PR-owo w placówce oświatowej 1. Co to jest Public Relations

PR-owo w placówce oświatowej
1. Co to jest Public Relations
Prosto i na temat: https://pl.wikipedia.org/wiki/Public_relations
2. Formuła Laswella – znowu tutaj...
 Kto mówi – zorganizuj komunikację. Komunikaty kryzysowe powinien podawać dyrektor lub
osoba upoważniona, zaproszenie na dni otwarte (jeśli zdecydujesz się nagrać minutowy film)
może podać dyrektor, ale mogą też w filmie wystąpić uczniowie – szczególnie jeśli informacja
jest kierowana do nich. Ludzie chętniej słuchają kogoś podobnego do siebie. Bierz to pod
uwagę dobierając „twarz” do komunikatu.
 Co mówi – uspokoić emocje – niech mówi fakty. Podkręcić emocje, przekonywać – fakty
„doprawione” perswazją. Polecam sekwencję umotywowaną Monroe. Pamiętaj o „wezwaniu
do akcji” – przemyśl je i stwórz ludziom możliwości do działania (guzik „zapisz się”)
 do kogo mówi – placówka oświatowa może mieć różne grupy docelowe. Podobnie
w projekcie może być konieczność docierania do wielu róznych grup. Więcej o tym – poniżej.
 jakim kanałem – więcej o tym poniżej.
 z jakim skutkiem? – warto mierzyć efekty. Ilu osób na dniach otwartych się spodziewasz? Ilu
przedsiębiorców powinno przesłać ankietę? Ilu pacjentów powinno zgłosić się w pierwszym
miesiącu? Czy wiesz ile osób, które dostrzegą komunikat – podejmie działanie, do którego
wzywasz?
3. Menedżer ds. PR
Stała, wyznaczona osoba albo dyrektor – który wyznacza „twarze” – ekspertów, którzy mogą
odpowiadać na szczegółówe pytania, respondentów wywiadów itp. Na stronie internetowej
powinien być bezpośredni kontakt do tej osoby.
Ta osoba może też zadbać o notki biograficzne i zdjęcia ważnych osób w placówce i umieścić
je na stronie internetowej (jeśli chcesz dbać o wizerunek placówki)
4. Komunikaty – przede wszystkim zadaj sobie pytanie „dlaczego” – dlaczego o tym mówisz? Co
jest celem wypowiedzi? Informacja? Wygaszenie emocji? Przekonywanie? Dostaczenie
pozytywnych emocji? Wezwanie do działania lub zaproszenie? Edukacja swojej grupy
docelowej? Każdy z tych komunikatów będzie nieco inaczej zbudowany.
Oprócz treści – warto zadbać o obraz. Zdjęcia w dobrej rozdzielczości. Film – szczególnie
nośna forma komunikatu. Warto pamiętać, żeby komunikaty były krótkie i treściwe. Ludzie są
skłonni obejrzeć film, który trwa miutę lub dwie, ale nie dłużej. Informację na stronie www
przeczytają, jeśli zmieści się na jednej otwartej stronie (chyba, ze jest to coś megaciekawego
lub ważnego). Jeśli nadużyjesz ich cierpliwości – rozłączą się i nie dotrze do nich główne
przesłanie.
5. Grupy docelowe
Zadaj sobie pytanie „Kto powinien wiedzieć o wydarzeniu, o projekcie?”
Prawdopodobnie otrzymasz kilka grup typu: radni osiedla + seniorzy; gimnazjaliści, rodzice,
organ prowadzący – i tak dalej.
Każda z tych grup chce wiedzieć coś trochę innego. Zastanów się:
„Dlaczego powinni o tym wiedzieć? Co dobrego dla nich wyniknie jak się dowiedzą?” To
będzie główne przesłanie Twojego komunikatu. Teraz pozostaje dobrać treści i „twarz”
komunikatu. Znajdź to, co faktycznie jest dla nich atrakcyjne. To bardzo trudny element. Z
Twojego punktu widzenia dla seniorów może być atrakcyjne „poprawa sprawności i nowe
znajomości” – a dla nich samych np. możliwość bezpłatnych konsultacji doświadczanych
objawów chorób.
„Gdzie ich spotkam?” – to pytanie o kanały, którymi możesz przesłać im swoją wiadomość.
Jeśli przeanalizujesz listę kanałów – pewnie dobierzesz właściwe. Pamiętaj – kanał może być
prestiżowy (telewizja) i zupełnie nieskuteczny (np. młodzi ludzie nie oglądają telewizji...)
„Jak ich zaangażuję?” – znów jak mantra wezwanie do działania – niech dokładnie wiedzą co
mają zrobić. Idealnie jeśli inni mogą widzieć, ze ktoś już zareagował (np. na Facebook –
kolejne komentarze „popieram”; „zapisuję się” i podobne)
6. Kanały
 Banalne „ogłoszenie na płocie” – może być znakomite, jeśli masz to szczęście, ze
Twój płot jest przy głównej ulicy lub w bliskości lokalu odwiedzanego przez Twoją
grupę docelową. Zadbaj o ładny banner z wyraźnymi danymi kontaktowymi.
 Strona www – internetowe biuro prasowe. Warto zadbać o osobną zakładkę,
na której mogą znajdować się gotowe materiały informacyjne dla prasy i innych
zainteresowanych w formie do pobrania. Jeśli planujesz regularne utrzymywanie
kontaktu z lokalnymi mediami – może to być bardzo dobre usprawnienie dla obu
stron.
 Blog – przemyślenia, relacje z wydarzeń. Warto rozważyć formę video lub fotobloga.
Pamiętaj o „wezwaniu do działania” – aby blog też służył aktywizowaniu
społeczności. Co powiesz na szkolne kółko dziennikarskie, które mogłoby prowadzić
takiego bloga? Blog to silne narzędzie edukowania Twojej społeczności.
 Facebook – strony na Facebook mogą być silnym medium. Ważne jest, aby
angażować społeczność – zakładać wydarzenia, publikować relacje, reagować
na komentarze. Nagradzaj zaangażowanych. Publikuj ciekawostki i firmy, dbaj
o użyteczność swoich publikacji. Ważna jest godzina publikacji – Twoja grupa
docelowa może przeglądać strony w określonych godzinach. Rozważ też
uczestnictwo w grupach branżowych.
 Twitter – bardzo krótkie komentarze i zdjęcia. Uwaga – w Polsce Twitter to głównie
celebryci i dziennikarze, politycy. Sprawdź czy to osoby, które powinny wiedzieć
o Twojej inicjatywie.
 Snapchat – młodzi ludzie. Komunikat znika po przeczytaniu. Może być dobre,
aby dotrzeć do gimnazjalistów.
 Linked-in; Golden Line – grupy dyskusyjne dla specjalistów i branżowców. Znakomity
sposób na bezpośrednie dotarcie
 You Tube – krótki film może powiedzieć więcej niż przydługa notka  a poza tym –
można linkować w innych mediach społecznościowych. Warto zadbać o kluczowe
słowa do wyszukiwania Twoich filmów.
 Instagram i Printerest – historie opowiadane w postaci galerii zdjęć. Robota dla kółka
fotograficznego?
Uwaga: Kryzys w mediach społecznościowych wybucha zazwyczaj w weekend. Miej gotową
procedurę (kto reaguje, jak reaguje) bo w weekend może być za późno, aby się w tej sprawie
konsultować.
Uwaga – istnieją programy takie jak Panda Lajka – pozwalające zarządzać wszytkimi mediami
społecznościowymi z jednego pulpitu. Sprawdź jakie byłby korzystne dla Ciebie.
Uwaga – komunikat w mediach społecznościowych „żyje” ok. 6 godzin. Potem znika w
otchłaniach internetu.



Radio – zwykle od 30 sekund do kilku minut (jeśli reportaż z wydarzeń), czasem
kilkanaście minut – jeśli wywiad. Redaktorzy zwykle rozmawiają chwilę poza anteną
z respondentem zanim zadadzą pytanie na antenie – to ułatwia odpowiadanie. Radio
może być znakomite – jeśli dana rozgłośnia jest regularnie słuchana przez Twoją
grupę docelową a redaktor prowadzi audycje „w tym temacie”.
Telewizja – medium trudne, bo wymaga nakładów i umiejętności. Wywiad w lokalnej
telewizji może być bardzo silnym przekazem, jeśli możesz się pokazać w telewizji
z celebrytą zainteresowanym „Twoim” tematem – warto rozważyć. Pamiętaj – czas
antenowy jest drogi. Jeśli będziesz miał kilka minut – jesteś szczęściarzem.
Prasa – o tym więcej poniżej
Moje doświadczenia w pracy z mediami:
Dwukrotnie realizowałam oprawę medialną zawodów agility (sport kynologiczny) i
zapraszałam do współpracy lokalne media – radio, telewizję, prasę. Z moich doświadczeń
wynika, że:
- redaktorzy są bardzo otwarci na kontakty, jeśli zgłosisz się do właściwej osoby. Warto
zadzwonić do redakcji i poprosić o kontakt z kimś, kto zajmuje się sprawami np. społecznymi.
- warto wysłać pismo tej osobie, w którym opisujesz wydarzenie lub projekt (krótko)
i wyjaśniasz dlaczego jest ono ważne dla lokalnej społeczności – co dobrego niesie dla świata
(a nie dla Twojej placówki) Warto też napisać co zapewniasz: stworzysz informację
o wydarzeniu, zorganizujesz respondentów wywiadów w trakcie wydarzenia, prześlesz
informację po wydarzeniu (film? Tekst + zdjęcia?)
- warto od razu zaplanować dzień po wydarzeniu (i to od rana!) na zebranie i wysłanie
informacji. Relacja z dni otwartych po tygodniu od ich zakończenia prawdopodobnie nie
zostanie opublikowana...
- w piśmie podać nazwisko i bezpośredni telefon do osoby kontaktowej
- przekazywać wszelkie informacje na bieżąco – w umówionych terminach. Najlepiej
zaplanować jakie informacje zbierać i przekazywać. A potem „tylko” trzymać się planu. Niech
też Twoi fotograf, autor tekstów, respondenci wywiadów będą przygotowani i „na
najwyższych obrotach”
- przygotuj informacje dla redaktorów. Będą Ci wdzięczni. Oni pracują w takim pośpiechu,
że mogą coś po prostu niedosłuchać albo przekręcić – informacje przygotowane są
bezpieczne dla obu stron.
- opieka nad redaktorem w czasie wydarzenia - redaktorzy rzadko mają ten komfort,
aby brać udział w całości imprezy. Czasem mają kamerę na przykład na 2 godziny i muszą ją
oddać po tym czasie. Zorganizuj wszystko – respondentów wywiadów, materiały itp. Niech
redaktor będzie Twoim specjalnym gościem – pomóż mu się poruszać „po wydarzeniu” –
będzie Ci wdzięczny. A Ty dostaniesz to, czego potrzebujesz – obecność swojego wydarzenia
w mediach.
- unikaj reklamy – podziękowania sponsorom niestety zostaną wycięte. Ale zawsze możesz
sfilmować dekorowanie zwycięzców spartakiady szkolnej na tle bannerów sponsorów...
7. Skutek – zaplanuj co będziesz mierzyć. Co można brać pod uwagę:
- ilość wejść na stronę internetową
- ilośc polubień na profilu FB, aktywność mierzona ilością komentarzy czy udostępnień
- ilość osób, które podjęły działanie, do którego wzywasz (wzięły udział w wydarzeniu)
- ilość osób, które ostatecznie podjęły decyzję – np. zapisały się do szkoły czy poradni
Analizuj skuteczność poszczególnych kanałów. Może się okazac, ze znajdziesz jeden czy dwa
szczególnie skuteczne w docieraniu do konkretnej grupy.
Po więcej:
Szczepan Kasiński „Szlachetny cel. Jak opowiadać historie, które przyniosą darowizny”.