Rozdzial 2 Nadanie przekazu
Transkrypt
Rozdzial 2 Nadanie przekazu
Rozdział 2 Nazwa procedury: Lp. Czynność Nadanie przekazu Western Union Załącznik nr 2 do Umowy Aktualizacja 29.07.2014r Obsługa międzynarodowych i krajowych przekazów pieniężnych Western Union wykonywanych przez Agentów Banku PEKAO SA. Nazwa stanowiska Szczegółowy opis i uzasadnienie czynności Wykorzystywane oprogramowanie / załączniki Kod funkcji/ Nazwa funkcji/ Ścieżka dostępu do funkcji Procedura przeznaczona jest dla placówek Subagenta wykonujących dyspozycje WPŁAT (nadania przekazów) samodzielnie na własnych stacjach roboczych wyposażonych w oprogramowanie służące do autoryzacji przekazów pieniężnych Western Union (system transakcyjny) i za pośrednictwem Biura Międzynarodowych Przekazów Pieniężnych (BMPP) w Banku Pekao SA. Warunkiem przyjęcia od Nadawcy dyspozycji nadania przekazu Western Union w formie ustnej jest: 1. posiadanie dostępu do systemu transakcyjnego Western Union (sprawne połączenie internetowe) 2. posiadanie sprawnej drukarki laserowej. W przypadku nie spełnienia jednego z w/w warunków, nadanie przekazu odbywa się w trybie awaryjnym na podstawie dyspozycji pisemnej złożonej przez Placówkę Subagenta na formularzu "Dane do wpłaty"(Zał. 1). Dyspozycje WPŁAT przekazów Western Union mogą być realizowane w walucie PLN. Wskazane przez Kantor Polski SA Placówki Subagenta mogą realizować WPŁATY w walucie USD. Zasady realizacji przekazów Western Union podane są w Regulaminie Usługi (Zał. 3). Ponadto usługi Western Union podlegają wymogom prawnym wymienionym w Rozdziale 1 „Podstawowe informacje o procedurze”. Weryfikacji zgodności zleconej usługi z w/w wymogami prawnymi dokonuje firma Western Union niezwłocznie po zarejestrowaniu przekazu w systemie transakcyjnym Western Union. Niektóre przekazy w celu dokonania weryfikacji mogą wymagać dostarczenia przez Nadawcę dodatkowych danych identyfikujących osoby podane w transakcji, co może skutkować opóźnieniem realizacji przekazu. Przekaz zakwalifikowany jako niespełniający wymogów prawnych nie będzie zrealizowany. W takim przypadku Nadawca otrzyma zwrot środków w pełnej kwocie (wartość przekazu i prowizja), a wykonawcy transakcji nie uzyskują wynagrodzenia uzyskiwanego z prowizji pobranej od Nadawcy. 1 2 Potwierdzić Kasjer tożsamość Nadawcy. Przyjąć od Nadawcy ważny dokument tożsamości z czytelnym zdjęciem. Sprawdzić autentyczność i ważność dokumentu tożsamości i podobieństwo wizerunku na fotografii do osoby przedstawiającej dokument tożsamości. Jeżeli dokument tożsamości nosi znamiona fałszerstwa odmówić realizacji zlecenia wpłaty, zatrzymać dokument i poinformować o tym fakcie przełożonego. W przypadku nie przedłożenia dokumentu tożsamości odmówić realizacji zlecenia wpłaty do czasu, kiedy dokument tożsamości zostanie przedłożony. Wręczyć Nadawcy ulotkę ostrzegawczą. Każdemu Nadawcy wręczyć ulotkę ostrzegawczą (Zał. 4). W przypadku otrzymania informacji, że przekaz jest przeznaczony na zakup towaru lub usługi oferowanej w Internecie (np. zapłata/przedpłata/zaliczka za pojazd, wynajem mieszkania, pośrednictwo w uzyskaniu pracy, inne) dopilnować, żeby Nadawca po otrzymaniu Regulaminu dokładnie zapoznał się z treścią Ostrzeżenia przed wyłudzeniami podaną w akapicie ODPOWIEDZIALNOŚĆ. W przypadku pytań dotyczących zasad realizacji przekazu należy poinformować Nadawcę, że: - przekaz zgodnie z Regulaminem będzie dostępny do wypłaty w kraju odbioru w ciągu kilku minut, - Nadawcy nie wolno udostępniać danych przekazu osobom trzecim (innym niż wskazany w przekazie odbiorca), - Nadawca nie ma możliwości opóźnienia lub określenia terminu wypłaty, - w momencie wysłania przekazu, wskazany przez Nadawcę Odbiorca powinien oczekiwać na pieniądze w kraju odbioru. Uwaga !! Zabrania się przyjmowania do realizacji zlecenia, w którym Nadawca dokonuje wpłaty środków na własne imię i nazwisko. Kasjer Zał. 4 Ulotka ostrzegawcza W celu uzyskania wydruku WPŁATA z treścią Regulaminu na jego odwrocie (wydruk dwustronny) należy pominąć punkty 3 i 4 W celu uzyskania wydruku WPŁATA bez treści Regulaminu na jego odwrocie (wydruk jednostronny) należy przejść do punktu 3 i pominąć punkt 5 3 Wydrukować Regulamin Usługi (2 egzemplarze). Kasjer Wydrukować załącznik 3 do Procesu (Regulamin Usługi) w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz wręczyć Nadawcy. UWAGA: Zaleca się wcześniejsze wydrukowanie większej liczby egzemplarzy Regulaminu, co umożliwi stałą jego dostępność. Zał. 3 Regulamin Usługi Drukuj 4 Poprosić Nadawcę o zaakceptowanie Regulaminu Usługi. Kasjer Przyjąć od Nadawcy podpis na drugim egzemplarzu Regulaminu w polu Podpis Klienta, na poświadczenie zaakceptowania warunków realizacji usługi. Na podpisanym egzemplarzu Regulaminu wpisać nr ID pracownika, złożyć podpis w imieniu Placówki Subagenta i zachować do archiwizacji. Podpisanie przez Nadawcę Regulaminu jest warunkiem przyjęcia do realizacji dyspozycji nadania przekazu w przypadku sporządzania wydruków jednostronnych. Zał. 3 Regulamin Usługi Przygotować warunki Wydrukować załącznik 3 do Procesu (Regulamin Usługi) na papierze format A4 i włożyć do zasobnika papieru w sposób do sporządzenia Zał. 3 Regulamin Kasjer umożliwiający uzyskanie wydruku na odwrotnej stronie Regulaminu (tzw. preprint). 5 wydruku Usługi Czynność należy wykonać bezpośrednio przed dokonaniem wydruku (punkt 14). dwustronnego. Sprawdzić, czy Nadawca chce Zapytać Nadawcę, czy chce dodać do przekazu „Wiadomość tekstową dla Odbiorcy”, dostępnej za dodatkową opłatą. Kasjer 6 skorzystać z usługi Usługa jest dostępna we wszystkich krajach w sieci Western Union. dodatkowej Jeżeli Nadawca wysyła przekaz bez użycia hasła należy pominąć punkty 7 i 8 Jeżeli Nadawca wysyła przekaz z użyciem hasła należy przejść do punktu 7. 7 8 Sprawdzić możliwość realizacji Kasjer przekazu z hasłem w kraju przeznaczenia. W niektórych krajach (np. kraje afrykańskie) istnieje obowiązek użycia hasła/odzewu przy realizacji wypłaty przekazu. W niektórych krajach zastosowanie hasła/odzewu przy realizacji wypłaty jest zabronione. System transakcyjny zawiera aktualne informacje o stosowaniu Hasła/odzewu w danym kraju. W przypadku próby zarejestrowania przekazu z niewłaściwym zastosowaniem Hasła/odzewu w przekazie, system automatycznie odmówi jego realizacji informując o konieczności wprowadzenia hasła do przekazu lub jego usunięcia. Szczegółowe informacje i wykaz państw wymagających/zakazujących stosowania hasła/odzewu można uzyskać telefonicznie od BMPP. Poinformować Nadawcę o zasadach wysyłania przekazu na hasło. Kasjer Przekaz z wykorzystaniem hasła/odzewu można wysłać tylko w następujących okolicznościach: • W kraju wypłaty zastosowanie hasła/odzewu jest obowiązkowe, • Odbiorca nie posiada ważnego dokumentu tożsamości i w kraju wypłaty stosowanie hasła/odzewu jest dozwolone. Zasadniczo maksymalna kwota wypłaty przekazu na hasło wynosi 1000 USD lub równowartość w PLN (Uwaga: niektóre zagraniczne Agencje Western Union mogą posiadać mniejsze limity kwotowe dla wypłat na hasło np. 500 USD lub mogą żądać urzędowego poświadczenia utraty dokumentu tożsamości) W każdym przypadku, kiedy kwota przekazu przekracza równowartość 1000 USD, a w przekazie występuje hasło, należy poinformować Nadawcę, że wypłata przekazu może nastąpić po jednoczesnym spełnieniu dwóch warunków : • Odbiorca przedstawi ważny dokument tożsamości • Odbiorca poda prawidłową odpowiedź na hasło. Kasjer Wartość opłaty za przekaz( z uwzględnieniem zniżek jeśli obowiązują) nalicza automatycznie system transakcyjny. Aby poznać wartość opłaty należy uruchomić system i rozpocząć proces nadania przekazu do wskazanego przez Nadawcę kraju odbioru, wprowadzić wartość wysyłanej kwoty i zaakceptować wprowadzone parametry. Uzyskaną z systemu wartość opłaty za przekaz należy przekazać Nadawcy. Tabele opłat podane są w załącznikach nr 7 - Opłaty dla przekazów krajowych w PLN, nr 8 - Opłaty dla przekazów międzynarodowych w PLN, nr 9 - Opłaty dla przekazów międzynarodowych w USD. Zał. 7,8, 9 Zał.7, 8, 9 9 Naliczyć opłatę za przekaz 10 Naliczyć opłatę za dodanie do przekazu Kasjer wiadomości dla odbiorcy. Dodanie wiadomości tekstowej dla odbiorcy jest odpłatną usługą dodatkową (Uwaga wiadomości tekstowe do niektórych krajów są bezpłatne np. w przekazach krajowych). Wartość opłaty za wiadomość tekstową nalicza system transakcyjny w sposób automatyczny. Aby poznać wartość opłaty należy uruchomić system, rozpocząć proces nadania przekazu do wskazanego przez Nadawcę kraju odbioru, wprowadzić wartość wysyłanej kwoty, treść wiadomości i zaakceptować wprowadzone parametry. Uzyskaną z systemu wartość opłaty za usługę dodatkową przekaz należy przekazać Nadawcy. 11 Przyjąć do kasy kwotę przekazu i naliczone opłaty. Przyjąć od Nadawcy kwotę przekazu i należne opłaty we właściwym dla dyspozycji nominale, a następnie dokonać księgowania zgodnie z własną wewnętrzną procedurą dotyczącą przekazów Western Union (dostarczoną przez Kantor Polski SA). Kasjer System transakcyjny ekran kasjerski Menu główne/ Wyślij pieniądze(F5)/ Dane przekazu 12 Zalogować się do systemu transakcyjnego. Kasjer 13 Zarejestrować dyspozycję nadania w systemie transakcyjnym. Kasjer 14 Sporządzić wydruk WPŁATA. Kasjer 15 Zamknąć transakcję w systemie transakcyjnym. 16 Sprawdzić poprawność danych na wydruku WPŁATA. Kasjer Kasjer Wpisać w okno logowania numer Id i hasło dostępu do systemu nadane przez BMPP. Hasło jest poufne i nie wolno go nikomu udostępniać. Upewnij się, że Nadawca nie widzi informacji wyświetlanych na ekranie Twojego komputera. Szczegółowe informacje na temat zasad użytkowania hasła znajdują się w Rozdziale 1 „Podstawowe informacje o procedurze” pkt VII. Nacisnąć przycisk Wyślij pieniądze i wypełnić wszystkie pola wymagane przez system transakcyjny oznaczone symbolem „ * ” na podstawie danych uzyskanych od Nadawcy i przedłożonego dokumentu tożsamości. Przelicznik walut stosowany w przekazach Western Union znajduje się na stronie startowej. System umożliwia wprowadzenie kwoty przekazu przez podanie kwoty wpłaty (w walucie nadania) lub kwoty wypłaty (w walucie odbioru). Upewnij się, że zachowana jest poufność przekazywanych informacji. W przypadku stałych Klientów po wpisaniu numeru dokumentu tożsamości pozostałe dane identyfikacyjne podstawią się automatycznie. Należy zweryfikować ich poprawność z dokumentem tożsamości, a w przypadku stwierdzenia niezgodności, zaktualizować je. UWAGA: System transakcyjny weryfikuje poprawność wpisywanych danych odrzucając te, które uznaje za niepoprawne. System nie akceptuje wpisu w następujących przypadkach: • wymagane pole pozostało niewypełnione lub wypełnione w formie skrótów lub nietypowych znaków („pl”, „00” lub „XX” itp.), • w polu określającym informację numeryczną wpisano litery lub odwrotnie, Informacja o niezaakceptowaniu wprowadzonych danych jest wyświetlana przez system. Uwaga: Upewnij się, że wprowadzona do systemu transakcyjnego kwota i waluta przekazu jest właściwa dla wykonywanej dyspozycji. Zabrania się dokonania rejestracji przekazu w przekazu w systemie transakcyjnym przed przyjęciem od nadawcy pieniędzy do kasy, bowiem od chwili zatwierdzenia przekazu w systemie Odbiorca może zrealizować wypłatę w kraju przeznaczenia. Po wprowadzeniu i zweryfikowaniu wymaganych danych zaznaczyć pole Dane osobowe zostały sprawdzone i nacisnąć przycisk „Wyślij teraz”. Nacisnąć kolejno przyciski "Kliknij tutaj aby przejrzeć i wydrukować pokwitowanie" i Drukuj pokwitowanie, a następnie odebrać z drukarki wydruk WPŁATA w dwóch egzemplarzach (kopia dla agenta i kopia dla klienta). Zalecane jest sporządzenie Wydruku WPŁATA w formie dwustronnej (z Regulaminem na odwrocie) zgodnie z instrukcją podaną w punkcie 5 niniejszej procedury. W przypadku wydruku jednostronnego konieczne jest uzyskanie od Nadawcy dwóch podpisów; na wydruku WPŁATA i pod treścią Regulaminu (wydrukowanego odrębnie). Nacisnąć przycisk "Zamknij pokwitowanie” i powrócić do ekranu głównego. UWAGA: Upewnij się, że wydrukowałeś wydruk WPŁATA w dwóch egzemplarzach (kopia dla agenta i kopia dla klienta) przed zamknięciem transakcji. W przypadku nie otrzymania wydruku WPŁATA (problemy techniczne lub przeoczenie) należy ponowić próbę jego wydrukowania zgodnie z instrukcją podaną w Rozdziale VII „Zasady użytkowania systemu transakcyjnego”. Po zamknięciu transakcji należy wylogować się z systemu transakcyjnego. Dane zawarte na wydruku WPŁATA należy sprawdzić weryfikując ich zgodność z dyspozycją Nadawcy. System transakcyjny System transakcyjny Wyślij pieniądze / Wyślij pieniądze System transakcyjny Drukuj pokwitowanie System transakcyjny Zamknij pokwitowanie Wydruk WPŁATA - kopia telefon/faks dla agenta i kopia dla klienta. Jeżeli dane przekazu na wydruku WPŁATA są zgodne z dyspozycją Nadawcy należy przejść do punktu 18. Jeżeli na wydruku WPŁATA stwierdzono niezgodność danych w zakresie danych imiennych Nadawcy lub Odbiorcy, waluty przekazu, kwoty przekazu, kraju przeznaczenia, należy przejść do punktu 17. 17 Zgłosić niezgodności zawarte na wydruku Kasjer WPŁATA. Skontaktować się z Konsultantem BMPP pod telefonicznym numerem kontaktowym BMPP w celu zgłoszenia niezgodności zawartych na wydruku WPŁATA z dyspozycją nadania przekazu i uzyskania instrukcji dalszego postępowania. Dalsze działania wykonywać zgodnie z uzyskanymi wytycznymi. Wydruk WPŁATA - kopia telefon/faks dla agenta i kopia dla klienta. 18 19 20 Przedłożyć Nadawcy do podpisu wydruk WPŁATA - kopia dla agenta i zachować w celu archiwizacji. UWAGA: Western Union dopuszcza dwie następujące formy potwierdzenia zawarcia umowy z Klientem: 1. Wydruk WPŁATA jednostronny i wydruk Regulaminu (łącznie) – obydwa dokumenty podpisane przez Nadawcę i pracownika Placówki Subagenta, 2. Wydruk WPŁATA dwustronny z Regulaminem na jego odwrocie z jednym podpisem Nadawcy i pracownika Placówki Subagenta na pierwszej stronie formularza (pod dyspozycją). Wydruk WPŁATA - kopia dla agenta. Kasjer Ostemplować stemplem dziennym i podpisać obydwa egzemplarze wydruku WPŁATA (kopia dla agenta i kopia dla klienta) w imieniu Placówki Subagenta. Wydruk WPŁATA - kopia dla agenta i kopia dla klienta Kasjer Zwrócić Nadawcy przedłożony dokument tożsamości. Przedłożyć Nadawcy do podpisu wydruk Kasjer WPŁATA - kopia dla agenta. Ostemplować i podpisać wydruk WPŁATA (kopia dla agenta i kopia dla klienta) Zwrócić dokument tożsamości. Wydać Nadawcy podstemplowany i podpisany przez pracownika Placówki Subagenta wydruk WPŁATA - kopia dla klienta. W przypadku sporządzenia wydruku WPŁATA jednostronnego (bez Regulaminu na odwrocie) na żądanie Nadawcy wydać dodatkowy egzemplarz Regulaminu. Poinformować Nadawcę, że powinien powiadomić Odbiorcę przekazu o nadaniu środków i skierować go po odbiór do dowolnej placówki Western Union na terenie kraju przeznaczenia. Pouczyć Nadawcę, że dane przekazu (imię i nazwisko nadawcy, imię i nazwisko odbiorcy, kraj nadania, kwota przekazu, numer MTCN) są poufne i nie wolno ich udostępniać osobom trzecim. Udostępnienie przez Nadawcę w/w danych osobie innej niż wskazany w zleceniu odbiorca stanowi naruszenie warunków Regulaminu i może spowodować ryzyko odbioru przekazu przez osobę trzecią. 21 Wydać Nadawcy potwierdzenie nadania przekazu Kasjer 22 Poinformować Nadawcę o podstawowych zasadach realizacji przekazu. Kasjer 23 Rozliczenie należnej Pracownik Wynagrodzenie za wykonania dyspozycji wpłaty Placówka Subagenta otrzymuje od Kantoru Polskiego SA w trybie prowizji za wykonane Kantoru Polskiego określonym przez Kantor Polski SA. zlecenie wpłaty . SA Wydruk WPŁATA - kopia dla klienta ZAKOŃCZENIE PROCESU REALIZACJI DYSPOZYCJI NADANIA PRZEKAZU WESTERN UNION (Autoryzacja przekazu bez udziału BMPP). PROCEDURA AWARYJNA (Autoryzacja przekazu z udziałem BMPP) określająca zasady realizacji dyspozycji nadania przekazu TYLKO W PRZYPADKU BRAKU MOŻLIWOŚCI WYKONANIA SAMODZIELNEJ AUTORYZACJI WPŁATY w Placówce Subagenta (brak dostępu do systemu transakcyjnego lub awarii drukarki) 1 Poprosić Nadawcę o wypełnienie pisemnej dyspozycji Kasjer nadania przekazu (formularza "Dane do wpłaty") Wydrukować i wręczyć nadawcy formularz "Dane do wpłaty" (Zał. 1) i poprosić o jego wypełnienie w części A w polach: - kraj przeznaczenia (obowiązkowo), - kwota i waluta przekazu (tylko w przypadku, kiedy Nadawca nie określa kwoty przekazu w walucie odbioru), - kwota w walucie odbioru (tylko w przypadku, gdy Nadawca określa kwotę przekazu w walucie odbioru), - imię i nazwisko Odbiorcy (obowiązkowo), - imię i nazwisko Nadawcy (obowiązkowo), - adres nadawcy (obowiązkowo), - data urodzenia nadawcy (obowiązkowo), - PESEL (dotyczy tylko rezydentów legitymujących się polskim dowodem osobistym), - kraj urodzenia nadawcy (obowiązkowo), - wiadomość (jeśli dotyczy – obowiązkowo), - hasło (jeśli dotyczy - obowiązkowo), Zał.1 formularz "Dane do wpłaty" 2 Sprawdzić poprawność wypełnienia formularza "Dane do wpłaty" i uzupełnić Kasjer formularz w zakresie przeznaczonym dla Placówki Subagencta. Sprawdzić poprawność wypełnienia formularza "Dane do wpłaty" w zakresie określonym w punkcie 1 Procedury Awaryjnej. W przypadku stwierdzenia, że formularz został wypełniony błędnie lub niekompletnie przerwać proces i odmówić realizacji zlecenia wpłaty do momentu uzupełnienia lub poprawienia danych na formularzu "Dane do wpłaty". Po stwierdzeniu poprawności wypełnienia formularza "Dane do wpłaty" wypełnić część B formularza w polach: - nazwa Agenta/Placówki Subagenta i lub pieczątka adresowa (obowiązkowo), - data i czas (obowiązkowo), - typ / seria i numer / kraj wydania / data ważności dokumentu tożsamości nadawcy (obowiązkowo), - kwota i waluta przekazu (obowiązkowo), - opłata (obowiązkowo), - opłata za usługi dodatkowe (jeśli dotyczy – obowiązkowo), - numer i podpis Agenta/Placówki Subagenta (obowiązkowo), - stempel Agenta/Placówki Subagenta (obowiązkowo). Zał. 1 formularz "Dane do wpłaty" 3 Wysłać pisemną dyspozycję nadania przekazu celem dokonania jej autoryzacji. Kasjer Wysłać formularz „Dane do wpłaty” (Zał. 1) na faksowy numer kontaktowy BMPP w celu dokonania autoryzacji nadania przekazu. Faks wolno wysłać tylko jeden raz. W przypadku wątpliwości, co do skuteczności transmisji, należy niezwłocznie skontaktować się z telefonicznie z BMPP w celu jej potwierdzenia. BMPP dokonuje autoryzacji nadania przekazu w systemie transakcyjnym Western Union. Maksymalny okres oczekiwania na autoryzację wynosi ca 15 minut. W przypadku dłuższego oczekiwania na odpowiedź należy skontaktować się z telefonicznym numerem kontaktowym BMPP. Zał. 1 formularz "Dane do wpłaty" Kasjer Spodziewane formy odpowiedzi z BMPP: - autoryzacja wpłaty Autoryzację wpłaty przekazu stanowi sporządzony i przesłany przez BMPP wydruk WPŁATA w dwóch egzemplarzach (kopia dla agenta i kopia dla klienta), zawierający szczegóły dyspozycji wpłaty, tj.: kraj przeznaczenia, numer MTCN, kwotę i walutę wpłaty, kwotę i walutę do wypłaty, kurs wymiany, dane osobowe nadawcy i odbiorcy. Po otrzymaniu autoryzacji wpłaty należy sprawdzić autentyczność wydruku WPŁATA przez weryfikację numeru ID Konsultanta BMPP podanego w polu "Nr operatora" i jego stempla dziennego umieszczonego na obu egzemplarzach wydruku z wzorcami podanymi w Załączniku nr 10 do procesu. - odmowa autoryzacji wpłaty Zwrot formularza „Dane do wpłaty” z adnotacją Konsultanta BMPP o konieczności uzupełnienia przez Nadawcę lub pracownika Placówki Subagenta brakujących danych na formularzu. W przypadku otrzymania odmowy autoryzacji, uzupełnić brakujące dane na formularzu „Dane do wpłaty” i przejść ponownie do punktu 3 Procedury Awaryjnej. Wydruk WPŁATA - kopia faks dla klienta i kopia dla agenta. 4 Odebrać z faksu wydruk WPŁATA (kopia dla agenta i kopia dla klienta) i sprawdzić jego autentyczność. Dalszy proces realizacji dyspozycji odbioru przekazu w ramach PROCEDURY AWARYJNEJ odbywa się zgodnie z zasadami określonymi w pkt 16-23. faks