doctutaj - BIP - Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi
download 
Reklamacja Transkrypt
tutaj - BIP - Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi
Łódź, dnia 16 marca 2015 roku Pani URSZULA ŚWIERCZYŃSKA Burmistrz Zelowa WK – 602/14/2015 Działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 ze zm.) informuję Panią Burmistrz, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Mieście i Gminie Zelów1. Kontrolą objęto wybrane zagadnienia z lat 2011 – 2014 dotyczące przede wszystkim: kontroli wewnętrznej; prowadzenia rachunkowości; zadłużenia; sporządzania sprawozdań finansowych; realizacji dochodów z podatków i opłat lokalnych; realizacji dochodów z majątku; udzielania zamówień publicznych; wydatków inwestycyjnych oraz ewidencji i inwentaryzacji majątku. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały z nieprzestrzegania obowiązujących przepisów, niedostatecznego nadzoru ze strony kierownictwa jednostki oraz naruszania procedur kontroli wewnętrznej. Wykazane uchybienia i nieprawidłowości – szczegółowo opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce – dotyczyły w szczególności: I. W zakresie kredytów, pożyczek, udziałów 1. Analiza uchwał budżetowych wykazała, że Rada Miejska w Zelowie nie ustaliła w 2013 roku limitu zobowiązań na wyprzedzające finansowanie działań finansowanych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej. Ustalone limity dotyczyły zaciągania zobowiązań na przejściowy deficyt budżetu, na planowany deficyt budżetu oraz na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań – w oparciu o art.212 ust.1 pkt 6 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z art.91 ust.1 ww. ustawy - suma zaciągniętych kredytów i pożyczek oraz zobowiązań z wyemitowanych 1 Czynności kontrolne przeprowadzone zostały w dniach 24 lipca 2014 – 7 października 2014 roku (z przerwami). Protokół podpisano w dniu 19 stycznia 2015 roku. papierów wartościowych, o których mowa w art. 89 ust. 1 i art. 90, nie może przekroczyć kwoty określonej w uchwale budżetowej jednostki samorządu terytorialnego. W związku z nieustaleniem przez Radę Miejską w Zelowie limitu zobowiązań na wyprzedzające finansowanie, Burmistrz Zelowa zaciągając w dniu 25 września 2013 roku pożyczkę nr 321.11.03912.10 z takim przeznaczeniem, w kwocie 661.800 zł, działał bez upoważnienia organu stanowiącego2. Ustawodawca wskazując w art.89 ust.1 ustawy o finansach publicznych sytuacje upoważniające jednostkę samorządu terytorialnego do zaciągania zobowiązań zwrotnych określił następujące cele: 1) na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu jednostki samorządu terytorialnego, 2) na finansowanie planowanego deficytu budżetu jednostki samorządu terytorialnego, 3) na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych oraz zaciągniętych pożyczek i kredytów, 4) na wyprzedzające finansowanie działań finansowanych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej. Zobowiązania zaciągane na wyprzedzające finansowanie związane są, m.in., z realizacją zadań inwestycyjnych, na które jednostka samorządu terytorialnego uzyska pomoc finansową w postaci dotacji ze środków budżetu Unii Europejskiej. Zobowiązania te zaciągane są poprzez opłacenie faktur wykonawców ze środków pożyczki, a spłata pożyczki realizowana jest ze środków dotacji przyznanej jednostce samorządu terytorialnego na podstawie umowy o przyznanie pomocy. W umowie pożyczki na wyprzedzające finansowanie nie jest wskazany termin przekazania pożyczki, bowiem wiąże się on z terminem opłacenia przekazanych bankowi faktur i wynika z harmonogramu realizacji zadania. Pożyczki zaciągane na wyprzedzające finansowanie bardzo często finansują zadania inwestycyjne realizowane w terminie przekraczającym rok budżetowy. W związku z powyższym poszczególne transze pożyczki wpływają w okresie dwóch lub trzech lat. Biorąc pod uwagę właśnie termin przekazania transz pożyczek na wyprzedzające finansowanie ta kategoria zobowiązań znalazła odmienną podstawę do zaciągania zobowiązań w treści art.89 ust.1 pkt 4 ustawy o finansach publicznych. 2. Stwierdzono, że od początku istnienia Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji w Zelowie Sp. z o.o. (wcześniej Przedsiębiorstwo Komunalne Sp. z o.o.) jednostka nie zaewidencjonowała na koncie 030 - Długoterminowe aktywa finansowe, aportu rzeczowego wniesionego do majątku spółki w postaci maszyn i urządzeń o wartości 110.987 zł. Powyższe świadczy o nieprzestrzeganiu art.20 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.), zgodnie z którym - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. W związku z zaniechaniem zaewidencjonowania aportu rzeczowego księgi rachunkowe jednostki, tj. Urzędu Miejskiego w Zelowie, nie były rzetelne, bowiem nie odzwierciedlały stanu rzeczywistego (art.24 ust.2 ustawy o rachunkowości). 3. Kontrola wykazała, że w kwocie wykonanego długu za lata 2011-2013, wskazywanej w wieloletniej prognozie finansowej nie ujmowano wszystkich zobowiązań Gminy Zelów zaliczanych do długu publicznego. Stosownie do art.73 ust.1 w zw. z art.72 ust.1 ustawy o finansach publicznych państwowy dług publiczny oblicza się, jako wartość nominalną zobowiązań 2 W uchwale Rady Miejskiej w Zelowie, jako podstawa prawna zaciągnięcia pożyczki na wyprzedzające finansowanie wskazany został prawidłowo art.89 ust.1 pkt 4 ustawy o finansach publicznych. 2 jednostek sektora finansów publicznych z następujących tytułów: wyemitowanych papierów wartościowych opiewających na wierzytelności pieniężne; zaciągniętych kredytów i pożyczek; przyjętych depozytów; wymagalnych zobowiązań: wynikających z odrębnych ustaw oraz prawomocnych orzeczeń sądów lub ostatecznych decyzji administracyjnych, uznanych za bezsporne przez właściwą jednostkę sektora finansów publicznych będącą dłużnikiem. Rozbieżność dotyczyła kwoty zobowiązań wymagalnych wskazanych w sprawozdaniach Rb-Z, będących zobowiązaniami Zakładu Usług Komunalnych. Zobowiązania te nie zostały wykazane w wieloletniej prognozie finansowej Gminy Zelów, jako dług, co było nieprawidłowe w związku z treścią wskazanego wyżej art.72 ust.1 ustawy o finansach publicznych. W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości 1. Stwierdzono, że konto 133 - Rachunek budżetu, według stanu na dzień 31 grudnia 2013 roku wykazywało saldo Wn w wysokości 2.737.681,51 zł. Środki pieniężne w wynikającej z niniejszego salda wysokości wykazane zostały w bilansie z wykonania budżetu Gminy Zelów na dzień 31 grudnia 2013 roku. Ustalono, że zgodnie z wyciągiem bankowym do rachunku budżetu, saldo środków pieniężnych na rachunku budżetu wynosiło 3.530,62 zł i nie było zgodne z saldem wynikającym z ewidencji księgowej, jak również wysokością środków pieniężnych wynikającą z bilansu. Fakt niezgodnego salda środków pieniężnych znajdujących się na rachunku bankowym budżetu z saldem wynikającym z ewidencji księgowej, tj. saldem konta 133 - Rachunek budżetu, świadczył o prowadzeniu ewidencji na koncie 133 niezgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 289), stosownie do których - zapisy na koncie 133 są dokonywane wyłącznie na podstawie dokumentów bankowych, w związku z czym musi zachodzić zgodność zapisów między jednostką a bankiem. 2. Stwierdzono, że rachunek bankowy środków własnych w banku BGK funkcjonował, jako rachunek bankowy jednostki (Urząd Miejski) - na koniec roku budżetowego, a nie jako rachunek bankowy budżetu gminy, co było rozwiązaniem nieprawidłowym, z uwagi między innymi na istnienie salda na dzień 31 grudnia 2013 roku na koncie 130. Opisany sposób ewidencji zaburzał również obraz środków pieniężnych budżetu prezentowany w bilansie z wykonania budżetu. Ujmowanie środków pieniężnych przekazanych na rachunek środków własnych w banku BGK w bilansie Urzędu Miasta powoduje, że powyższe środki są niewidoczne, jako środki pieniężne budżetu (pomimo że nie znajdują się na rachunku bankowym budżetu dalej pozostają środkami pieniężnymi budżetu). Rachunek środków własnych jest rachunkiem, na którym gromadzone są środki własne pożyczkobiorcy na pokrycie zobowiązań wynikających z umowy tj. odsetek z tytułu pożyczki. W związku z tym istnieje konieczność zabezpieczenia na tym koncie środków pieniężnych służących pokryciu zobowiązań, które do końca roku budżetowego mogą nie zostać wykorzystane, co pozostaje w sprzeczności z zasadami prowadzenia ewidencji na koncie 130 - Rachunek bieżący jednostki. Stosowanie do unormowań rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad 3 rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, saldo konta 130 ulega likwidacji na koniec roku przez księgowanie: przelewu środków pieniężnych niewykorzystanych do końca roku, w korespondencji z kontem 223; przelewu do budżetu dochodów budżetowych pobranych, lecz nieprzelanych do końca roku, w korespondencji z kontem 222. 3. Stwierdzono, że na skutek przeoczenia znacznie opóźniono refundację środków z tytułu potrącenia odsetek od pożyczki zawartej na podstawie umowy z dnia 24 września 2013 roku nr 431/GW/P/2013 na dofinansowanie zadania „Budowa wodociągu we wsiach Walewice, Pszczółki, Wola Pszczółecka Gmina Zelów”. W dniu 9 lipca 2014 roku Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej przekazał kwotę 69.404,52 zł, a w dniu 21 sierpnia 2014 roku z rachunku wydatków na rachunek budżetu zrefundowano potrąconą przez Fundusz kwotę odsetek w wysokości 595,48 zł. Opóźnienie naruszało art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. W przypadku kontrolowanej jednostki okresem sprawozdawczym jest miesiąc, w związku z powyższym w nieprzekraczalnym terminie do dnia 31 lipca 2014 roku powinno nastąpić zaewidencjonowanie refundacji odsetek. 4. Stwierdzono, że plan kont dla Urzędu Gminy w Zelowie, stanowiący załącznik nr 1 do zarządzenia nr 0120/18/2012 z dnia 16 sierpnia 2012 roku, opracowano z naruszeniem zasad wynikających z art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, bowiem zawierał on powielenie zasad klasyfikacji zdarzeń opisanych w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Nie zawierał wskazania operacji ewidencjonowanych na poszczególnych kontach ze wskazaniem kont przeciwstawnych. Wskazano do jakich kont prowadzone są konta pomocnicze, jednak nie wskazano zasad powiązania kont pomocniczych z kontami księgi głównej. 5. Stwierdzono, że w planie kont dla budżetu Gminy, stanowiącym załącznik nr 2 do wskazanego wyżej zarządzenia, wskazano, że zasady klasyfikacji zdarzeń w zakresie kont objętych załącznikiem nr 3 do zarządzenia (załącznik do zarządzenia nr 0152/16/2010) zostały przedstawione w komentarzu do planu kont ujętym w załączniku nr 2 do „rozporządzenia”. Według wyjaśnienia Kierownika Referatu Finansowego Elżbiety Wypych, tj. pracownika, który opracował projekt zakładowego planu kont, chodziło o rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku. Powołanie, że zasady klasyfikacji zdarzeń w zakresie kont dla organu zostały przedstawione w komentarzu do planu kont, ujętym w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, świadczy o braku zakładowego planu kont dla budżetu Gminy Zelów (organu). Stosownie, 4 bowiem do art.10 ust.1 pkt 3 lit. „a” ustawy o rachunkowości - jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Wprowadzone na podstawie ww. rozporządzenia Ministra Finansów plany kont dla budżetu państwa, dla budżetów jednostek samorządu terytorialnego, dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych oraz dla placówek, stanowią - stosownie do §14 pkt 2 rozporządzenia - podstawę do opracowania zakładowych planów kont. Wzorcowy plan kont dla budżetu jednostki samorządu terytorialnego wskazany w załączniku nr 2 do rozporządzenia nie może zastąpić zakładowego planu kont. Zakładowy plan kont stanowi zbiór niezbędnych informacji w zakresie sposobu ewidencji na poszczególnych kontach, a zatem musi uwzględniać specyfikę ewidencji konkretnej jednostki. Zasady uniwersalne ujęte w rozporządzeniu nie uwzględniają specyfiki jednostki. 6. Ewidencja na koncie 133 - Rachunek budżetu, prowadzona była niezgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, bowiem zaniechano ewidencji operacji dotyczących lokat wskazywanych w wyciągu bankowym budżetu. Zgodnie z ww. przepisami, zapisy na koncie 133 są dokonywane wyłącznie na podstawie dokumentów bankowych, w związku z czym musi zachodzić zgodność zapisów między jednostką a bankiem. Jeżeli z wyciągu bankowego wynikają operacje dotyczące założenia i likwidacji lokaty konieczne jest ewidencjonowanie tych operacji na analitycznym koncie prowadzonym w ramach konta 133 Rachunek budżetu i na koncie 240 - Pozostałe rozrachunki. 7. Odsetki od środków przekazanych na lokatę, w wysokości 72,89 zł, nie zostały zaewidencjonowane w dniu ich naliczenia na koncie 133. Ustalono, że wysokość odsetek wynikająca z rachunku lokaty została ręcznie dopisana do wyciągu bankowego z rachunku budżetu, jednak nie podlegały one ewidencji na koncie 133. Ewidencja tych odsetek prowadzona była na kontach jednostki budżetowej (Urzędu Miejskiego) w kwocie ręcznie wpisanej na koncie Wn 130/D - Rachunek bieżący jednostki – dochody i Ma 750 Przychody finansowe. W związku z ewidencją tej operacji nie sporządzano żadnego dokumentu, co świadczyło o naruszeniu art.20 ust.2 ustawy o rachunkowości, bowiem podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. 8. W oparciu o wyciąg bankowy będący podstawą dokonania ewidencji operacji, zarówno w ewidencji księgowej budżetu, jak i jednostki tj. Urzędu Miasta, i dokumenty załączone przez bank do wyciągu bankowego, stwierdzono że operacje dotyczące przeksięgowania odsetek od środków zgromadzonych na rachunkach bankowych jednostek budżetowych na rachunek budżetu nie zostały zaewidencjonowane na koncie 133 - Rachunek budżetu. Biorąc pod uwagę, że odsetki faktycznie wpłynęły na rachunek budżetu powinny zostać zaewidencjonowane - zgodnie z wyciągiem bankowym - na koncie 133. Urząd Miejski w Zelowie, jako jednostka budżetowa nie posiadał wyodrębnionego rachunku dochodów budżetowych. W związku z powyższym dochody z podatków i opłat oraz inne dochody realizowane przez urząd 5 jednostki samorządu terytorialnego wpływały na rachunek bankowy budżetu. Zatem konto 130 - Rachunek bieżący jednostki, w zakresie dochodów służyło do ewidencji dochodów realizowanych bezpośrednio na rachunek bieżący budżetu jednostki samorządu terytorialnego. W takim przypadku bezpośrednie wpłaty własnych dochodów budżetowych urzędu, jako jednostki budżetowej powinny być ujmowane na koncie 133 - Rachunek budżetu, oraz w urządzeniach księgowych urzędu na podstawie dokumentów wtórnych sporządzonych w oparciu o dokumenty załączone do wyciągu bankowego z rachunku budżetu. Takim dokumentem wtórnym powinien być dowód PK – Polecenie księgowania, który należało sporządzić za każdy dzień, w którym na rachunek budżetu wpływały dochody realizowane przez urząd, jako jednostkę budżetową. W ewidencji księgowej jednostki budżetowej należało prowadzić ewidencję w oparciu o PK na koncie 130 - Rachunek bieżący jednostki, po stronie Wn oraz właściwym dla poszczególnych operacji koncie zespołu 2 - Rozrachunki i rozliczenia lub 7 - Przychody dochody i koszty, po stronie Ma. Natomiast wpływ dochodów realizowanych przez urząd jednostki samorządu terytorialnego powinien być na bieżąco ewidencjonowany na rachunku budżetu, jako Wn 133 - Rachunek budżetu i Ma 222 - Rozliczenie dochodów budżetowych. Zrealizowane w podany sposób dochody powinny być traktowane w ewidencji budżetu jak okresowe przelewy dochodów urzędu z rachunku bieżącego urzędu, jako jednostki budżetowej. Ewidencja taka jest konieczna również w celu zapewnienia ewidencji na koncie 133 - Rachunek budżetu, wyłącznie na podstawie dokumentów bankowych – stosownie do przepisów rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. W związku z koniecznością prowadzenia ewidencji na koncie 133 wyłącznie na podstawie dokumentów bankowych powinna być zachowana ciągła zgodność salda środków pieniężnych na koncie 133 z saldem środków pieniężnych wynikających z wyciągu bankowego do rachunku budżetu. 9. Saldo końcowe środków pieniężnych na rachunku bankowym budżetu, na dzień 30 września 2013 roku, wynosiło 1.290,59 zł, podczas gdy konto 133 Rachunek budżetu, na dzień 30 września 2013 roku według ewidencji księgowej wykazywało ujemne saldo w kwocie 5.572.631,41 zł (saldo końcowe ze znakiem -), co naruszało zasady ewidencji księgowej zawartej w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Sytuacja taka powstała w związku z zaniechaniem bieżącego ewidencjonowania dochodów realizowanych przez urząd jednostki samorządu terytorialnego na koncie 133, oraz w związku z zaniechaniem bieżącego ewidencjonowania operacji dotyczących założenia i likwidacji lokaty overnight dokonywanej ze środków budżetu. Ewidencja dochodów dotyczących jednostki budżetowej była prowadzona na koncie 133 Rachunek budżetu, w korespondencji z kontem 222 - Rozliczenie dochodów budżetowych, w zbiorczej kwocie na koniec roku. Fakt ten oraz występowanie na koncie 133 ujemnego salda środków pieniężnych wskazuje, z punktu widzenia danych wynikających z ewidencji księgowej, na brak środków na rachunku budżetu, m.in., na realizowanie wydatków 6 budżetowych. Świadczy to jednak o nieprawidłowym prowadzeniu ewidencji na koncie 133 - Rachunek budżetu. 10. Odsetki od udzielonej z budżetu pożyczki wpłacone przelewem łącznie z ratą zostały zaewidencjonowane w ewidencji księgowej jednostki budżetowej, tj. Urzędu Miejskiego w Zelowie, pod numerem 05318/13 (pod tym samym numerem, pod którym ujęto wpłatę raty w ewidencji księgowej budżetu), co uniemożliwiało powiązania zapisu z dokumentem księgowym. Stosownie bowiem do treści art.14 ust.2 ustawy o rachunkowości, sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Powodem nadania takiego samego numeru pozycji księgowej operacji polegającej na zapłacie raty pożyczki (w ewidencji księgowej organu) i operacji dotyczącej zapłaty odsetek od tej pożyczki (w ewidencji księgowej jednostki) było posiadanie jednego dokumentu, jakim było potwierdzenie dokonania przelewu. Na okoliczność udokumentowania zaksięgowania zapłaty odsetek w jednostce nie sporządzono dokumentu księgowego. Na poleceniu przelewu naniesiono numer pozycji księgowej tj. 05318/13, jednak nie wskazano sposobu dekretacji, co uniemożliwiło stwierdzenie w jakiej ewidencji niniejszy dokument został zaksięgowany. Ponadto, biorąc pod uwagę, że rachunek bankowy prowadzony dla budżetu gminy służył jednocześnie do ewidencji dochodów jednostki budżetowej, brak było uzasadnienia do ewidencjonowania odsetek od udzielonej pożyczki w ewidencji księgowej Urzędu Miejskiego. Zapłata odsetek powinna zostać zaewidencjonowana wyłącznie w budżecie Wn 133/ Ma 901/1, z pominięciem ewidencji w jednostce budżetowej. 11. Operacja zaewidencjonowana pod datą 30 września 2013 roku, pozycja 05697/13, dotycząca zwrotu środków przekazanych z rachunku budżetu na rachunek wydatków jednostki, niewykorzystanych do końca kwartału, została zadekretowana Wn 223 i Ma 133 ze znakiem (-). Sposób zaewidencjonowania operacji może wskazywać, że operacja dotyczyła korekty, bowiem zwrot niewykorzystanych środków powinien zostać zaewidencjonowany Wn 133 - Rachunek budżetu i Ma 223 - Rozliczenie wydatków budżetowych. Faktycznie nastąpiło fizyczne przekazanie środków z rachunku wydatków Urzędu Miejskiego na rachunek budżetu, co potwierdza wyciąg bankowy z dnia 30 września 2013 roku. Niniejsze świadczy o zaewidencjonowaniu operacji niezgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Zapisy na koncie 133 są dokonywane wyłącznie na podstawie dokumentów bankowych, w związku z czym musi zachodzić zgodność zapisów między jednostką a bankiem. 12. Nieprawidłowo ewidencjonowano sprawozdania z wydatków jednostek oświatowych, dla których obsługa finansowo-księgowa prowadzona była przez Referat Oświaty, Kultury, Sportu i Zdrowia. Ustalono, że ewidencji podlegało zbiorcze sprawozdanie sporządzone dla jednostek oświatowych, co było nieprawidłowe, bowiem ewidencji powinno podlegać każde ze sprawozdań jednostkowych złożonych przez kierowników poszczególnych jednostek oświatowych. 13. Na dowodach potwierdzających dokonanie operacji brak było dekretacji, co stanowiło naruszenie art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości. 7 W zasadach rachunkowości obowiązujących w kontrolowanej jednostce nie wskazano, w jaki sposób jednostka będzie korzystać z uproszczenia polegającego na zaniechaniu dekretacji na dokumentach księgowych. W § 5 pkt 1 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Urzędzie Miejskim w Zelowie, gdzie wskazano cechy prawidłowego dowodu księgowego, pominięto unormowanie wynikające z art.21 ust.1 pkt 6 ustawy o rachunkowości. Ustalono, że tylko w przypadku niektórych zapisów dokonanych w dzienniku organu możliwe jest zidentyfikowanie rejestru, w którym zawarta została określona operacja tj. SMF, SUS, SPW i SPD. W przypadku pozostałych zapisów księgowych nie wskazano rejestru. W związku z powyższym nie można przyjąć, że ewidencja rejestrowa stosowana przez kontrolowaną jednostkę prowadzona jest w sposób umożliwiający wskazanie takiego samego dekretu dla wszystkich dokumentów ujętych w danym rejestrze. Kontrolowana jednostka nie stosowała również drugiego rozwiązania pozwalającego na zastosowanie uproszczenia polegającego na zaniechaniu dekretacji, a mianowicie nie sporządzała wydruku dla każdego dowodu odrębnie. 14. Stwierdzono, że skutki finansowe decyzji wydanych przez organ podatkowy w sprawie rozłożenia na raty, odroczenia terminu płatności, zwolnienia z obowiązku pobrania, ograniczenia poboru wykazywane w kolumnie 15 sprawozdania Rb- 27S - z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego, od początku roku do dnia 30 czerwca 2014 roku, zostały nieprawidłowo wykazane, bowiem w ujętej w sprawozdaniach kwocie 3.638,50 zł zawarta była również kwota rat wynikających z decyzji w sprawie rozłożenia na raty wydanych w 2013 roku (Fn 3120.3.12.2013 z dnia 18 lipca 2013 roku, Fn. 3123.3.10.2013 z dnia 12 listopada 2013 roku oraz Fn.3123.6.2013 z dnia 7 czerwca 2013 roku). Powyższe stanowiło naruszenie § 3 ust. 1 pkt 11 lit. „b” Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r., poz. 119). 15. Analiza sprawozdań jednostkowych sporządzonych przez jednostki budżetowe Gminy Zelów w 2013 roku wykazała, że sprawozdania szkół i przedszkoli złożone do Referatu Finansowego i przekazane kontrolującym zostały podpisane przez Główną Księgową Referatu i Kierownika Referatu Oświaty. Wszystkie sprawozdania jednostkowe zostały oznaczone nazwą jednostki sprawozdawczej „Urząd Miejski w Zelowie Referat Oświaty, Kultury, Sportu i Zdrowia”, zamiast pieczątką konkretnej jednostki organizacyjnej. Zgodnie z §4 rozporządzenia pkt 3 lit. „b” rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 20, poz.203) - do sporządzania i przekazywania sprawozdań w imieniu jednostki obowiązani byli w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego kierownicy jednostek organizacyjnych podległych jednostkom samorządu terytorialnego. Stosownie do § 6 rozporządzenia - sprawozdania jednostkowe powinny być sporządzane przez kierowników jednostek organizacyjnych na podstawie ewidencji księgowej. Biorąc powyższe pod uwagę sprawozdania jednostkowe powinny być podpisane przez kierownika każdej z jednostek oraz opatrzone właściwą nazwą jednostki składającej sprawozdanie. Identyczne unormowania w zakresie zasad sporządzania sprawozdań jednostkowych zawarte zostały w obowiązującym od dnia 24 stycznia 2014 roku rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej. 8 16. W bilansie jednostki (Urząd Miejski), sporządzonym na dzień 31 grudnia 2013 roku, w pozycji B.II.4 – Pozostałe należności oraz w pozycji C.II.5 Pozostałe zobowiązania - wykazano wartości tych pozycji zawyżone o kwotę 33 zł, która nie wynikała z sald ewidencji księgowej. 17. Kwotę 286.314,07 zł dotyczącą naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2013 rok zaewidencjonowano błędnie na koncie 201 - Rozrachunki z tytułu dostaw i usług, zamiast na koncie 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, co stanowiło naruszenie zasad wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. 18. W bilansie skonsolidowanym nie zawarto danych z bilansu wykonania budżetu Gminy Zelów za 2013 rok, jako jednostki dominującej, co stanowiło naruszenie §21 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej w zw. z art. 55 ust.1 ustawy o rachunkowości (Rozdział 6 ustawy). 19. Sprawozdanie Rb-Z za I kwartał 2014 roku zostało złożone do RIO w Łodzi w dniu 16 kwietnia 2014 roku, podczas gdy przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 roku w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (tekst jednolity z 2014 r., poz. 1773) zobowiązywały do przekazania sprawozdania nie później niż po upływie 10 dni po upływie okresu sprawozdawczego, tj. do dnia 10 kwietnia 2014 roku. 20. Kwota wykazana w sprawozdaniu Rb-ST - o stanie środków na rachunkach bankowych jednostki samorządu terytorialnego za 2013 rok była niższa od kwoty wynikającej z wyciągu bankowego do rachunku budżetu z dnia 31 grudnia 2013 roku o kwotę 6,41 zł. Powyższe stanowiło naruszenie § 22 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010 roku nr 20, poz.203), zgodnie z którym - w sprawozdaniach rocznych Rb-ST wykazuje się stan środków na rachunku budżetu jednostki samorządu terytorialnego na podstawie dowodów bankowych, zgodnych z zapisami w księgowości banku. 21. W zakresie ewidencji dowodów księgowych stanowiących zobowiązania jednostki na dzień 31 grudnia 2013 roku oraz na dzień 3 czerwca 2014 roku, brak było pozycji księgowej na fakturach, co skutkowało niemożnością powiązania dokumentu księgowego z treścią zapisu księgowego dokonanego na jego podstawie, brak było również daty dokonania operacji w treści zapisu księgowego. Oznaczanie tym samym numerem pozycji księgowej zapłaty zobowiązań dokonanych w tym samym dniu stanowiło naruszenie art.14 ust.2 oraz 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Brak nadania numeru umożliwiającego powiązanie dowodu z zapisami dokonanymi na jego podstawie świadczył również o nieprzestrzeganiu własnych unormowań 9 jednostki, wskazanych w Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w Urzędzie Miejskim w Zelowie. 22. Stwierdzono wykazywanie w ewidencji należności na dzień 30 czerwca 2014 roku od Zakładu Usług Komunalnych, mimo jej uregulowania w dniu 19 lutego 2014 roku, na skutek zaewidencjonowania zapłaty należności na kontach innych niż jej przypis. W dniu 31 grudnia 2013 roku wystawiona została nota księgowa nr 36/13 na rzecz Zakładu Usług Komunalnych w Zelowie tytułem obciążenia za dostawę energii cieplnej i odbiór ścieków na łączną kwotę 2.865,30 zł. Niniejsza nota została zaksięgowana Wn 201 i Ma 720 - Przychody z tytułu dochodów budżetowych. Zakład Usług Komunalnych uregulował wskazaną w nocie księgowej kwotę 2.865,30 zł w dniu 19 lutego 2014 roku a wpływ środków na rachunek dochodów został zaewidencjonowany Wn 130/D i Ma 760. 23. Składka na rzecz Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych za grudzień 2013 roku, ustalona w deklaracji na kwotę 288 zł, została przekazana dopiero w dniu 6 lutego 2014 roku, co świadczy o naruszeniu ustawowego terminu uiszczania składek, wskazanego w art.49 ust.2 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tekst jednolity Dz. U. z 2011 r., nr 127, poz. 721 ze zm.). W zakresie gospodarki kasowej 1. Stwierdzono brak dowodu będącego podstawą przyjęcia gotówki do kasy wypłaconej czekiem z rachunku bankowego. W raportach wskazywano dokument KP w związku z przyjęciem gotówki do kasy i numer czeku, na podstawie którego gotówkę podejmowano z rachunku bankowego. Powyższe stanowiło naruszenie art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, z treści którego wynikało, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. 2. Dokumenty znajdujące się pod raportami kasowymi nie zawierały odwołania do numeru raportu, pod którym zostały zaewidencjonowane. Powyższe naruszało art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości, ponieważ udokumentowanie zapisu nie pozwalało na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych. 3. Stwierdzono, że ani na raportach kasowych ani na dokumentach źródłowych znajdujących się pod raportem nie wskazano sposobu ujęcia ich w ewidencji, co stanowiło naruszenie art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, z treści którego wynikało, że dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. W zakresie dochodów z tytułu podatków i opłat 1. Plan kont dla organu podatkowego nie uwzględniał w wykazie kont syntetycznych konta 141 – Środki pieniężne w drodze oraz konta 226 – Długoterminowe należności budżetowe. Zgodnie z § 11 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 roku w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek 10 samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 208, poz. 1375) - dla prowadzenia ewidencji z tytułu podatków korzysta się w szczególności z bilansowych kont syntetycznych planu kont urzędu, między innymi, z konta 141 - Środki pieniężne w drodze i konta 226 - Długoterminowe należności budżetowe. Należało, zatem przewidzieć ewidencję na tych kontach w planie kont dla organu podatkowego. 2. Stwierdzono brak opodatkowania przedmiotów opodatkowania będących w posiadaniu spółki komunalnej ze 100 % udziałem Gminy Zelów, na podstawie dwóch umów - tj. umowy o oddanie w zarząd z dnia 2 lutego 2012 roku oraz umowy z dnia 15 maja 2014 roku o oddanie w eksploatację. W związku z powyższym należy zauważyć, że przedsiębiorstwo wodnokanalizacyjne jest przedsiębiorcą w rozumieniu przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. By móc prowadzić działalność gospodarczą w przedmiotowym zakresie musi posiadać urządzenia i budowle służące wykonywaniu tej działalności. Nie można więc uznać, iż nie przeniesiono na rzecz przedsiębiorstwa posiadania wodociągów w miejscowości Chajczyny, Jawor i Ignaców na podstawie umowy o oddanie w zarząd, czy budowli powstałych w wyniku realizacji zadania „Rozbudowa systemów wodno-kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w Gminie Zelów”, przekazanych do eksploatacji na podstawie umowy z dnia 15 maja 2014 roku. Przedsiębiorstwo, bowiem mając w dyspozycji przedmiotowy majątek czerpie z niego pożytki. Samo określenie ww. umów – o zarząd oraz o oddanie w eksploatację, nie przesądza jeszcze o braku posiadania, jako określonym stanie faktycznym. Organ podatkowy powinien szczegółowo wyjaśnić istniejący stan faktyczny, mając w szczególności na uwadze okoliczność prowadzenia przez spółkę działalności gospodarczej w oparciu o ww. majątek i czerpanie z niej pożytków. 3. W zakresie ewidencji podatkowej stwierdzono, że nieprawidłowo dokonywano księgowania odpisu należności. Na koncie szczegółowym podatnika prowadzonym do konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych, dokonywano odpisu należności z tytułu nadpłaty wynikającej z korekty deklaracji czy zmiany decyzji wymiarowej, po stronie Wn konta, poprzez zapis ujemny, co było sprzeczne z § 17 ust. 2 pkt 2 lit. „a” rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego. Zgodnie z tym przepisem, w przedmiotowym przypadku powinno dokonywać się księgowania na stronie Ma konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych, w korespondencji ze stroną Wn konta 720 - Przychody i koszty finansowe. 4. Organ podatkowy ustalał wymiar podatku dla podatników będących osobami fizycznymi prowadzących działalność gospodarczą w kilku decyzjach, odrębnie dla każdego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, co stanowiło naruszenie art. 6c ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 2013 roku Dz. U. poz. 1381 ze zm.), zgodnie z którym - osobom fizycznym, na których ciąży obowiązek podatkowy w zakresie podatku rolnego oraz jednocześnie w zakresie podatku od nieruchomości lub podatku leśnego dotyczący przedmiotów opodatkowania położonych na terenie tej samej gminy, wysokość należnego zobowiązania podatkowego pobieranego w formie łącznego zobowiązania pieniężnego ustala organ podatkowy w jednej decyzji (nakazie płatniczym). Łączne zobowiązanie pieniężne należne od przedmiotów opodatkowania stanowiących współwłasność lub znajdujących się w posiadaniu dwóch lub więcej osób fizycznych ustala się w odrębnej decyzji (nakazie płatniczym), 11 który wystawia się na któregokolwiek ze współwłaścicieli (posiadaczy). Jeżeli gospodarstwo rolne prowadzi w całości jedna z tych osób, nakaz płatniczy wystawia się na tę osobę. Ponadto, opisane postępowanie organu podatkowego powoduje w konsekwencji nieuzasadnione rozrastanie się ewidencji księgowej i nieprawidłowe naliczanie odsetek od zaległości podatkowych w wyniku rozdrobnienia kwoty należności głównej na kilka kont ewidencji podatkowej. 5. Odsetki od zaległości podatkowych, jak również koszty upomnień, były przypisywane na koniec kwartału bez względu na fakt czy były zapłacone wcześniej. Zgodnie z treścią §17 ust. 2 pkt 1 lit. „b” rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego - na stronie Wn konta 221 księguje się odsetki za zwłokę i inne należności uboczne w kwocie wpłaconej - na podstawie dokumentu wpłaty, w korespondencji ze stroną Ma konta 720 Przychody z tytułu dochodów budżetowych. Zatem przypis odsetek wpłaconych powinien zostać zaksięgowany na podstawie dokumentu wpłaty, czyli w dacie dokonania wpłaty (dokonania operacji gospodarczej), zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, stosownie do którego - do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego (miesiąc) należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie (wpłata odsetek) które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. 6. Stwierdzono przypadki niepobrania odsetek przy wpłacie należności. Odsetki były regulowane w okresie późniejszym, co naruszało art. 55 § 1 i 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz.U. z 2012 r., poz. 749 ze zm.), zgodnie z którym - odsetki za zwłokę wpłacane są bez wezwania organu podatkowego, a jeżeli dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę. 7. W przypadku wpłaty należności przez podatnika przelewem na rachunek bankowy, bez wskazania na poczet którego zobowiązania podatnik dokonuje wpłaty, wpłatę kwalifikowano w przypadku zaległości na najstarszą zaległość, jednak z pominięciem zastosowania art. 55 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa. W przypadku zaliczenia wpłaty podatnika, dokonanej przelewem bankowym, na poczet zaległości w żadnym przypadku nie wydano postanowień o zaliczeniu wpłaty na poczet zaległości. Powyższe postępowanie organu podatkowego naruszało przepis art. 62 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa, z treści której wynikało, że do wpłat zaliczanych na poczet zaległości podatkowej stosuje się art. 55 § 2 ustawy. W sprawie zaliczenia wpłaty na poczet zaległości podatkowych wydaje się postanowienie, na które służy zażalenie. 8. Żaden, z objętych kontrolą przelewów dokumentujących wpłatę podatku przez podatnika nie posiadał wskazania miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacji), co stanowiło naruszenie art. 23 ust 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości. 9. Organ podatkowy dokonywał zwrotu nadpłaty na wniosek podatnika o jej zwrot, co stanowiło naruszenie art. 76 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, z treści którego wynikało, że nadpłaty wraz z ich oprocentowaniem podlegają zaliczeniu z urzędu na poczet zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę, odsetek za zwłokę określonych w decyzji, o której mowa w art. 53a, oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku podlegają 12 zwrotowi z urzędu, chyba że podatnik złoży wniosek o zaliczenie nadpłaty w całości lub w części na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych. 10. Stwierdzono, że dwie decyzje w sprawie zwolnienia z podatku rolnego w związku z nabyciem gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego zostały wydane przez organ podatkowy z naruszeniem art. 12 ust. 3 i 6 oraz 13d ust. 3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 1381 ze zm.). W przypadku decyzji nr Fn.3121.3.6.2013 z dnia 30 grudnia 2013 roku organ podatkowy określił nieprawidłowo początek okresu obowiązywania zwolnienia z podatku. W przypadku decyzji nr Fn.3121.3.4.2013 z dnia 22 listopada 2013 roku organ podatkowy nieprawidłowo określił okres obowiązywania zwolnienia z podatku i jego obniżenia w latach kolejnych. 11. Nie dokonywano bieżącej weryfikacji składanych deklaracji przez podatników podatku od środków transportowych, co w konsekwencji spowodowało nieujawnieniem wielu nieprawidłowości w zakresie treści złożonych deklaracji. Zgodnie z art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa, organy podatkowe pierwszej instancji, dokonują czynności sprawdzających, mających na celu, między innymi, stwierdzenie formalnej poprawności złożonej przez podatnika deklaracji oraz ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami. 12. W wyniki czynności kontrolnych stwierdzono, że nieprawidłowo została ustalona stawka opłaty adiacenckiej w 26 decyzjach. Na postawie zestawienia przedmiotowych decyzji stwierdzono, że w wyniku nieprawidłowo ustalonej opłaty adiacenckiej dochody Gminy Zelów zostały uszczuplone o kwotę 8.142,80 zł. Ustalono, że w dniach 29 stycznia 2014 roku – 5 lutego 2014 roku audytor wewnętrzy przeprowadził kontrole doraźną w zakresie prawidłowości wydawania decyzji administracyjnych w sprawie opłat adiacenckich. Z ustaleń protokołu kontroli wynikało, że spośród wydanych 162 decyzji administracyjnych, w 136 decyzjach stwierdzono zastosowanie błędnej podstawy prawnej – zastosowana stawka procentowa opłaty wynoszącą 20 % nie obowiązywała w dniu, w którym stworzono warunki do podłączenia nieruchomości do sieci wodociągowej. Błąd ów skutkował pomniejszeniem wpływów z tytułu opłat adiacenckich na kwotę 58.831,43 zł. W zakresie dochodów z majątku W dniu 28 marca 2013 roku Gmina Zelów wystawiła fakturę nr 0308/13 z tytułu użytkowania wieczystego gruntów za 2013 rok na rzecz Gminnej Spółdzielni Samopomoc Chłopska w Zelowie w kwocie 2.020,77 zł netto plus podatek VAT (według nieprawidłowej to jest 23% stawki) w wysokości 464,78 zł, co stanowiło kwotę 2.485,55 zł brutto. Fakturę wystawiono wspólnie dla nieruchomości przekazanych w użytkowanie wieczyste na podstawie aktu notarialnego z dnia 14 czerwca 2010 roku (działka nr 114) oraz z dnia 7 czerwca 2011 roku (działka nr 262). Od dnia 1 stycznia 2011 roku podstawowa stawka VAT wynosi 23 %, jednak zgodnie z art. 41 ust. 14a ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (tekst jednolity z 2011 r., Dz. U. nr 177, poz. 1054 ze zm.) w przypadku czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem, która została wykonana przed dniem zmiany stawki podatku, dla której obowiązek podatkowy powstaje w dniu zmiany stawki podatku lub po tym dniu, czynność ta podlega 13 opodatkowaniu według stawek podatku obowiązujących dla tej czynności w momencie jej wykonania. Oznacza to, że jeżeli użytkowanie wieczyste zostało ustanowione przed 1 stycznia 2011 roku (w opisywanym przypadku dla działki nr 114 w dniu 14 czerwca 2010 roku), opłata roczna, dla której obowiązek podatkowy powstał w 2011 roku (a także w latach następnych), powinna być opodatkowana według stawki obowiązującej w momencie wydania gruntu w użytkowanie 3 wieczyste, czyli według stawki 22 % . W zakresie dotacji na rzecz szkół i przedszkoli niepublicznych Uchwałą Rady Miejskiej w Zelowie nr XXXVIII/383/2001 z dnia 28 listopada 2001 roku ustalono tryb udzielania i rozliczania dotacji przez Gminę Zelów dla niepublicznych przedszkoli. Powyższa uchwała została zmieniona uchwałami Rady Miejskiej w Zelowie z dnia 4 września 2009 roku nr XXXIV/262/2009 oraz z dnia 29 lipca 2010 roku nr LI/344/2010. Zgodnie z aktualnie obowiązującym § 1 ust. 1 uchwały, niepublicznym przedszkolom, w tym specjalnym i z oddziałami integracyjnymi, dotacje z budżetu Gminy Zelów przysługują w wysokości 75% ustalonych w budżecie Gminy wydatków bieżących ponoszonych w przedszkolach publicznych prowadzonych przez Gminę Zelów, w przeliczeniu na jednego ucznia, z tym że na ucznia niepełnosprawnego w wysokości 100% kwoty przewidzianej na niepełnosprawnego ucznia przedszkola i oddziału przedszkolnego, w części oświatowej subwencji ogólnej otrzymywanej przez Gminę Zelów. W wyniku czynności kontrolnych ustalono, że Rada Miejska w Zelowie nie podjęła decyzji o utworzeniu wydzielonych rachunków dochodów, w oparciu o art. 223 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z tabelą nr 1, stanowiącą załącznik do uchwały Rady Miejskiej w Zelowie nr XXXIV/261/2012 z dnia 19 grudnia 2012 roku w sprawie uchwalenia budżetu na 2013 rok, dochody w dziale 801, rozdziale 80104, § 0830 – wpływy z usług prognozowano w kwocie 238.000 zł. Wskazaną kwotę stanowiły opłaty za korzystanie z wychowania przedszkolnego (tzw. czesne) i zostały wyliczone przez dyrektorów przedszkoli samorządowych w dniu 4 października 2012 roku (Przedszkole Samorządowe nr 1 prognozowało opłaty za pobyt dziecka w Przedszkolu w wysokości 108.000 zł, natomiast Przedszkole Samorządowe nr 4 prognozowało opłaty za pobyt dziecka w Przedszkolu w wysokości 130.000 zł). Zgodnie z tabelą nr 1 do uchwały w sprawie uchwalenia budżetu na 2013 rok dochody w dziale 801, rozdziale 80148, § 0830 – wpływy z usług prognozowano w kwocie 513.000 zł. Na wskazaną kwotę składały się, między innymi, opłaty za żywienie, które zostały skalkulowane przez dyrektorów przedszkoli samorządowych w dniu 4 października 2012 roku (Przedszkole Samorządowe nr 1 prognozowało kwotę w wysokości 102.000 zł, natomiast Przedszkole Samorządowe nr 4 prognozowało opłaty w wysokości 110.000 zł). Uchwałą Rady Miejskiej w Zelowie nr XLII/347/2013 z dnia 8 listopada 2013 roku w sprawie zmiany w budżecie Gminy Zelów na 2013 rok zmniejszono plan dochodów w dziale 801, rozdziale 80104, § 0830 – wpływy z usług do kwoty 158.000 zł (zmniejszenie o kwotę 80.000 zł) oraz w dziale 801, rozdziale 80148, § 0830 – wpływy z usług do kwoty 423.000 zł (zmniejszenie o 90.000 zł). 3 Powyższe stanowisko potwierdzają interpretacje izb skarbowych: w Warszawie z dnia 25 marca 2011 (IPPP3/443-1269/10-2/KB) i w Łodzi z dnia 27 kwietnia 2011 (IPTPP1/443-4/11-3/MW). 14 Po dokonaniu szczegółowej analizy wyliczeń planowanego miesięcznego kosztu utrzymania dziecka w przedszkolu w 2013 roku stwierdzono, iż z uwagi na brak wydzielonego rachunku dochodów, pomniejszenie kwoty wydatków bieżących o dochody z tytułu odpłatności za pobyt dziecka w przedszkolu i wpłaty rodziców za wyżywienie, przy wyliczaniu podstawy przysługującej dotacji na rzecz przedszkola niepublicznego, stanowiło naruszenie art. 90 ust. 2b ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty (tekst jednolity Dz. U. z 2004 r., nr 256, poz. 2572 ze zm. - w brzmieniu przed zmianą wprowadzoną na mocy ustawy z dnia 13 czerwca 2013 roku o zmianie ustawy o systemie oświaty oraz niektórych innych ustaw - Dz. U. z 2013 r., poz. 827) - wobec czego wyliczenia jednostki, co do wysokości dotacji w okresie od dnia 1 stycznia 2013 roku do dnia 31 sierpnia 2013 roku były nieprawidłowe. Dla okresu od dnia 1 września 2013 roku dotacja ustalana była prawidłowo. W zakresie zamówień publicznych 1. W roku 2011 Gmina Zelów przeprowadziła postępowanie na wyłonienie wykonawcy zadania „Rozbudowa systemów wodno-kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w gminie Zelów”. W dniu 9 czerwca 2011 roku członkowie komisji przetargowej, oraz Zastępca Burmistrza Zelowa – jako pracownik zamawiającego, któremu kierownik powierzył wykonanie zastrzeżonych dla siebie czynności – złożyli oświadczenie, o którym mowa w art. 17 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.) Natomiast kierownik zamawiającego, tj. Burmistrz Zelowa ww. oświadczenie złożył w dniu 10 czerwca 2011 roku. W dniu 15 i 21 czerwca 2011 roku Przewodnicząca komisji przetargowej zwróciła się do radców prawnych z zapytaniami w zakresie stwierdzonych błędów w złożonej przez wykonawcę gwarancji bankowej, jako wadium. Opinie prawne sporządzone zostały odpowiednio w dniu 20 czerwca 2011 roku i w dniu 1 lipca 2011 roku. Radcowie prawni nie złożyli jednak ww. oświadczeń, co naruszało art. 17 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych4. 2. W dniu 17 czerwca 2014 roku Gmina Zelów wszczęła postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na „Zakup samochodu na potrzeby Środowiskowego Domu Samopomocy w Walewicach”. W terminie wskazanym przez zamawiającego wpłynęła jedna oferta – AUTOMET GROUP Sp. z o.o. Sp. k. z Sanoka. Wykonawca zaoferował dostawę samochodu marki 4 Krajowa Izba Odwoławcza przy Prezesie Urzędu Zamówień Publicznych w uchwale z dnia 18 września 2009 roku znak: KIO/KD 31/09 zauważyła, że: Zamawiający naruszył art. 17 ust. 2 p.z.p. przez brak złożenia oświadczenia, o którym mowa w art. 17 ust. 1 p.z.p. przez radcę prawnego (...). Radca prawny niewątpliwie był osobą wykonującą czynności w postępowaniu, gdyż uczestniczył w pracach komisji i wydał opinię prawną dotyczącą wykonawcy biorącego udział w postępowaniu (…). Wskazać należy, że ustawodawca ustanowił w art. 7 ust. 2 p.z.p. zasadę, że czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm. Gwarancją posiadania tych niezbędnych przymiotów jest złożenie pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania pisemnego oświadczenia o istnieniu lub braku okoliczności wskazanych w art. 17 ust. 1 p.z.p. Podnieść należy, że w powoływanych przepisach ustawodawca wyraźnie mówi o osobach wykonujących czynności w postępowaniu, nie ograniczając się wyłącznie do członków komisji przetargowej (…)”. 15 Mercedes-Benz Sprinter 519 za cenę 249.936,00 zł. Zamówienia publicznego na rzecz ww. podmiotu udzielono w dniu 3 lipca 2014 roku. Jedynym kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty była cena. Zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia przy opisie przedmiotu zamówienia zamieszczonym w załączniku nr 5 do specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ) wskazał w zakresie wymogów silnika i skrzyni biegów: „Norma emisji spalin - Euro 5 lub wyższa potwierdzona świadectwem homologacji lub innym równoważnym dokumentem. Jednocześnie zamawiający wskazał, iż: „Oferowany pojazd musi spełniać wymagania określone w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 31.12.2002 r. w sprawie warunków technicznych pojazdów oraz zakresu ich niezbędnego wyposażenia (Dz. U. z 2003 r, Nr 32 poz. 262 ze zmianami), samochód musi posiadać świadectwo homologacji z przeznaczeniem do przewozu osób niepełnosprawnych lub homologacje na samochód bazowy i potwierdzenie przystosowania pojazdu do przewozu osób niepełnosprawnych wydane przez stację kontroli pojazdów dopuszczenia do ruchu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Wykonawca powinien posiadać i przekazać Zamawiającemu wszystkie niezbędne dokumenty wymagane przepisami prawa, umożliwiające rejestrację pojazdu z przeznaczeniem do przewozu osób niepełnosprawnych. Oferowany pojazd musi posiadać „Świadectwo Homologacji” w rozumieniu przepisów Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 24.10.2005 r. w sprawie homologacji typu pojazdów samochodowych i przyczep ( Dz. U. z 2005 r, Nr 238, poz. 2010 ze zmianami). Oferowany pojazd zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 10.05.2011 r. w sprawie innych niż cena obowiązkowych kryteriów oceny ofert w odniesieniu do niektórych rodzajów zamówień publicznych (Dz. U. z 2011 r. Nr 96 poz. 559 ) musi spełniać normy emisji spalin minimum EURO 5.”. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 maja 2011 roku w sprawie innych niż cena obowiązkowych kryteriów oceny ofert w odniesieniu do niektórych rodzajów zamówień publicznych (Dz.U. nr 96, poz. 559), wydane na podstawie art. 91 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, określa inne niż cena obowiązkowe kryteria oceny ofert w odniesieniu do zamówień publicznych na zakup pojazdów samochodowych kategorii M i N, o których mowa w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 24 października 2005 roku w sprawie homologacji typu pojazdów samochodowych i przyczep (Dz.U. nr 238, poz. 2010 ze zm.), niebędących pojazdami specjalnymi5. 5 Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 maja 2011 roku w sprawie innych niż cena obowiązkowych kryteriów oceny ofert w odniesieniu do niektórych rodzajów zamówień publicznych w §1 odwołuje się wprost do definicji pojazdów kategorii M i N zawartych w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 24 października 2005 roku w sprawie homologacji typu pojazdów samochodowych i przyczep. Powyższe rozporządzenie utraciło moc z dniem 22 czerwca 2013 roku. Obecnie kategoryzacja pojazdów zawarta jest w załączniku nr 2 do ustawy z dnia 20 czerwca 1997 roku – Prawo o ruchu drogowym (tekst jednolity z 2012 r., Dz.U. poz. 1137 ze zm.). Zgodnie z zapisami zawartymi w powołanym załączniku nr 2, kategoria M to pojazdy samochodowe przeznaczone do przewozu osób mające co najmniej cztery koła, w tym: [1] kategoria M1: pojazdy do przewozu osób, mające nie więcej niż osiem miejsc oprócz siedzenia kierowcy; [2] kategoria M2: pojazdy zaprojektowane i wykonane do przewozu osób, mające więcej niż osiem miejsc oprócz siedzenia kierowcy i mające maksymalną masę całkowitą nieprzekraczającą 5 t; [3] kategoria M3: pojazdy 16 Opis przedmiotu zamówienia dokonany w SIWZ przez zamawiającego wskazywał, że przedmiotem zamówienia była dostawa pojazdów samochodowych kategorii M2 bądź M3. Zgodnie z § 3 i 4 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 maja 2011 roku - kryteriami oceny ofert w odniesieniu do zamówień publicznych na zakup pojazdów samochodowych kategorii M i N są: [1] zużycie energii; [2] emisja dwutlenku węgla; [3] emisje zanieczyszczeń: tlenków azotu, cząstek stałych oraz węglowodorów. Kryteria oceny ofert wyraża się w postaci: [1] wielkości zużycia energii oraz emisji dwutlenku węgla i zanieczyszczeń albo [2] wartości pieniężnej odzwierciedlającej koszty zużycia energii oraz koszty emisji dwutlenku węgla i zanieczyszczeń podczas cyklu użytkowania pojazdu samochodowego, obliczonej zgodnie z metodologią określoną w dalszych przepisach powoływanego rozporządzenia. Przepisów ww. rozporządzenia nie stosuje się do zamówień publicznych na zakup pojazdów samochodowych kategorii M i N, jeżeli w specyfikacji istotnych warunków zamówienia określono wymogi techniczne pojazdu dotyczące czynników, o których mowa w § 3. W wyjaśnieniach złożonych w toku kontroli Burmistrz Zelowa Pani Urszula Świerczyńska wskazała, że „(…) kryterium oceny ofert - kryterium „cena 100%", Zamawiający informuje, że zastosował przyjęte kryterium na podstawie art. 91 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, który pozostawia Zamawiającemu swobodę w wyborze kryteriów pomiędzy ceną a ceną i innymi kryteriami odnoszącymi się do przedmiotu zamówienia. (…) w związku z brzmieniem § 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 maja 2011 r. w sprawie innych niż cena obowiązkowych kryteriów oceny ofert w odniesieniu do niektórych rodzajów zamówień publicznych, który stanowi, że przepisów rozporządzenia nie stosuje się do zamówień publicznych na zakup pojazdów samochodowych kategorii M i N, jeżeli w specyfikacji istotnych warunków zamówienia określono wymogi techniczne pojazdu dotyczące czynników, o których mowa w § 3. Zamawiający w opisie przedmiotu zamówienia określił normy, które dany zaproponowany samochód winien spełnić, czym wypełnił przesłankę z § 2 wyżej powołanego Rozporządzenia. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku nr 5 do SIWZ”. Obowiązujące na dzień ogłoszenia zamówienia publicznego rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE): [1] nr 715/2007 z dnia 20 czerwca 2007 roku w sprawie homologacji typu pojazdów silnikowych w odniesieniu do emisji zanieczyszczeń pochodzących z lekkich pojazdów pasażerskich i użytkowych (Euro 5 i Euro 6) oraz w sprawie dostępu do informacji dotyczących naprawy i utrzymania pojazdów; [2] nr 595/2009 z dnia 18 czerwca 2009 roku dotyczące homologacji typu pojazdów silnikowych i silników w odniesieniu do emisji zanieczyszczeń pochodzących z pojazdów ciężarowych o dużej ładowności (Euro VI) oraz w sprawie 6 dostępu do informacji dotyczących naprawy i obsługi technicznej pojazdów , zmieniające rozporządzenie (WE) nr 715/2007 i dyrektywę 2007/46/WE oraz uchylające dyrektywy 80/1269/EWG, 2005/55/WE i 2005/78/WE (Dz.Urz. UE zaprojektowane i wykonane do przewozu osób, mające więcej niż osiem miejsc oprócz siedzenia kierowcy i mające maksymalną masę całkowitą przekraczającą 5 t. 6 Rozporządzenie ma zastosowanie do pojazdów silnikowych kategorii M1, M2, N1 i N2 określonych w załączniku II do dyrektywy 2007/46/WE o masie odniesienia przekraczającej 2610 kg i do wszystkich pojazdów silnikowych kategorii M3 i N3 określonych w tym załączniku (art. 2 rozporządzenia). 17 L188 z dnia 18 lipca 2009 roku), zmienione rozporządzeniem Komisji (UE) nr 582/2011 z dnia 25 maja 2011 roku wykonujące i zmieniające rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 595/2009 w odniesieniu do emisji zanieczyszczeń pochodzących z pojazdów ciężarowych o dużej ładowności (Euro VI) oraz zmieniające załączniki I i III do dyrektywy 2007/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (Dz.Urz. UE L167 z dnia 25 czerwca 2011 roku) – odnosiły się do wartości granicznych norm EURO V i EURO VI, co przedstawiono poniżej: Załącznik nr I do rozporządzenia nr 595/2009 – Wartości dopuszczalne „Euro VI” Wartości graniczne CO THC NMHC CH4 NOx (1) NH3 (mg/kWh) (mg/kWh) (mg/kWh) (mg/kWh) (mg/kWh) (ppm) Masa cząstek stałych Liczba cząstek stałych (2) (mg/kWh) (#/kWh) WHSC (CI) 1 500 130 400 10 10 8,0 × 1011 WHTC (CI) 4 000 160 460 10 10 6,0 × 1011 WHTC (PI) 4 000 160 500 460 10 10 (3) (1) Dopuszczalny poziom zawartości NO2 w wartości granicznej NOx może być określony na późniejszym etapie. (2) Nową procedurę pomiaru wprowadza się przed dniem 31 grudnia 2012 r. (3) Wartość graniczną liczby cząstek stałych wprowadza się przed dniem 31 grudnia 2012 r. PI = Silniki o zapłonie iskrowym. CI = Silniki wysokoprężne. Załącznik nr I do rozporządzenia nr 715/2007 – Wartości dopuszczalne „Euro 5” Wartości dopuszczalne – Euro V Masa odniesienia (RM) (kg) Masa tlenku węgla (CO) Masa Łączna masa Masa Masa sumy węglowodorów tlenków węglowodorów węglowodorów niemetanowych azotu i tlenków azotu (THC) (NMHC) (NOx) (THC + NOx) L1 (mg/km) Kategoria Klasa M — N1 II I III PI L2 (mg/km) L4 (mg/km) L2 + L4 (mg/km) PI L5 (mg/km) L6 (#/km) PI PI CI PI CI PI CI PI Cl 1 000 500 100 — 68 — 60 180 — 230 5,0 5,0 RM ≤ 1 305 1 000 500 100 — 68 — 60 180 — 230 5,0 5,0 1 305 < RM ≤ 1 760 1 810 630 130 — 90 — 75 235 — 295 5,0 5,0 2 270 740 160 — 108 — 82 280 — 350 5,0 5,0 2 270 740 160 — 108 — 82 280 — 350 5,0 5,0 N2 CI Liczba cząstek stałych (PM) Łącznie 1 760 < RM CI L3 (mg/km) Masa cząstek stałych (PM) CI Legenda: PI = zapłon iskrowy, CI = zapłon samoczynny. Załącznik nr I do rozporządzenia nr 715/2007 – Wartości dopuszczalne „Euro 6” Wartości dopuszczalne – Euro 6 Masa odniesieni a (RM) (kg) Kategori a Klas a M — N1 Masa tlenku węgla (CO) L1 (mg/km ) Masa sumy węglowodoró w (THC) Masa węglowodorów niemetanowyc h (NMHC) L2 (mg/km) L3 (mg/km) Łączna masa Masa węglowodoró tlenków w i tlenków azotu azotu (NOx) (THC + NOx) Masa cząstek stałych (PM) L4 (mg/km ) L5 (mg/km ) L6 (#/km) PI CI P I L2 + L4 (mg/km) PI CI PI CI PI CI PI CI Wszystkie 1 000 500 100 — 68 — 60 80 — 170 4,5 4,5 6,0 × 6,0 × 1011 1011 I RM ≤ 1 305 1 000 500 100 — 68 — 60 80 — 170 4,5 4,5 6,0 × 6,0 × 11 11 10 10 II 1 305 < RM≤ 1 760 1 810 630 130 — 90 — 75 105 — 195 4,5 4,5 6,0 × 6,0 × 1011 1011 III 1 760 < RM 2 270 740 160 — 108 — 82 125 — 215 4,5 4,5 6,0 × 6,0 × 1011 1011 18 PI CI Liczba cząstek stałych (PN) CI N2 2 270 740 160 — 108 — 82 125 — 215 4,5 4,5 6,0 × 6,0 × 1011 1011 Z powyższych tabel wynika, że normy: Euro VI (rozporządzenie nr 595/2009), oraz Euro 5 i Euro 6 (rozporządzenie nr 715/2007) określają wartości graniczne m.in. dla tlenku węgla (CO), metanu (CH4), tlenków azotu (NOx), czy amoniaku (NH3) – nie określają natomiast wartości granicznych dla dwutlenku węgla (CO2), tym samym w zakresie emisji dwutlenku węgla nie wypełniają wymogu zawartego w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 maja 2011 roku w sprawie innych niż cena obowiązkowych kryteriów oceny ofert w odniesieniu do niektórych rodzajów zamówień publicznych. Normami EURO można się posiłkować w zakresie emisji zanieczyszczeń, o których mowa w § 3 pkt 3 rozporządzenia7. Zapisy SIWZ nie uwzględniały również wymogów technicznych pojazdu dotyczących czynnika zużycia energii, tj. kryterium wskazanego w § 3 pkt 1 rozporządzenia. 3. W wyniku wszczętego w dniu 17 czerwca 2014 roku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę samochodu osobowego na potrzeby Środowiskowego Domu Samopomocy w Walewicach ofertę złożył jeden wykonawca – AUTOMET GROUP Sp. z o.o. Sp. k. z Sanoka za cenę 249.936,00 zł, któremu w dniu 3 lipca 2014 roku zamawiający udzielił zamówienia (umowa nr Fn.3226.96.2014 z dnia 3 lipca 2014 roku). Analiza opisu przedmiotu zamówienia zamieszczona w załączniku nr 5 do SIWZ wykazała, że zamawiający opisując przedmiot zamówienia, w części dotyczącej układu hamulcowego i bezpieczeństwa, wskazał układ hamulcowy jako dwuobwodowy, hydrauliczny ze wspomaganiem, hamulec postojowy Duo – Servo lub równoważny. W celu wykazania, że opis przedmiotu zamówienia jest zgodny z art. 29 w zw. z art. 7 ustawy Prawo zamówień publicznych, kontrolujący zwrócili się do Burmistrza Zelowa o podanie przynajmniej jednego przykładu pojazdu samochodowego (innej marki, niż marka w złożonej ofercie), który będzie odpowiadał przedmiotowi zamówienia opisanemu w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Burmistrz Zelowa wyjaśniła: „(…) oświadczam, że Zamawiający opisując przedmiot zamówienia kierował się kryteriami technicznymi samochodu do przewozu osób niepełnosprawnych w taki sposób, aby zakupiony pojazd spełniał cel, do którego został przeznaczony. Tego typu samochód ma za zadanie spełniać podstawowy cel, jakim jest przewóz osób, a w tym przypadku także zapewnić możliwość transportu osób niepełnosprawnych. Zamawiający opisując przedmiot zamówienia nie kierował się marką ani modelem samochodu. Parametry pojazdu do przewozu osób niepełnosprawnych zostały przyjęte w taki sposób, aby gros producentów samochodów mógł spełnić warunki zawarte w opisie przedmiotu zamówienia i pozwolił im na złożenie swej oferty. Parametry typu pojemność skokowa silnika, jego moc czy ilość biegów zostały opisane wartościami minimalnymi 7 „Zamawiający decydując się na zastosowanie tzw. metody wielkościowej określonej w § 4 pkt 1 rozporządzenia, a uszczegółowionej w § 5 rozporządzenia, żąda jedynie podania informacji wskazujących na wielkość zużywanej przez oferowany pojazd energii, wielkości emisji dwutlenku węgla oraz wyrażone łącznie (poprzez np. odwołanie się do normy EURO) lub oddzielnie wielkości emisji tlenków azotu, cząstek stałych oraz węglowodorów, z jednoczesnym wskazaniem w jakich jednostkach dane te mają być przedstawione”; Jacek Sadowy (red.): Kryteria oceny ofert w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego – przykłady i zastosowania, Warszawa 2011; www.uzp.gov.pl 19 aby nie ograniczać dostępu do niniejszego postępowania. Opisywanie przedmiotu zamówienia w inny sposób mógłby spowodować naruszenie art. 29 ust 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, który stanowi, że przedmiotu zamówienia nie można opisywać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję. Mając na uwadze powyższe, Zamawiający nie jest w stanie określić, która konkretna marka czy model pojazdu – inny niż ten wskazany w ofercie wykonawcy, któremu udzielono zamówienia – będzie odpowiadał przedmiotowi zamówienia zawartego w SIWZ.” W złożonym wyjaśnieniu zamawiający nie wskazał przykładu przedmiotu zamówienia (innego niż w złożonej ofercie), spełniającego wymagania zawarte w SIWZ, co wskazuje, że opis przedmiotu zamówienia dokonany został z naruszeniem art. 29 w zw. z art. 7 ustawy Prawo zamówień publicznych. Ponadto wskazać należy, że złożona przed wszczęciem procedury przetargowej oferta poglądowa, jak i oferta złożona bezpośrednio w przetargu, były ofertami pojedynczymi, złożonymi przez tego samego wykonawcę, który zaoferował samochód marki Mercedes-Benz Sprinter 519. Mając na uwadze dokonane ustalenia oparte w szczególności na analizie specyfikacji istotnych warunków zamówienia, opisów technicznych pojazdów odpowiadających w części przedmiotowi zamówienia, oraz złożone przez zamawiającego wyjaśnienia, uzasadniony jest zarzut sporządzenia opisu przedmiotu zamówienia z naruszeniem art. 29 ust. 2 w zw. z art. 7 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Dodać należy, że w szczególności hamulec Duo-Servo, wymagany przez zamawiającego w załączniku nr 5 do SIWZ, jest domeną samochodów marki Mercedes-Benz. Powyższa teza znajduje potwierdzenie w fakcie, że nie wpłynęła żadna inna oferta mogąca spełnić wymagania zamawiającego. Po zakończeniu czynności kontrolnych, tj. w dniu 16 stycznia 2015 roku, Burmistrz Zelowa – Urszula Świerczyńska złożyła dodatkowe wyjaśnienia o treści: „(…) Zamawiający dopuścił zastosowanie przez Wykonawców równoważnego typu hamulca postojowego do Duo-Servo. Ponadto wyjaśniam, że taki hamulec jest hamulcem bębnowym, natomiast ze względu na rozwiązania konstrukcyjne hamulce bębnowe dzieli się na hamulce typu: a) Simplex, mające dwie szczęki o stałych punktach obrotu i jeden cylinderek hamulcowy, b) Duplex, mające dwie szczęki o przeciwległych podporach i dwa cylinderki jednostronnego działania, leżące po przeciwległych stronach koła, których tylne strony stanowią punkt podparcia dla drugiej szczęki, c) Duo-duplex, mające dwie szczęki podparte ślizgowo (tzw. pływające) i dwa cylinderki dwustronnego działania, leżące po przeciwległych stronach koła, d) Serwo (wzmacniające jednokierunkowe), mające dwie współbieżne szczęki zawieszone pływająco, które opierają się na stworzeniu dociskowych, przesuwającym się bez ograniczenia w jedną stronę i jeden cylinderek dwustronnego działania, e) Duo-serwo, mające dwie szczęki prowadzone ślizgowo, które opierają się na sworzniu dociskowym przesuwającym się w obie strony, i jeden cylinderek dwustronnego działania - i są to rozwiązania sobie równoważne i mają za zadanie utrzymać samochód w miejscu w razie postoju. Zamawiający pragnie również wskazać, 20 że tego typu rozwiązanie (poza markami wskazanymi przez kontrolujących w Protokole) jest stosowane również w grupie samochodów VAG (Volkswagen – Audi Group), do której zaliczyć można takie marki samochodów jak VW, Skoda, Audi czy Seat. Volkswagen również produkuje samochody do przewozu osób. Firma Mercedes nie jest producentem tej części. W przypadku tego zamówienia (dostawa samochodu do przewozu osób niepełnosprawnych) podkreślić należy, że jego specyfika polega na tym, że dostawa takiego samochodu wiąże się z bardzo daleko idącą przebudową fabrycznie zakupionego samochodu. Nie ma możliwości zakupienia samochodu tego typu bezpośrednio u producenta danej marki (Ford, IVECO, Mercedes, VW itp.). Przeróbkami tego typu zajmują się wyspecjalizowane firmy, które po przebudowie zobowiązane są uzyskać odpowiednią homologację. Wykonawcą zresztą nie był Mercedes a firma Automet Sp. z o.o. Hamulec bębnowy stanowi prawdopodobnie jeden z najmniejszych kosztów (a istnieje przecież możliwość odsprzedania tej części, wszak jest fabrycznie nowa) przebudowy ze stanu fabrycznego na odpowiadający przedmiotowi zamówienia i wskazanie go jako zapisu determinującego czy faworyzującego konkretnego producenta samochodów Zamawiający uważa za zbyt daleko idące. Szczególnie przy dopuszczeniu przez Zamawiającego w Opisie przedmiotu zamówienia równoważności czyli dopuszczeniu zastosowania innego typu hamulca postojowego bębnowego no. SERVO czy Duo-Duplex.” Biorąc pod uwagę powyższe wyjaśnienie, hamulec Duo-Servo, jak zauważył zamawiający, jest hamulcem bębnowym występującym w kilku typach, m.in. Duplex, Duo-duplex, Simplex, Serwo, Duo-Serwo. Zamawiający sporządzając opis przedmiotu zamówienia nie ograniczył się do wskazania hamulca, jako hamulca postojowego bębnowego, a wskazał konkretny jego typ. Wskazane w opisie przedmiotu zamówienia rozwiązanie technologiczne, w postaci hamulca Duo-Servo, nie dotyczy przystosowania pojazdu dla osób niepełnosprawnych. Część samochodowa, jaką jest hamulec – jest częścią montowaną fabrycznie przed wypuszczeniem pojazdu na rynek, bez którego to elementu środki transportowe, jakimi są m.in. pojazdy do przewozu osób, nie mogłyby być użytkowane ze względu na brak spełnienia wymogów bezpieczeństwa. Dopiero pojazdy zawierające jakiś typ hamulca są następnie przystosowywane do przewozu osób niepełnosprawnych, poprzez odpowiednie wyposażenie kabiny, udostępnienie miejsca do przewozu wózków inwalidzkich, osprzętu do wprowadzenia i mocowania wózków inwalidzkich, montażu dodatkowych pasów bezpieczeństwa, jak również w zakresie karoserii (montaż drzwi umożliwiających wprowadzenie wózków inwalidzkich). Wymagane przez zamawiającego rozwiązanie technologiczne nie wchodzi w zakres przystosowania pojazdu dla osób niepełnosprawnych. Dostarczony zamawiającemu samochód nie musiał być przebudowywany ze stanu fabrycznego na odpowiadający przedmiotowi zamówienia, pod względem rodzaju hamulca na wymagany hamulec postojowy Duo-Servo, gdyż ten został fabrycznie zamontowany przez producenta. W zakresie ewidencji majątku gminy i inwentaryzacji 1. W ośmiu przypadkach stwierdzono przyjęcie środków trwałych na stan inwentarza (nr inwentarzowy: 02423, 03595, 03594, 03599, 03614, 03613, 03617, 03618) z naruszeniem art. 16d ust. 2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity Dz. U z 2014 r., poz. 851 ze zm.), w którym wskazano, że składniki majątku 21 wprowadza się do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z art. 9 ust. 1, najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. 2. W przypadku większości faktur dotyczących nabycia środków trwałych stwierdzono brak dekretacji kont księgowych, czyli wskazania kont księgowych, na których ujęto wartość faktury. Natomiast w przypadkach, gdy dekretacja ta była zamieszczona, to odnosiła się do całej wartości wynikającej z faktury, bez jej rozbicia na poszczególne konta. Tym samym dekretacja nie pozwalała na identyfikację danej kwoty, która winna być przyporządkowana do konkretnej operacji księgowej. Powyższe powodowało, że ta sama wartość mogła odnosić się zarówno np. do konta 011, jak i do konta 013: Konto Wn kwota Konto Ma 201 12.200,00 130 011 080 013 072/1 3. Środek trwały o numerze inwentarzowym 02578 (Pomnik katyński) zaewidencjonowano na koncie 011 i zakwalifikowano do grupy VIII środków trwałych, z umorzeniem o stawce – 20%. Jednak wskazany środek trwały, będący dobrem kultury, winien być ujęty na koncie 016 – Dobra kultury, które służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości dóbr kultury. Zgodnie z § 6 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej – nie umarza się gruntów oraz dóbr kultury. Tym samym wskazany pomnik nie powinien podlegać umarzaniu. 4. Przeprowadzoną, na podstawie zarządzeń Burmistrza Zelowa z dnia 8 października 2012 roku nr: 0120/25/2012, 0120/25/2012, 0120/26/2012, inwentaryzacją nie objęto wszystkich kont organu i jednostki. W zakresie kont jednostki nie przeprowadzono inwentaryzacji kont: 101, 140, 201, 222, 223, 224, 750, 800, 840, 851, 860. Natomiast inwentaryzacja konta 240 ograniczona została jedynie do inwentaryzacji konta analitycznego 240/DEPOZ. Inwentaryzacją nie objęto kont organu 222, 223, 224, 240, 909, 960, 961, ograniczając się jedynie do inwentaryzacji rachunków bankowych oraz zaciągniętych kredytów i pożyczek. 5. Na podstawie zarządzenia nr 0120/24/2012 z dnia 8 października 2012 roku przeprowadzony został spis z natury: środków trwałych (z wyłączeniem gruntów oraz środków trwałych trudno dostępnych oglądowi), pozostałych środków trwałych w używaniu, oraz pozostałego wyposażenia ujętego wyłącznie w ewidencji ilościowej. Wskazanym zarządzeniem postanowiono o przeprowadzeniu spisu z natury także w zakresie rzeczy stanowiących własność Gminy, znajdujących się w poszczególnych ochotniczych strażach pożarnych, oraz o porównaniu stanu faktycznego zużycia paliwa ze stanem wynikającym z kart drogowych w tych jednostkach. W wyniku powyższego, pracownicy Urzędu Miejskiego w Zelowie przeprowadzili inwentaryzację w ochotniczych strażach pożarnych, w Zespole Szkół Ogólnokształcących oraz w Przedsiębiorstwie Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Zelowie, w zakresie składników majątkowych powierzonych tym podmiotom przez Gminę Zelów. Inwentaryzacja gminnych składników mienia powierzonych 22 innym jednostkom winna zostać przeprowadzona poprzez wysłanie do poszczególnych podmiotów pism o potwierdzenie wskazanych w nich składników majątku gminy, tj. zgodnie z zasadą określoną w art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, który wskazuje, że inwentaryzację aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów - drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. Jednocześnie należy zaznaczyć, że powołane powyżej postanowienia zarządzenia nr 0120/24/2012 z dnia 8 października 2012 roku były sprzeczne z zapisami zawartymi w zarządzeniu nr 0120/26/2012 z dnia 8 października 2012 roku, dotyczącymi przeprowadzenia inwentaryzacji drogą uzyskania potwierdzenia salda, gdzie wskazano m.in. obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji drogą uzyskania potwierdzenia salda w zakresie własnych składników majątkowych powierzonych kontrahentom. 6. Przy inwentaryzowaniu poszczególnych składników aktywów nie odniesiono się do danych wynikających z ksiąg rachunkowych poprzez porównanie danych uzyskanych z inwentaryzacji z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych, jak również w wielu przypadkach nie załączono wydruków z ewidencji księgowej. Zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. W przeciwnym wypadku mogą zaistnieć wątpliwości, co do poprawności i rzetelności przeprowadzonej inwentaryzacji, jak również, podstaw przyjęcia przez komisję inwentaryzacyjną wniosku o braku różnic inwentaryzacyjnych. W zakresie innych ustaleń WYDATKI ZWIĄZANE Z UTRZYMANIEM DRÓG GMINNYCH W 2011 roku Gmina Zelów zawarła dwie umowy zlecające wykonanie remontów dróg o powierzchni asfaltowej: − nr Fn.3226.89.2011 z dnia 14 czerwca 2011 roku – umowa zawarta z firmą KOSBRUK Mariusz Brylski. Przedmiotem umowy było wykonanie: remontu dróg o nawierzchni bitumicznej na terenie miasta i gminy Zelów przy zastosowaniu remontera patchera - drogi: Kociszew-Bujny Szlacheckie, ul. Płocka, ul. Żeromskiego, ul. Poznańska, ul. Poprzeczna. Za wykonanie przedmiotu umowy wykonawca miał otrzymać wynagrodzenie w formie ryczałtowej za tonę wbudowanego materiału w wysokości 768,75 zł brutto, jednak wynagrodzenie końcowe nie mogło przekroczył kwoty wynikającej z szacunku wartości zamówienia powiększonej o podatek VAT, to jest 63.440,00 zł (co stanowiło kwotę 51.577,24 zł netto, zaś w przeliczeniu na euro kwotę 13.435,07 EURO), − nr Fn.3226.94.2011 z dnia 25 lipca 2011 roku – umowa zawarta z firmą LAMBDAR sp. z o.o.. Przedmiotem umowy było wykonanie: remontu dróg o nawierzchni bitumicznej na terenie miasta i gminy Zelów przy zastosowaniu betonu asfaltowego AC8S. Za wykonanie przedmiotu umowy wykonawca miał otrzymać wynagrodzenie w formie ryczałtowej za tonę wbudowanego materiału w wysokości 1.045,50 zł brutto, jednak 23 wynagrodzenie końcowe nie mogło przekroczyć kwoty wynikającej z szacunku wartości zamówienia powiększonej o podatek VAT, to jest 63.440,00 zł (co stanowiło kwotę 51.577,24 zł netto, zaś w przeliczeniu na euro kwotę 13.435,07 EURO). Według ustaleń Prokuratury Okręgowej w Piotrkowie Trybunalskim zawartych w postanowieniu o umorzeniu śledztwa z dnia 14 czerwca 2013 roku (numer sprawy Ds.33/13) w stosunku do umowy nr Fn.3226.89.2011 z dnia 14 czerwca 2011 roku stwierdzono między innymi, iż8: − w dniu 6 czerwca 2011 roku ówczesny Zastępca Burmistrza Zelowa – Waldemar Wyczachowski wystosował pisma do firm: KOSBRUK Mariusz Brylski, DROMAK oraz P.P.H.U. LEAR s.j. informujące, że Gmina Zelów prowadzi rozeznanie cenowe dotyczące wykonania remontów nawierzchni bitumicznych dróg zlokalizowanych na terenie Gminy Zelów, poprzez powierzchniowe utrwalenie paczerem, w związku z czym prosił o podanie ceny za tonę wbudowanej masy do dnia 8 czerwca 2011 roku. W dniu 6 czerwca ofertę złożyła firma P.P.H.U. LEAR s.j., natomiast w dniu 7 czerwca oferty złożyły firmy: KOSBRUK Mariusz Brylski oraz DROMAK. W dniu 8 czerwca 2011 roku ówczesny Kierownik Referatu Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska sporządził notatkę służbową na okoliczność rozeznania cenowego w sprawie udzielenia zamówienia publicznego do 14.000 EURO; − prace remontowe zlecone P.U.H KOSBRUK zostały rozpoczęte przed sporządzeniem dokumentacji związanej z tym zadaniem oraz przed podpisaniem przez Burmistrza Zelowa umowy z tą firmą (remont drogi Kociszew – Bujny Szlacheckie został rozpoczęty w dniu 19 maja 2011 roku); − w dniu 22 czerwca 2011 roku sporządzono protokół wykonanych przez P.U.H. KOSBRUK robót; − w dniu 22 czerwca 2011 roku wykonawca robót wystawił fakturę nr 10/06/11 z tytułu wykonania prac na kwotę 59.962,50 zł; − umowa zawarta z firmą P.U.H. KOSBRUK została podpisana przez Burmistrza Zelowa nie wcześniej niż w dniu 13 lipca 2013 roku. Według ustaleń Prokuratury Okręgowej w Piotrkowie Trybunalskim zawartych w wyżej wskazanym postanowieniu o umorzeniu śledztwa, w stosunku do umowy nr Fn.3226.94.2011 z dnia 25 lipca 2011 roku stwierdzono między innymi, iż: − w dniu 17 lipca 2011 roku firmy: Przedsiębiorstwo Drogowe LAMBDAR sp. z o.o., a także Przedsiębiorstwo Robót Drogowych i Mostowych S.A z siedzibą w Bełchatowie, złożyły oferty cenowe na wykonanie remontów cząstkowych dróg gminnych betonem asfaltowym AC8S; − w dniu 17 lipca 2011 roku Kierownik Referatu Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska sporządził notatkę służbową w związku z rozeznaniem cenowym na wykonanie remontów cząstkowych betonem asfaltowym remontów dróg na terenie Miasta i Gminy Zelów; − roboty budowlane zlecone Gminę Zelów Przedsiębiorstwu Drogowemu „LAMBDAR” sp. z o.o. w dniu 25 lipca 2011 roku, umową numer Fn 3226.94.2011, zostały wykonane w innej technologii niż przewidywała umowa. W protokole odbioru robót poświadczona została nieprawda dotycząca zastosowanej w czasie remontu technologii. Zgodnie z zapisami umowy remont dróg miał zostać wykonany przy zastosowaniu betonu 8 Stan faktyczny podlegający ocenie przyjęto w oparciu o wskazane postanowienie. 24 asfaltowego AC8S. Tymczasem wszystkie remonty dróg zlecone firmie „LAMBDAR” sp. z o.o. zostały wykonane w innej technologii niż przewidywała umowa, to jest technologią emulsyjno-grysową, czyli zastosowano technologię emulsyjną na zimno, a nie przy zastosowaniu betonu asfaltowego AC8S, czyli technologii na gorąco betonem asfaltowym. Zastosowana w czasie remontu technologia, była technologią tańszą, niż technologia wskazana w umowie. Abstrahując od nieprawidłowości prowadzących do zawarcia umowy nr Fn.3226.89.2011 z dnia 14 czerwca 2011 roku, w wyniku analizy ww. postępowań dotyczących wykonania remontów dróg o nawierzchni asfaltowej na terenie Miasta i Gminy Zelów kontrolujący stwierdzili, iż: − obydwie umowy dotyczyły remontu dróg gminnych o nawierzchni asfaltowej (przy czym umowa nr Fn.3226.89.2011 enumeratywnie wymieniała ich położenie: droga relacji Kociszew-Bujny Szlacheckie, oraz położonych na terenie Zelowa dróg: ul. Płockiej, ul. Żeromskiego, ul. Poznańskiej, ul. Poprzecznej, natomiast umowa nr Fn.3226.94.2011 odnosiła się tylko ogólnie do dróg na terenie Miasta i Gminy Zelów) – należy więc przyjąć, iż wystąpiła tożsamość w zakresie miejsca świadczenia zamówienia, − obydwie umowy wykonano w następujących po sobie miesiącach 2011 roku (w okresie od maja do sierpnia 2011 roku), co w ocenie kontrolujących skutkowało, iż wystąpił tożsamy czas wykonania zamówienia, − przedmiotem obydwu umów był remont asfaltowych dróg gminnych (wspólny kod CPV 45233142-6) – tożsamość w zakresie przedmiotu zamówienia, − nie podejmując się określenia, czy remonty dróg technologią emulsyjnogrysową (patcherem) i technologią betonu asfaltowego AC8S mogły być na terenie dróg gminnych w Zelowie wykonywane zamiennie, zauważyć należy jednak, iż jako bardziej racjonalne wybrano rozwiązanie wykonania robót technologią emulsyjno-grysową. Ponadto, zauważyć należy, iż po wykonaniu prac Urząd Miejski w Zelowie nie wnosił zastrzeżeń, co do ich jakości, czego dowodem było zapłacenie faktury za wykonanie prac w dniu 4 stycznia 2012 roku, − prace z zakresu remontów dróg świadczone są przez przedsiębiorstwa posiadające wyspecjalizowany park maszynowy i zazwyczaj mogące oferować wykonanie zadania zarówno w technologii na zimno, jak i na gorąco, wobec czego przy prawidłowo skonstruowanych warunkach zamówienia nie było przeszkód by zamówienie świadczone było przez jeden podmiot. Ponadto, nie było przeszkód, by formułując warunki zamówienia nie skorzystać z instytucji zamówienia częściowego, − sumując, w ocenie kontrolujących zamawiający poprzez nieprawidłowy podział zamówienia nie zastosował przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. W przypadku omawianych postępowań zamawiający nie sporządził szacunków określających wartość zamówień. Wobec niesporządzenia obmiarów ubytków w drogach gminnych asfaltowych, a co z tym związane wobec braku rzetelnej informacji o szacowanej ilości materiału koniecznego do wbudowania w oparciu o cenę dostarczenia i wbudowania tony materiału oferowaną przez podmioty zaproszone do składania ofert, nie sposób precyzyjnie określić wartości zamówienia, a co z tym związane ustalić, czy jego wartość nie przekroczyła ówcześnie obowiązującej kwoty 14.000 EURO. Co więcej świadome kształtowanie zamówienia, jako wypełniającego przesłankę wynikającą z art. 4 pkt 8 25 ustawy Prawo zamówień publicznych należy traktować jako sprzeczne ze wskazaną ustawą. W dniu 16 września 2011 roku do Urzędu Miejskiego wpłynęła faktura nr DT/118/2011 z dnia 16 września 2011 roku, wystawiona przez firmę „LAMBDAR” w oparciu o umowę Fn.3226.94.2011, co odnotowano w Systemie Elektronicznego Monitorowania Pism, wobec czego zobowiązanie stało się wymagalne z dniem 17 października 2011 roku. Wobec zaginięcia faktury w dniu 14 grudnia 2011 roku do Urzędu Miejskiego wpłynął jej duplikat. Zobowiązanie uregulowano w dniu 4 stycznia 2012 roku (to jest ponad 2 miesiące po dacie płatności wynikającej z umowy) w kwocie wynikającej z faktury, to jest w wysokości 52.275,00 zł. Kwoty wymagalnego zobowiązania - 52.275,00 zł nie ujęto w sprawozdaniu Rb28S, sporządzonym na dzień 31 grudnia 2011 roku, w kolumnie 9 (zobowiązania wymagalne powstałe w roku bieżącym), w dziale 600, rozdziale 6016, § 4270, co stanowiło naruszenie § 8 ust. 2 pkt 5 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 39 do ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Odpowiedzialność za ujawnione nieprawidłowości ponoszą pracownicy Urzędu Miasta i Gminy Zelów – w zakresie wskazanym w protokole kontroli. II. Przekazując informacje o powyższych nieprawidłowościach stwierdzonych w wyniku kontroli, proszę Panią Burmistrz o podjęcie działań w celu ich usunięcia oraz zapobieżenia powstawaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi przekazuje następujące wnioski pokontrolne: 1. Zapewnić zaciąganie zobowiązań z tytułu kredytów i pożyczek w ramach limitów zobowiązań ustalonych przez Radę Miejską w Zelowie, na podstawie art. 212 ust.1 pkt 6 w zw. z art. 91 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych. 2. Zapewnić przestrzeganie art. 44 ust.3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym – wydatki powinny być dokonywane w termiach i wysokości wynikającej z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. 3. Wprowadzić do ewidencji księgowej konta 030 – Długoterminowe aktywa finansowe – aport rzeczowy, wniesiony do spółki Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Zelowie Sp. z o.o., w postaci maszyn i urządzeń o wartości 110.987 zł, celem zachowania zasady rzetelności ksiąg rachunkowych. 4. Zapewnić wykazywanie w kwocie długu Gminy Zelów, w wieloletniej prognozie finansowej, wszystkich zobowiązań stosownie do treści art. 73 ust. 1 w zw. z art. 72 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, w tym zobowiązań wymagalnych Zakładu Usług Komunalnych. 5. Opracować zakładowe plany kont dla budżetu Gminy Zelów i Urzędu Gminy Zelów, wypełniające wszystkie wymogi określone w art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości. Kierując się wzorcowym planem kont ustalonym 26 w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, uwzględnić specyfikę ewidencji jednostki (Gminy Zelów, Urzędu Gminy Zelów). 6. Zapewnić prawidłową ewidencję na kontach 222 i 223, stosownie do zasad wynikających z przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. 7. Biorąc pod uwagę wielkość i specyfikę jednostki (gmina wiejsko-miejska), specyfikę prowadzenia komputerowej ewidencji księgowej (ewidencja księgowa prowadzona w wielu rejestrach) oraz trudność z właściwym ewidencjonowaniem operacji na koncie 133 - Rachunek budżetu, rozważyć otwarcie odrębnego rachunku służącego do ewidencji dochodów realizowanych przez jednostkę budżetową (Urząd Gminy). 8. Zapewnić prawidłowe wykazywanie w sprawozdaniach budżetowych skutków finansowych decyzji w sprawie ulg podatkowych, w szczególności z tytułu rozłożenia na raty, odroczenia terminu płatności, stosownie do § 3 ust. 1 pkt 11 lit. „b” Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej. 9. Zobowiązać kierowników jednostek oświatowych do przekazywania jednostkowych sprawozdań budżetowych zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. 10. Zapewnić ewidencjonowanie każdego ze sprawozdań jednostkowych składanych przez kierowników poszczególnych jednostek oświatowych. 11. Zapewnić sporządzanie bilansu jednostki (Urzędu Gminy) na podstawie danych ksiąg rachunkowych. 12. Zapewnić prawidłową ewidencją naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego stosownie do zasad wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. 13. Sporządzać bilans skonsolidowany zgodnie z zasadami wynikającymi z § 21 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej w zw. z art. 55 ust.1 ustawy o rachunkowości. 14. Przestrzegać terminów składania sprawozdań budżetowych do RIO w Łodzi. 27 15. Zapewnić prowadzenie ewidencji księgowej na koncie 130 - Rachunek bieżący jednostki, oraz na koncie 133 - Rachunek budżetu, z zachowaniem przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. 16. Zapewnić uregulowanie w zakładowym planie kont sposobu ewidencji środków na rachunkach środków własnych prowadzonych w związku z zaciągnięciem pożyczek na wyprzedzające finansowanie operacji finansowanych z udziałem środków europejskich, z zachowaniem przepisów rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, w celu wykazywania prawidłowej kwoty środków pieniężnych w bilansie budżetu (organu), bilansie jednostki budżetowej (Urzędu Gminy) oraz w sprawozdaniu Rb-ST - o stanie środków na rachunkach bankowych jednostki samorządu terytorialnego. 17. Zapewnić prowadzenie ewidencji księgowej z zachowaniem wymogów wynikających z art.21 ust.1. 23 ust. 2 oraz art.14 ust.2 ustawy o rachunkowości, poprzez wskazanie na dokumentach księgowych dekretacji, pozycji księgowej – w celu umożliwienia powiązania dowodu z zapisami dokonywanymi na jego podstawie. 18. Zachować należytą staranność dokonując ewidencji dowodów księgowych, w celu wyeliminowania błędnych księgowań pokazujących istnienie pozornych należności. 19. Zapewnić ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych na podstawie dowodów księgowych stwierdzających ich dokonanie (dowodów źródłowych), stosownie do treści art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości. 20. Zapewnić dekretację na dowodach księgowych ujętych w ewidencji księgowej, stosownie do wymogu wynikającego z art.21 ust.1 pkt 6 ustawy o rachunkowości. 21. Zapewnić przestrzeganie terminu przekazywania składek na rzecz Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, stosownie do art. 49 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. 22. Uwzględnić w wykazie kont dla organu podatkowego konta: 141- Środki pieniężne w drodze i 226 – Długoterminowe należności budżetowe, zgodnie z § 11 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 roku w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego. 23. Dokonać ponownej analizy kwestii opodatkowania budowli oddanych w zarząd na podstawie umowy z dnia 2 lutego 2012 roku i do eksploatacji na podstawie umowy z dnia 15 maja 2014 roku, mając na uwadze treść art. 3 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opatach lokalnych oraz uwzględniając uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego. 28 24. Zapewnić przestrzeganie § 17 ust. 2 pkt 2 lit. „a” rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego, w szczególności poprzez właściwe ewidencjonowanie odpisu należności. 25. Ustalać wymiar podatku osobom fizycznym, na których ciąży obowiązek podatkowy w zakresie podatku rolnego oraz jednocześnie w zakresie podatku od nieruchomości lub podatku leśnego w formie jednego nakazu płatniczego (łączne zobowiązanie pieniężne), stosownie do art. 6c ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym. 26. Zapewnić przestrzeganie art. 20 ust.1 ustawy o rachunkowości, poprzez przypisywanie zapłaconych odsetek od podatków niezapłaconych w terminie i kosztów upomnienia najpóźniej w dacie zapłaty. 27. Zapewnić przestrzeganie art. 55 § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa - w sytuacji wpłaty podatnika niepokrywającej kwoty zaległości podatkowej. 28. Wydawać postanowienia w sprawie zaliczenia wpłaty na poczet zaległości podatkowych, stosownie do art. 62 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa. 29. W zakresie zwrotu nadpłat podatku zapewnić przestrzeganie art. 76 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym - nadpłaty wraz z ich oprocentowaniem podlegają zaliczeniu z urzędu na poczet zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę, odsetek za zwłokę określonych w decyzji, o której mowa w art. 53a, oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku podlegają zwrotowi z urzędu, chyba że podatnik złoży wniosek o zaliczenie nadpłaty w całości lub w części na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych. 30. W zakresie decyzji w sprawie zwolnienia z podatku rolnego w związku z nabyciem gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego, zapewnić przestrzeganie art. 12 ust. 3 i 6 oraz 13d ust. 3 ustawy o podatku rolnym. 31. Zapewnić dokonywanie czynności sprawdzających mających na celu stwierdzenie formalnej poprawności deklaracji na podatek od środków transportowych oraz ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności ze składanymi przez podatników deklaracjami, w szczególności poprzez bieżące ich weryfikowanie. 32. Zachować należytą staranność przy wydawaniu decyzji w sprawie opłaty adiacenckiej, poprzez właściwe ustalanie stawki opłaty adiacenckiej. 33. Zobowiązać osoby dokonujące czynności w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego do składania oświadczeń, o których mowa w art. 17 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. 34. Zapewnić przestrzeganie przepisów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 maja 2011 roku w sprawie innych niż cena obowiązkowych kryteriów oceny ofert w odniesieniu do niektórych rodzajów zamówień publicznych. 35. Zapewnić opisywanie przedmiotu zamówienia z zachowaniem wymogów wynikających z art. 29 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którymi to przepisami – przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. 29 Przedmiotu zamówienia nie można opisywać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję. 36. Zapewnić dołożenie należytej staranności przy analizie danego stanu faktycznego, decydującego o okoliczności, czy zamawiający ma do czynienia z jednym przedmiotem zamówienia, czy też odrębnymi zamówieniami. 37. Zapewnić bieżące ujmowanie w księgach rachunkowych zdarzeń gospodarczych dotyczących zwiększenia oraz zmniejszenia stanu majątku Gminy, zgodnie z art. 20 ust. 1 i art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz z art. 16d ust. 2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych. 38. Dokonać prawidłowego ujęcia w ewidencji „Pomnika Katyńskiego”, będącego dobrem kultury, stosownie do opisu konta 016 zawartego w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, oraz dokonać stosownych korekt naliczonego umorzenia w związku z nieprawidłowym zakwalifikowaniem dobra kultury do środków trwałych. 39. Dokonując inwentaryzacji składników majątkowych, w tym aktywów finansowych, składników powierzonych kontrahentom, zapewnić przestrzeganie art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości. 40. Zobowiązać członków komisji inwentaryzacyjnej i członków zespołów spisowych do rzetelnego sporządzania arkuszy spisowych przy inwentaryzowaniu składników majątkowych. 41. Ustalić prawidłową wysokość dotacji dla przedszkola niepublicznego za okres styczeń – sierpień 2013 roku, w sytuacji przekazania zaniżonej kwoty podjąć czynności w celu wypłacenia wyrównania. Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Panią Burmistrz o przesłanie informacji o wykonaniu zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. 30 Jednocześnie informuję, że stosownie do art. 9 ust. 4 ww. ustawy do wniosków zawartych w II części wystąpienia pokontrolnego przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżeń w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem. Do wiadomości: 1. Przewodniczący Rady Miejskiej w Zelowie 2. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Zelowie, 3. aa. 31
