pobierz plik

RAPORT ABERDEEN
Planowanie finansowe i budżetowanie:
Jak to robią światowi
gracze?
Każda firma patrząca w przyszłość oczekuje by procesy planowania i
budżetowania pomogły określić jej plan działania i punkty kontrolne, wedle
których będzie mogła zmierzyć efekty swojej działalności w ciągu roku
finansowego.
Wraz ze wzrostem przychodów rośnie też zatrudnienie i złożoność organizacyjna
przedsiębiorstwa. Można by się spodziewać zatem, że im mniejsza firma tym
mniej skomplikowany proces planowania i budżetowania, a tym większa
efektywność. Tymczasem według badań Aberdeen Group okazuje się, że większe
firmy częściej radzą sobie z zakończeniem procesów planowania i budżetowania
na czas przy jednoczesnym wyższym stopniu trafności i precyzyjności. Zbyt wiele
małych i średnich przedsiębiorstw ciągle polega w dużej mierze na arkuszach
kalkulacyjnych i ręcznych procesach do prowadzenia budżetowania, co nie
pozwala na realizację planów przed rozpoczęciem kolejnych okresów i
jednocześnie skutkuje w niezbyt trafnych budżetach.
Przegląd sektora
Najlepsze Wyniki w branży (Best-in-Class)
W swoim badaniu z kwietnia 2008 roku, Aberdeen określiło najlepsze wyniki
budżetowania i planowania przedsiębiorstw bazując na kryteriach efektywności i
precyzyjności procesów, jak również na zdolności przystosowania się do
zmieniających się warunków poprzez korygowanie prognoz w trakcie roku.
Okazało się, że duże przedsiębiorstwa 60 % częściej osiągają najlepsze wyniki,
natomiast mniejsze firmy 40% rzadziej osiągają ten najwyższy poziom
efektywności (wykres nr 1).
Przeglądy sektorów wykonywane
przez Aberdeen Group zapewniają
analizę najważniejszych wyników
badań pogrupowanych według
segmentu
rynku,
rodzaju
działalności
czy
położenia
geograficznego.
Kryteria
dla
wyników:
najlepszych
Aberdeen ocenia, że 20%
wszystkich badanych
firm
osiąga wyniki na najlepszym
poziomie.
To
badanie
porównawcze opiera się na
następujących
kryteriach
istotnych
dla
procesów
planowania i budżetowania:
•
coroczne usprawnianie
cyklu budżetowania
•
częstotliwość
prognozowania
•
całościowa
trafność
budżetów
•
zdolność do ukończenia
budżetu przed rozpoczęciem
roku finansowego
Długość cyklu budżetowego jest zadziwiająco podobna we wszystkich
przedsiębiorstwach niezależnie od wielkości. W firmach dużych i średnich trwa
około 2.9 miesiąca natomiast w małych skraca się do 2.5 miesiąca. Jednakowoż
duże firmy w 50 % i więcej przypadków są w stanie zawsze sfinalizować budżet
przed rozpoczęciem kolejnego okresu (wykres nr 2).
W czasie gdy – całościowo rzecz ujmując – przeciętne duże przedsiębiorstwo
osiąga 100% trafność budżetu, przeciętna mała firma osiąga zaledwie 91%, a
przedsiębiorstwo średniej wielkości oscyluje w granicach 97%.
Budżet trafny w 100% może odzwierciedlać albo precyzyjne przewidzenie
zarówno przychodów jak i kosztów, albo dobre kontrolowanie wykonania budżetu
lub oba te czynniki.
Potwierdzeniem tego może być zaledwie 3 procentowa różnica pomiędzy
wynikami na najwyższym poziomie (101%), a przeciętną badanego sektora
(98%).
Strona kosztowa tego równania jest wielokrotnie łatwiejsza do kontrolowania.
Faktycznie wyniki wykazują, że wszystkie firmy niezależnie od wielkości osiągają
trafność na poziomie 98-99% jeśli chodzi o kosztową stronę budżetów, natomiast
większe różnice wychodzą w przypadku precyzyjności części przychodowej
budżetów, która w przypadku małych firm osiąga poziom 95%, średnich 97% oraz
przeciętnie 100% wśród dużych przedsiębiorstw.
Rola odgrywana przez technologię
Co sprawia, że duże firmy osiągają lepsze wyniki jeśli chodzi o proces planowania
i budżetowania mimo, że posiadają bardziej złożoną i skomplikowaną organizację?
Aberdeen jako jedną z zasadniczych różnic widzi wykorzystanie technologii.
Małe i średnie przedsiębiorstwa są w dużej mierze zależne od arkuszy
kalkulacyjnych jako jedynej lub podstawowej formy komunikacji w procesie
budżetowania (wykres nr 3) i znacząco mniej chętnie wykorzystują aplikacje
biznesowe zaprojektowane pod katem wspierania planowania i budżetowania
(wykres nr 4).
„Aby sprostać naszym
wewnętrznym celom biznesowym
oraz z zewnątrz narzuconym
terminom raportowania,
potrzebowaliśmy
wszechstronnego systemu do
zarządzania procesami
biznesowymi, który obejmowałby
planowanie, budżetowanie,
prognozowanie, raportowanie i
zarządzanie przez cele.
Założeniem jest dostarczenie
fundamentu pod integrację i
wspieranie zarządzania
finansami, cykle wyznaczania
celów, modelowanie, planowanie,
monitorowanie, analizy i
raportowanie. Ma to pomóc
osiągać przewidywalne wyniki
oraz szybciej i trafniej finalizować
zamknięcie ksiąg.”
- Dyrektor IT dużej firmy sektora
lotniczego i obronnego.
Preferowaną metodą prowadzenia budżetowania przez 73% firm, które osiągnęły
poziom najlepszych wyników w badaniu, jest kombinacja budżetowania oddolnego
i odgórnego.
To podejście daje możliwość spójnego wyznaczania celów, nie powodując, że
stają się one niezrozumiałe dla organizacji. Jednocześnie dodaje ono pewien
poziom skomplikowania, który jest trudny do kontrolowania poprzez
wykorzystanie ręcznych procesów.
Dwukierunkowy przepływ zmian i poprawek, zarówno w górę jak i w dół
organizacji, może szybko stać się zbyt skomplikowany dla ręcznego zarządzania.
Panorama rozwiązań na rynku
Wielu niezależnych producentów oprogramowania oferuje aplikacje biznesowe i
narzędzia wspierające planowanie finansowe i budżetowanie. Lista dostawców
tego typu rozwiązań jest dość długa, jednak te występujące na wykresie nr 5
poniżej zostały zaimplementowane w 109 różnych firmach reprezentowanych
przez 321 respondentów badania.
Przy założeniu, że szybkość adaptacji technologii wzrasta wraz z wielkością
przedsiębiorstwa, nie jest zaskakującym fakt, że procent dużych klientów jest
znacząco wyższy niż całkowity udział dużych firm biorących udział w badaniu,
podczas gdy jednocześnie udział małych klientów jest znacząco niższy.
W rzeczywistości 50 % lub więcej badanych klientów Business Objects – (obecnie
jednostki biznesowej SAP), Hyperion oraz SAP (oddzielnie) to firmy z rocznymi
przychodami powyżej 1 miliarda dolarów, gdy tymczasem żaden z badanych
respondentów z małych firm nie używa Business Objects, mniej niż 10 % używa
systemu Hyperion (5%) lub SAP (8%).
Na drugim biegunie znajdują się respondenci korzystający z systemu PROPHIX,
którzy w znacznej większości okazują się być firmami średniej wielkości (85 %).
Natomiast Microsoft posiada najwyższy odsetek klientów wśród małych firm
(31%).
Większość z tych dostawców oferuje wielorakie produkty i narzędzia, które mogą
być wykorzystane w procesach planowania i budżetowania. Wybór, którego
narzędzia konkretnie należałoby używać, w dużej mierze zależy od nacisku czy to
na efektywność procesów czy to na trafność budżetu, czy też nacisku na obydwa
te elementy.
Trafność budżetu wymaga połączenia narzędzi planistycznych/budżetujących jak
również narzędzi Business Intelligence i Performance Management.
Gdy budżet zostanie ukończony organizacja musi zacząć myśleć o ciągłym
monitorowaniu i zarządzaniu działalnością.
Znaczący odsetek klientów wymienionych dostawców (wykres 5) - 39-85%)- to
firmy średniej wielkości. Wśród nich , nie można zaobserwować 100% trafności
budżetów , z wyjątkiem tych używających PROPHIX (wykres nr 6). Wprawdzie
można by argumentować, że 96% średniej wielkości klientów Oracle reprezentuje
lepszą wydajność budżetowania i są bliższe ideału niż 108% w przypadku dużych
klientów Oracle. Jednak we wszystkich pozostałych przypadkach duzi gracze
spisują się lepiej niż średni sektor. To wskazuje albo na zły wybór rodzaju
narzędzia, albo na brak dojrzałości przy implementacji rozwiązania i wiedzy o
wykorzystaniu produktu lub też na obydwa te czynniki.
Konkretny przykład
American HomePatient (AHP) jest średniej wielkości firmą, która zainwestowała w
rozwiązanie do budżetowania. Wraz z rocznymi przychodami na poziomie 350
milionów dolarów i 2500 pracownikami, AHP jest jednym największych dostawców
świadczeń zdrowotnych w kraju z przeszło 250 placówkami na terenie Stanów
Zjednoczonych.
Przed zaimplementowaniem PROPHIX, AHP, jak wiele średniej wielkości
przedsiębiorstw używała arkuszy MS Excel w trakcie procesu budżetowania. W
czasie gdy firma się rozrastała, rosły równolegle problemy z bezpieczeństwem,
kontrolą nad wersjami i problemy z konsolidacją.
„Dla firmy naszej wielkości, z wieloma użytkownikami pracującymi nad osobnymi
wersjami budżetu, problemy z konsolidacją były przerażające” mówi Jason
Webster, AHP Budżet Manager. W środowisku arkuszy firma była niezdolna do
właściwego zabezpieczenia ich przed wprowadzaniem nieautoryzowanych zmian.
Panowanie nad poszczególnymi wersjami było problematyczne i wskaźniki
wewnątrz budżetu były trudne do kontrolowania.
Proces budżetowania wymaga udziału zarówno pracowników na szczeblu
centralnym jak również placówek w terenie. Z jednej strony rada dyrektorów
wyznacza cele korporacyjne, które muszą być przekazane w dół organizacji. Z
drugiej strony w tym samym czasie personel w terenie musi radzić sobie z
kontrolą kosztów na poziomie pracowników, dystrybuować budżet równo
pomiędzy kierowników, wyznaczać osiągalne cele, które są jednocześnie
wystarczająco motywujące. Trzeba pogodzić dwie perspektywy.
”Próbujemy połączyć strategie oddolnego i odgórnego budżetowania, jednak jest
to niezwykle trudne i w niektórych latach działa lepiej, a w innych gorzej,
Przykładowo w tym roku kładliśmy większy nacisk na sprostanie celom
korporacyjnym”.
„BI jest kolejnym obszarem, nad
którym chcielibyśmy się skupić.
Obecnie jesteśmy w stanie
ładować dane z naszej hurtowni
do Excel’a ale chcielibyśmy
czegoś bardziej rozwiniętego
wizualnie. Chcemy powiązać
proces budżetowania z
możliwością śledzenia kluczowych
wskaźników przedsiębiorstwa i
puścić to w dół organizacji. Na
dłuższą metę ulepszy to
przejrzystość i poprawi
precyzyjność oraz poziom
świadomości na temat budżetu”
- dyrektor IT w średniej wielkości
firmie zajmującej się dystrybucją
żywności i napojów
Implementacja systemu PROPHIX, umożliwiła AHP skrócenie cyklu budżetowania
o 75%, kontrolę nad kosztami personelu na poziomie pracowników oraz
automatyzację konsolidacji danych.
Rekomendowane działania
Małe i średnie firmy mogą korzystać z doświadczeń dużych graczy oraz próbować
naśladować wszystkich, którzy osiągnęli najlepsze wyniki w badaniu Aberdeen
Group:
- połączenie budżetowania odgórnego z oddolnym. Firmy z najlepszymi
rezultatami 24% częściej łączą te dwa sposoby, mimo że dodaje to znaczny
stopień złożoności do tego procesu i jest trudne do ręcznego kontrolowania nawet
w małych organizacjach.
- wprowadzenie formalnego procesu budżetowania/planowania oraz
automatyzacji. Gdy liczba osób zaangażowanych w tworzenie budżetu rośnie
potrzebne są narzędzia do wspierania budżetu i implementacji automatycznego
przepływu pracy, by prowadzić uczestników przez proces budżetowania.
- mierzenie, mierzenie i jeszcze raz mierzenie. Śledzenie efektów i
zestawianie ich z ustalonym budżetem. Nie jest przypadkiem, że 100% firm
z najlepszymi wynikami jest w stanie śledzić aktualne wykonanie budżetu co
pozwala skupić się na zarządzaniu wydajnością by poprawiać trafność i
precyzyjność budżetów i zapewnić akceptowalny poziom kontroli nad kosztami
- wykorzystanie możliwości jakie dają BI (business intelligence) i
Performance Management, które często są dostępne albo jako platforma z
narzędziami analitycznymi lub też są wkomponowane w systemy transakcyjne, z
których dane są pobierane. Jest to szczególnie ważne, gdy w grę wchodzą
prognozy i korekty bazujące na wcześniejszej aktywności biznesowej.
Łącząc dobre procedury z technologią, która je usprawnia, przedsiębiorstwa mogą
osiągać znaczące korzyści, w związku z finalizowaniem budżetów przed
rozpoczęciem kolejnych okresów, oraz z ich wykonywaniem ze 100%
dokładnością.
„PROPHIX zapewnia dobrą
równowagę pomiędzy łatwością
użytkowania, a oferowanymi
możliwościami”
- Jason Webster, Administrator
Budżetu w American HomePatient