55 załącznik nr 7 do SIWZS część 3

Załącznik nr 3 do umowy
Część - 3
Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia
Obsługa odpłatnej konferencji dla klientów Urzędu Dozoru Technicznego pt. „Technika dźwigowa
XXI wieku. Analiza nowej dyrektywy dźwigowej 2014/33/UE” organizowanej w dniach 19-21
kwietnia 2017 r. przez OUDT Warszawa, w tym:

wynajem sali konferencyjnej;

zapewnienie usług noclegowych wraz z usługą parkingową;
 kompleksowa obsługa gastronomiczna wraz z usługami dodatkowymi;
1) Termin realizacji przedmiotu zamówienia: 19-21 kwietnia 2017 r.
2) Liczba uczestników – 120 osób:
a) Podana ilość uczestników ma charakter orientacyjny i została określona w celu skalkulowania
ceny oferty przez Wykonawcę.
b) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia ilości uczestników. O ostatecznej liczbie
uczestników wydarzenia Zamawiający poinformuje Wykonawcę nie później niż na 7 dni przed
planowaną konferencją.
3) Wstępna agenda wydarzenia (może ulec zmianie):
I dzień – 19.04.2017 r.
14.00 – 18.00 - rejestracja i zakwaterowanie uczestników
19.00 – powitalna kolacja tematyczna
II dzień – 20.04.2017 r.
07:00 – 10:00 śniadanie
09:00 - 17:30 sala konferencyjna mieszcząca 120 osób
09:00 – 17:00 przerwa kawowa ciągła
14:00 – 15:00 lunch bufetowy
17:00 – 20:00 czas wolny dla uczestników
20:00 - kolacja o rozszerzonym menu
II dzień – 21.04.2017 r.
07:00 – 10:00 śniadanie
10:00 – 17:00 sala konferencyjna mieszcząca 120 osób
10:00 – 17:00 przerwa kawowa ciągła
15:00 – 16:00 lunch bufetowy
16:00 - zakończenie pobytu, rozdanie zaświadczeń w punkcie rejestracyjnym UDT,
wykwaterowanie
Uwaga: Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany godzin świadczenia usług gastronomicznych,
o czym poinformuje Wykonawcę nie później niż na 7 dni przed planowaną konferencją.
4) Lokalizacja obiektu hotelarskiego:
a) Obiekt konferencyjno – hotelowy (zwany dalej obiektem hotelarskim) usytuowany:
 w województwie mazowieckim
 w województwie podlaskim
 w województwie warmińsko-mazurskim
b) Obiekt hotelarski nie powinien znajdować się bezpośrednio przy trasie szybkiego ruchu lub
w miejscu o natężonym hałasie.
_________________________________________________________________________
Urząd Dozoru Technicznego
ZP-AL-55/16 – Organizacja odpłatnych konferencji dla klientów Urzędu Dozoru Technicznego
Strona 1 z 6
c) Obiekt hotelarski powinien znajdować się w cichej i atrakcyjnej okolicy, w otoczeniu zieleni/
jeziora/ stawów/ parku.
5) Standard i ogólne wymagania Zamawiającego w stosunku do zaoferowanego obiektu
hotelarskiego:
a) Wykonawca zapewni realizację usług w obiekcie hotelarskim o standardzie min czterech
gwiazdek, tzn. zapewniony obiekt hotelarski musi spełniać kryteria określone dla hoteli co
najmniej czterogwiazdkowych – **** (czterogwiazdkowy) zgodnie z załącznikiem nr 1 do
Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów
hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr
22, poz.169 z pózn.zm.)
b) Obiekt hotelarski powinien być oddany do użytku lub wyremontowany nie wcześniej niż 10 lat
przed dniem opublikowania niniejszego postępowania.
c) Obiekt hotelarski nie może być w trakcie prac remontowych w czasie realizacji usług,
tj. w czasie konferencji.
d) Jeśli w obiekcie hotelarskim, w terminie realizacji przedmiotu zamówienia, będzie
jednocześnie organizowana inna impreza/konferencja, nie może ona w jakikolwiek sposób
kolidować lub wpływać na przebieg konferencji Zamawiającego, komfort uczestników,
identyfikację konferencji Zamawiającego, czy w inny sposób powodować np. hałas, mieszanie
się uczestników, połączenie oznaczeń, stoisk czy punktów rejestracji uczestników itp.
e) Wykonawca zobligowany jest do świadczenia usługi konferencyjnej i gastronomicznej oraz
noclegowej w tym samym obiekcie (dopuszczalne jest kilka budynków pod tym samym
adresem z dogodnym przejściem z jednego budynku do drugiego).
f) Na terenie obiektu – bar/restauracja do skorzystania przez uczestników konferencji we
własnym zakresie (zakup napojów zimnych, gorących, alkoholowych, przekąsek).
6) Wykonawca zapewni obiekt hotelarski spełniający poniższe szczegółowe wymagania:
a) Odpowiednia ilości pokoi do ułożenia grupy max 120 osób, w tym co najmniej 50 osób,
nie więcej jednak niż 70 osób do ułożenia w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych
z możliwością pojedynczego wykorzystania (WAŻNE) oraz pozostałe osoby do ułożenia
w pokojach dwuosobowych.
Pokoje posiadające standard minimum **** (czterogwiazdkowy) - zgodnie z załącznikiem nr
1 do Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów
hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr.
22, poz. 169, z późn. zm.)
Uwaga 1:
Zamawiający może, w uzgodnieniu z Wykonawcą, zamówić usługi noclegowe w dobie
hotelowej poprzedzającej dzień rozpoczęcia konferencji, lub dobie następującej po ostatnim
dniu konferencji, w miarę dostępności pokoi w obiekcie hotelarskim. Sumaryczna liczba
noclegów w ramach realizowanych usług nie przekroczy 120.
b) Sala konferencyjna:
- swobodnie mieszcząca grupę 120 osób w ustawieniu szkolnym lub w podkowę/literę U po
zewnętrznej stronie (ustawienie sali w każdym dniu konferencji do uzgodnienia z
Zamawiającym); Ustawienie teatralne jest niedopuszczalne.
- wyposażona w nagłośnienie, mównicę, stół prezydialny dla 5 osób, rzutnik multimedialny,
ekran, co najmniej 2 mikrofony bezprzewodowe, tablica (papierowa lub tablica biała sucho
ścieralna), markery do tablicy; ekran jest dobrze widoczny z każdego miejsca Sali;
- wskazane jest, by sala miała dwa wyjścia z przodu i z tyłu;
- z dostępem do światła dziennego, możliwością zaciemnienia (WAŻNE) oraz możliwością
regulacji oświetlenia sztucznego;
_________________________________________________________________________
Urząd Dozoru Technicznego
ZP-AL-55/16 – Organizacja odpłatnych konferencji dla klientów Urzędu Dozoru Technicznego
Strona 2 z 6
-
sala klimatyzowana z możliwością regulacji temperatury;
każdego dnia konferencji Zamawiający korzysta z tej samej sali konferencyjnej w obiekcie;
dostępność obsługi technicznej z obiektu hotelarskiego przez cały czas trwania obrad
podczas konferencji; obsługa techniczna odpowiada między innymi za sprawne działanie
sprzętu multimedialnego, oświetlenia, klimatyzacji, nagłośnienia.
Uwaga:
Zamawiający dokona wyboru sali konferencyjnej po podpisaniu umowy. Zamawiający
potwierdzi wybór bądź zmieni salę najpóźniej na 2 tygodnie przed terminem konferencji w
miarę dostępności innych sal konferencyjnych w obiekcie.
Sala powinna być dopasowana do liczby uczestników – pojemność sali maksymalnie do 150%
liczby uczestników w wybranym ustawieniu.
c) Sala bankietowo/restauracyjna swobodnie mieszcząca grupę 120 osób przy stolikach
bankietowych (miejsca zasiadane dla wszystkich uczestników jednocześnie),
z wydzieloną strefą taneczną/rozrywkową, w tym odpowiednia infrastruktura techniczna,
m.in. nagłośnienie dostosowane do wielkości sali.
Sala bankietowa powinna być dopasowana do liczby uczestników – pojemność sali
maksymalnie do 200% liczby uczestników w wybranym ustawieniu.
d) Pomieszczenie biurowo – administracyjne dla opiekunów szkolenia (pracowników UDT)
wyposażone w stolik, krzesła, Wi-Fi ulokowane w pobliżu recepcji lub sali konferencyjnej;
Zamawiający korzysta z tego samego pomieszczenia biurowo – administracyjnego każdego
dnia konferencji; pomieszczenie jest udostępnione Zamawiającemu dzień wcześniej, jeśli
konferencja zaczyna się w godzinach porannych.
e) Przechowalnia bagażu i szatnia do czasu możliwości zakwaterowania.
f) Parking samochodowy, umożlwiający zaparkowanie co najmniej 70 aut dla uczestników
Zamawiającego korzystających z noclegu (opłata za usługę parkingową ujęta w cenie),
g) miejsce recepcji – Wykonawca umożliwi Zamawiającemu rozstawienie na terenie obiektu
punktu rejestracji – stoiska informacyjnego UDT, w miejscu widocznym i ogólnodostępnym,
w pobliżu recepcji hotelu.
h) Miejsce prezentacji ofert branżowych – od 2 do 4 stolików z krzesłami w miejscu uzgodnionym
z Zamawiającym (np. holl, przy wejściu na salę konferencyjną, przy punkcie rejestracji
uczestników); lokalizacja może być zmieniana podczas trwania konferencji.
i) Obiekt powinien posiadać sprawny system klimatyzacji, z regulowaną temperaturą, w części
ogólnodostępnej obejmującej salę konferencyjną, salę bankietowo/restauracyjną.
j) Bezpłatny dostęp do Internetu (Wi-Fi) dla uczestników konferencji na terenie całego obiektu
hotelarskiego,
k) Zaplecze rekreacyjne w postaci np. basenu, sauny, strefy SPA (z wyjątkiem odpłatnych
zabiegów) udostępnione wszystkim uczestnikom w cenie pobytu.
7) Kompleksowa obsługa gastronomiczna konferencji w dniach 19-21.04.2017 r.:
a) Wymagania ogólne:
- Zastawa stołowa, w tym serwis kawowy – porcelanowe lub porcelano-podobne,
lub ceramiczne, zapewnione w liczbie adekwatnej do ilości uczestników, rodzaju potraw,
napojów oraz sposobu serwisu, bez żadnych oznak zadrapań, szczerbień, zniszczeń,
jednolity wzór, w kolorze białym lub innym jasnym jednolitym;
- Bemary do serwowania zup i dań ciepłych w formie bufetu – srebrne, oznaczone nazwami
dań w języku polskim, utrzymujące stale ciepło potraw;
- Ilość stanowisk gastronomicznych, w tym wyposażenia gastronomicznego zapewniona
w liczbie odpowiedniej do jednoczesnego wyserwowania posiłku dla całej grupy
_________________________________________________________________________
Urząd Dozoru Technicznego
ZP-AL-55/16 – Organizacja odpłatnych konferencji dla klientów Urzędu Dozoru Technicznego
Strona 3 z 6
uczestników, bez powodowania zastojów: minimum po dwa punkty wydawania każdej z
potraw;
- naczynia szklane na napoje – zapewnione w liczbie adekwatnej do ilości uczestników,
rodzaju napojów oraz sposobu serwisu, bez żadnych oznak zadrapań, szczerbień, zniszczeń
jednolity wzór i rodzaj szkła;
- sztućce metalowe – zapewnione w liczbie adekwatnej do ilości uczestników, rodzaju
potraw, napojów oraz sposobu serwisu, jednolity wzór, gatunek i zdobienia;
- papierowe serwetki (min 2 szt./os.), w kolorze jednolitym;
- stoły zapewnione w odpowiedniej ilości, wystarczającej do jednoczesnego wyserwowania/
konsumpcji posiłków przez wszystkich uczestników konferencji;
- Podczas posiłków obsługa sali kieruje uczestników do punktów pobrań posiłków, w
szczególności gdy powstaje zastój lub tworzy się kolejka.
b) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił obsługę kelnerską, w tym:
- osoby, o kwalifikacjach wymaganych przez prawo, w szczególności spełniających wymogi
określone w ustawie z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia
(Dz.U.2015.594 – tekst jednolity);
- wyposażenie osób w stosowną odzież zapewniającą schludny wygląd (jednolite uniformy,
estetyczne, nieuszkodzone, kompletne, czyste);
- ilość osób dostosowana do rodzaju wydarzenia i liczby uczestników.
8) Menu dla 120 osób:
a) Przerwa kawowa w drugim i trzecim dniu serwowana w sposób ciągły (w godzinach
określonych w agendzie wydarzenia) – uzupełniana wg bieżących potrzeb:
- jednoporcjowe wypieki, tj.: ciasto domowe, kruche ciasteczka,
- owoce sezonowe,
- kanapki,
- napoje zimne, tj.: soki (minimum 3 rodzaje),
- woda gazowana i niegazowana,
- napoje gorące, tj.: świeżo parzona gorąca kawa i herbata,
- dodatki do gorących napojów: mleko, cytryna, cukier.
b) Lunch bufetowy:
- Przystawki,
- co najmniej dwie zupy do wyboru,
- trzy dania gorące główne,
- dodatki skrobiowe,
- dodatki warzywne,
- deserów,
- napoje zimne i gorące (kawa, herbata, soki owocowe) wraz z dodatkami typu mleko,
cukier, cytryna.
c) Powitalna kolacja tematyczna w dniu 19.04.2017 r. np.: grill/ przyjęcie plenerowe/menu
sushi/menu hiszpańskie
- menu w formie bufetu – adekwatnie do tematu przewodniego,
- pakiet napoi bezalkoholowych do 4h (napoje gazowane i niegazowane w tym woda, soki
owocowe, herbata, kawa).
Przyjęcie w formie zasiadanej dla 120 osób.
_________________________________________________________________________
Urząd Dozoru Technicznego
ZP-AL-55/16 – Organizacja odpłatnych konferencji dla klientów Urzędu Dozoru Technicznego
Strona 4 z 6
Wykonawca zapewni oprawę muzyczną z nagłośnieniem podczas kolacji 19.04.2017 (bez
obsługi DJ).
Uwaga: Bufet dań gorących oraz bufet zimny uzupełniany przez min. 4 h w trakcie trwania
przyjęcia
d) Kolacja bufetowa w dniu 20.04.2017 r. o rozszerzonym menu:
- przystawki,
- trzy dania główne,
- bufet zimny,
- napoje: napoje gazowane, soki owocowe (min. 2 rodzaje), woda mineralna gazowana
i niegazowana, świeżo parzona kawa oraz wybór herbat,
- „open bar” 20.04.2017 r. (serwis napojów bez ograniczeń przez min. 4 godz.): wódka (min.
2 rodzaje), wino białe i czerwone, piwo; napoje alkoholowe serwowane do stołów w
butelkach (wino, wódka) oraz podawane z dystrybutora bądź w butelkach (piwo); obiekt
zapewni możliwość zakupu do kolacji dodatkowych napojów alkoholowych we własnym
zakresie przez uczestników konferencji po zakończeniu „open baru” do kolacji.
Uwaga: Bufet dań gorących oraz bufet zimny uzupełniany przez min. 4 h w trakcie trwania
kolacji.
Posiłki każdego dnia powinny być różnorodne i będą ustalone z Zamawiającym po
wcześniejszym przesłaniu przez Wykonawcę propozycji menu do akceptacji.
Wykonawca przedstawi Zmawiającemu 3 rodzaje/zestawy menu kolacji do wyboru.
e) Pozostałe wymagania – wszystkie podawane przez Wykonawcę posiłki muszą:
być przygotowane w dniu świadczenia usługi i zgodnie dobrymi praktykami
i wymaganiami HACCP;
odpowiadać standardom obowiązującym przy prowadzeniu działalności gastronomicznej
tego rodzaju;
być bezwzględnie świeże;
być przygotowane ze świeżych produktów oraz mieć estetyczny wygląd;
być przygotowane na bazie produktów o najwyższej jakości;
- posiłki muszą posiadać odpowiednie walory smakowe i zapachowe.
UWAGA: Wykonawca zapewnia serwis sprzątający w trakcie i po zakończeniu każdego posiłku.
9) Usługi dodatkowe podczas kolacji w dn. 20.04.2017 r.:
a) Wykonawca zapewni oprawę muzyczną z nagłośnieniem tj. obsługa DJ-a lub prezentera
muzycznego zarówno przez cały czas trwania kolacji.
b) Wykonawca zorganizuje dla uczestników konferencji podczas kolacji drugiego dnia działanie
uatrakcyjniające. Wykonawca jest zobowiązany wskazać w ofercie co najmniej cztery działania
uatrakcyjniające podczas kolacji, spośród których Zamawiający wybierze jedną propozycje.
Proponowane działania muszą mieć odmienny charakter (opłatę za powyższą usługę należy
skalkulować w kosztach usługi gastronomicznej). Za działania uatrakcyjniające Zamawiający nie
uzna, zaoferowania dostępu do zaplecza rekreacyjnego hotelu, do którego dostęp jest
bezpłatny na podstawie niniejszego opisu przedmiotu zamówienia.
Uwaga: Zamawiający może dokonać faktycznej oceny obiektu hotelarskiego podczas wizytacji, w
celu potwierdzenia spełnienia wszystkich wymogów postawionych przez Zamawiającego w
Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia. W przypadku stwierdzenia rozbieżności,
Zamawiający może odrzucić ofertę. W celu wizytacji Zamawiający, zwróci się do Wykonawcy na
piśmie o wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za oprowadzenie po pomieszczeniach obiektu
hotelarskiego. Wyznaczenie osoby i godziny (w zakresie od 9:00 do 13:00), odbędzie się następnego
_________________________________________________________________________
Urząd Dozoru Technicznego
ZP-AL-55/16 – Organizacja odpłatnych konferencji dla klientów Urzędu Dozoru Technicznego
Strona 5 z 6
dnia roboczego, po otrzymaniu wezwania przez Wykonawcę, a dniem wizytacji będzie kolejny dzień
roboczy.
_________________________________________________________________________
Urząd Dozoru Technicznego
ZP-AL-55/16 – Organizacja odpłatnych konferencji dla klientów Urzędu Dozoru Technicznego
Strona 6 z 6