Paweł Woldan

Załącznik nr 1 do Zarządzenia wewnętrznego Nr R0161/128/2016 Rektor AJD w Częstochowie
Prodziekan lub Pełnomocnik dziekana ds. wymiany międzynarodowej organizuje podpisanie umowy i
aneksów do umowy z przedstawicielem uczelni zagranicznej lub korzysta z już podpisanych umów
(informacje o umowach posiada Główny Specjalista ds. Współpracy z Zagraniczą (GSWZ))
Prodziekan lub Pełnomocnik dziekana informuje przedstawiciela uczelni zagranicznej o konieczności
przysłania osobno dla każdego studenta lub doktoranta, na nazwisko Rektora AJD, skierowania na
wymianę semestralną z następującymi danymi: Wydział, do którego student lub doktorant jest
kierowany, imię i nazwisko, data urodzenia, miejsce urodzenia, adres zamieszkania, obywatelstwo,
NUMER PASZPORTU, okres pobytu od.... do..., adres mailowy. Skierowanie podpisane przez Rektora
uczelni zagranicznej w formie skanu wersji papierowej przesyłane jest na adres mailowy Prodziekana
lub Pełnomocnika dziekana. Jeśli jest potrzebne zaproszenie wizowe, Prodziekan lub Pełnomocnik
dziekana przekazuje skan na adres mailowy [email protected] do GSWZ, który na podstawie skanu
przygotowuje i wysyła zaproszenie wizowe. Wersja papierowa skierowania przesyłana jest na
nazwisko i adres Rektora AJD, akceptowana i kierowana do DSS, który dokonuje wpisów studentów do
systemu.
REKTOR WYDAJE DECYZJĘ O PRZYJECIU STUDENTA/DOKTORANTA NA WYMIANĘ.
Prodziekan lub Pełnomocnik dziekana nawiązuje kontakt z uczestnikami wymiany semestralnej (najkrócej 3miesięcznej) z uczelni zagranicznej i informuje o programie wymiany.
Otrzymane adresy mailowe studentów lub doktorantów Prodziekan lub Pełnomocnik przekazuje
- w przypadku studentów i doktorantów z Ukrainy do Pełnomocnika Rektora ds. Wymiany PolskoUkraińskiej (PRWU) [email protected] i do DSS [email protected]
- w przypadku studentów i doktorantów z innych krajów do Głównego Specjalisty ds. Współpracy z
Zagranicą GSWZ [email protected] i do DSS [email protected]
PRWU i DSS w przypadku studentów i doktorantów ukraińskich a GSWZ oraz DSS w przypadku
studentów i doktorantów z innych krajów:
- kontaktuje się ze studentami i doktorantami oraz informuje ich o niezbędnych dokumentach:
zaświadczeniu lekarskim i polisie ubezpieczeniowej, których skany otrzymuje na adres mailowy
(oryginały dokumentów student lub doktorant przywozi do Instytutu),
- organizuje zaproszenie wizowe (PRWU za pośrednictwem GSWZ) i odsyła do studenta lub
doktoranta
- rezerwuje miejsce w akademiku,
- kontaktuje studenta lub doktoranta z koordynatorem pobytu w akademiku,
- w momencie przyjazdu studentów lub doktorantów informuje jednostkę o ich przybyciu
Koordynator pobytu studentów i doktorantów organizuje ich pobyt w akademiku oraz po
przyjeździe studentów i doktorantów kieruje ich do właściwego Instytutu
Instytut ustala ze studentami lub doktorantami ostateczny program wymiany, na podstawie którego
STUDENCI lub DOKTORANCI ODBYWAJĄ WYMIANĘ W JEDNOSTCE.
Wydział przesyła dokumenty studentów i doktornatów do DSS na czas rejestracji wymiany. DSS
rejestruje studentów lub doktorantów, dołącza do dokumentacji wersję papierową skierowania i
decyzję Rektora,i zwraca dokumentację wydziałowi.
Jednostka wystawia studentowi lub doktorantowi zaświadczenie o wymianie
JEDNOSTKA JEST ZOBOWIĄZANA DO PRZECHOWYWANIA DOKUMENTACJI WYMIANY.
Załącznik nr 1 do Zarządzenia wewnętrznego Nr R0161/128/2016 Rektor AJD w Częstochowie