zmierzone, należy przedstawić dane
potwierdzające osiągnięcie rezultatów.
Należy zwrócić szczególną uwagę na tzw. rezultaty „miękkie” tj. wzrost samooceny,
integracja,
zwiększenie
wiedzy,
wzrost
umiejętności, przeciwdziałanie wykluczeniu
społecznemu, rozwiązanie problemu itp. Nie jest wystarczające samo stwierdzenie, że
założone cele i rezultaty zostały osiągnięte. Stwierdzenie to musi zostać poparte opisem, w
jaki sposób osiągnięto te rezultaty, w jaki sposób zostało to sprawdzone i zmierzone oraz
jaki miało wpływ na odbiorców projektu (należy również dołączyć np. raport ewaluacyjny,
wyniki ankiet, własne obserwacje, badania z przykładami itp. - o ile Oferent przewidział
takie formy w ofercie).
Punkt 2. Opis wykonania zadania z wyszczególnieniem organizacji pozarządowych,
podmiotów, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności
pożytku publicznego i o wolontariacie, lub innych podmiotów wykonujących poszczególne
działania określone w części III pkt 9 oferty.
W tabeli tej należy opisać przeprowadzone działania, wskazać termin ich realizacji oraz
wskazać podmiot, który działania wykonał. Opis powinien być spójny z punktem
III.
9 oferty. Konieczne jest uwzględnienie wszystkich planowanych działań, zakres w
jakim zostały one zrealizowane i wyjaśnienie ewentualnych odstępstw w ich realizacji,
zarówno jeśli chodzi o ich zakres, jak i harmonogram realizacji.
W tym miejscu bazą są zapisy z punktu III.8 i III.9 oferty. Należy opisać, które działania
zostały zrealizowane, czy zrealizowano je zgodnie z założeniami oferty, czy podczas
realizacji wystąpiły jakieś problemy i jak je rozwiązano.
Punkt 3. Opis, w jaki sposób dofinansowanie z dotacji inwestycji związanych z realizacją
zadania wpłynęło na jego wykonanie
Należy wypełnić tylko w przypadku, gdy dotyczy danej oferty (punkt III.4). Jeśli oferta nie
przewidywała inwestycji wpisać - „nie dotyczy”.
Punkt 4. Opis osiągniętych rezultatów
Należy odnieść się do punktu 111.10 oferty i opisać czy zakładane rezultaty zostały
osiągnięte i w jakiej skali, jeśli nie, jakie kroki zostały podjęte aby zminimalizować
zagrożenie.
Wszelkie odstępstwa od realizacji zakładanej skali należy uzasadnić.
Należy dokładnie uzasadniać zmniejszenie skali osiągniętych rezultatów, wpływ takiej
sytuacji na osiągnięte cele projektu oraz np. opisać jakie środki zaradcze zostały
przedsięwzięte aby zminimalizować wielkość zmian.
Punkt 5. Liczbowe określenie skali działań zrealizowanych w ramach zadania
Tabela ta również dotyczy oferty. W tym miejscu najważniejsze są dane liczbowe tj. liczba
godzin wsparcia, liczba przeprowadzonych szkoleń, liczba uczestników, porad itp. Ważne,
żeby każde działanie
było udokumentowane np.
listami uczestników,
raportami,
oświadczeniami, dokumentacją zdjęciową, badaniami itp. (stosownie do przewidzianych
form w ofercie).
Część II. Sprawozdanie z wykonania wydatków
1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł.) za 2014 r.
Budżet:
Kolumny
1-6
budżetu
automatycznie
zostaną
zaimportowane
z
ostatniego
zaakceptowanego kosztorysu. Nie ma możliwości ich edycji i zmiany. Wypełnienia
wymagają jedynie kolumny od 8 do 10. Wartości w kolumnie 7 zostaną automatycznie
zsumowane po uzupełnieniu kolumn 8 - 1 0 . Kwoty podane w kolumnach 8 - 9 powinny
być zgodne z danymi z Zestawienia rachunków i faktur.
W przypadku, gdy w trakcie projektu modyfikowany był kosztorys (zawarto aneks do
umowy), należy skorzystać z możliwości zaciągnięcia kosztorysu. W dolnym prawym rogu
strony znajduje się przycisk „Zaciągnij kosztorys”, po kliknięciu którego do tabeli
II. 1 sprawozdania zaciągnięty zostanie aktualny kosztorys zadania.
W przypadku ofert wspólnych w wierszu IX - kwoty ogółem, należy wprowadzić sumy
wydatkowane przez poszczególnych Oferentów.
W polu „Kwota niewykorzystanej dotacji zwrócona na konto Zleceniodawcy”
(obrazek powyżej) znajdującej się pod zestawieniem należy wpisać różnicę kwot pomiędzy
otrzymaną a wydatkowaną dotacją.
Odsetki bankowe, które nie zostały wydatkowane na działania projektowe traktowane są
jako dotacja i również należy je ująć w tym miejscu.
2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania za 2014 r.
Pola Całość zadania (zgodnie z umową” zostaną zaimportowane automatycznie z
kosztorysu stanowiącego załącznik do umowy, nie ma możliwości ich edycji. Dane w tabeli
„Za okres realizacji zadania (faktycznie poniesione wydatki” stanowić będą podsumowanie
kwot ujętych w tabeli: „Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł.) za 2014 r”
Należy zwrócić uwagę na odsetki bankowe od dotacji. Mogą być one wykorzystane w
projekcie lub zwrócone na konto Zleceniodawcy (odpowiednie miejsce wpisania kwoty
odsetek wydatkowanych w ramach realizacji projektu zostało zaznaczone na rysunku
poniżej).
2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania za 2014 r.
Źródła finansowania
Całość zadania (zgodnie z umową)
%
zł
Koszty pokryte z dotacji
€3703
-z tego z odsetek bankowych od dotacji ------------------------------------
0 64
Bieżący okres sprawozdawczy - za
okres realizacji zadania
zł
%
,£23&3-
II)
--------------
100
II
Koszty pokryte z finansowych środków własnych
10000
01
I» I
0
Środki z innych żródełtogółem), ztego:
15000000
99.26
0
0
0
II
0
99.26
II
0
0
II
0
Koszty pokryte z wkładu osobowego (w tym świadczeń wolontariuszy,
pracy społecznej członków;
0
0
0
0
Ogółem
73703
100%
52903
100%
-w tym pozyskane od organów administracji
- wpłaty i opłaty adresatów zadania
15000000
- pozostałe
Uwagi, które mogą mieć znaczenie przy ocenie prawidłowości wykonania wydatków:
Uwagi, które mogą mieć znaczenie przy ocenie prawidłowości wykonania wydatków:
Tutaj należy wpisać wszelki informacje, które mogą mieć wpływ na ocenę rozliczenia,
których nie można ująć w innych punktach sprawozdania.
W przypadku gdy kwota dotacji nie zostanie w całości wydana, różnicę miedzy
przekazana a wydatkowaną kwota dotacji należy zwrócić na konto Zleceniodawcy,
zaś kopię dowodu zwrotu niewykorzystanej części dotacji dołączyć do wersji
papierowej sprawozdania.
3. Informacja o kwocie przychodów uzyskanych przy realizacji umowy i
odsetek bankowych od środków z dotacji zgromadzonych na rachunku bankowym.
Tutaj należy wpisać kwotę przychodów oraz kwotę odsetek od dotacji jaką organizacja
uzyskała w okresie realizacji zadania publicznego w ramach P FIO 2014.
4. Zestawienie faktur (rachunków)
W Zestawieniu rachunków i faktur należy wpisać jedynie koszty bezpośrednio związane z realizacja
projektu w ramach P FIO zgodnie z opisem faktury.
W kolumnie dotyczącej nr dokumentu księgowego należy wpisać nr faktury lub rachunku
(nie wewnętrzne numery nadawane przez Wnioskodawcę).
W kolejnej kolumnie należy wskazać, której pozycji w Rozliczeniu ze względu na rodzaj
kosztów wskazany dokument dotyczy. W przypadku gdy jedna faktura dotyczy więcej niż 1
kategorii lub pozycji kosztorysu, należy ją wpisać kilkukrotnie wykazując odpowiadające
danej pozycji kosztorysu wartości.
W kolumnie „Data” należy wpisać datę wystawienia dokumentu księgowego (faktury lub
rachunku) a nie np. daty końcowe umowy cywilno-prawnej. Ostatnia kolumna dotyczy daty
płatności danego dokumentu księgowego.
Następnie w kolumnach 8 i 9 należy wskazać w jakiej części wydatek został pokryty z
dotacji a w jakiej ze środków własnych Wnioskodawcy.
Nie ma konieczności zapisywania wydatków według kategorii. Po zakończeniu uzupełniania
tabeli, Generator uporządkuje wydatki według Kategorii.
Każdą fakturę w dowolnym momencie pracy w generatorze można dodać do zestawieniu
faktur klikając przycisk „dodaj fakturę”, a następnie wypełniając formularz dla każdej
kolejnej faktury.
4. Zestawienie i akt iii (rachunków) za 20141*-1
L|>.
Numer
dokumentu
księgowego
Numer pozycji kosztoiysu
(zgodnie z cz 11.1 rozliczenie ze względu na
rodzaj kosztów)
Data
(YYYY-MM-DD)
1
ee
Kat: 1,poz 1
0000-00-00
2
3232/231/213-4
Kat: 2, poz 1
2013-01-01
3
44444
Kat: 2, poz 1
4
123-00094- rtyju2312
Kat: 3, poz 0
Nazwa wydatku
Kwota(zł)
Z tego ze
środków
pochodzących z
dotacji (zł)
Z tego
Data
zapłaty
finansowych ze (YYYY MM DD)
środków
własnych
500
40
60
0000-00-00
zmień
usuń
nakdj adsk ajdn ksajd nas
33423.45
2332
100
2013-01-01
zmień
usuń
2013-01-01
nakdj adsk ajdn ksajd nas
33423.45
2332
12
2013-01-01
zmień
usuń
0000-00-00
dasd dsdas
21000
15000
6000
2093-01-24
zmień
usuń
Suma
88346.9
19704
«172
W każdym momencie można również usunąć fakturę z dowolnego miejsca w
zestawieniu faktur, bądź dokonać jej zmiany (poprawienie numeru dokumentu
księgowego, daty zapłaty itp.).
Przykład 1:
Jedna faktura dotyczy zakupu mebli (np. kat. V) i zakupu materiałów biurowych (np. kat.
IV). W takiej sytuacji fakturę wpisuje się dwukrotnie: najpierw w kategorii IV, wykazując
kwotę odpowiadającą kosztom materiałów biurowych, następnie w kategorii V wykazując
koszty zakupu mebli.
W przypadku gdy na fakturze są jeszcze inne wydatki nie związane z projektem, należy
wpisać tylko kwoty opłacone w ramach realizacji projektu (z dotacji oraz środków
własnych).
Przykład 2:
Zakup środków czystości.
W projekcie założono zakup środków czystości na kwotę 1 500,00 zł w tym 1 000,00 zł z
dotacji, a z wkładu własnego 500,00 zł.
Organizacja zrobiła zakupy na kwotę 2 500,00 zł i na fakturze znajdują się zakupione
artykuły w ramach innego projektu.
W takim przypadku w zestawieniu faktur w kolumnie (kwota) należy wpisać tylko kwotę
opłaconą w ramach projektu PO FIO tj. 1 500,00 zł (1 000,00 z dotacji a ze środków
własnych 500,00 zł.) Nie należy wpisywać kwoty zakupu artykułów w ramach innego
projektu.
Tabela Zestawienie Faktur daje możliwość rozwijania opcji w zależności od kategorii
budżetu. Numer pozycji należy wpisać samodzielnie.
Pod tabelą jest opcja „dodaj kolejną fakturę” oraz „usuń kolejną fakturę” umożliwiająca
dodanie wystarczającej ilości pozycji.
W zestawieniu faktur nie ujmujemy dokumentów dotyczących wkładu niefinansowego
(umowy wolontariackie)!
Część III. Dodatkowe informacje
W tym miejscu można wpisać wszelki informacje, które mogą mieć wpływ na ocenę
sprawozdania, a które nie mogły być wpisane w innych punktach sprawozdania.
Przyciski
dotyczące
sprawozdania”:
„Zapisania
zmian”,
„Sprawdzenia
sprawozdania”
i
„Złożenie
Na samym dole sprawozdania istnieją przyciski pozwalające na zapisanie sprawozdania,
pozwalające wrócić do jego wypełniania później (opcja „zapisz zmiany”).
Istnieje możliwość sprawdzenia, czy wszystkie wymagane tabele są wypełnione (opcja
„sprawdź sprawozdanie”).
Po wciśnięciu /złóż sprawozdanie/ pojawi się następujący panel:
Na tym etapie wypełniania sprawozdania w Generatorze istnieje możliwość powrotu do
edycji sprawozdania. Można także potwierdzić jego złożenie, wtedy system zarejestruje
złożenie sprawozdania w wersji elektronicznej.
Klikając na zakładkę /sprawozdania/ rozwijają się opcje pozwalające na podgląd i wydruk
sprawozdania.
Po wydrukowaniu sprawozdania i podpisaniu przez osoby upoważnione do reprezentacji
organizacji, należy wysłać je pocztą, kurierem lub złożyć osobiście na adres Instytucji
Wdrażającej –Departament Pożytku Publicznego Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej.
Przy wypełnianiu sprawozdania w generatorze P FIO zaleca się używania stałego łączą
internetowego. Posługiwanie się Internetem bezprzewodowym skutkuje tym, że wiele
wprowadzonych przez Państwa zmian nie zapisuję się, a w niektórych przypadkach dane
giną. Jeżeli nie maja Państwo możliwości korzystania ze stałego łączą internetowego,
zalecamy częste zapisywanie wprowadzonych zmian.