Regulamin targów - Festiwal Książki Opole

Załącznik nr 4 - Regulamin
I Zasady udziału
1. Warunkiem uczestnictwa na Festiwalu Książki Opole 2016 jest dostarczenie na adres
Organizatora wypełnionego czytelnie formularza, podpisanego przez osobę uprawnioną,
najpóźniej do dnia 30.04.2016 r.
2. Wystawcą może być osoba prawna lub fizyczna, która zgłosiła ofertę zgodnie z zakresem
tematycznym Festiwalu Książki Opole 2016 i została zaakceptowana przez Organizatora.
3. Wystawca dokonuje wyboru określonego stoiska na podstawie Załącznika nr 1, poprzez
wypełnienie formularza zgłoszeniowego (Załącznik nr 2). Organizator uwzględnia potrzeby
Wystawcy, które będą rozpatrywane indywidualnie w zależności od możliwości ich realizacji.
4. W przypadku liczby zgłoszeń, która będzie przekraczała ilość przewidzianych miejsc
w obiekcie zabudowanym, Organizator może zaproponować stoisko na zewnątrz obiektu.
5. O przydziale stoisk decyduje kolejność zgłoszeń.
6. Inne usługi świadczone przez Organizatora wymagają dodatkowej umowy.
7. Organizator nie zezwala na udostępnianie stoiska lub jego części bezpłatnie ani odpłatnie
innym podmiotom, które nie zostały zgłoszone.
8. Na wypadek niezapłacenia należnej kwoty określanej w terminie umowy, Organizator
zastrzega sobie prawo do skreślenia Wystawcy z udziału w Festiwalu.
9. Wystawca jest zobowiązany do udostępnienia stoisk w ustalonych godzinach.
10. Zabronione jest demontowanie ekspozycji przed oficjalnym zamknięciem Festiwalu.
11. Wystawca zobowiązany jest do demontażu ekspozycji i przywrócenia powierzchni
wystawienniczej do pierwotnego kształtu.
12. Jeśli eksponaty z powierzchni wystawienniczej nie zostaną zdemontowane, Organizator
ma prawo przemieszczenia ich w inne miejsce.
13. Dla publiczności wstęp na Festiwal Książki Opole 2016 jest bezpłatny.
JEDYNY FESTIWAL KSIĄŻKI W POLSCE PROMUJĄCY CZYTELNICTWO POPRZEZ MUZYKĘ
ORGANIZATORZY
PARTNERZY
II Warunki płatności
1.Wysokość opłat za udział podczas Festiwalu określa Organizator.
2. Po zawarciu umowy należy wnieść opłatę w uzgodnionej wysokości do dnia 9.05.2016r.
lub uregulować należność w dwóch ratach według zasad:
a) 40% należności brutto wpłaconej jako zaliczka do 30.03.2016r. na konto Organizatora
b) Pozostała część całkowitej należności brutto do 9.05.2016r. na konto Organizatora
3.Warunkiem objęcia stoiska jest udokumentowanie dokonania wymaganych należności.
III Rezygnacja z uczestnictwa w targach
1. Rezygnacja z udziału podczas Festiwalu Książki Opole 2016 wymaga formy pisemnej.
Za datę odwołania uczestnictwa uważa się datę wpływu pisma do Organizatora. Rezygnacja
bez pokrycia finansowego, może odbyć się nie później niż do dnia 30.04.2016 r. Rezygnacja
po tym dniu skutkować będzie zwrotem Wystawcy tylko 50% opłaty wyliczonej ze
zgłoszenia.
2.Wystawca, który nie obejmie stoiska 17.06.2016r. będzie musiał zapłacić 100% kwoty
należnej za stoisko.
IV Zabudowa powierzchni wystawowej
1.Wystawca odbiera stoisko od Organizatora. Za ewentualne zniszczenia, uszkodzenia lub
zaginięcia elementów wyposażenia Wystawca pokrywa koszty strat w terminie 14 dni od daty
zakończenia imprezy (pełną ich wartość wg obowiązujących cen, podanych przez
Organizatora)
2.Wydawca zobowiązany jest do utrzymania estetycznego wyglądu stoiska. Podczas trwania
imprezy na stoisku obowiązkowa jest obsługa, która zapewni stały nadzór nad mieniem.
3.Wystawca nie może bez zgody Organizatora dokonywać jakichkolwiek zmian w ustawieniu
stoiska oraz ingerować w sieć energetyczną i nagłośnieniową oraz samodzielnie oświetlać
stoisko. Wszelkie ewentualne zmiany należy zgłaszać Organizatorowi, który w miarę
możliwości uwzględni potrzeby Wystawcy.
JEDYNY FESTIWAL KSIĄŻKI W POLSCE PROMUJĄCY CZYTELNICTWO POPRZEZ MUZYKĘ
ORGANIZATORZY
PARTNERZY
4. Organizator zobowiązany jest do:
a) zapewnienia Wystawcom należytych warunków wystawienniczo-targowych, które zostały
przedstawione w ofercie,
b) ochrony mienia Wystawców w godzinach po zamknięciu targów,
c) umożliwienia kontaktów z mediami.
5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wypadki i szkody powstałe w trakcie godzin
targowych, które nie powstały z jego winy.
6.Udostępnienie stoisk Wystawcom nastąpi dnia 17.06.2016 r. od godz. 9.00.
7. Likwidacja stoisk nastąpi 18.06.2016 r. po godz. 18.00.
8. Przyjmowanie książek na stoiska odbędzie się 16.06.2016r. w godzinach 09.00 – 18.00
9. Niedozwolone jest umieszczanie na stoisku eksponatów lub materiałów reklamowych za
pomocą technik, które trwale mogą uszkodzić elementy zabudowy.
10. Osobą odpowiedzialną za uszkodzenie wyposażenia stoiska jest Wystawca. Jeśli
uszkodzenia zostaną stwierdzone, wówczas Wystawca zostanie obciążony dodatkowymi
kosztami.
11. Zmiana wystroju stoiska może być dokonywana w godzinach kiedy hala wystawowa jest
nieczynna dla zwiedzających i została ustalona z Organizatorem.
12. Usterki w dostawie mediów należy zgłaszać Organizatorowi.
V Eksponaty
1.Wystawca ma obowiązek oznakowania własnych eksponatów.
2. Eksponaty nie mogą być umieszczane w ciągach komunikacyjnych. Zabronione jest
wieszanie do konstrukcji powierzchni wystawowej eksponatów lub innych elementów
dodatkowych wyposażenia stoiska.
3. Organizator ma prawo do odmowy zezwolenia na zainstalowanie eksponatów
niezgłoszonych w ofercie.
JEDYNY FESTIWAL KSIĄŻKI W POLSCE PROMUJĄCY CZYTELNICTWO POPRZEZ MUZYKĘ
ORGANIZATORZY
PARTNERZY
VI Reklama i imprezy
1.Podczas wystawy wszelkie działania reklamowe lub happeningi i inne programy
rozrywkowe muszą mieć wcześniejszą zgodę Organizatora. Nie mogą one przeszkadzać
innym Wystawcom i zakłócać całego programu Festiwalu.
2. Dodatkowe reklamy poza stoiskiem wymagają zgody Organizatora oraz dodatkowej opłaty.
3. Organizator ma prawo do likwidacji materiału reklamowego jeśli jest ona niezgodna
z umową.
VII Przepisy porządkowe
1.Wystawca zobowiązany jest do przestrzegania przepisów bhp i ppoż., budowlanych oraz
okazania stosownych zezwoleń, zgodnie z wymogami prawa.
2. Wystawca zobowiązany jest do objęcia stanowiska i jego opuszczenia w czasie ustalonym
w umowie.
3. Podczas Festiwalu Wystawca oraz jego przedstawiciele zobowiązani są do noszenia
identyfikatora otrzymanego przez Organizatora.
4. Stoisko musi być dostępne dla zwiedzających w ustalonych godzinach przez Organizatora.
Okresowe zamknięcie stoiska należy zgłaszać Organizatorowi.
5. Puste opakowania muszą zostać usunięte przed rozpoczęciem Festiwalu przez Wystawcę.
VIII Bezpieczeństwo i ubezpieczenie
1.Organizator zobowiązuje się do zabezpieczenia targów przez pracowników do tego
przeszkolonych.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wypadki osób oraz uszkodzenia eksponatów,
które znajdują się na terenach targowych przed i po trwania Festiwalu.
3. Organizator nie odpowiada za pojazdy ani inne rzeczy materialne pozostawione na terenie
Festiwalu.
4. Zabronione jest spożywanie alkoholu i innych substancji chemicznych na terenie
odbywającego się Festiwalu.
5. Niedozwolone jest wnoszenie broni i innych materiałów wybuchowych na teren Festiwalu.
JEDYNY FESTIWAL KSIĄŻKI W POLSCE PROMUJĄCY CZYTELNICTWO POPRZEZ MUZYKĘ
ORGANIZATORZY
PARTNERZY
VIII Postanowienia końcowe
1.Regulamin jest częścią zawartej umowy.
2. W przypadku, gdy impreza targowa podczas Festiwalu Książki Opole 2016 nie odbędzie
się z przyczyn zależnych wyłącznie od Organizatora, Wydawcy otrzymają zwrot wpłaconych
pieniędzy.
3. Organizator zastrzega sobie prawo – w razie zaistnienia okoliczności od niego niezależnych
– do odwołania, skrócenia lub częściowego zamknięcia imprezy. W takiej sytuacji Wystawcy
nie otrzymają zwrotu poniesionych kosztów.
4. Wszelkie sprawy nieobjęte niniejszym regulaminem, dotyczące imprezy, należy
konsultować z Organizatorem a ewentualne spory Organizator proponuje rozwiązywać na
drodze negocjacji.
……………………..
.……………………
(pieczątka, podpis)
(data)
JEDYNY FESTIWAL KSIĄŻKI W POLSCE PROMUJĄCY CZYTELNICTWO POPRZEZ MUZYKĘ
ORGANIZATORZY
PARTNERZY