Koncern cukrowniczy wdraża platformę Microsoft Office SharePoint

Koncern cukrowniczy wdraża platformę
Microsoft Office SharePoint Server 2007
do sprawnej wymiany danych
Dane projektu:
Klient:
Süedzucker Polska S.A. z Wrocławia.
Najmłodsze przedsiębiorstwo z Grupy
Südzucker w Europie, skoncentrowane
na
produkcji
cukru.
Obecnie,
Südzucker Polska, jako spółka
zarządzająca polskimi cukrowniami,
koordynuje działalność 5 zakładów
produkcyjnych, zlokalizowanych na
najbardziej urodzajnych terenach na
Śląsku oraz w południowo wschodniej Polsce.
Potrzeba klienta:
Wraz z dynamicznym rozwojem firmy
potrzebna
stała
się
platforma
informacyjna
pozwalająca
na
organizację procesów biznesowych, do
której łatwy dostęp mają wszyscy
pracownicy, a informacje i dokumenty
przechowywane są w przejrzysty i
uporządkowany sposób.
Rozwiązanie:
Wdrożenie platformy Microsoft Office
SharePoint Server 2007, która spełnia
rolę portalu firmowego, centrum
dystrybucji informacji oraz dostępu do
danych.
Korzyści:
centralne środowisko udostępniana
aplikacji,
zaawansowane narzędzia
wyszukiwania,
narzędzia pracy grupowej,
wygodne kalendarze grupowe,
zaawansowane narzędzia raportujące,
uporządkowanie przepływu pracy.
System podlega ciągłemu rozwojowi. Pojawiają się nowe potrzeby,
które w szybki sposób można zaimplementować na platformie
SharePoint, co jest istotne z punktu widzenia biznesu.
– Marek Witkowski, Manager IT, Suedzucker Polska
Kilka zakładów produkcyjnych i biur handlowych funkcjonujących w specyficznym
sektorze cukrowym stawia przed kadrą zarządzającą wiele wyzwań.
Problematyczne staje się to, co najważniejsze – szybka wymiana informacji.
Süedzucker, jak każde nowoczesne przedsiębiorstwo, posiada rozbudowane
zasoby informacyjne. Celem wdrożenia platformy było zebranie informacji
w jednym miejscu w taki sposób, aby wszyscy pracownicy mieli do nich łatwy
dostęp i były one pogrupowane w logiczny sposób.
Wdrożenie platformy Microsoft SharePoint było odpowiedzią na potrzeby firmy
Süedzucker. Platforma pełni funkcje firmowego intranetu, centrum dystrybucji
informacji, dostępu do danych i zasobów. Wprowadzenie platformy SharePoint
przełożyło się na efektywniejszą pracę całej firmy, od produkcji po dział handlowy.
SYTUACJA
Süedzucker Polska należy do grupy Süedzucker AG, posiadającej wiele oddziałów
w Europie. Koncern zwiększył swoje udziały w rynku sprzedaży cukru w Unii
Europejskiej aż do 24%. W Polsce Süedzucker produkuje m.in. „Cukier Królewski”,
który jest oferowany odbiorcom hurtowym i w detalu. Spółka Süedzucker Polska
istnieje od 2003 roku i w ostatnich latach przeprowadziła konsolidację 18 spółek
cukrowniczych. Obecnie Süedzucker Polska posiada 5 zakładów produkcyjnych i 3
biura handlowe.
Posiadanie tak złożonej struktury przedsiębiorstwa zajmującego się produkcją,
dystrybucją i sprzedażą, wiąże się z gromadzeniem dużej ilości informacji. Przy
braku odpowiedniego systemu prowadzi to do nieładu i braku przepływu
informacji, na którym traci firma i pracownicy.
Problemy jakimi są: długi czas poszukiwania dokumentów, skomplikowany proces
rozliczania delegacji, brak wiedzy o dostępności firmowego wyposażenia, czy
starzejący się sprzęt, który powinien być wyprzedany, przekładają się na koszty dla
firmy.
Dla wprowadzenia porządku i oszczędności czasu w Süedzucker z sukcesem
wdrożona została platforma Microsoft SharePoint Server 2007. Stało się to także
dzięki zaangażowaniu firmy NetLine Group, której zespół zdiagnozował potrzeby
klienta i stworzył dopasowane do potrzeb aplikacje.
www.netline.pl
ROZWIĄZANIE
W ramach prac wykonywanych w Suedzucker, w zakresie technologii SharePoint,
przygotowanych zostało kilkanaście modułów realizujących procesy biznesowe
zaproponowane przez użytkowników. Platforma SharePoint i odkrycie jej
możliwości przez Klienta spowodowało wygenerowanie kolejnych pomysłów na
usprawnienia procesów obiegu dokumentów i innych procesów związanych z
obsługą papierowych dokumentów. Zostały one zastąpione elektronicznym
obiegiem informacji.
Dzięki elastycznemu środowisku
platformy SharePoint, nasi
inżynierowie sami mogą
dokonać wielu zmian.
Rozwiązanie można pochwalić za
jego otwartość, a tym samym
relatywnie niskie koszty
utrzymania.
Od strony użytkowej system zdał
egzamin i jest używany przez
pracowników naszej firmy jako
intranet oraz platforma do pracy
grupowej. – Marek Witkowski,
Manager IT, Suedzucker
W pierwszej kolejności przygotowane zostały niewielkie moduły, które
realizowały i usprawniały procesy zamawiania materiałów biurowych, prezentację
dokumentów zgromadzonych w portalu, rezerwację sal konferencyjnych, czy
wyprzedaż sprzętu firmowego. Pozytywne doświadczenia z pracą z modułami
SharePoint zaowocowały pojawieniem się kolejnych pomysłów na obsługę
bardziej skomplikowanych procesów biznesowych przez platformę.
Do tej pory zaimplementowano na platformie SharePoint 12 modułów
funkcjonalnych:
Aukcje sprzętu używanego – wyprzedaż niepotrzebnego firmie sprzętu
pracownikom.
Ankiety – obsługa ankiet wewnętrznych.
Archiwum – archiwum dokumentów i materiałów firmowych.
Centrum Alertowania – system powiadamiania.
Centrum Archiwizowania – system archiwizacji.
Delegacje i rozliczenia gotówkowe – moduł elektronicznego wysyłania
wniosków delegacyjnych, rozliczania delegacji i zaliczek.
Faktury – obsługa wewnętrznego obiegu faktur.
IT Manager – zarządzanie zasobami IT.
Kalendarz – wspólny kalendarz przedstawiający dostępność załogi,
wyposażenia.
Niestandardowa Biblioteka.
Obsługa Zamówień materiałów biurowych.
Urlopy – elektroniczna obsługa wniosków urlopowych.
Największą korzyścią z wdrożenia systemu SharePoint Server jest centralne
środowisko zgromadzonych aplikacji, danych i dokumentów, do których każdy
pracownik ma dostęp. Interfejs webowy sprawia, że aplikacje są wygodne w
użyciu. Elektroniczna obsługa wielu procesów związanych z księgowością, a także
możliwość korzystania z systemu przez wszystkich pracowników, sprawiają, że
całość tych procesów jest gromadzona w systemie. Historia obiegu dokumentów i
system powiadomień wpływają na motywację pracowników do terminowości.
CZAS I ZESPÓŁ REALIZUJĄCY PROJEKT
Projekt był realizowany w okresie: 01.2008r. - 11.2009r.
NetLine Group Sp. z o.o.
Centrala we Wrocławiu:
ul. Wyścigowa 56F
53 - 012 Wrocław
tel.: +48 71 771 07 00
fax: +48 71 771 07 01
Oddział w Warszawie:
ul. Bitwy Warszawskiej 1920r.11
02-366Warszawa
tel.: +48 22 380 61 70
fax: +48 22 380 61 71
[email protected] | www.netline.pl
Grupa ekspertów, którzy zajmowali się projektem jest doświadczona w zakresie
wdrażania systemów opartych na platformie MS SharePoint, a także posiada
certyfikaty: Microsoft.NET, Sonet, uprawniające do tworzenia architektury i
rozwoju aplikacji Microsoft Share Point.
Kierownikiem projektu był certyfikowany specjalista w zakresie zarządzania
projektami według metodyki Prince 2.
OPROGRAMOWANIE I TECHNOLOGIA
Microsoft Office SharePoint Server 2007,
Windows SharePoint Services 3.0,
Reporting Services.
www.netline.pl