Instrukcja w sprawie ewidencji zaangażowania wydatków

Załącznik nr 1
do zarządzenia Nr 120.Z.17.2012
Burmistrza Miasta Nowy Targ
z dnia 10 maja 2012 r.
Instrukcja w sprawie ewidencji zaangażowania wydatków budżetowych
w Urzędzie Miasta Nowy Targ
1. Zaangażowanie to czynności prawne, na podstawie których kierownik jednostki budżetowej
kształtuje zobowiązania, z których wynika obciążenie planu finansowego w bieżącym roku
budżetowym oraz w latach następnych.
2. Zaangażowanie jest etapem poprzedzającym dokonanie wydatku. Wartość zaangażowania nie
może przekroczyć limitów wydatków określonych w planie finansowym danego roku
budżetowego.
3. Do ewidencji księgowej zaangażowania wydatków budżetowych ujętych
w planie finansowym jednostki budżetowej w Urzędzie Miasta Nowy Targ służą konta
pozabilansowe:
1) 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego”
2) 999 „Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat”
4. Ewidencja zaangażowania w zakresie wskazanym w pkt. 1 prowadzona jest następująco:
1) klasyfikacja budżetowa (dział, rozdział, paragraf),
2) sposób finansowania zadania,
3) komórka organizacyjna dysponująca planem finansowym wydatków – zwana dysponentem
5. Na zaangażowanie wydatków budżetowych składa się równowartość zawartych:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
umów oraz aneksów do umów,
umów o pracę,
aktów notarialnych,
zleceń,
decyzji,
postanowień,
porozumień,
innych dokumentów powodujących konieczność dokonania wydatków budżetowych:
a) faktury, rachunki – bez pisemnej formy umowy lub zlecenia,
b) koszty podróży służbowych - ewidencja na podstawie rozliczonych delegacji, umów
o ryczałt,
c) zaliczki stałe, jednorazowe – ewidencja na podstawie zrealizowanego wniosku o
zaliczkę
d) zaliczki na opłaty sądowe,
e) opłaty za wypisy z ksiąg wieczystych, opłaty targowe i miejscowe itp.,
9) zaplanowanych w uchwale budżetowej dotacji podmiotowych lub przedmiotowych oraz
inwestycyjnych dla instytucji kultury i zakładów budżetowych,
10) zapisane w planie finansowym Urzędu Miasta kwoty dotacji dla szkół publicznych
i niepublicznych,
11) zapisane w planie finansowym Urzędu Miasta, zobowiązania na rzecz związków, do których
miasto należy np. składki wynikające z różnych dokumentów,
12) niespłaconych zobowiązań, w tym z lat ubiegłych wymagających dokonania wydatków w
roku bieżącym.
Szczegółowy zakres zaangażowania zawiera tabela stanowiąca załącznik nr 1 do niniejszej
Instrukcji.
6. Podstawą ujęcia zaangażowania wydatków budżetowych w księgach rachunkowych w Urzędzie
Miasta Nowy Targ są:
1) Dokumenty zarejestrowane w podsystemach:
DYDSPONENT – Rejestr Umów – w zakresie zawartych umów, aneksów do umów, porozumień,
zleceń, które są podstawą zarejestrowania w Wydziale Finansowym. Ewidencji dokonuje się na
podstawie noty księgowej powołującej się na zawarte umowy, porozumienia lub poprzez
odciśnięcie na umowie pieczęci, której wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszej Instrukcji.
Dokumenty te są sporządzane przez właściwe Wydziały merytoryczne
Zaangażowanie wydatków budżetowych Urzędu Miasta Nowy Targ obejmujące wartość umów,
aneksów do umów, porozumień i aktów notarialnych należy przekazywać do Wydziału
Finansowego w terminie do 7 dni od daty ich sporządzenia (podpisania), a dokumenty
sporządzone końcem danego miesiąca, nie później niż do 5-go każdego dnia następnego
miesiąca za m-c poprzedni.
Zlecenia powinny być angażowane natychmiast, maksymalnie w terminie do dwóch dni od
daty ich sporządzenia.
Główny księgowy dokonuje sprawdzenia i akceptacji w/w dokumentów zgodnie z zasadami i w
terminach wskazanych w niniejszym zarządzeniu. Data podpisania dokumentu przez Głównego
księgowego jest jednocześnie datą potwierdzająca jego wpływ do Wydziału Finansowego celem
ujęcia w ewidencji księgowej.
Wszystkie dokumenty płatnicze (faktury, rachunki, listy wypłat) powstałe w wyniku wcześniej
zaewidencjonowanych dokumentów zaangażowania muszą w opisie zatwierdzającym te dokumenty
do realizacji powoływać się na przekazany wcześniej do księgowania dokument o zaangażowaniu.
Dokumenty płatnicze (faktury, rachunki, listy wypłat, rachunki za delegacje służbowe itp.), które
nie były wcześniej ewidencjonowane w ewidencji zaangażowania, muszą zostać opatrzone
pieczęcią o treści „Dokument podlega jednoczesnemu księgowaniu w ewidencji zaangażowania”.
2) Dokumenty zawierające informację o zaangażowaniu wydatków budżetowych na rok bieżący i
na lata przyszłe przekazywane do Wydziału Finansowego przez komórki organizacyjne Urzędu
Miasta Nowy Targ:
a) Wydział Organizacyjny
Sporządza zestawienia zawierające roczne wyliczenie z tytułu:
 wynagrodzenia brutto,
 dodatkowego wynagrodzenia rocznego,
 nagród jubileuszowych,
 pochodnych od tych wynagrodzeń (składki płacone przez pracodawcę),


rocznego odpisu na ZFŚS,
miesięcznej informacji o korekcie wydatków z tytułu wynagrodzenia.
b) Komórki organizacyjne Urzędu Miasta Nowy Targ realizujące projekty pomocowe:
Zaangażowanie środków budżetowych na lata przyszłe dotyczące wieloletnich projektów
współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej ewidencjonuje się i koryguje na podstawie not
księgowych, sporządzonych przez pracowników wydziałów merytorycznych
i zatwierdzanych przez kierujących komórkami organizacyjnymi Urzędu Miasta Nowy Targ
realizującymi projekty pomocowe.
W oparciu o powyższy dokument pracownik Wydziału Finansowego sporządza dokument
księgowy i wprowadza do ewidencji księgowej.
Dokumenty przedkładane celem dokonania korekty zaangażowania roku bieżącego wymagające
jednoczesnego skorygowania kwot zaangażowania środków budżetowych na przyszłe lata są w 1
egzemplarzu przedkładane w Wydziale Finansowym wraz z zestawieniem skorygowanego
zaangażowania środków budżetowych na lata przyszłe.
W przypadku umów wieloletnich w roku bieżącym ujmuje się tylko wydatki obciążające plan
finansowy danego roku budżetowego, a kwotę obciążającą lata następne ujmuje się w
zaangażowaniu na lata przyszłe.
3) Noty księgowe z komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Nowy Targ dotyczące zwolnień
środków z umów oraz korekty zaangażowania (w tym również zwolnień środków
z umów na koniec roku obrotowego należy przedkładać w Wydziale Finansowym w terminie do 5go każdego miesiąca za m-c poprzedni.
7. Szczegółowy opis w zakresie udokumentowania zaangażowania wydatków budżetowych określa
tabela stanowiąca załącznik nr 3 do Instrukcji.
8. Jednostka budżetowa zobowiązana jest do ujmowania zaangażowania w sprawozdaniu
budżetowym Rb-28S „miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków jednostek
samorządu terytorialnego.
9. Kwota zaangażowanych wydatków roku bieżącego nie powinna być niższa od sumy wydatków
wykonanych i wykazanych w sprawozdaniu zobowiązań.
10. Zaangażowanie wykazuje się narastająco według stanu na dzień kończący okres
sprawozdawczy.
11. Kwoty zaangażowania wykazane w sprawozdaniach budżetowych muszą być zgodne z danymi
wynikającymi z ewidencji księgowej.