dążenie do zakończenia sesji mediacyjnej, walka z impasem

dr Marta Janina Skrodzka
PODSTAWOWE ETAPY POSTĘPOWANIA MEDIACYJNEGO –
DĄŻENIE DO ZAKOŃCZENIA SESJI MEDIACYJNEJ, WALKA Z IMPASEM
ORAZ ZAMKNIĘCIE SESJI MEDIACYJNEJ
I ROLA MEDIATORA W ICH TRAKCIE
Wprowadzenie
Mediacja, pomimo, że jest procesem odformalizowanym i elastycznym składa się z
kilku podstawowych etapów, bez względu na rodzaj postępowania, w ramach którego jest
prowadzona, czy kraj, w którym ma miejsce. Podstawowe etapy postępowania mediacyjnego
zostały przedstawione w poprzednich artykułach. Celem niniejszego zaś jest przeanalizowanie
problemów, które mogą pojawić się podczas mediacji (zwłaszcza na etapie dążenia do jej
zakończenia) oraz sposobów poradzenia sobie z nimi. Dodatkowym założeniem jest również
szczegółowe wyjaśnienie etapu mediacji, jakim jest zamknięcie sesji mediacyjnej.
Dążenie do zakończenia sesji mediacyjnej
Jednym z ostatnich etapów postępowania mediacyjnego, jest dążenie do zakończenia
sesji mediacyjnej oraz – w przypadku wypracowania porozumienia – praca nad ugodą. W tej
części mediacji strony, z pomocą mediatora, negocjują możliwe rozwiązania zaistniałego sporu.
Właśnie w czasie tak prowadzonych negocjacji nierzadko dochodzi do ich chwilowego
zatrzymania - impasu. Oznacza to, że w trakcie postępowania mediacyjnego pojawiły się
bariery negocjacyjne, które z pomocą mediatora należy pokonać, aby móc efektywnie
kontynuować negocjacje dotyczące ostatecznego rozwiązania problemu.
Jednym z wyraźnych sygnałów wystąpienia impasu jest m. in. fakt, że strony sporu
przerywają swoje wpowiedzi w taki sposób, że nie można od nich uzyskać żadnych informacji
lub też zaczynają zachowywać się w stosunku do siebie zbyt głośno i niegrzecznie lub są na
siebie bardzo złe. Innymi istotnymi przejawami wystąpienia barier jest to, że skonfliktowane
strony powtarzają wiele razy te same informacje, nie dowiadując się niczego nowego od siebie
lub też nie słyszą ważnych kwestii, które zostały wypowiedziane przez drugą stronę. Wskazane
przykłady odnoszą się przede wszystkim do podstawowego problemu występującego nie tylko
na tym etapie, ale w trakcie całego postępowania mediacyjnego, jakim jest problem z
komunikacją stron. W związku z tym należy przypomnieć, że podstawowym celem mediacji i
podstawową rolą mediatora jest usprawnienie procesu komunikacji między stronami, tak aby
wspólnie mogły znaleźć dobre rozwiązanie ich sporu. Warto wskazać, że impas komunikacyjny
pojawia się także m. in. gdy strony stosują:
a) filtrowanie – tzn. słuchają wybiórczo, wybierają informacje, w oparciu o które
formułują swoją odpowiedź;
b) porównanie – tzn. oceniają lub porównują się z drugą stronu sporu;
c) skojarzenia – oparte o treść wypowiedzi drugiej strony;
d) przygotowanie odpowiedzi – tzn. myślą, co powinny za chwilę odpowiedzieć, nie
koncentrując się przy tym na wypowiedzi drugiej strony;
e) domyślanie się – czyli próbują zgadnąć, co druga strona ma „naprawdę” na myśli;
f) osądzanie – co oznacza, że podczas rozmowy jedna strona ocenia drugą m. in. poprzez
stereotypowe myślenie o niej lub o jej wypowiedzi, w związku z czym reaguje
schematycznie;
g) utożsamienie się – tzn. odnoszą każdą wypowiedź drugiej strony do własnego życia
i osądzają w kontekście własnych doświadczeń;
h) sprzeciwianie się – tzn. negują wypowiedź drugiej strony bez wysłuchania jej do
końca;
i) gaszenie – czyli wygłaszają sarkastyczne uwagi, które zniechęcają drugą stronę do
kontynuowania wypowiedzi;
j) przekonanie o swojej racji – tzn. podnoszą głos, atakują, by obronić własne
stanowisko, co przejawia się także brakiem zgody na inny punkt widzenia danego
problemu;
k) zmianę toru – tzn. obracają wypowiedź drugiej strony w żart lub zmieniają temat;
l) zjednywanie – tzn. słuchają na tyle by nie zgubić wątku, ale tak naprawdę w ogóle się
nie angażują w komunikację.
Poza typowymi barierami komunikacyjnymi, na etapie prowadzenia negocjacji, których
celem jest – co wymaga podkreślenia raz jeszcze - wypracowanie wspólnego i dobrego dla obu
stron rozwiązania sporu, pojawiają się także typowe bariery negocjacyjne. Jedną z nich jest m.
in. tzw. zagranie wysokie lub niskie. Zagranie wysokie lub niskie polega na tym, że jedna ze
stron sporu składa drugiej stronie silnie zawyżoną lub zaniżoną ofertę początkową. Taka
sytuacja powoduje ryzyko, że strony nie dojdą do porozumienia, ponieważ druga z nich
musiałaby silnie zaniżyć swoje oczekiwania lub bardzo podwyższyć swoją ofertę. To
oznaczałoby, że strona ustępująca straciłaby wiarygodność.
Innym przykładem impasu negocjacyjnego jest tzw. subiektywna wartość przedmiotu
sporu. Z tym problemem najczęściej spotykają się strony, dla których przedmiot negocjacji
stanowi różną wartość. To, co przez jedną ze stron przedstawiane jest jako zaleta, przez drugą
ze stron może być traktowane jako wada.
Walka z impasem – techniki komunikacyjne i negocjacyjne
Pomimo wystąpienia impasu w komunikacji czy w negocjacjach, postępowanie
mediacyjne może zakończyć się osiągnięciem porozumienia i zawarciem ugody, jeżeli
mediator pomoże stronom pokonać zaistniałą barierę.
W przypadku impasu komunikacyjnego, mediator może pomóc stronom pokonać daną
barierę, poprzez zastosowanie odpowiednich technik komunikacyjnych. W procesie
komunikacji ważne bowiem jest zarówno to, co strony chcą przekazać sobie nawzajem ale także
sposób przekazu, czyli to w jaki sposób dany komunikat zostanie przekazany drugiej stronie.
Sposób komunikowania może wzmacniać lub osłabiać komunikat, może uwiarygodnić go lub
odebrać mu wiarygodność. Techniki komunikacyjne są narzędziami, które pomagają zrozumieć
i przyjąć stanowisko drugiej strony. Wspomagają one proces porozumienia pomiędzy
rozmówcami. Celem użycia wskazanych technik jest m. in. zbudowanie atmosfery zaufania,
bezpieczeństwa i otwartości. Atmosfery, która sprzyja szczerej rozmowie i pomaga pozbyć się
barier komunikacyjnych.
Jedną z podstawowych technik komunikacyjnych jest parafraza – czyli powtórzenie
stronom esencji tego, co powiedziały, w sposób neutralny (bez użycia słów bolesnych,
krzywdzących, czy opiniotwórczych), przy jednoczesnym utrzymaniu siły twierdzeń lub
wypowiedzi. Właściwie skonstruowana i zastosowana parafraza pomaga kształtować
efektywne zachowania negocjacyjne stron. Pomaga obu stronom usłyszeć się nawzajem,
poprzez skupienie ich uwagi na istotnych problemach, celach czy innych ważnych dla stron
kwestiach. Pokazuje zrozumienie istotnych kwestii przez mediatora, a więc usprawnia proces
komunikacji.
Inną techniką komunikacyjną jest dowartościowanie, polegające na umiejętnym
podkreśleniu określonych kompetencji lub zdolności wypowiadającej się strony. Celem
zastosowania tej techniki jest wzmocnienie i docenienie starań, działań, intencji, deklaracji
wypowiadającej się strony sporu, tak aby podkreślić ich ważność i wartość. Dzięki prawidłowo
użytemu dowartościowaniu wzmacniana jest atmosfera zaufania i życzliwości oraz współpracy
między stronami. Opisana technika pozwala docenić i podkreślić osiągnięcia, sukcesy, czy
postępy negocjacyjne stron; wzmacnia także słabszą stronę.
Kolejnym przykładem techniki komunikacyjnej jest odzwierciedlenie uczuć.
Odzwierciedlenie uczuć oznacza wyrażenie uczuć i emocji wypowiadającej się strony sporu,
poprzez przekazanie ich neutralnymi słowami przez osobę słuchającą. Celem tej techniki jest
zrozumienie stanu emocjonalnego wypowiadającej się strony sporu. Umiejętne zastosowanie
odzwierciedlenia uczuć pomaga stronom sporu zapanować nad emocjami i uczuciami, poprzez
ujawnienie ich i nazwanie. Wskazana technika daje poczucie zrozumienia przez słuchających,
umożliwia także wypowiadającej się stronie sporu właściwą ocenę swoich uczuć i emocji.
Następnym przykładem techniki, która pozwala na pokonanie barier komunikacyjnych
i przybliża strony do efektywnego zakończenia ich sporu, jest wyjaśnianie. Wyjaśnianie to
inaczej precyzowanie oraz porządkowanie ważnych kwestii za pomocą odpowiednich pytań
(np.: otwartych, zamkniętych, ogólnych lub szczegółowych). Celem zastosowania tej metody
może być ustalenie najważniejszych kwestii, diagnoza sytuacji lub problemu. Wyjaśnianie
pozwala zrozumieć problem, który jest podstawą sporu i jego przyczyny; umożliwia
rozpoznanie najważniejszych kwestii, które należy poruszyć podczas postępowania
mediacyjnego lub też umożliwia zdobycie dodatkowych informacji, ważnych dla całego
procesu mediacji. Wskazana technika pozwala również sprawdzenie, czy osoby słuchające
dobrze zrozumiały intencje wypowiadającej się strony sporu oraz określenie ewentualnych
rozbieżności.
Dzięki
wyjaśnieniu
strony
mają
także
szansę
na
uporządkowanie
przekazywanych sobie informacji.
W walce z impasem pomocne jest także zastosowanie podsumowania, polegającego na
zebraniu i streszczeniu najważniejszych kwestii, informacji, myśli, czy uczuć, które pojawiły
podczas danej części procesu komunikacji stron sporu. Celem zastosowania podsumowania jest
przede wszystkim: zebranie i prezentacja najważniejszych kwestii zaprezentowanych przez
strony sporu; wyciągnięcie wniosków; skupienie uwagi na istocie problemu; skorygowanie
nieścisłości; pokazanie postępów poczynionych w trakcie danego etapu mediacji lub jego
zamknięcie; czy też chęć przejścia do następnego etapu mediacji. Właściwie użyte
podsumowanie pokazuje stronom sporu, że mediator aktywnie uczestniczy w procesie mediacji
i słucha stron sporu. Jest to również narzędzie, które pomaga stronom zorganizować myśli, a
poprzez opuszczenie lub sparafrazowanie ataków, pomaga drugiej stronie sporu usłyszeć to, co
zostało powiedziane. Dzięki zastosowaniu podsumowania strony sporu mogą dostrzec
płaszczyznę wspólnych interesów, a mediator może w bardziej efektywny sposób
zorganizować dalszą dyskusję oraz pokazać postęp, jaki do tej pory wykazały strony.
Poza sposobami pokonania barier komunikacyjnych ważne są także metody radzenia
sobie z impasem negocjacyjnym. Najczęstszą przyczyną wystąpienia, chociażby wskazanych
w niniejszym artykule, przykładowych barier negocjacyjnych jest nieumiejętne przygotowanie
się do negocjacji lub całkowity brak przygotowania. W przypadku nieprzygotowania się do
negocjacji w postępowaniu mediacyjnym, czy też niewłaściwego przygotowania się do tego
procesu, mediator przy pomocy odpowiednich technik może pomóc stronom w naprawieniu
popełnionych błędów i doprowadzić do wypracowania efektywnej ugody. Jednym ze sposobów
wyjścia z impasu negocjacyjnego jest najczęściej indywidualna praca mediatora z każdą ze
stron podczas spotkań odrębnych. W trakcie tych spotkań mediator może poprosić każdą ze
stron o zastanowienie się i wypisanie na kartce tych kwestii, celów, problemów, na których
danej stronie najbardziej zależy. Następnie mediator może poprosić każdą ze stron o
uporządkowanie „listy życzeń” w kolejności od najważniejszych do najmniej istotnych kwestii,
celów lub problemów. Ponadto mediator może poprosić strony o zastanowienie się, w związku
z powstałą listą, nad sposobami realizacji najważniejszych kwestii, celów, lub rozwiązania
problemów i propozycjami, które zostaną złożone drugiej stronie sporu, aby osiągnąć
najważniejszy cel lub rozwiązać najważniejszą kwestię, czy problem. Mediator widząc
wystąpienie bariery negocjacyjnej, jaką jest niewłaściwe przygotowanie się stron do negocjacji,
może także poprosić strony sporu aby spróbowały określić swoje dolne i górne granice
składanych propozycji rozwiązań danego problemu. Dzięki takiemu zabiegowi strony
wyznaczą tzw. ZOPĘ (ZOPA - z ang. Zone of Possible Agreement) – czyli strefę negocjowanej
ugody, która pozwala na sprawdzenie i określenie wspólnego pola negocjacyjnego stron. Już
tylko wskazane przykładowe techniki, pozwalają stronom na pokonanie impasu
negocjacyjnego poprzez precyzyjne określenie swoich potrzeb i celów; uświadomienie sobie
co jest dla każdej ze stron sporu najważniejsze i w jakich granicach powinny negocjować
przyszłe porozumienie. Dzięki zastosowaniu przedstawionych technik wzrasta m. in.
świadomość stron, co ułatwia prowadzenie negocjacji.
Podsumowanie – parę słów o zamknięciu sesji mediacyjnej
Na koniec warto jeszcze wskazać, że po pokonaniu barier komunikacyjnych i
negocjacyjnych mediator powinien zamknąć sesję mediacyjną. Zamknięcie sesji mediacyjnej
może oznaczać zawarcie ugody i zakończenie całego procesu mediacji (szerzej na temat ugody
i zakończenia mediacji poprzez jej zawarcie w kolejnym artykule), ale dochodzi do niego także
wtedy, gdy mediator kończy postępowanie mediacyjne bez osiągnięcia porozumienia lub też
proponuje przerwę w mediacji i wyznacza kolejną sesję mediacyjną. Bez względu na cel
zakończenia sesji mediacyjnej mediator powinien podsumować pracę stron i wskazać na
moment, w których znajdują się strony i spór oraz podziękować stronom za pracę i wysiłek,
jaki włożyły w pracę nad rozwiązaniem problemu. W przypadku przerwy w postępowaniu
mediacyjnym rolą mediatora jest ponadto zadanie stronom pracy domowej – np. problemów do
przemyślenia, które będą podstawą do kontynuowania mediacji podczas kolejnej sesji. W
sytuacji zakończenia sesji mediacyjnej bez osiągnięcia porozumienia, mediator może także
pomóc stronom w rozważeniu podjęcia innego sposobu rozwiązania sporu, czy też w
przemyśleniu ze stronami następnych kroków, jakie mogą podjąć, celem rozwiązania sporu.