Przeznaczenie. System Akanet przeznaczony jest do ewidencji

Opis systemu obsługi finansów wydziału „Akanet”
_____________________________________________________________________________________
Przeznaczenie.
System Akanet przeznaczony jest do ewidencji wydatków wydziału
wyŜszej uczelni, w badaniach statutowych, własnych, programach rządowych,
dydaktyce, kosztach wydziałowych i innych rodzajach kosztów, sporządzania
kalkulacji wstępnych i wynikowych oraz prowadzenia list płac. MoŜe z niego
korzystać jednocześnie wielu uŜytkowników. System jest udostępniany przez
Internet lub moŜe być zainstalowany w wewnętrznej sieci.
Instalacja systemu Akanet.
Aplikacja Akanet do pracy wykorzystuje bezpłatny serwer aplikacji web
Apache Tomcat, który naleŜy zainstalować przed instalacją Akanet. Pakiet
instalacyjny moŜna pobrać ze strony projektu http://tomcat.apache.org. Po
zainstalowaniu Tomcata naleŜy w pliku konfiguracyjnym ustawić wartości Initial
memory pool na 128 MB, Maximum memory pool na 256 MB.
Do przechowywania danych system uŜywa bezpłatnego serwera baz
danych Postgresql, który jest do pobrania ze strony: http://www.postgresql.org.
Konieczne jest teŜ zainstalowanie na serwerze maszyny wirtualnej Java,
do pobrania ze strony http://www.java.com.
Pliki znajdujące się na płycie instalacyjnej Akanet naleŜy skopiować do
katalogu webapps Tomcata i ustawić prawidłowe parametry w plikach
konfiguracyjnych.
Wymagania sprzętowe stacji roboczej.
Komputer z dyskiem twardym i 1GB RAM. Szybkość pracy zaleŜna jest
od szybkości procesora komputera. Zalecane jest uŜywanie komputerów
z procesorami nowszej generacji.
Wymagania programowe stacji roboczej.
Zainstalowana przeglądarka internetowa. Do wyświetlania moŜna uŜyć
dowolnej przeglądarki internetowej. Zaleca się Mozilla Firefox 3.x ze względu
na szybkość i bezpieczeństwo, Internet Explorer 7.x lub Operę 9.x. Ta ostatnia
jest polecana ze względu na łatwość zmiany rozmiaru wielkości ekranu
klawiszami +, - i dopasowanie go do rozdzielczości monitora.
Ochrona danych.
Dostęp do aplikacji mają stacje robocze o zdefiniowanych adresach IP
a połączenia są szyfrowane. Przy rozpoczęciu uŜytkowania aplikacji naleŜy
podać login i hasło uŜytkownika. Hasło musi składać się z minimum 8 znaków
i zawierać 2 cyfry i 2 duŜe litery.
Kopia danych jest wykonywana co 2 godziny i przechowywana przez trzy
dni robocze, kopia dzienna jest przechowywana przez 14 dni roboczych.
Współpraca systemu Akanet z przeglądarkami.
Przeglądarki internetowe posiadają funkcje umoŜliwiające zmianę
wyglądu okna począwszy od zmiany kroju czcionki, skórek, kolorów strony,
sposobu wyświetlania obrazków. Za pomocą tych narzędzi uŜytkownik moŜe
dopasować wygląd ekranu do swoich upodobań. Zasady uŜywania są opisane
w pomocy przeglądarki oraz w dodatkach i rozszerzeniach do przeglądarek.
Strona 1
Opis systemu obsługi finansów wydziału „Akanet”
_____________________________________________________________________________________
System Akanet współpracuje prawidłowo ze wszystkimi przeglądarkami
pod względem merytorycznym – pobieranie danych, wykonywanie działań
matematycznych i logicznych, filtrowanie, sortowanie danych, wydruki. Sposób
prezentacji danych na ekranie moŜe być róŜny dla róŜnych przeglądarek.
ZaleŜy to od uŜytej przeglądarki i ustawień zastosowanych przez uŜytkownika.
Np. uŜycie klawisza F11 powoduje zamknięcie/otwarcie menu przeglądarki
i umoŜliwienie uzyskania większego/mniejszego obszaru ekranu na
wyświetlanie danych.
UśYTKOWANIE PROGRAMU
W celu zalogowania się do systemu naleŜy wpisać odpowiedni adres
w pasku adresów przeglądarki. Po przejściu na wpisany adres otwiera się
strona logowania do systemu, gdzie wpisuje się ustalony login i hasło
uŜytkownika. Przy wpisywaniu hasła istotna jest wielkość liter. Hasło musi się
składać z co najmniej 8 znaków i zawierać co najmniej dwie cyfry i dwie duŜe
litery.
UMOWY – lista umów
Dodawanie umowy i tworzenie kalkulacji wstępnej.
Po zalogowaniu do systemu uŜytkownik domyślnie widoczną ma listę
umów.
Umowę dodaje się naciskając klawisz Dodaj umowę.
Dodawanie i wypełnianie pola firma opisane jest w punkcie FIRMY.
Po naciśnięciu strzałki obok pola firma, pojawia się podgląd listy firm,
z której moŜna wybrać firmę.
Pole opis wypełnia się w przypadku, gdy umowa nie jest zawierana
z firmą, tylko koszty dotyczą np. kosztów wydziałowych.
Wymagalne pola w formularzu dodawania umowy: firma lub opis,
zamawiający, typ, konto. W przypadku próby zapisu formularza bez
wypełnionych powyŜszych pól pojawia się odpowiedni komunikat. NaleŜy
wówczas wrócić do formularza i uzupełnić go odpowiednimi wpisami.
W pole Vat odliczany wpisuje się wartość współczynnika np. Vatu
odliczanego w przypadku kosztów wydziałowych.
W jednostce pole nr umowy jest nieedytowalne. Po sprawdzeniu
prawidłowości wypełnienia danych umowy i kalkulacji biuro nadaje numer
umowie. Po nadaniu numeru umowie biuro blokuje moŜliwość edycji danych
kalkulacji i od tego momentu moŜna wprowadzać koszty. Blokada (hash) jest
widoczna na liście umów. Kalkulację moŜna zmienić po jej odblokowaniu przez
biuro. Przy odblokowanej kalkulacji dodawanie kosztów w jwdnostce jest
niemoŜliwe.
Przy zapisie formularza Dane umowy jest porównywana wartość pól
kwota zlecenia z kwotą kalkulacji. W przypadku, gdy kwoty te są róŜne,
formularz nie zostaje zapisany.
Zaznaczenie pola międzynarodowa powoduje, Ŝe na formularzu Dodaj
koszt pojawia się pole Euro. Wpisywane tam wartości dla poszczególnych
kosztów są sumowane i wyświetlane w kalkulacji bieŜącej. Dla umów
międzynarodowych moŜna wydrukować kalkulację w Euro. Na wydruku
Strona 2
Opis systemu obsługi finansów wydziału „Akanet”
_____________________________________________________________________________________
kalkulacji w euro w arkuszu kalkulacyjnym Excel, wpisując w pole Kurs EUR
odpowiednie wartości, moŜna przeliczać kalkulację w złotych.
Pole zaliczki słuŜy do notowania dat i kwot wpływu zaliczek.
Wyświetlana jest ich suma.
Pole grupa tematyczna – naleŜy wybrać wartość z listy.
PRACOWNICY – lista pracowników
Dodawanie pracownika moŜna wykonać z listy pracowników lub przy
wprowadzaniu umowy, kosztu, płacy.
Dodawanie pracownika nieistniejącego w bazie do swojej jednostki:
NaleŜy znać następujące dane pracownika: pesel, nazwisko, imię, data
urodzenia, płeć. Wypełnienie tych pól jest wymagalne. Przy wprowadzaniu
danych sprawdzana jest poprawność wpisania numeru pesel.
Dodawanie pracownika istniejącego w bazie do swojej jednostki:
NaleŜy znać pesel pracownika, którego chce się dodać. Po wpisaniu numeru
w pole pesel pojawiają się pozostałe dane osobowe. NaleŜy nacisnąć klawisz
Dodaj do jednostki a następnie Zapisz. Wtedy pracownik zostanie przypisany
do jednostki, z której jego dane są edytowane. Na liście pracowników
w kolumnie jed wyświetlone są numery jednostek, do których pracownik jest
przypisany.
Edytować dane pracownika moŜna po naciśnięciu klawisza Edycja.
W biurze edytować moŜna dane pracownika tylko przypisanych do biura.
W innych przypadkach pojawia się komunikat „Nie masz uprawnień”.
Wyświetlać moŜna listę wszystkich pracowników.
NaleŜy prawidłowo wypełniać pola w formularzu. Dane są pobierane do
wydruków umów i rachunków z pracownikiem.
FIRMY – lista firm
Dodawanie firmy z poziomu listy firm:
NaleŜy uŜyć klawisz Dodaj firmę i wypełnić kolejno pola formularza
a następnie Zapisz.
Dodawanie firmy z formularza Dodawanie umowy, Dodawanie kosztu:
W pole firma naleŜy wpisać numer NIP. Jeśli po wpisaniu NIP w polu nie pojawi
się nazwa firmy oznacza to, Ŝe na liście firm nie ma firmy o takim NIP. NaleŜy
uŜyć wtedy umieszczonego po prawej klawisza Dodaj. Wtedy na formularzu
Dodawanie firmy w polu NIP pojawia się uprzednio wpisany NIP, kolejne dane
trzeba uzupełnić.
Wymagane pola na formularzu firmy to NIP, nazwa firmy, miasto. Po
wypełnieniu formularza Dodawanie firmy powraca się do formularza
Dodawanie umowy lub Dodawanie kosztu.
Dane firmy moŜna poprawić uŜywając klawisza Edytuj.
NiemoŜliwe jest wpisanie wielokrotne firmy o tym samym NIP. Przy
wpisaniu w pole NIP numeru, który juŜ istnieje w bazie, wyświetlany jest
komunikat. NIP wprowadzany jest bez kresek i odstępów między znakami.
Strona 3
Opis systemu obsługi finansów wydziału „Akanet”
_____________________________________________________________________________________
KOSZTY – lista kosztów do umowy
W celu dopisywania kosztów do umowy lub ich przeglądania naleŜy
wybrać klawisz Koszty z prawego menu na liście umów. Formularz kosztu jest
róŜny w zaleŜności od rodzaju umowy.
Nagłówek formularza Dodawanie kosztu zawiera pola, w których
wpisuje się dane z dokumentu.
Wypełnienie pola FZ zaznacza wpis jako fundusz zastrzeŜony (środki
zarezerwowane) i kwota jest podświetlana na Ŝółto na liście kosztów. Środki
zarezerwowane traktowane są w kosztach jako wydatki faktycznie popełnione.
Pola firma, nazwisko, ZP/DZP, płatność są polami wyboru. Sposób
wybierania firmy i nazwiska przy dodawaniu kosztu opisany jest w punktach
dotyczących FIRM i PRACOWNIKÓW.
Przy umowach międzynarodowych w formularzu kosztu pojawia się pole
Euro. Wpisywane tu wartości w Euro dla poszczególnych kosztów są
sumowane i wyświetlane w kalkulacji bieŜącej.
Dodawanie kosztu w umowach gdzie Vat nie jest odliczany.
Dla tych umów tabela pozycji zawiera kolumny: rodzaj kosztu, kwota
w koszty, licznik. Aby dopisać pozycję kosztu naleŜy wybrać odpowiedni rodzaj
kosztu, wpisać kwotę w koszty, wybrać licznik i nacisnąć klawisz Dodaj
znajdujący się w wierszu przy dodawanej pozycji. Po wpisaniu wszystkich
pozycji kosztu naleŜy zapisać formularz przyciskiem Zapisz i odświeŜ lub
Zapisz i wróć. Dla zapisania kosztu zerowego jest wymagane dopisanie
pozycji o zerowej kwocie w koszty.
Dodawanie kosztu w umowach gdzie Vat jest odliczany
współczynnikiem.
Dla tych umów tabela pozycji zawiera kolumny: rodzaj kosztu, netto,
kwota Vat, brutto, Vat odl. %, Vat odliczany (kwota), Vat koszt, kwota w koszty,
licznik. Aby dopisać pozycję kosztu, naleŜy wybrać odpowiedni rodzaj kosztu,
wpisać kwotę netto pozycji z faktury, kwotę Vat z faktury i licznik. W pozostałych
kolumnach wyliczane są odpowiednie wartości. Pozycję zapisuje się przez
naciśniecie klawisza Dodaj znajdującego się w wierszu przy dodawanej pozycji.
Uwaga. Przy zmianie w umowie współczynnika Vatu odliczanego z zero
na większy od zera kwoty w rekordach przepisane są do kolumny kwota brutto
kosztu (nieznana jest kwota netto ani Vat dokumentu). Kwoty te nie są wtedy
wyświetlane na liście kosztów do umowy. NaleŜy wyedytować te rekordy
i uzupełnić wpisy w kolumnach kwota netto i kwota Vat. Pozostałe kolumny
zostaną przeliczone.
W przypadku zmiany w umowie współczynnika Vat odliczanego
większego od zera na inny większy od zera, kwoty Vat odliczanego przeliczane
są we wszystkich kosztach.
W przypadku zmiany w umowie współczynnika Vat odliczanego
większego od zera na zero kwoty w kosztach są przeliczane a dane o kwotach
netto i Vat dokumentów są zapamiętywane i przywracane w przypadku
przywrócenia współczynnika.
Strona 4
Opis systemu obsługi finansów wydziału „Akanet”
_____________________________________________________________________________________
UŜytkownik moŜe w kolumnie Vat odl.% w formularzu kosztu wpisać
swoją wartość. Po zmianie współczynnika Vat odl. % w umowie i przeliczeniu
kosztów takie wpisy (zmienione indywidualnie) nie są brane po uwagę
i zachowują poprzednią wartość.
Pozycję moŜna usunąć klawiszem Usuń znajdującym się w wierszu przy
pozycji przeznaczonej do usunięcia.
Program rejestruje i wyświetla, kto i kiedy dokonał ostatni zmiany zapisu
w formularzu kosztu.
Program automatycznie nadaje kaŜdemu wpisowi unikalny numer kolejny
(pozycję). Niewykorzystane (anulowane) w ciągu dnia numery pozycji
przechodzą na dzień następny.
Wypełnienie pola hash przez biuro uniemoŜliwia dokonywanie zmian
w formularzu kosztu. Rekord otrzymuje status „tylko do odczytu”.
Z pozycji jednostki nie jest moŜliwe usunięcie ani zmiana wpisanej kwoty
w polu Kwota zamówienia.
Pod listą kosztów do umowy wyświetlana jest tabela z aktualnym stanem
wydatków dla poszczególnych rodzajów kosztów i wyświetlane oraz suma
środków zastrzeŜonych.
PŁACE – dodawanie i edycja umów (o dzieło i zlecenia) z pracownikiem
i innych wynagrodzeń: Lista umów – Płace z prawego menu
Dodawanie umowy z pracownikiem – klawisz Dodaj umowę z
pracownikiem.
Formularz ten wykorzystywany jest do sporządzania umowy i aneksu do
umowy z pracownikiem.
W polu nazwisko wpisuje się nazwisko szukanego pracownika.
W przypadku jego braku naleŜy je dopisać zgodnie z opisem w punkcie
PRACOWNICY.
Pole Działalność na formularzu: jeśli jest wypełnione to na wydrukach
umieszczony jest wpis z tego pola, jeśli nie jest wypełnione to drukowany jest
numer umowy (kalkulacji).
Pole Typ prac np. naukowo-badawcze.
Kwotą aneksu jest kwota powiększona lub pomniejszona o róŜnicę
między umową a aneksem.
W przypadku wypełnienia pola poz. rej. n-b (pozycja rejestru płac
naukowo-badawczych) nadawany jest kolejny numer rejestru. Rejestr moŜna
zobaczyć po uŜyciu klawisza pokaŜ Rejestr. Rejestr moŜna wyeksportować do
Excela zawęŜając eksport do wybranych pozycji.
Na liście umów z pracownikiem w kolumnie saldo wyświetlana jest
kwota, jaka pozostała jeszcze do wypłaty z danej umowy.
RACHUNKI DO UMÓW Z PRACOWNIKIEM
Przejście do listy rachunków do umowy z pracownikiem następuje po
naciśnięciu klawisza Rachunki na liście umów z pracownikiem.
Dodawanie rachunku następuje przy uŜyciu klawisza Dodaj rachunek.
Pole nr listy jest wymagalne.
W polu etap naleŜy wybrać częściowy lub końcowy.
W polu typ listy naleŜy wybrać odpowiedni rodzaj wynagrodzenia
Strona 5
Opis systemu obsługi finansów wydziału „Akanet”
_____________________________________________________________________________________
a w polu kwota rachunku wpisać kwotę netto rachunku. Po przejściu do
następnego pola zostaną naliczone pochodne.
W polu za jest skopiowana treść umowy z pracownikiem.
MoŜna zapisać na tym samym formularzu wynagrodzenie powyŜej
pułapu, w którym występuje obniŜona stawka ZUS. Tę kwotę wpisuje się w polu
honorarium pow. Na wydruku rachunku kwoty pól z honorarium pow. i innych
wynagrodzeń są sumowane.
W polu suma ZUS jest wyświetlona kwota pochodnych. Po naciśnięciu
klawisza Zapisz i wróć dostępny jest klawisz Wydruk pokaŜ. Opis wydruków
jest w punkcie WYDRUKI.
Wypełnienie pola hash przez biuro uniemoŜliwia dokonywanie zmian
w formularzu rachunku. Rekord otrzymuje status „tylko do odczytu”.
OGÓŁEM CHRONOLOGICZNIE
Funkcja dostępna w jednostce. Wyświetla chronologicznie koszty
z wszystkich umów.
PRZEKSIĘGOWANIA
Funkcja dostępna w biurze. Pozwala na przenoszenie zapisów pomiędzy
umowami. Po wejściu w przeksięgowania naleŜy w polu nr umowy wybrać
umowę, do której się chce przeksięgować pozycję. W przypadku dokumentów
z wieloma pozycjami przeksięgowana zostaje tylko jedna pozycja dokumentu.
NiemoŜliwe jest przeksięgowanie dokumentów przypisanych do umów
o róŜnym współczynniku Vatu odliczanego.
SORTOWANIE I FILTROWANIE REKORDÓW NA LISTACH
KaŜdą listę moŜna sortować po kliknięciu w jej nagłówek. Strzałka, która
się pojawia przy nazwie kolumny, wskazuje porządek sortowania.
Filtrować tabele moŜna po wpisaniu kryterium filtrowania w okienko nad
nagłówkiem kolumny i naciśnięciu klawisza Filtruj. MoŜna szukać dokładnego
ciągu lub wyników, które zawierają szukany ciąg, uŜywając znaku %. Np.
wpisując wartość 12345 i szukanie po numerze umowy otrzymamy jeden wynik:
12345. Wpisując %34% otrzymamy w wyniku numery umów, które zawierają
podany ciąg, czyli np. 2345, 73346 itp. Wpisując %77 otrzymamy wszystkie
kończące się na 77 a wpisując np. KW% otrzymamy KW1, KW2... KW10.
MoŜna stosować kryteria dla wielu kolumn jednocześnie. Zostaną wyświetlone
dane spełniające wszystkie kryteria.
Funkcje filtrowania i sortowania działają tak samo na wszystkich listach.
Przy filtrowaniu kwot jako separatora odzielającego miejsca dziesiętne
naleŜy uŜyć przecinka. Na filtrowanie nie ma wpływu uŜycie separatora tysięcy.
Format daty to dd.mm.rrrr. W tych przypadkach równieŜ moŜna uŜywać
klawisza % i wyświetlić np. tylko dane z konkretnego miesiąca %.02.2008 –
wyświetla dane z lutego.
Filtrowanie i sortowanie jest pamiętane do momentu usunięcia go
klawiszem Wszystkie. Wtedy zostają wyświetlane wszystkie rekordy.
Strona 6
Opis systemu obsługi finansów wydziału „Akanet”
_____________________________________________________________________________________
WYDRUK DANYCH
KaŜdą listę ekranową moŜna wydrukować przez uŜycie klawisza
Wydrukuj stronę. Wydruk uwzględnia wszystkie filtrowania i sortowania listy.
Klawisz Wydruk gotówki w górnym menu dostępny z kaŜdej listy –
rozliczenie przelewów, gotówek, delegacji. Za pomocą tej funkcji moŜna
drukować i eksportować do Excela dane przefiltrowane według róŜnych
kryteriów: licznika, nazwiska, daty rachunku, sposobu płatności, numeru konta,
pozycji.
Wydruk kalkulacji i wkładek materiałowych
Lista umów – Dane – Wydruk kalkulacji
Dostępne wydruki (arkusze Excela):
1.Wkładka skrócona
2.Wkładka pełna
3.Kalkulacja wstępna
4.Kalkulacja wynikowa
5.Saldo kalkulacji
6.Kalkulacja wstępna w Euro (dla umów międzynarodowych)
7.Kalkulacja wynikowa w Euro (dla umów międzynarodowych)
Wydruk umów i rachunków z pracownikiem
Lista umów – Płace – Rachunki – Edycja – Wydruk (pokaŜ).
Dostępne wydruki w postaci plików rtf:
Umowa zlecenie (3 rodzaje)
Umowa o dzieło (3 rodzaje)
Oświadczenie Vat
Rachunek do umowy
Oświadczenie o prawach autorskich
Oświadczenie zał.3
Oświadczenie do PIT-8C
Oświadczenie do celów podatkowych
Aneks do umowy z pracownikiem
Wydruki są realizowane w formacie rtf. Po otwarciu pliku w Wordzie,
moŜna dokonać w nim zmian i wydrukować swoje zmiany. Następny plik pojawi
się w wersji niezmienionej.
EKSPORT DANYCH
Funkcja umoŜliwia przenoszenie danych do arkusza kalkulacyjnego
Excel, gdzie moŜna je dowolnie obrabiać. Dostępne są moŜliwości:
Eksport kalkulacji wstępnych
Eksport kalkulacji wynikowych
Eksport kosztów bieŜących (zestawienie pojedynczych kosztów dla wszystkich
umów)
Eksport zamówień publicznych
KOMUNIKATY
Funkcja dostępna w biurze. UmoŜliwia umieszczenie krótkiego
komunikatu widocznego natychmiast w jednostkach.
Strona 7
Opis systemu obsługi finansów wydziału „Akanet”
_____________________________________________________________________________________
INNE FUNKCJE
KaŜdy ostatnio edytowany rekord jest podświetlany na liście Ŝółtym
kolorem.
KaŜdą tabelę moŜna przewijać do przodu lub do tyłu klawiszami
Pierwsza, Poprzednia, Następna, Ostatnia (strona). MoŜna wybrać konkretny
numer strony do wyświetlenia.
MoŜna zdefiniować ilość wyświetlanych rekordów na stronie: 18, 50, 100.
Ponadto wyświetlana jest ilość znalezionych rekordów według zadanego
kryterium.
Ułatwieniem jest moŜliwość kopiowania i wklejania zaznaczonego tekstu
np. przy powielaniu tej samej daty czy NIP lub innego tekstu przez zaznaczenie
tekstu do kopiowania i uŜycie klawiszy Ctrl-C (kopiuj) i Ctrl-V (wklej) zarówno
w obrębie programu Akanet jak i do innych i z innych.
Jest teŜ moŜliwość sporządzania wydruków z poziomu przeglądarki
internetowej – wydruk aktualnie dostępnej strony. W tym celu naleŜy wybrać
w menu przeglądarki: plik -> drukuj, ustawić odpowiednio parametry wydruku.
Okresowo lub przypadku stwierdzenia nieprawidłowego działania
programu naleŜy wyczyścić historię przeglądania w przeglądarce.
W Firefox: Narzędzia -> Wyczyść prywatne dane -> zaznaczyć: historię
przeglądanych stron, pamięć podręczną, ciasteczka, sesje uwierzytelnione
a następnie "Wyczyść prywatne dane".
W Operze: Narzędzia -> Wyczyść prywatne dane -> Szczegóły ->
zaznaczyć wszystko oprócz "wyczyść wszystkie hasła kont pocztowych" i
"wyczyść hasła menadŜera haseł" a następnie "Usuń".
Następnie nacisnąć klawisz F5 i zalogować się ponownie.
W celu uzyskania prawidłowych wydruków naleŜy w przeglądarce
ustawić wielkość i krój czcionki – w Firefox wybrać: Narzędzia – opcje – treść –
czcionki i kolory - wybrać rozmiar 10 lub mniejszy.
Instrukcja obsługi systemu jest do pobrania ze strony logowania.
Instrukcja jest tworzona w sposób przyrostowy. Zmiany umieszczane są na
końcu z podaniem daty wprowadzenia.
Wersja obecna (początkowa) jest z dn. 10 grudnia 2008.
Kontakt: [email protected]
Strona 8