Sprawne zarządzanie dokumentami

wdrożenia
Sprawne zarządzanie dokumentami
Prawidłowa realizacja zadań
publicznych oraz skuteczne
zarządzanie organizacją miejską stają
się obecnie zadaniami tak obszernymi
i złożonymi, że bez wsparcia
informatycznego praktycznie nie
można ich realizować. Dlatego
jednostki administracji publicznej
systematycznie posiłkują się
systemami elektronicznego obiegu
dokumentów, które usprawniają
pracę i wspomagają działania na rzecz
podniesienia standardów obsługi
mieszkańców.
S
ystem obiegu dokumentów i spraw Mdok,
autorstwa COIG S.A.
w Katowicach, jest
rozwiązaniem IT, przydatnym w instytucjach publicznych stawiających sobie wysokie wymagania w zakresie
efektywnego
zarządzania
obiegiem dokumentów. Jest
niezbędnym
narzędziem
systematyzującym prace i
ułatwiającym komunikację
wewnętrzną. Wysoki stopień
niezawodności,
pozwalający efektywnie zarządzać
ogromnymi zbiorami rejestrowanych dokumentów i
spraw, obok szeregu pionierskich (w tego rodzaju produktach) rozwiązań, czyni
z niego jeden z najbardziej
ciekawych produktów, osią-
24
galnych aktualnie na polskim
rynku oprogramowania.
W związku z tym, że system Mdok jest rozwiązaniem
z pogranicza organizacji
i informatyzacji urzędu, jego
wdrożenie stwarza dogodne warunki do zwiększenia
stopnia przejrzystości struktury organizacyjnej jednostki
oraz pełnego zdefiniowania
zasad przepływu dokumentów, co ma swoje praktyczne
przełożenie na uproszczenie i usprawnienie obsługi
obywatela.
Zwiększeniu transparentności obiegu dokumentów
sprzyja w systemie Mdok tzw.
system cech, wraz z uzupełniającą go funkcjonalnością
modułu evt (uniwersalny
moduł do wychwytywania
zdarzeń w aplikacji). Dzięki
temu nowatorskiemu rozwiązaniu możliwe jest łatwe
rozszerzanie funkcjonalności
aplikacji, np. poprzez dynamiczne nadawanie nowych,
wynikających z potrzeb
urzędu atrybutów spraw
i dokumentów, a także wprowadzanie dodatkowych, dowolnie definiowanych akcji,
takich jak np. wychwytywanie wszelkich zdarzeń polegających na zmianie wartości
atrybutu w dokumencie, czemu towarzyszy odpowiednie
powiadomienie osoby zarządzającej, albo automatyczne
podpisywanie pism kierowanych przez Elektroniczną
Skrzynkę Podawczą do kancelarii głównej urzędu itp.
Warto w tym miejscu zaznaczyć, że wymieniona powyżej
funkcjonalność może być
wdrożona bez konieczności
zmiany kodu aplikacji Mdok,
co ma niebagatelne znaczenie dla działów IT urzędu.
Z punktu widzenia jakości
i szybkości obsługi obywatela ważną zaletą systemu
Mdok jest jego pełna współpraca z oprogramowaniem
pracującym po stronie frontoffice urzędu.
W skład tego oprogramowania wchodzą przede
wszystkim rozwiązania z grupy produktów internetowych
P-web: mPortal, prezentujący
pełny zakres informacji dotyczących miasta, z modułem
zarządzania treścią, a także
urzędowy publikator internetowy BIP, Elektroniczna
Skrzynka Podawcza, która
zgodnie z wymogami ustawy umożliwia przyjmowanie
podań i wniosków w postaci
elektronicznej, Elektroniczna
Skrzynka Odbiorcza, umożliwiająca przekazywanie dokumentów do petenta,
eDeklaracje, umożliwiające
podatnikom składanie deklaracji podatku od nieruchomości osób prawnych
za pomocą formularza udostępnionego na portalu
urzędu, eFormularze, tzn. zestaw wzorców dokumentów
elektronicznych, wypełnianych za pomocą przeglądarki WWW i przesyłanych do
systemu Mdok, czy wreszcie
lokalne centrum certyfikacji
– komponent, który umożliwia łatwe wdrożenie technologii podpisu cyfrowego.
System Mdok jest systematycznie rozwijany przez
producenta. Wszelkie modyfikacje mają na celu nie tylko
uproszczenie zasad użytkowania, ale przede wszystkim
usprawnienie
przebiegu
wszelkich procesów organizacyjnych urzędu, procesów
związanych z wymianą informacji, zarządzaniem dokumentami oraz nadzorem nad
prowadzonymi sprawami.
I to właśnie sprawia, że jest
on produktem IT cenionym
przez użytkowników.