INFORMACJE O SPOSOBACH I METODACH

INFORMACJE O SPOSOBACH I METODACH REKRUTACJI ORAZ PROWADZENIA
ROZMÓW KWALIFIKACYJNYCH
Techniki rekrutacji stosowane przez pracodawców zależą od wielu czynników, m.in. rodzaju i
wielkości firmy oraz stopnia jej sformalizowania, kultury organizacyjnej i strategii personalnej,
środków finansowych przeznaczonych na rekrutację, wymogów stawianych kandydatom i
rodzaju
wymagań
stanowiska,
a
także
liczby
i
oczekiwań
kandydatów.
W różnych krajach różne metody rekrutacji stosowane są z różną częstotliwością, np. we
Francji w dalszym ciągu powodzeniem cieszy się stosowane grafologii (analizy pisma
kandydatów) jako metody rekrutacji. W Wielkiej Brytanii do najczęściej stosowanych metod
rekrutacji należą rozmowy kwalifikacyjne (face-to-face, interviews) połączone z analizą
dokumentów aplikacyjnych oraz sprawdzaniem referencji. Rzadziej stosowane są testy
osobowości, merytoryczne i sprawnościowe oraz Assessment Centrem.
REKRUTACJA - jest ważnym etapem procesu naboru kandydatów do pracy. Są to wszelkie
działania
podejmowane
w
celu
zachęcenia
jak
największej
liczby
kandydatów
o odpowiednich kwalifikacjach do ubiegania się o wolne stanowisko pracy. Może być:
Rekrutacja zewnętrzna – wybór dokonywany jest na zewnętrznym rynku pracy, poza
organizacją, która dokonuje naboru.
Rekrutacja wewnętrzna – wybór dokonywany jest z grupy pracowników już zatrudnionych,
często są to awanse lub przesunięcia poziome.
Formy rekrutacji:
Bierna – polega na tym, że kandydaci zainteresowani podjęciem pracy w konkretnej firmie
sami przesyłają dokumenty aplikacyjne, nawet jeśli w danym momencie nie są prowadzone
żadne projekty rekrutacyjne.
Aktywna bezpośrednia – jej istota sprowadza się do zaangażowania się pracodawcy
w znalezienie odpowiednich osób poprzez zamieszczenie ogłoszeń w mediach (głownie
prasa, Internet, radio), promowanie prowadzonego naboru podczas rozmaitych dni kariery,
targów pracy, czy też z pomocą biur karier na uczelniach.
Aktywna pośrednia – sprowadza się do zlecenia przez pracodawcę przeprowadzenia
procesu rekrutacji instytucjom zewnętrznym, tj. agencjom doradztwa personalnego lub
agencjom pośrednictwa pracy.
NAJCZĘŚCIEJ STOSOWANE METODY REKRUTACJI I SELEKCJI:
Wstępna selekcja i analiza dokumentów aplikacyjnych (CV, listu motywacyjnego,
formularza aplikacyjnego (application form) - właściwie sporządzone dokumenty zapewnią
nam zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną). Selekcja wstępna odbywa się bez
bezpośredniego udziału kandydatów. Na tym etapie następuje zebranie aplikacji, życiorysów
(CV), listów motywacyjnych innych wymaganych przez firmę dokumentów. Istotą selekcji jest
wybranie spośród wszystkich nadesłanych aplikacji tylko tych, które pochodzą od
najlepszych kandydatów, to znaczy takich, którzy z jednej strony jawią się jako interesujący –
wyróżniający się w pozytywny sposób spośród innych aplikujących osób, a jednocześnie z
drugiej strony - mający odpowiednie kwalifikacje niezbędne do wypracowania zakładanych
wyników. Selekcja jest zwykle czasochłonnym ale niezwykle ważnym etapem, który pozwala
nam ocenić, czy kandydaci będą w stanie dopasować się nie tylko do określonego
stanowiska ale także do kultury organizacji.
Rozmowa kwalifikacyjna (interview) - stanowi najbardziej istotny element procedury
rekrutacyjnej; rozmowa kwalifikacyjna może być tradycyjna – nieustrukturyzowana - lub
sytuacyjna/ustrukturyzowana – odnosząca się do konkretnych sytuacji z przeszłości
kandydatów lub sytuacji hipotetycznych). Rozmowa kwalifikacyjna jest formą, z którą
kandydaci do pracy spotykają się najczęściej. Można zrezygnować właściwie z każdej innej
metody ale bez spotkania z kandydatem i wzajemnej wymiany z nim informacji dotyczących
nawiązania współpracy nie można podjąć poważnej decyzji o zatrudnieniu. Rozmowa
kwalifikacyjna najczęściej przybiera formę wywiadu zawodowego, którego celem jest
uzyskanie informacji uzupełniających dane pozyskane dzięki CV lub w wyniku zastosowania
innych metod rekrutacyjnych. Na tym etapie przyszły pracownik ma okazję zaprezentować
swoje możliwości, potencjał, osiągnięcia i własną osobowość. Pracodawca sprawdza na ile
kandydat
spełnia
określone
na
dane
stanowisko
wymagania
oraz
przedstawia
szczegółowe warunki oferowanej pracy.
Przykłady rozmów kwalifikacyjnych:
•
Rozmowa według ustalonego wzoru – to sytuacja, w której zadawane są standardowe
pytania pozwalające na ustalenie mocnych i słabych stron osobowości kandydata.
w trakcie takiej rozmowy można uzyskać szczegółowe, uporządkowane odpowiedzi
dotyczące kwalifikacji i doświadczenia kandydatów
•
Rozmowa swobodna - to przypadkowa dyskusja, prowadzona bez wyraźnego kierunku.
Najczęściej ma miejsce gdy prowadzący rekrutację nie jest do niej należycie
przygotowany a po jej zakończeniu potrzebuje jeszcze dodatkowych informacji zanim
podejmie decyzję o zatrudnieniu danej osoby
•
Rozmowa sam na sam - ma miejsce wtedy, gdy wiadomo już, że kandydat ma wiedzę
i umiejętności potrzebne na proponowane stanowisko. Jest ona zwykle poprzedzona
innym rodzajem rozmowy.
•
Rozmowa kompleksowa – jest najpowszechniej i najskuteczniej używaną techniką
rozmowy kwalifikacyjnej – to połączenie nieformalnej, swobodnej rozmowy z rozmową
według ustalonego wzorca. Prowadzący ma przygotowany plan, jak potoczy się rozmowa
ale jednocześnie pozwala na odstępstwa w celu zbadania interesujących go szczegółów,
zachęca kandydatów do dyskusji.
•
Rozmowa w sytuacji stresu – jest popularną metodą doboru pracowników na stanowiska
kierownicze, której zadaniem jest wprowadzenie napięcia w celu sprawdzenia reakcji
kandydata. Technika działania polega na zaskoczeniu kandydata i obserwacji jego
reakcji. Nie zawsze jednak pozwala na skuteczną ocenę odporności na stres.
•
Rozmowa
grupowa
–
przeprowadzana
jest
wtedy,
gdy
ostateczną
decyzję
o zatrudnieniu ma podjąć więcej niż jedna osoba – skupienie kilku opinii daje możliwość
bardziej obiektywnej oceny. Mogą ją prowadzić pracownicy działu kadr, kierownictwo
i osoby pracujące na równorzędnych do obsadzanego stanowiskach Występowanie
przed grupą osób jest stresujące, sprawia wrażenie egzaminu.
•
Rozmowa przesiewowa – jej zadaniem jest odsianie kandydatów, którzy nie spełniają
wymagań oferowanego stanowiska. Potencjalny pracodawca bądź działający w jego
imieniu konsultant, zadaje pytania według wytycznych i omawia poszczególne punkty
życiorysu kandydata, szukając nieścisłości.
Rozmowa
telefoniczna
-
telefoniczne
interview
często
poprzedza
rozmowę
kwalifikacyjną. Podczas rozmowy telefonicznej zadawane są pytania dotyczące informacji
zawartych w życiorysie, liście motywacyjnym, istotne z punktu widzenia pracodawcy. Taki
kontakt daje możliwość wstępnego sprawdzenia znajomości języka obcego, jeśli jest to
wymóg niezbędny na dane stanowisko. W trakcie rozmowy telefonicznej ustala się
termin spotkania w celu przeprowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej.
Assessment Centre
symulacyjne
czyli "Centrum Oceny"
stawiające
kandydatów
przed
- indywidualne lub grupowe ćwiczenia
koniecznością
rozwiązania
konkretnych
problemów lub praktycznych zadań, z którymi najprawdopodobniej zetkną się w przyszłej
pracy, np. prezentacja, dyskusja na dany temat, prowadzenie zebrania, uporządkowanie
korespondencji, scenki z udziałem "aktora". Stosowane może być dla określania mocnych
stron zatrudnionych osób jak i obszarów, które powinny być rozwijane, a co za tym idzie
planowania działań rozwojowych, jak choćby szkolenia. Ułatwia i zwiększa efektywność
podejmowanych decyzji o awansie, gdyż może wskazywać, u którego z kandydatów
pretendowanych do awansu najlepiej rozwinięte są kompetencje niezbędne na danym
stanowisku.
Testy psychologiczne - mają ocenić kandydatów pod kątem, np. zdolności analitycznych,
rozumienia tekstu, pojemności pamięci, profilu osobowości, umiejętności zarządzania,
negocjacji, komunikacji, predyspozycji zawodowych.
Testy inteligencji – można się spotkać z testami badającymi poziom inteligencji ogólnej jak i
z bardziej szczegółowymi, określającymi poziom poszczególnych zdolności składających się
na inteligencję ogólną. Te szczegółowe dostarczają znacznie bogatszej informacji, pokazują
bowiem mocne i słabe strony.
Sprawdzian wiedzy merytorycznej
-
pozwala określić czy wiedza merytoryczna
wymagana na danym stanowisku, jaką dysponuje kandydat jest rzeczywiście wystarczająca
do objęcia przez niego tego stanowiska. Testy są najczęściej opracowywane przez
ekspertów z poszczególnych dziedzin.
Testy sprawnościowe - stosuje się je tylko na wybrane stanowiska.
Testy językowe – deklarując znajomość języka obcego można spodziewać się sprawdzenia
tych umiejętności. Stosowane są testy pisemne i ustne.
Wywiady panelowe - udział w nich bierze więcej niż jedna osoba ze strony pracodawcy aby
zapewnić jak najbardziej obiektywną ocenę kandydata.
Referencje
-
zdecydowana większość brytyjskich pracodawców sprawdza referencje,
w sektorze publicznym często nawet przed interview; najlepiej jeżeli możemy jako referenta
podać dane osoby mieszkającej i pracującej w UK, ale jeśli nasz były pracodawca w Polsce
zna angielski i jest skłonny nam dać referencje, może to zrobić drogą emailową).
JAK NAJLEPIEJ PRZYGOTOWAĆ SIĘ DO ROZMOWY KWALIFIKACYJNEJ
Wspaniała wiadomość – zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną. Po chwilach euforii
nadchodzi zdenerwowanie: czego oczekiwać, jakie pytania się pojawią, jak się ubrać, etc.
Spokojnie - dobre przygotowanie zredukuje stres i zwiększy szanse na zrobienie dobrego
wrażenia na pracodawcy. A rozmowa kwalifikacyjna, podobnie jak wcześniejszy etap, czyli
dokumenty aplikacyjne, ewentualnie wstępne interview przez telefon, to nic innego jak
proces zarządzania wrażeniem. Przygotowanie się do rozmowy powinno polegać przede
wszystkim na zebraniu informacji, pozytywnym nastawieniu psychicznym oraz przygotowaniu
do
pytań,
które
mogą
się
pojawić.
Dobre
przygotowanie
zredukuje
stres
i zwiększy szanse na zrobienie dobrego wrażenia na pracodawcy.
ZASADY PODCZAS ROZMOWY KWALIFIKACYJNEJ
•
Punktualność
Na rozmowę zawsze przychodzimy 10-15 minut przed umówionym spotkaniem. Dzięki temu
będziemy mieli czas, by się uspokoić, zastanowić i przygotować do rozmowy. Pamiętajmy
też, że podczas drogi możemy utknąć w korku, może spóźnić się autobus i dobrze wtedy
mieć w zapasie trochę czasu W przypadku, gdy wiemy, że nie zdążymy na spotkanie to
należy zadzwonić i poinformować o tym osobę, z którą się spotykamy. Zawsze przecież
istnieje możliwość przełożenia spotkania na inny termin jeśli już rzeczywiście poślizg będzie
bardzo duży. Pamiętajmy, że spóźnienie może być odczytane jako brak umiejętności
planowania, lekceważenie rozmówcy czy brak motywacji.
•
Wygląd zewnętrzny
Przed rozmową kwalifikacyjną należy zadbać o odpowiedni strój. Pamiętajmy, by przede
wszystkim był on czysty, wyprasowany i nieuszkodzony. Wybierając strój bierzemy pod
uwagę branżę i stanowisko pracy, o które się ubiegamy i o to by nasz strój był elegancki.
Zadbajmy również o wygląd dłoni i fryzury.
•
Uprzejmość
Od samego początku starajmy uśmiechać się do wszystkich, gdyż nie wiemy z kim tak
naprawdę rozmawiamy. Czasami opinia sekretarki czy innego pracownika może być
decydująca. Starajmy się zrobić dobre wrażenie – pamiętajmy, że osoby, z którymi będziemy
rozmawiać nie są naszymi wrogami. Być może po zakończeniu rekrutacji staną się naszymi
przyszłymi koleżankami i kolegami z pracy.
•
Emocje
Podczas rozmowy kwalifikacyjnej każdy z nas się denerwuje. Postarajmy się jednak nerwy
opanować i trzymać rękę na pulsie, nasze ciało nie może być ani zbyt rozluźnione, ani
nadmiernie usztywnione. Należy skupić się na rozmowie i postarać się opanować tiki
nerwowe, dobrze jest też być pewnym siebie ale nie zarozumiałym. Rekruter z pewnością
spojrzy na nas bardziej życzliwie jeśli zauważy, że nam na pracy bardzo zależy.
•
Informacje o firmie
Przed rozmową należy zapoznać się z naszym, potencjalnym pracodawcą, tzn. należy
sprawdzić czym dana firma się zajmuje, jakie prowadzi usługi lub co sprzedaje, ile mniej
więcej zatrudnia pracowników, jak długo istnieje na rynku oraz jaką ma renomę, itd.
Zebrane informacje dadzą nam przewagę nad innymi kandydatami oraz możliwość
partnerskiej rozmowy z rekruterem - wykazując się wiedzą na temat firmy udowadniamy,
że poważnie podchodzimy do rekrutacji.
•
Informacje o stanowisku
Przed rozmową powinniśmy sprawdzić jakie zadania powinna wykonywać dana osoba na
stanowisku, o które się ubiegamy. Pomoże to nam w przedstawieniu siebie.
•
Teczka z dokumentami
Udając się na rozmowę należy zabrać ze sobą teczkę z dokumentami takimi jak.: CV, list
motywacyjny, świadectwa pracy, świadectwa szkoły, ukończone kursy, szkolenia, referencje,
opinie, portfeli z dotychczasowymi pracami, itd. Dobrze jest też mieć długopis i notes, aby
zanotować ważne dane, czy numer telefonu.
•
Lista pytań
Wiele zagadnień powtarza się podczas rozmów kwalifikacyjnych. Przed rozmową należy
zastanowić się jakie pytania może zadać nam rekruter i o co my sami chcielibyśmy go
zapytać. Dzięki temu lepiej można przygotować się do rozmowy a przez to zyskać w oczach
potencjalnego pracodawcy. Pamiętajmy również, by odpowiadać precyzyjnie na zażądane
pytania. Nie należy skracać ani rozciągać odpowiedzi – najlepiej znaleźć złoty środek, czyli
odpowiadać „zwięźle, krótko i na temat”.
•
Zakończenie
Na zakończenie rozmowy należy podziękować rozmówcy za poświęcony czas i za rozmowę.
Można też dopytać się kiedy należy spodziewać się odpowiedzi, można również poprosić o
numer telefonu, aby w wyznaczonym terminie móc zadzwonić i poznać wynik rekrutacji. Aby
wyróżnić się na tle innych warto wysłać Mail z podziękowaniami za rozmowę kwalifikacyjną.
Należy go wysłać dość szybko – tego samego lub następnego dnia po rozmowie
kwalifikacyjnej. List nie powinien być długi a jego treść bardzo wyważona. Wystarczy, że
podziękujemy za poświęcony czas i przypomnimy o gotowości do podjęcia współpracy.
Można
podkreślić,
że
spotkanie
rekrutacyjne
utwierdziło
nas
w
przekonaniu,
że to odpowiednia dla nas oferta pracy i ewentualnie dodać istotną informację, o której
zapomnieliśmy podczas rozmowy kwalifikacyjnej.
BŁĘDY POPEŁNIANE PODCZAS ROZMOWY KWALIFIKACYJNEJ
•
Spóźnianie się
Jeśli spóźnisz się na rozmowę kwalifikacyjną to zlekceważysz swego rozmówcę, okażesz
mu brak szacunku dla jego osoby oraz dla jego czasu.
•
Nieodpowiedni strój
Udając się na rozmowę kwalifikacyjną w nieodpowiednim stroju, np. w dresie, sukience
balowej nie zostaniesz dobrze odebrany. Twój strój będzie mówił, że Ci nie zależy, albo że
na rozmowie kwalifikacyjnej znalazłeś się przypadkowo. Nie odpowiedni strój zdyskwalifikuje
Cię.
•
Nieprzygotowanie się do rozmowy
Brak przygotowania podstawowych informacji o firmie, o zadaniach wykonywanych na
danym stanowisku, o produkcie tej firmie to jeden z ważniejszych błędów, który może
spowodować, że na samym początku zostaniesz odrzucony i nie przejdziesz do kolejnego
etapu.
•
Kłamstwo
Zawieranie nieprawdziwych danych w dokumentach aplikacyjnych jest błędem nie
wybaczalnym i zdyskwalifikuje Cię jako pracownika tejże firmy. Nie możesz przypisywać
sobie też sukcesów innych osób. Pamiętaj, że pracodawca może sprawdzić zawartość
naszych dokumentów lub też zadzwonić do wcześniejszego pracodawcy i zapytać się o
opinię.
•
Nastawienie
Od naszego nastawienia wiele zależy, pamiętaj, że jeśli Ty sam masz złe przeczucie lub nie
wierzysz we własne siły to dlaczego Twój potencjalny pracodawcy miałby myśleć inaczej lub
uwierzyć w Twoje umiejętności. Pamiętaj, że pozytywne nastawienie może zdziałać bardzo
wiele. A nawet jeśli zadbasz o wygląd zewnętrzny to, Twój sposób mówienia, podejście do
problemów oraz wewnętrzne przekonania, zniweczą ten wysiłek i tak pracodawca odkryje, że
jesteś pesymistą i masz nisko- samoocenę.
•
Brak kultury
Nie wolno zapominać o zasadach savoir-vivru podczas rozmowy kwalifikacyjnej, gdyż
świadczyć to będzie o Twojej kulturze i o tym, w jaki sposób będziesz traktować pracodawcę,
współpracowników oraz klientów. Brak kultury i niestosowanie reguł dobrego wychowania,
arogancja może oznaczać dyskwalifikację nawet najlepszego kandydata.
•
Małomówność
W sytuacji kiedy nie umiesz udzielić wyczerpujących odpowiedzi będziesz postrzegany jako
osoba, która nie ma dostatecznej wiedzy, że nie umiesz sprzedać swoich umiejętności,
pomysłów, a co dopiero sprzedać coś klientowi czy udzielić mu wyczerpujących odpowiedzi,
aby kupił lub coś zamówił. To czego nie powiesz nie istnieje i działa silnie na Twoją
niekorzyść.
•
Brak zaangażowania
Pasywna postawa, brak entuzjazmu, obojętność zasugeruje, że takim pracownikiem
będziesz albo też, że Ci nie zależy, ale ktoś kazał Ci przyjść na rozmowę kwalifikacyjną.
Pracodawcy szukają osób aktywnych, energicznych, uśmiechniętych, tak by przyciągali oni
swoją osobą klientów do firmy.
•
Negatywne wyrażenie opinii o wcześniejszym pracodawcy
Ważne jest, by o innych nie wyrażać się źle. Jeśli zaczniesz krytykować wcześniejszego
pracodawcę, będziesz źle o nim mówić to Twój rozmówca może pomyśleć, że i o nim
będziesz źle mówić i że będziesz go krytykować, a tego z pewnością nie chcę. Zachowanie
takie może zostać odczytane jako nielojalność wobec pracodawcy.
PRZYDATNE STRONY:
http://www.pup.kartuzu.pl
http://rozmowakwalifikacyjna.com
http://dlafirmy.info.pl
http://kadry.nf.pl
http://www.biurokarier.umk.pl