2015-04-24 Wystapienie pokontrolne

WOJEWODA OPOLSKI
NK.IV.1611.1.2015
Opole, dnia 24 kwietnia 2015 roku
Pani
Halina Bilik
Opolski Kurator Oświaty
ul. Piastowska 14
45 – 082
OPOLE
WYSTĄPIENIE POKONTROLNE
Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji
rządowej1, w związku z art. 3 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie
i administracji rządowej w województwie2, w okresie od 8 do 9 kwietnia br., Pan Krystian Goetz
– inspektor oraz Pan Radosław Chodziński – inspektor wojewódzki, pracownicy Oddziału Kontroli
i Skarg w Wydziale Nadzoru i Kontroli Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego, przeprowadzili
kontrolę problemową w Kuratorium Oświaty w Opolu (KO)3 w zakresie: Przeprowadzanie
naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia
2013 r. do 28 lutego 2015 r.
Kierownikiem kontrolowanej jednostki jest Pani Halina Bilik – Opolski Kurator
Oświaty (OKO) 4 . Funkcję zastępcy OKO pełni Pan Rafał Rippel – Opolski
Wicekurator Oświaty 5 .
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej komórki organizacyjnej odpowiedzialnego za prawidłowe
realizowanie zadnia6:
 Liliana Bisowska – Dyrektor Wydziału Organizacji i Pragmatyki Zawodowej Nauczycieli
(od dnia 01.04.2011 r. do dnia 23.09.2013 r.);
 Irena Bodziony – Dyrektor Wydziału Organizacji i Pragmatyki Zawodowej Nauczycieli
(od dnia 23.09.2013 r. do nadal);
 Anna Pasierbek – Zastępca Dyrektora Wydziału Organizacji i Pragmatyki Zawodowej
Nauczycieli (od dnia 01.04.2011 r. do nadal).
Imię i nazwisko pracownika kontrolowanej komórki organizacyjnej odpowiedzialnego za prawidłowe
realizowanie zadnia7:
 Mirosława Redas – straszy inspektor Wydziału Organizacji i Pragmatyki Zawodowej
Nauczycieli (od dnia 01.11.2010 r. do nadal);
 Agata Bednarska – specjalista Wydziału Organizacji i Pragmatyki Zawodowej Nauczycieli
(od dnia 22.12.2009 r. do dnia 09.10.2013 r.).
Dz. U. Nr 185, poz. 1092; dalej: ustawa o kontroli w administracji rządowej.
Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.
3 Adres KO: ul. Piastowska 14, 45 – 082 Opole.
4 Powołana na stanowisko z dniem 19 maja 2008 r. W systemie EZD – Dowody I. pdf., s. 8.
5 Powołany na stanowisko z dniem 1 stycznia 2009 r. W systemie EZD – Dowody I. pdf., s. 9.
6 W systemie EZD – Dowody I. pdf., s. 11.
7 Jak wyżej.
1
2
2
Ustalenia kontroli
I. Skonkretyzowane przez Szefa Służby Cywilnej – zarządzeniem Nr 3 z dnia 30 maja 2012 r.8 –
Standardy zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej9 w rozdziale III. pt. Nabór i wprowadzenie
do pracy, w ust. 1, przewidywały określenie – w terminie 6 miesięcy od dnia ich wejścia w życie (tj. do 30
listopada 2012 r.) – wewnętrznych procedur naboru do służby cywilnej w urzędzie lub taką modyfikację
już istniejących procedur, aby uwzględniały wytyczne zawarte w ust. 1 (pkt 1-12) ww. rozdziału.
W KO obowiązuje zarządzenie nr 36/2012 OKO z dnia 14 listopada 2012 r. – w sprawie
wprowadzenia procedury przeprowadzania naboru osób kandydujących do korpusu służby
cywilnej w Kuratorium Oświaty w Opolu. Procedura przeprowadzania naboru, stanowi załącznik
do tego zarządzenia10.
Obowiązujące regulacje zostały w ocenie kontrolujących opracowane zgodnie z wytycznymi
określonymi w Standardach zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej wprowadzonych
zarządzeniem nr 3 Szefa Służby Cywilnej z dnia 30 maja 2012 r. Zapewniają one otwartość
i konkurencyjność każdego z przeprowadzonych naborów. Ujęto w nich wszystkie wymagania
obligatoryjne wskazane w Standardach oraz fakultatywne, do których zalicza się: przeprowadzanie
rozmowy kwalifikacyjnej w każdym naborze; umieszczanie w ogłoszeniu o naborze informacji, o
wysokości proponowanego wynagrodzenia zasadniczego; stosowanie różnorodnych metod i technik
selekcji kandydatów dostosowanych do wymagań związanych ze stanowiskiem pracy; przeprowadzanie
badań kompetencji kierowniczych w odniesieniu do kandydatów biorących udział w naborze na
stanowiska niebędące wyższymi stanowiskami w służbie cywilnej, na których występuje zarządzanie
zespołem lub koordynowanie prac zespołu i wymagane jest posiadanie doświadczenia kierowniczego;
udział przedstawiciela komórki ds. kadr w procesie naboru; informowanie kandydatów, na równych
zasadach o niezakwalifikowaniu do kolejnego etapu naboru.
Zgodnie z zaleceniem, określonym w Standardach, wewnętrzne procedury naboru oraz inne
informacje przydatne z punktu widzenia kandydata zostały zamieszczone na stronie internetowej
i w Biuletynie Informacji Publicznej KO.
II. Analizie poddano 9 naborów (50%) na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej,
realizowanych w KO w okresie objętym kontrolą, a mianowicie nabór nr11:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
152 607 – na stanowisko wizytatora;
152 666 – na stanowisko informatyka;
155 150 – na stanowisko wizytatora;
156 564 – na stanowisko wizytatora;
158 721 – na stanowisko wizytatora;
159 595 – na stanowisko starszego specjalisty;
159 890 – na stanowisko wizytatora;
161 609 – na stanowisko referenta prawnego;
166 554 – na stanowisko informatyka.
Zarządzenie Nr 3 Szefa Służby Cywilnej z dnia 30 maja 2012 r. w sprawie standardów zarządzania zasobami ludzkimi w służbie
cywilnej - w systemie EZD - Zarz. Nr 3 Szefa SC.pdf. - zostało wydane na podstawie art. 15 ust. 9 ustawy z dnia 21 listopada
2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505 ze zm.) – u.s.c.
9 Stanowią załącznik do ww. zarządzenia Szefa Służby Cywilnej.
10 W systemie EZD – Załącznik do pisma OKO w Opolu nr WOPZN.1612.2.2015 z dn. 02.03.2015 r. (EPUAP) - zarz_36.
(4380_4379).pdf.
1 1 Wg numerów ogłoszeń nadanych przez KPRM, patrz: http://ogloszenia.bip.kprm.gov.pl/pls/serwis/app.new_wyniki_szukaj.
8
3
III. W wyniku przeprowadzonej kontroli – i analizy materiału dowodowego –
stwierdzono następujący stan faktyczny:
1) Wszystkie ogłoszenia o naborze zostały umieszczone zgodnie z – art. 28 ust. 1 u.s.c –
w BIP KPRM oraz na stronie BIP KO. Zgodnie z oświadczeniem pracownika odpowiedzialnego za
prawidłowe przeprowadzanie naborów, ogłoszenia o wolnych stanowiskach pracy są również
zamieszczane na tablicy ogłoszeń w KO12.
2) Ogłoszenia o naborze zawierały informacje określone w art. 28 ust. 2 u.s.c.,
w szczególności: nazwę i adres urzędu; określenie stanowiska pracy; wymagania związane
ze stanowiskiem pracy (…), ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe; zakres
zadań wykonywanych na stanowisku pracy; informację o warunkach pracy na danym stanowisku
pracy; informację, czy w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik
zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji
zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych wynosi, co najmniej 6%;
wskazanie wymaganych dokumentów; termin i miejsce składania dokumentów.
Wymagania niezbędne i dodatkowe określone w ogłoszeniu o naborze były zgodne z opisem
stanowiska pracy.
3) Terminy do składania dokumentów, określone w ogłoszeniu o naborze, były zgodne
z postanowieniami art. 28 ust. 3 u.s.c.13.
4) Oferty kandydatów zostały nadane, bądź wpłynęły do urzędu - w odpowiednim terminie.
Termin nadania i wpływu oferty pracy do KO jest weryfikowany przez komisję do spraw otwarcia
i analizy formalnej ofert pracy powołanej przez OKO14.
5) Nie stwierdzono konieczności zastosowania dyspozycji art. 29a ust. 2 u.s.c., dotyczącej
pierwszeństwa w zatrudnieniu przysługującego osobie niepełnosprawnej15.
6) Oferty kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni i nie odebrali dokumentów – jak wynika
z dokumentacji naborów – są komisyjnie niszczone.
7) Z przeprowadzanych naborów sporządzano protokoły, które obejmowały wszystkie
zagadnienia określone w art. 30 ust. 1 u.s.c.16, tj.: określenie stanowiska pracy, na które był
przeprowadzany nabór; liczbę kandydatów oraz imiona, nazwiska i miejsca zamieszkania
w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów (…); liczbę
nadesłanych ofert, w tym liczbę ofert niespełniających wymogów formalnych; informację o zastosowanych
metodach i technikach naboru; uzasadnienie dokonanego wyboru; skład komisji przeprowadzającej
nabór.
W systemie EZD – Dowody I.pdf. s. 10.
Tj. nie krótszy niż 10 dni, a dla ogłoszenia o naborze w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej – 5 dni, od dnia
opublikowania ogłoszenia w BIP KPRM.
14 W systemie EZD – DowodyII.pdf. s.: 14-15, 23-24, 35-36, 44-45; Dowody III.pdf., s.: 55-56, 64-65, 78-79, 89-90, 94-95.
15 Jeżeli w urzędzie wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz
zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia o naborze, jest niższy niż 6%,
pierwszeństwo w zatrudnieniu przysługuje osobie niepełnosprawnej, o ile znajduje się w gronie – nie więcej niż pięciu – najlepszych
kandydatów.
16 W protokole z naboru 161 609 nie przedstawiono wszystkich informacji określonych w art. 30 ust. 1 u.s.c. (do czego
kontrolujący nie wnoszą uwag), ponieważ postępowanie rekrutacyjne z uwagi na niespełnienie przez wszystkich kandydatów
wymogów formalnych zakończono po weryfikacji przez komisję ofert pracy – w systemie EZD Dowody III.pdf. s. 89-91.
12
13
4
Ponadto protokołowano informacje o: sposobie powiadamiania kandydatów, których oferty
spełniały wymagania formalne o terminie, miejscu oraz godzinie testu wiedzy i rozmowy
kwalifikacyjnej; poinformowaniu przez członka komisji o warunkach przeprowadzenia naboru;
godzinie rozpoczęcia i zakończenia testu kwalifikacyjnego oraz jeżeli doszło do kolejnego etapu
naboru, tj. rozmowy kwalifikacyjnej odnotowano czas rozpoczęcia rozmowy z poszczególnymi
kandydatami; ilości uzyskanych punktów z przeprowadzonego testu przez poszczególnych
kandydatów oraz ilości punktów uzyskanych w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej przez osoby
dopuszczone do tego etapu naboru.
8) Informacje o wyniku naboru zostały umieszczone – niezwłocznie po przeprowadzonym
naborze (art. 31 ust. 1 u.s.c.) – w BIP KPRM i w BIP KO, zawierały wszystkie informacje,
wymienione w art. 31 ust. 2 u.s.c., tj.: nazwę i adres urzędu; określenie stanowiska pracy; imię
i nazwisko wybranego kandydata oraz jego miejsce zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu
cywilnego.
9) Członkowie komisji do spraw otwarcia i analizy formalnej ofert pracy oraz komisji
rekrutacyjnej złożyli oświadczenia o zachowaniu: w tajemnicy danych kandydatów biorących
udział w naborze; bezstronności w procesie naboru.
10) W teczkach aktowych zamieszczano oprócz wyżej wymienionych, następujące
dokumenty pozwalające ocenić prawidłowość i rzetelność przeprowadzania naborów, m. in.:
wniosek Dyrektora Wydziału o zatrudnienie pracownika; postanowienie OKO w sprawie
powołania komisji do spraw otwarcia i analizy formalnej ofert pracy; formularz formalnej
weryfikacji poszczególnych ofert pracy; protokół z posiedzenia komisji weryfikacyjnej do spraw
otwarcia i analizy formalnej ofert pracy, w którym przedstawiano wykaz osób, których oferty
zostały złożone w związku z ogłoszeniem naboru oraz wykaz osób niedopuszczonych do kolejnego
etapu naboru z powodu niespełnienia wymogów formalnych; informację dla poszczególnych
kandydatów o zakwalifikowaniu/niezakwalifikowaniu do kolejnego etapu naboru; postanowienie
OKO w sprawie powołania komisji rekrutacyjnej; notatkę służbową informującą o telefonicznym
informowaniu kandydatów o zakwalifikowaniu/niezakwalifikowaniu do kolejnego etapu naboru;
szablon testu oraz klucz odpowiedzi do pytań, a także rozwiązane testy przez poszczególnych
kandydatów; przygotowaną listę pytań na rozmowę kwalifikacyjną wraz z kluczem odpowiedzi;
informację dla kandydatów dopuszczonych do ostatniego etapu naboru o jego rozstrzygnięciu.
Mając na uwadze wszystkie ustalenia kontroli, dokonane w wyniku analizy wewnętrznej
procedury naboru wprowadzonej zgodnie z zarządzeniem Szefa Służby Cywilnej17 oraz weryfikacji
sporządzonych dokumentów z postępowania rekrutacyjnego, przeprowadzanie naborów na
wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej w Kuratorium Oświaty w Opolu, ocenia się – pozytywnie.
Kontrolę wpisano do książki kontroli prowadzonej w Kuratorium Oświaty w Opolu,
pod poz. nr 3/2015.
17
Zarządzenie Nr 3 Szefa Służby Cywilnej z dnia 30 maja 2012 r. w sprawie standardów zarządzania zasobami ludzkimi w służbie
cywilnej - w systemie EZD - Zarz. Nr 3 Szefa SC.pdf.
5
Projekt wystąpienia pokontrolnego przekazano – w dniu 13 kwietnia 2015 r., na podstawie art. 38
ustawy o kontroli w administracji rządowej – kierownikowi jednostki kontrolowanej (Opolskiemu
Kuratorowi Oświaty), wraz z pouczeniem o prawie do zgłoszenia, stosownie do treści art. 40 ust. 1
ustawy o kontroli w administracji rządowej, umotywowanych pisemnych zastrzeżeń.
W związku z niezgłoszeniem zastrzeżeń do projektu wystąpienia pokontrolnego, zgodnie
z art. 46 ust. 1 ustawy o kontroli w administracji rządowej, sporządzono niniejsze wystąpienie
pokontrolne.
Zgodnie z art. 48 ustawy o kontroli w administracji rządowej, od wystąpienia pokontrolnego
nie przysługują środki odwoławcze.
z up. Wojewody Opolskiego
mgr Barbara Bieluszewska
Dyrektor
Wydziału Nadzoru i Kontroli
Otrzymuje do wiadomości:
Pani Joanna Kluzik-Rostkowska
Minister Edukacji Narodowej
Al. J. Ch. Szucha 25
00-918
WARSZAWA