zasady dokonywania i rozliczania zakupów ze środków na

ZASADY DOKONYWANIA I ROZLICZANIA ZAKUPÓW ZE ŚRODKÓW NA PROWADZENIE
BADAŃ NAUKOWYCH NA WYDZIALE NAUK EKONOMICZNYCH UW
CELE DOTACJI PODMIOTOWEJ NA UTRZYMANIE POTENCJAŁU BADAWCZEGO (BST)
Zasady przyznawania i wykorzystywania dotacji podmiotowej na utrzymanie potencjału badawczego
(tzw. BST) reguluje Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 11 września 2015 r.
w sprawie sposobu ustalania wysokości dotacji i rozliczania środków finansowych na utrzymanie
potencjału badawczego oraz na badania naukowe lub prace rozwojowe oraz zadania z nimi związane,
służące rozwojowi młodych naukowców oraz uczestników studiów doktoranckich. Cele, na które
mogą być przeznaczone środki pochodzące z tzw. dotacji na działalność statutową określa USTAWA z
dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (z późn. zmianami).
Dotacja ta obejmuje:
a) działania niezbędne do rozwoju specjalności naukowych lub kierunków badawczych oraz
rozwoju kadry naukowej, w tym badania naukowe lub prace rozwojowe ujęte w planie
finansowym jednostek naukowych,
b) utrzymanie infrastruktury badawczej, w tym bibliotek i archiwów,
c) koszty związane z zatrudnieniem niezbędnej kadry naukowej i inżynieryjno-technicznej, (,
nie uwzględnia się kosztów utrzymania potencjału badawczego związanego z działalnością
dydaktyczną oraz kosztów związanych z zatrudnieniem pracowników naukowodydaktycznych zajmujących się działalnością dydaktyczną),
d) zakup lub wytworzenie aparatury naukowo-badawczej związanej z realizacją zadań, o
których mowa w lit. a, niestanowiącej dużej infrastruktury badawczej,
e) współpracę naukową krajową i zagraniczną niezbędną do realizacji zadań, o których mowa
w lit. a, f) działalność jednostki naukowej w zakresie upowszechniania nauki (promowanie
przedsięwzięć innowacyjnych wykorzystujących wyniki badań naukowych lub prac
rozwojowych, upowszechnianie, promowanie i popularyzowanie osiągnięć naukowych lub
naukowo-technicznych, tworzenie, przetwarzanie, udostępnianie i upowszechnianie
informacji naukowych i naukowo-technicznych, sporządzanie ekspertyz, opinii i ocen
naukowych, podejmowanie innych działań szczególnie ważnych dla rozwoju nauki)
g) koszty restrukturyzacji jednostek naukowych w zakresie zadań określonych w lit. a, c–e;
KATALOG KOSZTÓW KWALIFIKOWANYCH

W RAMACH BST I DSM:
Za koszty badań można uznać w szczególności:


zakupy sprzętu komputerowego z oprogramowaniem,
zakupy danych i/lub koszty ich wytworzenia





koszty związane z udziałem w konferencjach naukowych i współpracą naukową, w tym:
opłaty konferencyjne, koszty wyjazdów krajowych i zagranicznych,
koszty związane z udziałem w szkołach letnich i stażach,
zakupy literatury, opłaty za tłumaczenia artykułów, recenzje, publikacje,
materiały biurowe i eksploatacyjne,
inne koszty, których poniesienie jest niezbędne do prowadzenia badań.
Koszty te powinny cechować się związkiem z badaniami i mieć do nich adekwatną skalę (biorąc pod
uwagę też liczbę osób zaangażowanych w badania).

W RAMACH INNYCH PROGRAMÓW:
Koszty kwalifikowane w ramach projektów finansowanych przez Narodowe Centrum Nauki to:



koszty wynagrodzeń, stypendiów
zakupy aparatury naukowo-badawczej, sprzętu komputerowego, oprogramowania
pozostałe koszty bezpośrednie, w tym: koszty usług zlecanych podmiotom zewnętrznym
niezbędne do realizacji projektu, wydatki związane z podróżami służbowymi
wykonawców projektu oraz kosztami przyjazdu współpracujących zewnętrznych
ekspertów, zakup danych, opłaty publikacyjne, zakup literatury naukowej, drobne
materiały eksploatacyjne materiały biurowe.
Szczegółowy wykaz kosztów, które mogą być ponoszone w ramach projektów NCN, jest
publikowany w dokumentacji ogłaszanych konkursów. Dokumentacja ta stanowi podstawę
konstrukcji budżetu wniosków przygotowywanych przez pracowników na konkurs. Koszty
ponoszone na wykonanie konkretnego, przyznanego projektu badawczego muszą odpowiadać
założeniom zapisanym we wniosku.
W niektórych projektach NCN dopuszcza ograniczone zmiany zaplanowanych wydatków. To,
jakie są możliwości zmian, wskazują warunki konkretnego projektu. Zmiany zawsze wymagają
zgody rektora, a często również aneksu do umowy o wykonanie projektu, o który występuje się
do NCN za pośrednictwem rektora. Ze strony WNE wystąpienia obsługuje Dziekanat – sekcja ds.
badań.
Zakupy powinny być dopasowane do harmonogramu projektu, czyli w szczególności zakup
sprzętu i oprogramowania powinien poprzedzać wykonywane na nim analizy.
Wydatki ponoszone w projektach finansowanych przez Komisję Europejską, Ministerstwo Nauki i
Szkolnictwa Wyższego czy Narodowe Centrum Badań i Rozwoju, powinny być zgodne z
wytycznymi zapisanymi w dokumentacji konkursu, w ramach którego jest realizowany dany
projekt.
Wszelkie zmiany wynikłe w trakcie trwania projektu, w tym dotyczące budżetu projektu powinny
być dokonywane na podstawie umowy projektu, jak również regulaminu konkursu. Zwykle
zmiany (od pewnego progu) wymagają wnioskowania o akceptację do grantodawcy za
pośrednictwem rektora. Ze strony WNE wystąpienia obsługuje Dziekanat – sekcja ds. badań.
ZAKUP SPRZĘTU, MATERIAŁÓW BIUROWYCH I KSIĄŻEK
1. Wszystkie zakupy muszą być dokonywane zgodnie z procedurami obowiązującymi na UW.
Należy sprawdzić, czy planowany zakup musi zostać dokonany w firmie wybranej w
przetargu. Dotyczy to przede wszystkim zakupu sprzętu, artykułów biurowych, papieru ksero
i biletów lotniczych. Informacje na temat prowadzonych postępowań przetargowych znajdują
się na stronie http://www.uw.edu.pl/zamowienia-publiczne/.
2. Zakup usług i sprzętu wymaga podpisania umowy, w której zawarte są postanowienia
dotyczące cech kupowanej usługi lub sprzętu, terminy dostaw, zasady udzielanej gwarancji i
inne istotne postanowienia dopasowane do przedmiotu umowy. Każda umowa musi być
zaopiniowana przez prawników UW. Umowę ze strony WNE podpisuje dziekan.
3. Zakup aparatury i sprzętu komputerowego jest możliwy wyłącznie w drodze przetargu
organizowanego przez UW przy czym są dwie drogi zakupów:
a) skorzystanie z zakupów dokonywanych przez Dział Wsparcia Informatycznego
http://portal.uw.edu.pl/es/web/dwi/sprzet_komputerowy, oferujący kilka typów
komputerów, monitorów i innych urządzeń
b) skorzystanie z procedury przetargowej prowadzonej przez WNE.
4. Zasady wykorzystania zakupionego sprzętu są następujące.
a) Zakupiony sprzęt jest własnością Wydziału Nauk Ekonomicznych UW. Znajduje się w
ewidencji prowadzonej przez sekcję administracyjną. Sprzęt zakupiony samodzielnie
należy dostarczyć do sekcji administracyjnej w celu włączenia go do ewidencji (to
warunek rozliczenia jego zakupu).
b) Za sprzęt kupiony ze środków WNE i projektów badawczych odpowiada materialnie
pracownik, który użytkuje sprzęt poza siedzibą WNE. Osoba ta musi podpisać
dokument przyjęcia środka trwałego (OT), protokół odbioru oraz rewers
wypożyczenia sprzętu.
c) Wypożyczenie sprzętu osobom nie będącymi pracownikami wydziału jest możliwe
pod warunkiem wzięcia odpowiedzialności za ten sprzęt przez pracownika, który
musi podpisać dokumenty wymienione w pkt. B.
d) W razie zgubienia sprzętu pracownik, który wypożyczył sprzęt, jest zobowiązany do
zwrotu jego wartości Wydziałowi Nauk Ekonomicznych UW.
e) Przed rozwiązaniem umowy o pracę osoba, która użytkuje sprzęt poza Wydziałem
Nauk Ekonomicznych UW musi go zwrócić.
5. Zakupu licencji standardowego oprogramowania (MS Office, Adobe, itp.) lub
antywirusowego należy dokonywać poprzez Dział Wsparcia Informatycznego UW
(http://portal.uw.edu.pl/web/dwi/zakupy-licencje).
Zakupy
niestandardowego
oprogramowania traktowane są jak każdy inny zakup.
6. Zakupu książek można dokonać samodzielnie albo za pośrednictwem biblioteki wydziałowej
(kontakt: kierownik biblioteki). Zakupione książki są własnością Wydziału Nauk
Ekonomicznych UW. Pracownik, który kupuje książki dla użytku własnego, powinien
prowadzić ich rejestr.
7. Zakupu papieru i tonerów można dokonać za pośrednictwem sekcji administracyjnej
(kontakt: kierownik).
8. Każdy zakup wymaga prawidłowo wystawionej faktury na Uniwersytet Warszawski. Ze strony
WNE realizację faktur zapewnia Pełnomocnik kwestora i sekcja finansowa.
PROCEDURY STOSOWANE PRZY SAMODZIELNYCH ZAKUPACH
1. Samodzielna możliwość zakupu dobra lub usługi istnieje tylko wtedy, kiedy nie podlegają one
procedurze przetargowej. Informacji w tym zakresie udziela Pełnomocnik Dziekana ds.
procedury przetargowej.
2. Przed planowanym zleceniem zakupu usług, np. zleceniem zewnętrznej firmie wykonania
badania lub drukiem publikacji, należy zawrzeć z wykonawcą umowę zatwierdzoną przez
prawników UW. Wydział jest reprezentowany przez Dziekana WNE i to on podpisuje umowę.
3. Zakup zbiorów danych jest koordynowany przez pełnomocnika dziekana ds. zakupu i
wykorzystania zbiorów danych według osobnego regulaminu.
4. Przed dokonaniem zakupu gotówkowego lub przy użyciu własnej karty bankowej należy
uzyskać zgodę Prodziekana ds. Naukowych na użycie środków własnych. W podaniu należy
opisać przedmiot zakupu, planowaną kwotę, podać źródło finansowania, wskazać przyczynę,
dla której użycie środków własnych jest właściwe. Podanie można wysłać mailem na adres:
[email protected] lub bezpośrednio do prodziekana
5. Każdy zakup krajowy wymaga faktury.
a) faktura musi być wystawiona na:
Uniwersytet Warszawski
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
NIP: 525-001-12-66
Dla zakupów zagranicznych:
University of Warsaw
Krakowskie Przedmiescie 26/28
00-927 Warsaw
VAT No. PL5250011266
b) Fakturę należy złożyć w sekcji finansowej WNE w celu jej rozliczenia i dokonania
płatności przez UW na rzecz sprzedawcy (jeśli jest to faktura płatna przelewem).
c) Każdą fakturę należy na odwrocie zwięźle opisać, podając uzasadnienie merytoryczne
zakupu i źródło finansowania, załączyć (jeśli wymagana) oryginał umowy z
wykonawcą wraz z protokołami poświadczającymi odbiór zamówionej usługi lub
towaru.
d) Przy zakupach gotówkowych należy na odwrocie faktury podać numer konta
osobistego, na które ma zostać dokonany zwrot pieniędzy. W przypadku zakupów
płatnych własną kartą, należy do faktury dołączyć wyciąg z terminala lub inne
potwierdzenie płatności.
e) Przy fakturach płatnych przelewem minimalny termin płatności wynosi 14 dni, co
oznacza, że dopiero w takim terminie po złożeniu faktury w sekcji finansowej WNE
płatność może być zrealizowana.
f) W przypadku opóźnionego złożenia faktury płatnej przelewem, jeśli stanie się to
powodem naliczenia Uniwersytetowi odsetek, zostanie nimi obciążony pracownik,
który dokument przetrzymał.
g) Jeśli umowa przewiduje wpłacenie zaliczki kontrahentowi, podstawą jej dokonania
musi być umowa i faktura PRO FORMA. Ostatecznego rozliczenia zakupu dokonuje
się na podstawie faktury.
h) Zwrot za opłacone faktury w walucie obcej dokonywany jest po przeliczeniu wartości
faktury po kursie NBP z dnia poprzedzającego jej wystawienie (Pismo Prorektora ds.
Rozwoju i Polityki Finansowej z dnia 18.08.2014 roku).
6. Opłata składek członkowskich w stowarzyszeniach naukowych może być dokonywana ze
środków BST, DSM, środków pochodzących z części kosztów pośrednich zgromadzonych na
kontach kierowników projektów. Jest ona jednak traktowana zgodnie z przepisami
finansowymi jako dochód własny pracownika i zostaje ujęta w PIT.
9. Prowadzenie rozliczania zakupów leży w gestii Pełnomocnika kwestora i sekcji finansowej.
Tam też można uzyskać pomoc w tych sprawach.
ZAKUPY W PROCEDURZE PRZETARGOWEJ ORGANIZOWANEJ NA WNE
1. Wydział uruchamia regularne procedury przetargowe na sprzęt komputerowy 3 razy w roku,
co wynika z ich długotrwałości.
2. Wnioski o zakup sprzętu wraz z określeniem środków na jego zakup (wysokość, źródła
finansowania) należy kierować do Pełnomocnika dziekana ds. zakupów w trybie przetargu p
w terminach
 do 31 stycznia
 do 31 maja
 do 30 września
3. Do wniosku o zakup sprzętu należy dołączyć jego wymaganą charakterystykę (ale w sposób
uniemożliwiający identyfikację poszczególnych, konkretnych produktów i sprzedawców)
Pomocy w określeniu charakterystyk sprzętu (specyfikacji) udziela pełnomocnik Dziekana ds.
zakupów w trybie przetargu i pracownicy Pracowni Informatycznej.
4. Spośród ofert, które zostają zgłoszone i spełniają wymagania jakościowe, wybrana musi być
najtańsza, chyba, że w przetargu uwzględniono inne, specyficzne kryteria oceny ofert
5. Rozstrzygnięć przetargów należy spodziewać się po około 3 miesiącach.
6. W wyjątkowych przypadkach (np. nieprzewidywanego udziału w projekcie, konieczności
realizacji badań ankietowych) przetarg może być realizowany poza podanymi terminami.
7. Formalności związanych z zakupem w formie przetargu dokonuje do Pełnomocnika dziekana
ds. zakupów w trybie przetargu (współpracując z Pracownią Informatyczną, sekcją finansową
i sekcją administracyjną).
8. W przypadku 2 nieskutecznych przetargów (kiedy nie wyłoniono dostawcy) na sprzęt
komputerowy można wystąpić o zakup z wolnej ręki, zgodnie z art. 66 ust. 1 ustawy - Prawo
zamówień publicznych. W tym trybie należy zgromadzić co najmniej 3 oferty, obowiązuje
zakup na podstawie oferty najtańszej.
PODRÓŻE SŁUŻBOWE
Informacje na temat rozliczania podróży służbowych zgodnie z regulacjami UW oraz potrzebne
dokumenty można znaleźć na stronie: http://www.bwz.uw.edu.pl/?page_id=914 oraz w osobnej
instrukcji wydziałowej.