Metody badania pracy i pracowników (3a)
Transkrypt
Metody badania pracy i pracowników (3a)
Projektowanie i analiza pracy Metody i narzędzia analizy pracy Materiały pomocnicze do zajęć ANALIZA PRACY badanie pracy w celu opisania w określonych kategoriach natury zadań wykonywanych przez pracownika. Polega na zbieraniu i analizowaniu informacji o: czynnościach wykonywanych na poszczególnych stanowiskach pracy wymaganiach wobec osób wykonujących tę pracę kontekście, w jakim jest wykonywana praca Cele analizy pracy: wskazanie miejsca stanowiska w organizacji, pionie organizacyjnym, dostarczenie informacji o roli i zakresie zadań pracownika, projektowanie, usprawnianie i doskonalenie przebiegu pracy, wskazanie trudności i niebezpieczeństw pracy – planowanie polityki bezpieczeństwa i profilaktyki przeciwwypadkowej, podstawa tworzenia systemów motywacyjnych i polityki wynagrodzeń – wartościowania pracy, podstawa prowadzenia polityki kadrowej – doboru, oceny, szkolenia, rozwoju i optymalnego wykorzystania kadry podstawa tworzenia systemów kompetencyjnych 2 podejścia do analizy pracy skierowane na pracę – analiza czynności, wyników pracy skierowane na pracownika: - analiza zachowań pracownika - analiza cech pracownika Wykorzystanie analizy pracy (Job Analysis) 1. Opis pracy (job description)– krótka, pisemna informacja oddająca istotę danej pracy. Zwykle zawiera identyfikatory (nazwa stanowiska, inne informacje objaśniające miejsce stanowiska w strukturze), podsumowanie (cel istnienia danego stanowiska), obowiązki i zadania, a także inne informacje jak, na przykład, relacje wobec innych stanowisk, odpowiedzialność oraz minimalne wymagania. 2. Klasyfikacja pracy (job classification)– polega na grupowaniu jednej lub więcej prac w rodziny lub kategorie na podstawie określonych kryteriów 3. Ocena pracy (job evaluation)– pozwala ocenić wartość wykonywanej pracy 4. Projektowanie i doskonalenie pracy (job design / redesign) 5. Wymagania i opisy dla rekrutacji i selekcji (human resources requirements / specification) -1- Źródła danych: proces pracy dokumentacja stanowiska pracy pracownicy i ich wiedza rezultaty pracy Metody zbierania danych: obserwacja procesu pracy: 1. fotografia dnia pracy, 2. obserwacja migawkowa, 3. autoanaliza czynności i zadań dokonywana przez pracownika 4. desktop audit analiza dokumentów, schematów organizacji, informacji o procedurach, 1. prowadzenie przez pracownika dziennika zadań, raportów czynności wywiad z pracownikiem/pracownikami, a także z osobami współpracującymi 1. technika incydentów krytycznych (CIT, Critical Incidents Technique) ankiety, listy kontrolne ze szczegółowymi pytaniami dotyczącymi zadań na danym stanowisku pracy, analiza wytworów – metoda pośrednia metody kwestionariuszowe, np: KAS - Kwestionariusz Analizy Stanowiska Pracy (PAQ, Position Analysis Questionnaire), Kwestionariusz Lubelski Analizy Stanowiska Pracy funkcjonalna analiza pracy hierarchiczna analiza zadań (HTA, Hierarchical Task Analysis) -2- PROCEDURA PRZEPROWADZANIA ANALIZY STANOWISK Przykładowy schemat przeprowadzenia analizy stanowisk pracy w firmie. Źródło: Clifford, J.P. (1995): Job Analysis. Why Do It, And How Should it Be Done? A Guide to Managing Work. Dogwood Meadows: Human Resources System Institute, s. 18-20. -3- ZASADY DOBORU ODPOWIEDNIEJ METODY ANALIZY PRACY Aby móc trafnie dobrać metodę odpowiedzmy sobie na kilka pytań: 1. Nasze cele, do czego potrzebna nam jest analiza? Do przygotowania procedur rekrutacyjnych, szkoleniowych, stworzenia stanowiska pracy, wartościowania i porównywania stanowisk pracy? 2. Na czym polega specyfika wybranej metody, a w szczególności: jaki jest poziom szczegółowość analizy czy wymagany jest pośredni czy bezpośredni kontakt z osobami dostarczającymi informacji chrakter metody, tzn. orientacja na identyfikację natężenia ogólnych cech pracy i zadań (np. PQI, FJA) vs orientacja na identyfikację specyficznych cech pracy i zadań (np. CIT) jaka jest dostępność metody (czy wymaga odpowiednich uprawnień lub szkoleń) jakie są koszty metody jaka jest ilość czasu potrzebnego na realizację odpowiednich etapów (przygotowanie, przeprowadzenie, analiza wyników) jaki rodzaj danych, które otrzymujemy w wyniku zastosowania danej metody (liczbowe, jakościowe) 3. Jakie są, w kontekście powyższych cech zadania i metody, nasze zasoby ludzkie, czasu, materialne itp. - jakie mamy ograniczenia WYBÓR METODY SPOŚRÓD CIT, HTA I PAQ: − HTA i PAQ obejmują wszystkie aspekty pracy w przeciwieństwie do CIT. Powoduje to jednak, że mogą nie obejmować mniej oczywistych, ale istotnych aspektów pracy, szczególnie ważnych podczas określania lepszego niż przeciętny poziomu wykonywania zadań. − CIT i PAQ są zorientowane na osobę, koncentrują sie na umiejętnościach i atrybutach, które nie są wychwytywane przez HTA. Jednak tylko HTA pozwala na identyfikację szczegółowych i konkretnych zadań różnicujących pracę. − PAQ dostarcza dużej ilości danych numerycznych, podczas gdy HTA dostarcza danych opisowych. CIT dostarcza danych obydwu typów danych. − Wysoko ustrukturalizowana metoda PAQ jest komercyjna i wymaga długotrwałego treningu, podczas gdy HTA i CIT mogą być stosowane od momentu zrozumienia głównej idei. − Podczas przeprowadzania HTA często stosowana jest bezpośrednia obserwacja pracy, podczas gdy PAQ i CIT opierają sie na pośrednich relacjach pracowników. − Żadna z tych metod nie przynosi wyników satysfakcjonujących, gdy stosowana jest samodzielnie, natomiast stosowane równocześnie dostarczają komplementarnych danych pozwalając na analizę niemal wszystkich obszarów pracy (Pearn i Kandola, 1993). -4- INWENTARZE ZADAŃ spisy zadań związane z danym stanowiskiem pracy lub typem pracy technika wykorzystywana przez armię Stanów Zjednoczonych technika przydatna podczas analizy dużej liczby typów prac zaliczanych do jednej kategorii podstawa tworzenia matryc wiedzy i umiejętności, określania wymogów szkoleniowych metoda specyficzna – dostosowywana do konkretnego typu pracy (w przeciwieństwie do np. PAQ) tworzone na podstawie obserwacji, wywiadu, informacji zdobywanych z różnych źródeł celem jest ustalenie zadań znaczących i ważnych dla danej pracy, ich udziału procentowego w czasie pracy, częstotliwości zadań, trudności i poziomu wymagań dla ich realizacji itp. PRZYKŁAD Inwentarz zadań pracownika apteki (technika) Ilość czasu 1- niewielka Zadanie Poziom trudności 1- bardzo łatwe Zaznacz X jeśli 2- poniżej średniej 2 – łatwe zadanie jest 3- przeciętne wykonywane 3- przeciętna 4- powyżej średniej 4 – trudniejsze niż inne 5 -znaczna Obsługuje kasę Odpowiada na pytania klientów dotyczące produktów bez recepty Prowadzi rejestr wydanych leków Przygotowuje składniki do produkcji leków Rekomenduje produkty klientom Wydaje leki przygotowywane przez farmaceutę -5- 5 – bardzo trudne HIERARCHICZNA ANALIZA ZADAŃ (HTA, Hierarchical Task Analysis) HTA – podział pracy na komponenty: zadania i sub-zadania. Dane zbierane są z różnych źródeł, np. Na podstawie obserwacji pracy lub opisu pracy. Następnie tworzy się hierarchię zadań wraz z planem ich wzajemnych relacji – diagramem HTA. Zasady: prezentacja zadań pracownika w formie hierarchicznego schematu obejmującego czynności i operacje niezbędne do ich wykonania system trzech elementów CEL (to co chcemy osiągnąć), ZADANIA (sekwencja czynności niezbędnych do jego osiągnięcia) OPERACJE (proste czynności tworzące zadania) przydatny w analizie pracy mającej na celu doskonalenie pracy pozwala na szybką identyfikację krytycznych elementów procesu pracy PRZYKŁAD JAK TO ZROBIĆ? stwórz możliwie podziel zadania najliczniejszy zbiór zadań związanych z wykonywaniem danej pracy na grupy ze względu na ich podobieństwo, pamiętaj podział nie jest ostateczny – może się zmieniać nazwij kategorie zadań – określ CEL zastanów się, jakie czynności i operacje są wykonywane aby osiągnąć rezultat w każdym z zadań – pamiętaj o stosowaniu określeń czasownikowych stwórz hierarchie czynności i operacji w obrębie każdej grupy, zastanów się: „co trzeba umieć, aby móc wykonać to zadanie?”, „czy zadanie nadrzędne może być wykonywane przez kogoś kto nie potrafi wykonać zadań podrzędnych?” poproś kogoś kto wykonuje zadania o ocenę twojej hierarchii (Seels & Glasgow, 1990) -6- TECHNIKA KRYTYCZNYCH ZDARZEŃ (CIT, Critical Incidents Technique) identyfikacja krytycznych elementów zadań i prac, w oparciu o analizę zachowań wyodrębnienia i szeregowanie zachowań istotnych dla wykonania danej pracy gromadzenie rzeczywistych danych dotyczących wykonywania pracy technika stosowana w analizie pracy, analizie zadań i ocenie potrzeb SCHEMAT OPISU ZACHOWANIA kontekst – okoliczności, które doprowadziły do tego zdarzenia, zachowanie pracownika rezultaty - konsekwencje zachowania KROK PO KROKU Na czym polega technika wydarzeń krytycznych i do czego się ją stosuje Celem CIT jest “ocena tego, co składa się na pozytywne lub negatywne efekty, poprzez analizę zdarzeń, które kończą się jednoznacznie pomyślnymi lub niepomyślnymi wynikami” (Armstrong, 2000, s.266) Ustalenie analizowanych obszarów Jakie aspekty pracy będą analizowane? Jakie wyniki wg nas pozwalają uznać, że osiągane są cele pracy? Następnie, omówienie każdego obszaru działań / obszaru pracy oraz poproszenie o podanie przykładu zdarzenia krytycznego Przykład – obsługa klienta Proszę opowiedzieć o sytuacji związanej z obsługą klienta, której był(a) Pan(i) bezpośrednim obserwatorem lub uczestnikiem. Proszę zastanowić się nad okolicznościami tej sytuacji, to znaczy przypomnieć sobie kto brał w niej udział, o co poprosił klient i co Pan(i) lub inny członek personelu zrobił i jaki był tego skutek Zebranie informacji nt krytycznego wydarzenia 1.Proszę opisać efektywne/nieefektywne i zakończone sukcesem/porażką wydarzenie 2.Proszę krótko wymienić okoliczności, które doprowadziły do tego wydarzenia 3.Co dokładnie zrobiła osoba, co sprawiło, że była efektywna 4.Jakie były rezultaty tego działania 5.Na jakim stanowisku pracuje ta osoba 6.Jak długo pracuje ta osoba Analizowanie poprawności zebranego materiału przekształcanie opisu w zdania wg schematu - okoliczności, wykonawca, jego zachowanie, rezultat ocena “krytyczności” tak przekształconych zdań – najlepiej jeśli dokonywana jest przez kilka osób przy użyciu skal punktowych -7- NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY brak wyodrębnienia jednego zdarzenia nadmierna szczegółowość opisu brak strony czynnej brak wyraźnego związku pomiędzy wydarzeniem a celem pracy opis osądzający, odwołujący się do motywów, postaw i umiejętności związanych z opisywanym zachowaniem PODNOSZENIE WIARYGODNOŚCI nie pytamy osoby o jej konkretne osiągnięcia, od analizowanego wydarzenia nie powinno upłynąć więcej niż 6-12 miesięcy zaczynamy od generowania pozytywnych przykładów JAK SOBIE RADZIĆ PODCZAS PRZEPROWADZANIA CIT uwaga na nazwę budzącą złe skojarzenia, lepiej posługiwać się np. nazwą “badanie zachowań” poprosić osobę badaną by wskazała osobę odnoszącą sukcesy na danym stanowisku i opisała dokładnie jej zachowanie lub poprosić o wymienienie rzeczy, które są niezbędne dla zakończenia jakiegoś działania sukcesem/porażką lub stworzyć listę działań (planowanie, przewodzenie, podejmowanie inicjatywy) i pracowanie w odniesieniu do danych kategorii -8- KWESTIONARIUSZ ANALIZY STANOWISKA PRACY (KAS) polska adaptacja Position Analysis Questionnaire (PAQ) metoda zorientowana na pracownika - identyfikacja wymagań wobec pracownika POWODY OPRACOWANIA PAQ: potrzeba stworzenia wystandaryzowanej metody pozwalającej na ustalenie wymagań poszczególnych stanowisk pracy potrzeba opracowania metody skutecznego porównywania wymagań na poszczególnych stanowiskach, a także efektywnego ustalania wynagrodzeń ZALETY: łatwość porównywania wymagań pracy pomaga identyfikować kluczowe umiejętności i kompetencje niezbędne do wypełniania wymagań pracy umożliwia szybkie i efektywne przeprowadzanie analizy stanowisk umożliwia grupowanie i klasyfikowanie pracy wg określonych kryteriów metoda nadal rozwijana i doskonalona wysoka standaryzacja i strukturalizacja narzędzia komputerowe opracowywanie wyników WADY: metoda komercyjna metoda wymagająca szkolenia i treningu sztywne i odgórne założenia dotyczące elementów pracy wysoka standaryzacja i strukturalizacja narzędzia Na podstawie przeczytanej literatury proszę uzupełnić poniższą tabelę: KLASP – KWESTIONARIUSZ LUBELSKI ANALIZY STANOWISKA PRACY (Biela, 1992) Liczba itemów Budowa metody (działy kwestionariusza) Skale pomiaru Wyniki kwestionariusza (forma, możliwości wykorzystania) -9- KAS – KWESTIONARIUSZ ANALIZY STANOWISKA PRACY polska adaptacja Position Analysis Questionnaire PAQ (McCormick, Jeanneret, Meham, 1975) FUNKCJONALNA ANALIZA PRACY (FJA, Functional Job Analysis) technika analizy pracy nastawiona na zadanie zawodowe powstaje przy okazji opracowywania schematu klasyfikacji zajęć na potrzeby Słownika Tytułów Zawodowych (DOT), lata 40-50-te USA celem było stworzenie metody uniwersalnej, wystandaryzowanej i efektywnej w przeciwieństwie do podejść metodologicznych koncentrujących się na ogólnym opisie pracy FJA opisuje działania pracownika wykonującego daną pracę - zawód FJA cechuje specyficzny język opisu pracy, o ściśle określonych słowach i gramatyce PODSTAWOWE ZAŁOŻENIA: PRACA = seria ZADAŃ ZADANIE = określone działanie lub seria działań mająca doprowadzić do osiągnięcia celu, zadanie może mieć charakter fizyczny, umysłowy lub interpersonalny OPIS ZADANIA SKŁADA SIĘ Z 5 KOMPONENTÓW: KTO – wykonawca zadania JAKIE DZIAŁANIE – wykonane działanie W JAKIM CELU – cel działania NA PODSTAWIE JAKICH INSTRUKCJI/INFORMACJI – opis działania UŻYWAJĄC JAKICH NARZĘDZI, WYPOSAŻENIA, POMOCY – rzeczy Działania mogą należeć do jednej z trzech skal funkcji pracowniczych, dotyczącej rzeczy, danych lub ludzi. Każda ze skal zorganizowana jest hierarchicznie, od działań najprostszych do najbardziej skomplikowanych. Oprócz tego dokonuje się oceny na skalach wymagań: umiejętności logicznego myślenia, matematycznych, językowych. Proszę zapoznać się z odpowiednimi fragmentami podręcznika Chmiela, 2002, s.66, ryc. 3.2!! -10- PROCEDURA 1.Wybierz pracę 2.Podziel pracę na zadania a)obserwuj pracownika b)w określonych odstępach czasu notuj lub w inny sposób nagrywaj jego działania posługując się standaryzowaną skalą opisu lub listą kontrolną 3.Sporządź opisy zadań a)wskaż wykonawcę b)opisz zadanie posługując się czasownikami c)wskaż obiekt czasownika (do kogo/czego podejmowane jest działanie) d)opisz wyposażenie, narzędzia i pomoce używane do zadania (Machine, Tools, Equipement, Work Aids, MTEWA) Struk tura zdań w funkcjonalnej analizie pracy Źródło: Brannick, M.T., Levine, E.L. (2005). Job Analysis: Methods, Research, and Applications for Human Resource. Sage Publications, s. 48. e)opisz oczekiwany wynik zadania (Materials, Products, Subject Matter and Services, MPSMS) -11- 4.Sklasyfikuj każde zadania na skali funkcji pracowniczych a)określ interakcję – dane, rzeczy, ludzie b)określ poziom trudności 5.Określ udział czasowy każdego obszaru a)określ procentowy udział działań z danymi, rzeczami, ludźmi w każdym zadaniu (suma ma wynieść 100%) 6.Określ dodatkowe wymagania a)określ poziom wyszkolenia b)określ poziom wymaganych umiejętności logicznego myślenia, matematycznych lub językowych 7. Sporządź wystandaryzowaną notatkę -12-