Analiza danych

Zarządzanie Ryzykiem Nadużyć
Luty 2014
Analiza danych
Identyfikacja nieefektywności i nadużyć
Era danych i informacji?
Od kilkuset tysięcy do
kilkunastu milionów –
tyle operacji księgowych
rocznie generuje codzienna
współpraca z tysiącami
dostawców, podwykonawców
i kontrahentów.
Dane zapisane w setkach
tabel i gigabajtach bitów
na dyskach twardych są dla
firm i kadry zarządzającej
skarbnicą wiedzy – przy czym
trzeba umieć do niej dotrzeć.
Istniejące raporty systemowe
lub hurtownie danych często
nie dostarczają oczekiwanych
informacji.
Systemy finansowo-księgowe oraz ERP stanowią
kręgosłup i mózg organizacji, rejestrując
i przetwarzając dane finansowo-księgowe. Systemy
IT, nastawione na obsługę i efektywność procesów
biznesowych, koncentrują się na wsparciu bieżącej
działalności a nie funkcjach raportowych.
Zaawansowana, nieszablonowa analiza danych,
w połączeniu z graficzną prezentacją wyników,
pozwala na identyfikację i wskazanie symptomów
nieprawidłowości i nieefektywności, a w efekcie na
ograniczenie kosztów działalności firmy – nawet
o kilkadziesiąt milionów złotych.
zewnętrznych rankingów itp
•
Testy ilościowe – kolejne numery faktur,
koncentracja obrotów w ramach grup usług, test
Benforda, daty płatności i inne
Wynikiem prac jest czytelny i jednoznaczny ranking
ryzyka dla dostawców, wskazujący na potencjalnie
najbardziej ryzykownych dostawców firmy.
Największe ryzyko jest tam, gdzie pieniądze
lub towary zmieniają właściciela – stąd na bazie
doświadczeń ze współpracy z naszymi Klientami,
zidentyfikowaliśmy obszary podwyższonego
ryzyka, w których straty związane z nadużyciami
i nieefektywnościami są najczęstsze i najbardziej
dotkliwe finansowo.
Czy znasz swoich dostawców?
Firmy nie funkcjonują bez dostawców i wykonawców.
Jest to często największy składnik w kosztach
działania firmy, stąd też jest podatny na
nieprawidłowości i nadużycia, m.in.:
•
►Działanie na szkodę firmy poprzez dodawanie
fikcyjnych dostawców i generowanie do nich
przepływów
•
►Wybór dostawców powiązanych z pracownikami
lub w zamian za korzyści majątkowe, ustawianie
przetargów
•
►Wyprowadzanie środków finansowych
z organizacji na finansowanie innej działalności
Jeden symptom to często za mało na nabranie
podejrzeń i zbadanie sytuacji. W oparciu o nasze
wieloletnie doświadczenie, zbudowaliśmy metodykę
tworzenia „Macierzy ryzyka dla dostawców” –
oceniany łącznie zbiór od 30 do 50 testów danych
zakupowych z systemu F-K. Przykładowo, testy
obejmują grupy:
•
Testy jakościowe – np. porównanie danych
dostawców i pracowników, analiza nazw
i formy prawnej kontrahentów, opisy księgowań,
lokalizacja dostawców, wykorzystanie
Ranking ryzyka dostawców jest dobrym punktem
wyjścia do bliższego przyjrzenia się działalności
poszczególnych podmiotów – sposobu i trybu ich
wyboru, historii współpracy, powiązaniom pomiędzy
dostawcą a pracownikami i innym czynnikom,
które mogły wpłynąć na brak obiektywnej decyzji
biznesowej.
Zobacz co siedzi w księgach
Finanse i księgowość są szczególnie ważne z punktu
widzenia środowiska kontrolnego. Często zdarza
się że sprawcy nadużyć pracują bezpośrednio
z systemami F-K. Znają system kontrolny
w organizacji i potrafią go skutecznie obejść,
wykorzystując nieefektywnie działające mechanizmy
kontrolne.
Bazując na naszym doświadczeniu z badania nadużyć
w organizacjach, zdefiniowaliśmy katalog testów
i analiz pod kątem nadużyć i nieprawidłowości,
ujawniających przypadki pompowania sprzedaży,
rolowania należności, „odmładzania” zapasów,
fikcyjnej sprzedaży, masowych korekt,
wirtualnych magazynów oraz nietypowych
inwestycji finansowych na duże kwoty.
Wyróżnia nas nacisk na wizualizację
i graficzne przedstawienie wyników, które
są zorganizowane w interaktywne „panele
informacyjne”.
Nie ograniczamy się do analizy liczb – dzięki
zaawansowanym narzędziom, analizujemy
też dane tekstowe, np. opisy księgowań,
co pozwala na wychwycenie podejrzanych
transakcji.
Uwzględniamy historię zmian w systemach
np. manualne korekty, niestandardowe godziny
wykonania operacji, próby zamaskowania
transakcji. Analizujemy przebieg transakcji
w czasie, identyfikując trendy wskazujące na
potencjalne nieprawidłowości, np. nietypowe
przepływy pomiędzy kontami księgowymi:
Źródło i forma danych nie ma znaczenia –
wyciągi w formie papierowej i elektronicznej
zamieniamy na mapę przepływów pomiędzy
kontami:
Wyniki prac prezentujemy w formie
elektronicznej, jako interaktywny panel
informacyjny z możliwością analizy i filtrowania
danych, np. po dostawcach, transakcjach,
okresach czasu, wielkości operacji lub
lokalizacji.
Przykład wykorzystania naszych produktów
prac:
•
►Po przejęciu Spółki nowy właściciel
przeprowadził pogłębiony audyt
działalności biznesowej. Analiza transakcji
handlowych i powiązanych z tym
księgowań pozwoliła na identyfikację
kontrahentów (dostawców i klientów
Spółki), którzy byli wykorzystywani
do zawyżania obrotów i „pompowania”
sprzedaży. Wyniki analizy danych
jednoznacznie wskazały i udokumentowały
skalę nieprawidłowości i zaangażowane
w to podmioty.
Gdzie wyciekły firmowe pieniądze
Firmy ponoszą rzeczywistą stratę w momencie,
gdy pieniądze wychodzą przelewem lub
gotówką z firmowego konta w związku
z nieuprawnionymi transakcjami, np.:
•
Płatności bez autoryzacji, w tym płatności
na konto inne niż konto docelowe,
np. konto należące do pracownika
•
►Wielokrotne płatności za te same usługi
lub płatności na zawyżone kwoty
Efektywną metodą na analizowanie wypłat
i przepływów pieniężnych pomiędzy kontami
jest ich graficzna prezentacja.
Dane kontaktowe
Wizualizacja umożliwia identyfikację kont
transferowych. Rozróżnienie kolorami
pomiędzy znanymi i nieznanymi kontami lub
transakcjami pozwala na szybką identyfikację
transakcji podejrzanych, które wymagają
dodatkowej analizy.
Przykład wykorzystania naszych produktów
prac:
•
Spółka nabrała podejrzeń co do
uczciwości jednego z menedżerów
średniego szczebla, który odpowiadał
za ciągłość ruchu fabryki, naprawy
i magazyn. W wyniku audytu Spółka
zidentyfikowała szereg nieprawidłowości,
w tym podejrzane transakcje ze
stronami trzecimi – dostawcami
i wykonawcami. Skala nieprawidłowości
była tak duża, że Spółka zdecydowała
o złożeniu zawiadomienia o podejrzeniu
popełnienia przestępstwa do
prokuratury. EY na zlecenie kancelarii
prawnej reprezentującej Spółkę
w tym postępowaniu sporządził mapę
przepływów pieniężnych pomiędzy
kontami. Dzięki graficznej prezentacji
przepływów, udało zidentyfikować się
powiązania pomiędzy osobami i firmami,
w tym bezpośrednie płatności na konto
menedżera odpowiedzialnego za wybór
wykonawców i wystawianie zleceń.
Mariusz Witalis
Partner, FIDS
Tomasz Dyrda
Dyrektor, FIDS
Marcin Bizoń
Menedżer, FIDS
tel: +48 22 557 7950
e-mail: [email protected]
tel: +48 22 557 8746
e-mail: [email protected]
tel: +48 22 557 6260
e-mail: [email protected]
EY | Assurance | Tax | Transactions | Advisory
O firmie EY
EY jest światowym liderem rynku usług profesjonalnych obejmujących
usługi audytorskie, doradztwo podatkowe, doradztwo biznesowe
i doradztwo transakcyjne. Nasza wiedza oraz świadczone przez nas
najwyższej jakości usługi przyczyniają się do budowy zaufania na
rynkach kapitałowych i w gospodarkach całego świata. W szeregach
EY rozwijają się utalentowani liderzy zarządzający zgranymi
zespołami, których celem jest spełnianie obietnic składanych
przez markę EY. W ten sposób przyczyniamy się do budowy
sprawniej funkcjonującego świata. Robimy to dla naszych klientów,
społeczności, w których żyjemy
i dla nas samych.
Nazwa EY odnosi się do firm członkowskich Ernst & Young Global
Limited, z których każda stanowi osobny podmiot prawny. Ernst
& Young Global Limited, brytyjska spółka z odpowiedzialnością
ograniczoną do wysokości gwarancji (company limited by guarantee)
nie świadczy usług na rzecz klientów.
2
| Zarządzanie Ryzykiem Nadużyć Luty 2014
Aby uzyskać więcej informacji, wejdź na www.ey.com/pl
EY, Rondo ONZ 1, 00-124 Warszawa
© 2014 EYGM Limited.Wszelkie prawa zastrzeżone.
SCORE: 010.02.14
Niniejsza publikacja została sporządzona z należytą starannością, jednak z konieczności pewne
informacje zostały podane w skróconej formie. W związku z tym publikacja ma charakter
wyłącznie orientacyjny, a zawarte w niej dane nie powinny zastąpić szczegółowej analizy problemu
lub profesjonalnego osądu. EY nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe
w wyniku czynności podjętych lub zaniechanych na podstawie niniejszej publikacji. Zalecamy, by
wszelkie przedmiotowe kwestie były konsultowane z właściwym doradcą.
ey.com/pl