1 ZZP - 118/15 Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa

ZZP - 118/15
ZAŁĄCZNIK NR 3 DO SIWZ
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa 4 szkoleń w Krakowie, w ramach
projektu systemowego pn. „Poprawa jakości zarządzania w OZ poprzez wsparcie
procesu tworzenia Regionalnych Map Potrzeb Zdrowotnych jako narzędzia
usprawniającego procesy zarządcze w systemie OZ - szkolenia z zakresu szacowania
potrzeb zdrowotnych” współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach
Europejskiego Funduszu Społecznego.
Szczegóły dotyczące zamówienia
Zamawiający przewiduje organizację 4 szkoleń, każde z nich dla 40 uczestników i 4 osób do
obsługi, co daje łączną liczbę 160 uczestników szkoleń i 16 osób do obsługi. Zamawiający
zastrzega sobie prawo do zmniejszenia łącznej liczby osób maksymalnie o 20%.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania lub zmiany terminu szkoleń, o czym
zobowiązany jest powiadomić Wykonawcę w terminie nie później niż na 7 dni przed jego
planowanym rozpoczęciem.
Szkolenia będą przebiegały według następującego harmonogramu:
I dzień
13.00 – 14.00 rejestracja i obiad
14.00 - 18.00 – zajęcia, w tym 1 przerwa kawowa
18.00 – 19.30 kolacja
II dzień
8.00 – 9.00 – śniadanie
9.00 – 12.45 – zajęcia, w tym 2 przerwy kawowe
12.45 – 13.45 obiad
13.45 – 17.15 – zajęcia, w tym 2 przerwy kawowe
18.00 – 19.00 kolacja
III dzień
8.00 – 9.00 – śniadanie
9.00 – 12.00 – zajęcia, w tym 1 przerwa kawowa
Szkolenia w każdym tygodniu będą odbywały się w dniach poniedziałek – środa i środa – piątek
w następujących termiach:
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
1
L.p.
Data
1
31 sierpnia – 2 września 2015 r.
2
2 – 4 września 2015 r.
3
19 – 21 października 2015 r.
4
21 – 23 października 2015 r.
Lokalizacja:
Hotel/centrum konferencyjno-szkoleniowe o standardzie co najmniej 3 gwiazdek, położony
maksymalnie do 6 km w linii prostej od Dworca Kolejowego Kraków Główny. Miejsce, do
którego można dotrzeć jednym środkiem komunikacji miejskiej, w czasie maksymalnie do 20
minut wg rozkładu jazdy ZTM (lub równoważne).
Sala szkoleniowa, noclegi oraz wyżywienie zostaną zorganizowane w jednym budynku.
Hotel/centrum konferencyjno - szkoleniowe powinien posiadać zaplecze umożliwiające
spędzenie wolnego czasu po szkoleniu na koszt uczestników, po godzinach zajęć.
Wykonawca dopuszcza organizację szkoleń w różnych hotelach/centrach szkoleniowokonferencyjnych, o standardzie nie niższym niż w podanym opisie przedmiotu zamówienia,
z zastrzeżeniem, że szkolenia odbywające się w jednym tygodniu będą zlokalizowane w tym
samym miejscu (obiekcie).
Zamówienie obejmuje w trakcie każdego szkolenia:
1.
Zapewnienie miejsc noclegowych dla 40 uczestników szkoleń (po 2 noclegi) i 4 osób
do obsługi (po 3 noclegi).
2.
Zapewnienie sali szkoleniowej wraz z odpowiednim wyposażeniem: tablicą flipchart
i minimum 4 pisakami (różne kolory), papierem do tablicy, ekranem do rzutnika
multimedialnego oraz możliwością podłączenia sprzętu komputerowego (40 laptopów dla
uczestników) w ustawieniu w podkowę lub w ustawieniu szkolnym.
3.
Oznaczenie miejsca szkolenia, zapewnienie miejsca na organizację recepcji, czyli miejsca
przeznaczonego na rejestrację uczestników przed salą szkoleniową.
4.
Zapewnienie usługi cateringowej i kelnerskiej oraz zapewnienie sali wraz z odpowiednim
wyposażeniem w ramach tych usług dla 40 osób.
5.
Zapewnienie miejsca składowania materiałów szkoleniowych/informacyjnych
maksymalnie na 3 dni przed każdym szkoleniem i w trakcie jego trwania.
6.
Wyznaczenie osoby do kontaktów z Zamawiającym.
7.
Zabezpieczenie sprzętu komputerowego pozostawionego na sali szkoleniowej przed
zniszczeniem i/lub kradzieżą.
Ad. 1. Zapewnienie miejsc noclegowych dla uczestników szkoleń i wykładowców
Wykonawca zapewni w trakcie każdego szkolenia nocleg dla 40 uczestników (po 2 noclegi) i 4
osób do obsługi (po 3 noclegi) w pokojach jednoosobowych z łazienkami lub w pokojach do
2
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
pojedynczego wykorzystania z łazienkami. W pokojach dostępny będzie bezpłatny Internet
bezprzewodowy. Nocleg i wyżywienie zapewnione zostaną w tym samym budynku, w którym
znajduje się sala szkoleniowa. Wykonawca zapewni możliwość zakwaterowania: osób do obsługi
dzień przed rozpoczęciem każdego szkolenia a uczestników szkolenia od godz. 13.00 w
pierwszym dniu szkolenia i wykwaterowanie uczestników po godz. 11.00 a osób do obsługi po
godzinie 14.00 ostatniego dnia szkolenia. Wykonawca zobowiązany jest również zapewnić
miejsce na pozostawienie bagaży (w obiekcie, w którym odbywa się szkolenie) dla osób
wymeldowujących się ostatniego dnia szkolenia.
Ad. 2. Zapewnienie sali szkoleniowej wraz z:
• odpowiednim wyposażeniem: tablicą flipchart, papierem do tablicy i pisakami, ekranem
do rzutnika multimedialnego,
• możliwością podłączenia 40 laptopów,
• łączem internetowym.
Sala szkoleniowa dostosowana będzie wielkością do liczby 40 uczestników oraz ok. 4 osób
prowadzących. Sala dostępna będzie w dniu każdego wydarzenia na minimum 1 godzinę przed
rozpoczęciem zajęć.
Wykonawca zapewni następujące wyposażenie sali szkoleniowej:
• stół prezydialny na podwyższeniu lub stolik pokryty tkaniną materiałową (estetyczną, bez
oznak zniszczenia, długość do podłogi) z miejscem siedzącym dla maksymalnie 4 osób w
ustawieniu umożliwiającym swobodny widok na ekran oraz na salę,
• miejsca siedzące dla 40 uczestników oraz stoły w ustawieniu w podkowę, lub
w ustawieniu szkolnym, umożliwiającym swobodny widok na ekran i na wykładowcę.
W przypadku ustawienia szkolnego zapewnione będzie swobodne przejście pomiędzy
stołami,
• dostęp do światła dziennego z możliwością zaciemnienia sali oraz zapewnienia oświetlenia
sztucznego,
• klimatyzację,
• ekran,
• flipchart z minimum 4 pisakami w kolorach: czarny, niebieski, zielony, czerwony,
• nagłośnienie – minimum 2 mikrofony bezprzewodowe,
• zaplecze sanitarne w bezpośrednim sąsiedztwie sali,
• wydzielone bezprzewodowe łącze internetowe, korzystające ze standardu 802.11g
lub z możliwością wyboru standardu, o przepustowości minimum 25 Mbps, lub
nie wydzielone o odpowiadającej wydajności, zapewniające bezproblemowe
korzystanie z platformy e-learningowej przez min. 40 jednoczesnych
użytkowników; możliwość bezprzewodowego podłączenia do sieci internetowej
40 komputerów na sali szkoleniowej,
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
3
• możliwość podłączenia do sieci elektrycznej i ustawienia na stołach 40 laptopów dla
uczestników szkoleń (sala powinny być przystosowane do poboru mocy dla 40
laptopów),
• zapewnienie obsługi technicznej na 1 godzinę przed i w trakcie każdego wydarzenia.
Ad. 3. Recepcja
Wykonawca będzie zobowiązany zapewnić w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali
szkoleniowej miejsce wraz z wyposażeniem (stolik oraz miejsca siedzące dla dwóch osób) w celu
zorganizowania recepcji spotkania, umożliwiające odbieranie od uczestników spotkania kompletu
dokumentów i sprawdzanie poprawności ich wypełnienia, podpisywanie się uczestników na liście
obecności, a także dystrybucję materiałów wśród uczestników. Wykonawca oznaczy to miejsce
napisem „Rejestracja Uczestników”.
Jednocześnie Wykonawca zapewni minimum 2 stoliki wraz z 4 krzesłami, służące wypełnianiu
dokumentów przez uczestników, które będą musieli złożyć przed otrzymaniem materiałów
szkoleniowych. Wykonawca oddeleguje jedną osobę pierwszego dnia szkolenia do rejestracji
uczestników szkolenia, wydawania identyfikatorów oraz materiałów promocyjnych.
Ad. 4. Zapewnienie usług cateringowych i kelnerskich oraz zapewnienie sali wraz
z odpowiednim wyposażeniem w ramach tych usług.
Wykonawca zapewni śniadania drugiego i trzeciego dnia każdego szkolenia dla 40 uczestników
szkoleń składające się co najmniej z:
• pieczywa – 2 rodzaje: jasne i ciemne,
• 3 rodzajów wędlin,
• 3 rodzajów sera,
• dżemów owocowych,
• jogurtów owocowych,
• wyboru warzyw krojonych,
• 2 ciepłych dań (w tym 1 bezmięsne),
• płatków kukurydzianych, płatków czekoladowych, musli, mleka,
• świeżo parzonej, gorącej kawy z ekspresu i herbaty (3 rodzaje herbat w torebkach), mleka,
cukru, cytryny,
• soków owocowych (jabłkowy, pomarańczowy),
i niegazowanej, uzupełnianych w razie potrzeby.
wody
mineralnej
gazowanej
Wykonawca zapewni bufet kawowy dla 40 osób każdego dnia szkolenia, rozumiany jako 6 przerw
kawowych na każde szkolenie (zgodnie z rozpisanym wyżej harmonogramem), zaopatrzony co
najmniej w następujące produkty:
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
4
• minimum 4 rodzaje kruchych ciasteczek,
• świeżo parzona, gorąca kawa i herbata (min. 3 rodzaje herbat w torebkach), ciepłe mleko,
cukier, cytryna, uzupełniania w razie potrzeby,
• soki owocowe (jabłkowy, pomarańczowy), uzupełniane w razie potrzeby,
• woda mineralna gazowana i niegazowana,
• serwis gastronomiczny (zapewnienie stołu, na którym serwowany będzie catering, wraz
z dekoracją, obsługą kelnerską, zastawą ceramiczną oraz szklaną, sprzątaniem).
Bufet kawowy musi znajdować się w odrębnym pomieszczeniu dostosowanym wielkością do 40
osób, w bezpośrednim sąsiedztwie sali szkoleniowej - dostępny od rozpoczęcia rejestracji
uczestników i uzupełniany na bieżąco przed każdą przerwą.
Wykonawca zapewni lunch pierwszego i drugiego dnia szkolenia dla 40 osób (uczestników
szkoleń). Lunch zostanie zorganizowany w formie bufetu, zorganizowanego w odrębnym od sali
szkoleniowej pomieszczeniu, z miejscami siedzącymi dla wszystkich uczestników lub w specjalnie
wydzielonej części sali restauracyjnej, zarezerwowanej wyłącznie dla uczestników szkolenia.
Lunch składać się będzie co najmniej z:
• 2 rodzajów zup do wyboru,
• 3 rodzajów drugich dań do wyboru, w tym 2 mięsne i 1 wegetariańskie,
• 2 rodzajów surówek,
• 3 rodzajów przekąsek, w tym sałatka,
• deseru,
• świeżo parzonej, gorącej kawy i herbaty (3 rodzaje herbat w torebkach), ciepłe mleko,
cukier, cytryna,
• soków owocowych (jabłkowy, pomarańczowy), wody mineralnej gazowanej
i niegazowanej, uzupełnianych w razie potrzeby,
• serwisu gastronomicznego (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów, zastawa
ceramiczna oraz szklana, sprzątanie).
Dodatkowo: w czasie trwania szkolenia, zgodnie z jego harmonogramem, Wykonawca zapewni
na stołach uczestników oraz wykładowców szkolenia (uzupełniane na bieżąco w trakcie każdej
przerwy):
• wodę mineralną gazowaną i niegazowaną w szklanych butelkach 0,33l,
• szklanki, wymieniane w razie potrzeby na czyste.
Wykonawca zapewni kolację pierwszego i drugiego dnia każdego szkolenia dla 40 osób składająca
się co najmniej z:
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
5
• przystawki,
• ciepłego dania drugiego (minimum 2 do wyboru, w tym 1 pozycja wegetariańska),
• półmiska wędlin,
• pieczywa białego i ciemnego,
• wody mineralnej gazowanej i niegazowanej,
• soków owocowych: jabłkowego i pomarańczowego,
• napojów gorących (świeżo parzona, gorąca kawa z ekspresu, herbata w torebkach –
minimum 2 rodzaje, mleko do kawy, cytryna, cukier).
Ponadto (w odniesieniu do wszystkich posiłków):
• wszystkie dania oraz napoje gorące podane zostaną w naczyniach ceramicznych,
• wykonawca zapewni odpowiednią do spożycia temperaturę dań gorących podczas trwania
lunchu i kolacji,
• napoje zimne serwowane będą w szklankach,
• napoje gorące będą serwowane w filiżankach
• do konsumpcji przygotowane zostaną sztućce metalowe,
• użyta zastawa będzie czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana,
• użyte obrusy oraz skirtingi muszą być bezwzględnie czyste, nieuszkodzone,
• wszystkie śmieci pozostałe po posiłkach będą na bieżąco sprzątane,
• wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże,
przyrządzone w dniu świadczenia usługi a użyte składniki muszą być wysokiej jakości,
• śniadania, lunch i kolacje serwowane będą w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie
dla uczestników szkoleń lub w pomieszczeniu/ sali restauracyjnej z wyraźnie
wyodrębnionym obszarem dla uczestników szkoleń z miejscami siedzącymi w liczbie
odpowiadającej liczbie uczestników.
Posiłki muszą być serwowane estetycznie. Produkty przetworzone (takie jak kawa, herbata, soki
i inne) będą posiadały odpowiednią datę przydatności do spożycia.
Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia „Menu” do akceptacji przez Zamawiającego,
w terminie nie później niż na 14 dni przed datą każdego szkolenia. Zamawiający zobowiązuje się
do akceptacji „Menu”, w terminie do 3 dni od dnia otrzymania „Menu” lub zobowiązuje się do
zgłoszenia w tym terminie zastrzeżeń. Wykonawca po otrzymaniu zastrzeżeń będzie zobowiązany
do ich uwzględnienia i ponownego przedstawienia Zamawiającemu „Menu”, w terminie do 2 dni
od dnia otrzymania zastrzeżeń przez Zamawiającego.
Ad. 5 Zapewnienie miejsca składowania materiałów szkoleniowych/informacyjnych
przed każdym szkoleniem.
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
6
Wykonawca zapewni zabezpieczone przed niepowołanym dostępem, zamykane pomieszczenie
w budynku, w którym znajduje się sala szkoleniowa, służące jako skład materiałów
promocyjnych/szkoleniowych (segregatory, publikacje), na minimum 3 dni przed datą każdego
szkolenia i w trakcie jego trwania.
Ad. 6. Wyznaczenie osoby do kontaktów.
Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia osoby (osób) odpowiedzialnej za współpracę
z przedstawicielami Zamawiającego w zakresie prawidłowej organizacji i obsługi szkoleń. Osoba
będzie dysponować telefonem komórkowym z dostępnym numerem dla Zamawiającego.
Ad.7. Zabezpieczenie sprzętu komputerowego pozostawionego na sali szkoleniowej
przed zniszczeniem i kradzieżą.
Zamawiający będzie miał możliwość pozostawienia na sali szkoleniowej sprzętu komputerowego
(minimum 40 laptopów i rzutnik multimedialny) każdego dnia szkolenia, przed jego
rozpoczęciem i po jego zakończeniu. Sala, w której odbywało się będzie szkolenie będzie
zamykana na czas wolny od zajęć i zabezpieczona przed niepowołanym dostępem. Wykonawca
ponosi odpowiedzialność za sprzęt komputerowy pozostawiony przez Zamawiającego lub
Uczestników w miejscu szkolenia, w szczególności przed kradzieżą, uszkodzeniem lub
zniszczeniem.
UWAGA: ZAMAWIAJĄCY ZASTRZEGA SOBIE PRAWO PRZEPROWADZENIA
WIZJI LOKALNEJ OBIEKTÓW BĘDĄCYCH MIEJSCEM ORGANIZACJI
SZKOLEŃ W ZAKRESIE SPEŁNIENIA WARUNKÓW OKREŚLONYCH W
NINIEJSZYM SZCZEGÓŁOWYM OPISIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA, PRZED
WYBOREM OFERTY.
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
7