Specyfikacja sprzątania części wspólnych

SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA
Zarząd Czarnkowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej
Osiedle Parkowe 13 D, 64-700 Czarnków
tel. (067) 255-32-47 do 49, fax (067) 255-32-47 w. 23
NIP 763-000-34-75
działając w oparciu o obowiązujący „Regulamin wyboru wykonawców robót budowlanych, usług
i dokonywania zakupów w Czarnkowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Czarnkowie”
ogłasza przetarg nieograniczony
na sprzątanie części wspólnych w nieruchomościach oraz terenów zewnętrznych przy budynkach
wchodzących w skład zasobów Czarnkowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej
w Czarnkowie.
Zamawiający:
Czarnkowska Spółdzielnia Mieszkaniowa w Czarnkowie
Osiedle Parkowe 13 D, 64 - 700 Czarnków,
Przedmiot zamówienia:
1. Przedmiotem umowy jest wykonywanie usługi kompleksowego sprzątania części
wspólnych w budynkach mieszkalnych wchodzących w skład zasobów mieszkaniowych
Czarnkowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Czarnkowie, przy użyciu własnych
materiałów i środków chemicznych, odpowiednich dla danej powierzchni.
2. Ponadto przedmiotem umowy jest wykonywanie sprzątania terenów zewnętrznych przy
budynkach mieszkalnych wchodzących w skład zasobów mieszkaniowych
Czarnkowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Czarnkowie.
3. W skład zasobów mieszkaniowych objętych niniejszym zamówieniem obejmuje 38
budynków mieszkalnych (wykaz budynków stanowi integralną część umowy), które
posiadają 103 klatki schodowe, 38 piwnic, 57 pralni i 114 pomieszczeń suszarni.
Zakres usługi sprzątania obejmuje utrzymanie czystości poprzez:
 1 raz w tygodniu zamiatanie powierzchni klatek schodowych, wycieranie parapetów
i poręczy,
 1 raz w tygodniu mycie powierzchni klatek schodowych na mokro, wycieranie skrzynek
pocztowych oraz usuwanie pajęczyn, dodatkowo odświeżanie sprzątanych powierzchni
aromatycznymi olejkami eterycznymi,
 1 raz w tygodniu mycie drzwi wejściowych do budynku i drzwi wejściowych do piwnic ,
 1 raz w miesiącu czyszczenie kratek wejściowych,
 1 raz w kwartale mycie lamperii,
 1 raz w kwartale mycie balustrad,
 1 raz w kwartale mycie okien,
 1 raz w kwartale mycie i odkurzanie lamp,
 1 raz w kwartale zamiatanie piwnic i omiatanie z pajęczyn,
1
 1 raz w tygodniu wyzbieranie w razie konieczności wygrabianie śmieci, papierów oraz
chwastów z trawników przy budynku w pasie do zewnętrznej krawędzi chodnika i pasie 3
metrów wokół budynków.
 sprzątanie pomieszczeń wspólnych w budynkach (piwnice, suszarnie, pralnie) po
zabrudzeniach spowodowanymi awariami sieci kanalizacyjnej – na bieżąco.
Czarnków, dnia 30 czerwiec 2014 r.
CZĘŚĆ WSTĘPNA
1. Opis sposobu przygotowania oferty
Oferta winna być napisana w języku polskim, na komputerze lub na maszynie do pisania.
Oferta winna być opatrzona pieczęcią i podpisana przez oferenta.
Wszystkie strony oferty, wszelkie miejsca, w których oferent naniósł zmiany winny być parafowane
przez osobę podpisującą ofertę.
Oferta powinna być zamieszczona w wewnętrznej i zewnętrznej kopercie, które będą zaadresowane
na zamawiającego i będą posiadać oznaczenia:
„Przetarg – usługi porządkowe”
Koperta wewnętrzna winna posiadać nazwę i adres oferenta, aby można było odesłać ofertę
w przypadku stwierdzenia jej opóźnienia.
Oferent poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
Oferent może złożyć tylko jedną ofertę pod rygorem wykluczenia z przetargu.
Oferta powinna zawierać:
1) Dokumenty potwierdzające status firmy:
 zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej
 umowę spółki cywilnej (o ile taka została zawarta),
 w przypadku spółek prawa handlowego - aktualny wyciąg z rejestru handlowego
(wydany w okresie ostatnich trzech miesięcy),
 w przypadku innych osób prawnych - wypisy z właściwych rejestrów.
2) Wykaz pozostałych dokumentów określa punkt 2 specyfikacji.
3) Właściwa oferta.
2.
Wykaz dokumentów jakie należy dołączyć do oferty w celu potwierdzenia spełnienia
wymaganych warunków
a) Referencje od innych zamawiających, tożsamych zamówień w ostatnich trzech latach –
szczególnie dla spółdzielni mieszkaniowych,
b) Oświadczenie o ilości zatrudnieniowych pracowników udokumentowane drukiem DRA
z ostatnich dwunastu miesięcy ( Zał. nr 1 ),
c) Bilans lub sprawozdanie finansowe za 2013 rok – rachunek zysków i strat, dla firm
posiadających pełna księgowość natomiast dla firm będących na ryczałcie sprawozdanie
finansowe za rok 2013–PIT-28 lub rozliczających się na zasadach ogólnych PIT- 36,
d) Posiadane własne środki pieniężne na koncie potwierdzone opinią bankową,
e) Zaświadczenia z ZUS i Urzędu Skarbowego o nie zaleganiu z opłatami i podatkami,
f) Oświadczenie oferenta, że zapoznał się ze specyfikacją zamówienia i przyjmuje bez
zastrzeżeń (Zał. nr 2),
g) Oświadczenie oferenta, że dokonał wizji lokalnej budynków przeznaczonych do
wykonania przedmiotu zamówienia,
h) Oświadczenie zgodne z art. 2 i 3 Ustawy z dnia 12.10.1994r o ochronie obrotu
gospodarczego (Dz. U. nr 126, poz. 615),
j) Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone z tytułu prowadzenia
działalności gospodarczej,
k) Oświadczenie o przyjęciu warunków określonych w projekcie umowy,
2
l) Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych pod potrzeby
tego przetargu zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych.
Zamawiający wymaga, by zaświadczenia wymienione w pkt. c, e, f zostały wystawione
z datą do 1 m - ca (31 dni kalendarzowych) od terminu składania ofert.
Powyższy zapis obowiązuje wtedy gdy na samych zaświadczeniach nie występuje data jego
ważności.
3. Kryteria warunków wymaganych od oferentów - wiarygodność oferenta.
a) Sytuacja finansowo - ekonomiczna oferenta (rachunek zysków i strat za 2012 i 2013 rok,
opinia banku prowadzącego),
b) Wypełnienie zobowiązań wobec Skarbu Państwa (ZUS, Urząd Skarbowy),
c) Oświadczenie czy nie jest prowadzone wobec oferenta postępowanie upadłościowe,
naprawcze lub likwidacyjne oraz oświadczenie o nie karalności (dotyczy osób fizycznych
prowadzących działalność gospodarczą),
d) Uprawnienia do występowania w obrocie prawnym,
e) Posiadane wyposażenie techniczne, kwalifikacje personelu, posiadane referencje,
f) Warunki usług gwarancyjnych : minimum 3 lata na wykonane roboty.
g) Termin płatności : minimum 30 dni od dnia dostarczenia faktury do Spółdzielni.
CZĘŚĆ ZASADNICZA
1. Przedmiot zamówienia
Przedmiotem umowy jest wykonywanie usługi kompleksowego sprzątania części wspólnych w
budynkach mieszkalnych wchodzących w skład zasobów mieszkaniowych Czarnkowskiej
Spółdzielni Mieszkaniowej w Czarnkowie, przy użyciu własnych materiałów i środków
chemicznych, odpowiednich dla danej powierzchni oraz wykonywanie sprzątania terenów
zewnętrznych przy budynkach mieszkalnych wchodzących w skład zasobów mieszkaniowych
Czarnkowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Czarnkowie.
2. Pożądany i wymagany termin wykonania umowy.
Zakres robót określonych w przedmiocie zamówienia winien być wykonany od dnia 01 września
2014 roku do 31 sierpnia 2016 roku.
Zamawiający informuje, że posiada środki finansowe na wykonanie zamawianej usługi.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru kilku oferentów.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia przez Komisję przetargową wizji
lokalnej w realizowanych aktualnie przez oferenta usługach sprzątania.
3. Opis wszystkich kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze
najkorzystniejszej oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów.
Oferta może maksymalnie zdobyć 100 pkt., z tego zamawiający każdą ofertę będzie oceniał od
strony techniczno - ekonomicznej i finansowej wg następujących kryteriów :




Cena oferty:
Referencje:
Okres gwarancji:
Dotychczasowa współpraca ze Spółdzielnią:
80 %
3%
7%
10 %
Wyniki oblicza się z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
Oferent, który uzyska w sumie największą ilość punktów zostanie zwycięzcą przetargu.
4. Wadium
3
Warunkiem udziału w postępowaniu przetargowym jest wniesienie przez oferenta wadium
w następującej wysokości: 12.154,00 złotych.
w terminie do dnia 04 sierpnia 2014 roku, do godziny 1115
Wadium należy wnieść do kasy Spółdzielni lub przelewem na konto:
Bank Spółdzielczy Oddział w Czarnkowie
78895100090000117920000010
Kopie przelewów wadium lub wpłaty w kasie Spółdzielni należy dołączyć do dokumentów
ofertowych.
Zamawiający dokona zwrotu wadium:
 zakończenia postępowania przetargowego bez wyboru oferty,
 wycofania oferty przed upływem terminu składania ofert,
Oferent, którego oferta została wybrana, traci wadium na rzecz zamawiającego, jeżeli odmówi
podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie.
Wpłacone przez wybranego wykonawcę robót wadium z chwilą podpisania umowy przechodzi
na zabezpieczenie należytego wykonania robót, które zostanie zwrócone w terminie 30 dni po
zakończeniu umowy.
5. Miejsce i termin składania ofert
Oferty należy składać osobiście w Sekretariacie Spółdzielni do dnia 04 sierpnia 2014 roku do
godziny 1115 lub za pomocą poczty na adres Zamawiającego.
Zleceniodawca nie bierze odpowiedzialności za przypadki, kiedy oferty wpłyną z opóźnieniem
z winy poczty.
6. Informacje o miejscu otwarcia ofert.
Otwarcie ofert nastąpi w dniu 04 sierpnia 2014 r. o godz. 1115 w siedzibie spółdzielni,
pokój 22.
7. Informacje o trybie otwarcia ofert.
Otwarcie ofert będzie jawne i mogą w nim uczestniczyć wszyscy zainteresowani.
Informacje związane z przebiegiem badania, oceny i porównywania treści złożonych ofert nie
będą ujawnione.
8.Informacje o sposobie porozumiewania się z przedstawicielami zamawiającego uprawnionymi do
kontaktowania się z oferentami
Do kontaktowania się ze składającymi oferty upoważniony został Tomasz Banachowicz,
telefon 255-32-47 do 49 wew. 11 lub 19, pok. nr 1.
9. Okres wiązania z ofertą.
Oferenci będą związani ofertą do momentu wybrania przez komisje przetargową zwycięskiej
oferty.
Ogłoszony przetarg na sprzątanie części wspólnych w nieruchomościach oraz terenów
zewnętrznych przy budynkach wchodzących w skład zasobów Czarnkowskiej Spółdzielni
Mieszkaniowej w Czarnkowie jest oparty o obowiązujący „Regulamin Wyboru
Wykonawców Robót Budowlanych, Usług i Dokonywania Zakupów w Czarnkowskiej
Spółdzielni Mieszkaniowej”, który jest dostępny do wglądu dla oferenta w siedzibie
Spółdzielni.
Oferent składa wszystkie dokumenty w formie oryginału lub poświadczonych za zgodność
z oryginałem kserokopii. W przypadku kserokopii dokumentów, oferent zobowiązany jest
4
poświadczyć ją za zgodność z oryginałem (zapis: „poświadczam za zgodność z oryginałem
data ............................... ”, podpis i pieczęć oferenta.
10. Spółdzielnia zastrzega sobie prawo unieważnienia przetargu bez podawania przyczyn.
Czarnków, dnia 30.06.2014 r.
Zatwierdzono:
1. .............................................
2. .............................................
Załączniki:
-
Zał. nr 1 Wykaz pracowników (wzór)
Zał. nr 2 Oświadczenia oferentów
Wzór umowy - projekt
WZÓR
Załącznik nr 1
WYKAZ ZATRUDNIONYCH PRACOWNIKÓW
Lp
Ilość zatrudnionych
Potwierdzonych drukiem
DRA
Grupa zawodowa
Uwagi odnośnie
przeszkolenia
1
2
3
4
5
6
................................................................
(podpis i pieczątka oferenta)
5
WZÓR
Załącznik Nr 2
OŚWIADCZENIA
1. Oświadczam(y), iż zapoznałem(liśmy) się ze specyfikacją warunków zamówienia na
wykonanie usługi kompleksowego sprzątania części wspólnych budynków mieszkalnych i
sprzątania terenów zewnętrznych przy budynkach dla Czarnkowskiej Spółdzielni
Mieszkaniowej oraz wzorem umowy i przyjmuję(my) je bez zastrzeżeń.
.........................................................................
(podpis i pieczątka oferenta)
2. Oświadczam(y), że dokonałem(liśmy) oględzin części wspólnych budynków oraz terenów
zewnętrznych przy budynkach przeznaczonych do sprzątania.
.........................................................................
(podpis i pieczątka oferenta)
3. Oświadczam(y), że przedłożone zaświadczenia i kserokopie wszystkich załączonych do
oferty druków przedstawiają stan faktyczny i prawny obowiązujący na dzień składania
oferty.
.........................................................................
( podpis i pieczątka oferenta)
4. Oświadczam(y), że aktualnie nie toczy się i nie toczyło się żadne postępowanie sądowe
w związku z popełnieniem przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne
przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych oraz, że firma nie została
na podstawie w/w przestępstw prawomocnie skazana.
..........................................................
(podpis i pieczątka oferenta)
5. Oświadczam niniejszym, że w ostatnich 10 latach nie byłem karany prawomocnym wyrokiem
sądu karnego.
..........................................................
(podpis i pieczątka oferenta)
6
PROJEKT
UMOWA
O ŚWIADCZENIE USŁUGI W ZAKRESIE SPRZĄTANIA
NIERUCHOMOŚCI WSPÓLNEJ
W dniu 31 sierpnia 2014 roku pomiędzy:
Czarnkowską Spółdzielnią Mieszkaniową w Czarnkowie, Os. Parkowe 13 D
reprezentowaną przez:
1. mgr Wiesława T. Grott
2. Andrzeja Kraft
zwaną dalej Zamawiającym
a:
Prezes Zarządu
Członek Zarządu
....................................................................................................
....................................................................................................
reprezentowanym przez:
1. ..................................................
zwanym dalej Wykonawcą
została zawarta umowa o poniższej treści:
Przedmiot umowy:
Przedmiotem umowy jest wykonywanie usługi kompleksowego sprzątania części
wspólnych w budynkach mieszkalnych wchodzących w skład zasobów mieszkaniowych
Czarnkowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Czarnkowie, przy użyciu własnych materiałów
i środków chemicznych, odpowiednich dla danej powierzchni oraz wykonywanie sprzątania
terenów zewnętrznych przy budynkach mieszkalnych wchodzących w skład zasobów
mieszkaniowych Czarnkowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej w Czarnkowie.
2.
W skład zasobów mieszkaniowych objętych niniejszym zamówieniem obejmuje 38
budynków mieszkalnych (wykaz budynków stanowi integralną część umowy), które
posiadają 103 klatki schodowe, 57 pralni i 114 pomieszczeń suszarni.
1.
3.
Usługa sprzątania obejmuje utrzymanie czystości poprzez:
 1 raz w tygodniu zamiatanie powierzchni klatek schodowych, wycieranie parapetów i
poręczy,
 1 raz w tygodniu mycie powierzchni klatek schodowych na mokro, wycieranie skrzynek
pocztowych oraz usuwanie pajęczyn, dodatkowo odświeżanie sprzątanych powierzchni
aromatycznymi olejkami eterycznymi,
 1 raz w tygodniu mycie drzwi wejściowych do budynku i drzwi wejściowych do piwnic,
 1 raz w miesiącu czyszczenie kratek wejściowych,
 1 raz w kwartale mycie lamperii,
 1 raz w kwartale mycie balustrad,
7
 1 raz w kwartale mycie okien,
 1 raz w kwartale mycie i odkurzanie lamp,
 1 raz w kwartale zamiatanie piwnic i omiatanie z pajęczyn,
 1 raz w tygodniu wyzbieranie w razie konieczności wygrabianie śmieci, papierów oraz
chwastów z trawników przy budynku w pasie do zewnętrznej krawędzi chodnika i pasie 3
metrów wokół budynków.
 sprzątanie pomieszczeń wspólnych w budynkach (piwnice, suszarnie, pralnie) po
zabrudzeniach spowodowanymi awariami sieci kanalizacyjnej – na bieżąco.
Wykonawca zobowiązuje się do wykonania prac objętych niniejszą umową w
terminach uzgodnionych z Zamawiającym. Przedmiotowa usługa będzie wykonywana
sukcesywnie.
4.
Prace nie objęte niniejszą Umową wymagają dodatkowego zlecenia w formie
pisemnej i będą rozliczane zgodnie z cennikiem opłat za usługi porządkowe.
5.
Czas trwania umowy
1. Umowa niniejsza zostaje zawarta na czas określony od dnia 01.09.2014 roku do dnia 31.08.2016
roku.
2. Umowa może zostać rozwiązana przez każdą ze stron z zachowaniem jednomiesięcznego okresu
wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca rozliczeniowego. Wypowiedzenie wymaga formy
pisemnej przedłożonej drugiej stronie.
3. Zamawiający może rozwiązać umowę bez zachowania określonego w pkt 2 terminu
wypowiedzenia w przypadku:
a. zaprzestania przez Wykonawcę wykonywania obowiązków określonych w niniejszej umowie;
b. powtarzających się niedokładności i uchybień, po uprzednim 3-krotnym pisemnym upomnieniu
Wykonawcy i osobistym doręczeniu mu upomnienia lub przesłania go faksem do siedziby
Wykonawcy;
4. W przypadku zaprzestania wykonywania czynności Wykonawca zostanie obciążony kosztami
poniesionymi przez Zamawiającego w celu zapewnienia ciągłości wykonywania przez inne osoby
prawne lub fizyczne.
Obowiązki Wykonawcy
1. Wykonawca zobowiązuje się do wykonywania prac będących przedmiotem niniejszej umowy z
należytą starannością i dokładnością.
2. Oceny prawidłowości wykonania prac objętych niniejszą umową dokonuje Zamawiający.
3. Wykonawca zobowiązuje się do dokonywania wszelkich poprawek na żądanie Zamawiającego, o
ile konieczność ich dokonania wyniknie z niewłaściwego wykonania usługi.
4. W przypadku nieterminowego wykonania prac będących przedmiotem niniejszej umowy
Zamawiający może wyznaczyć Wykonawcy dodatkowy termin wykonania określonych w umowie
prac.
Odpowiedzialność Wykonawcy
8
1. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za szkody powstałe w nieruchomości wspólnej w
związku z realizacją Umowy lub spowodowane przez personel, za który Wykonawca ponosi
odpowiedzialność.
2. Wykonawca zobowiązuje się posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej za wszelkie
szkody mogące wystąpić w związku z wykonywaniem Umowy na kwotę minimum 100.000,00 zł.
Wartość usługi oraz płatności Wykonawcy
1. Strony ustalają, że wynagrodzenie za świadczone usługi objęte niniejszą umową będzie wynosiło
……………………………… zł. brutto (słownie złotych: ………………………).
2. Zapłata należności określonej w ust. 1 dokonywana będzie na podstawie wystawionej faktury
VAT za pracę wykonaną w ciągu danego miesiąca na konto Wykonawcy w terminie do 30 dni od
daty wpływu faktury VAT.
3. O zmianach kont bankowych, numeru NIP, siedziby i adresu dostarczenia faktur strony powinny
się wzajemnie powiadamiać na piśmie, pod rygorem poniesienia kosztów związanych z mylnymi
operacjami bankowymi.
4. Wszelkie koszty związane z nabyciem środków niezbędnych do wykonywania prac wchodzących
w zakres niniejszej umowy będą obciążać Wykonawcę.
Obowiązki Zamawiającego
Zamawiający zobowiązuje się do:
a. zapewnienia Wykonawcy dostępu do pomieszczeń określonych w § 1 pkt 1 niniejszej umowy w
sposób umożliwiający prawidłowe i bezpieczne prowadzenie prac będących przedmiotem umowy;
b. zapewnienia Wykonawcy na czas obowiązywania niniejszej umowy odpowiedniego
pomieszczenia z dostępem do energii elektrycznej, wody oraz odpływu kanalizacyjnego na
składowanie materiałów, urządzeń i narzędzi;
Nadzór nad wykonaniem Umowy
1. Wykonawca określi osoby odpowiedzialne za nadzór nad prowadzonymi pracami oraz sposób
kontaktu z tymi osobami.
2. Zleceniobiorca i Wykonawca zobowiązani są do przedstawienia osób koordynujących prace
porządkowe wraz z ich telefonami do kontaktu.
Z ramienia Wykonawcy - ...........................................................................
Z ramienia Zamawiającego - ......................................................................
Zmiany
Wszelkie zmiany i uzupełnienia postanowień niniejszej Umowy wymagają dla swej ważności
formy pisemnej w postaci aneksu po dokonaniu uzgodnień między stronami.
Kary umowne
W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego wadliwego wykonania umowy Wykonawca
zapłaci Zamawiającemu następujące kary:
1. Za wykonanie umowy z wadami - kara w wysokości 15% wynagrodzenia miesięcznego netto.
2. Zamawiający ma prawo do potrącenia naliczonych kar umownych z wynagrodzenia
miesięcznego netto za wykonanie przedmiotu umowy tylko w przypadku wcześniejszego
pisemnego zgłoszenia wad.
9
Postanowienia końcowe
1.Sporne kwestie rozstrzygane będą przez właściwy Sąd według siedziby Zamawiającego.
2.W sprawach nieuregulowanych postanowieniami niniejszej umowy będą miały zastosowanie
przepisy Kodeksu Cywilnego.
3. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron.
Zamawiający
Wykonawca
10