Kluczowe pytania w Zarządzaniu Operacyjnym, na które nieustannie

Kluczowe pytania
w Zarządzaniu Operacyjnym, na które
nieustannie poszukujemy odpowiedzi
Tomasz Kanarkowski
BAC – KLUCZOWE PYTANIA
W ZARZĄDZANIU OPERACYJNYM
JAK MOŻE SIĘ ZAKOŃCZYĆ JAZDA SAMOCHODEM
BEZ OKULARÓW … ?
KLUCZOWE PYTANIA
Zarządzając firmą zadajemy sobie wiele pytań, na które jednak nie otrzymujemy odpowiedzi. Analizujemy wyniki firmy, przeglądamy rachunek zysków i strat,
wnikamy w szczegółowe zestawienia kosztów i podejmujemy wiele innych działań, których celem jest poszukiwanie przyczyn osiągania niesatysfakcjonujących
nas wyników. Pytania natarczywie powtarzają się, odpowiedzi na nie brak, frustracja narasta.
Wykorzystanie budżetowania w zarządzaniu firmą lub jego znaczne usprawnienie oraz zastosowanie systemu raportowania zarządczego umożliwiają nam
uzyskanie tych odpowiedzi. Na ich podstawie możemy podejmować decyzje, w
wyniku których zmienimy ekonomiczny obraz firmy na lepszy.
Oto przykłady często stawianych pytań:
Dlaczego, mimo utrzymania dotychczasowego poziomu obrotów, zyski
systematycznie spadają?
W przeszłości firma zarabiała więcej. Co mogę zrobić, by firma generowała zyski na poziomie z przeszłości?
Koszty w firmie nie rosną. Dlaczego spada zysk?
Czy osiągany przez firmę zysk jest maksimum tego, co możemy osiągnąć?
W jakim obszarze firmy podjąć działania w celu maksymalizacji zysku?
Czy moi poszczególni handlowcy przynoszą firmie zysk czy stratę?
Jeśli któryś z handlowców przynosi firmie stratę, to który i dlaczego?
Który kanał sprzedaży przynosi zysk a który stratę?
Który kanał sprzedaży jest najbardziej rentowny?
Który handlowiec jest najbardziej rentowny?
Który handlowiec generuje największy wolumen marży?
Który z naszych produktów jest najbardziej rentowny a który najmniej?
2
BAC – KLUCZOWE PYTANIA
W ZARZĄDZANIU OPERACYJNYM
Czy poszczególne oddziały firmy przynoszą zysk?
Czy poszczególne transakcje handlowe przynoszą firmie zysk czy stratę?
Czy podpisane kontrakty są realizowane zgodnie z warunkami biznesowymi
zawartymi w umowach?
Czy osiągany na kontraktach zysk jest adekwatny do tego, który określono
w kalkulacji?
Który z klientów przynosi firmie zysk a który generuje straty?
Jakie ponosimy koszty na obsługę klientów przynoszących nam najmniejsze
zyski lub straty a jakie na najbardziej rentownych?
Czy koszty wytworzenia naszych produktów są zgodne z założonymi
normatywami technologicznymi?
Czy planowana inwestycja ma sens ekonomiczny?
Czy wycofać się z danej lokalizacji naszego punktu handlowego?
Czy powinniśmy kontynuować sprzedaż usługi X czy wycofać ją z oferty?
Jaki wpływ na plan budżetu będzie miało wprowadzenie do oferty nowej usługi
lub zawarcie umowy z nowym, dużym odbiorcą?
Czy firma realizuje przyjęte cele finansowe?
Jak wielkie są odchylenia osiąganych wyników od założonych w planie budżetu
firmy i jakie są przyczyny obecnego stanu?
Czy wszyscy moi menedżerowie działają w interesie firmy?
Czy moi menedżerowie są odpowiednio zmotywowani do realizacji
przyjętych celów?
Czy dostawcy zewnętrzni usług i produktów dotrzymują zawartych ustaleń
w zakresie uzgodnionych prowizji?
Czy ktoś jest w stanie dostarczyć mi te wszystkie informacje? Jeśli tak, to jakim
nakładem pracy?
EFEKTY
To tylko przykłady z wielu pojawiających się pytań i wątpliwości. Z pewnością
możemy na nie poznać odpowiedzi i podnieść efektywność naszej firmy stosując
budżetowanie i system raportowania zarządczego.
Często, gdy brak jest odpowiedzi na nurtujące nas pytania, firma porusza się
3
BAC – KLUCZOWE PYTANIA
W ZARZĄDZANIU OPERACYJNYM
jak we mgle. Nie jest nakreślony jednoznaczny kierunek działań dla menedżerów
i pracowników oraz cele, które zamierzamy osiągnąć. Działania w poszczególnych
komórkach firmy są rozbieżne i nie skupiają się na celach strategicznych i jasno
zdefiniowanych działaniach operacyjnych. Cele strategiczne (długofalowe) i operacyjne (krótkoterminowe) możemy jednoznacznie określić tylko wówczas, gdy
będziemy mieli dostęp do wartościowych danych i informacji oraz umieli analizować liczby i wskaźniki, które w jednoznaczny sposób pokażą nam obecny stan
naszego biznesu.
Umieć „czytać, co mówią liczby”. Oto wyzwanie dla nas.
W każdej firmie tkwią rezerwy i miejsca, w których możemy poprawić efektywność. Znalezienie tych obszarów i podjęcie działań przełoży się wprost na
poprawę wyników firmy. Tworzenie planu budżetu i jego rozliczanie zgodnie
z modelem, w którym odzwierciedlenie znajdą istotne dla firmy komórki organizacyjne, kanały sprzedaży, kluczowi klienci, terytorialne obszary działania, wskaźniki i inne elementy wskażą nam słabe miejsca w firmie i ukierunkują podejmowanie właściwych decyzji.
Przykładowe konkretne efekty, których możemy się spodziewać to:
Odkrycie wielu patologii, których wcześniej nie dostrzegaliśmy, wpływających
negatywnie na wyniki firmy.
Informacja, iż zużycie materiałów do produkcji jest zbyt wysokie w stosunku
do przyjętych normatywów.
Dociera do nas wiedza, że firma jest okradana przez nieuczciwych pracowników.
Zdobycie wiedzy, którzy z klientów są dla nas najbardziej wartościowi z punktu widzenia poziomu rentowności i wolumenu generowanej marży a którzy są
wręcz nierentowni.
Pozyskanie wiedzy, jak efektywnie i skutecznie pracują nasi menedżerowie, co
pozwoli sprawiedliwie ich oceniać i podejmować właściwe decyzje personalne.
Dostęp do informacji, które z komórek firmy są najbardziej efektywne kosztowo i generują największą marżę dla firmy.
Bieżąca wiedza o stanie realizacji celów budżetowych wszystkich komórek
i całej firmy.
4
BAC – KLUCZOWE PYTANIA
W ZARZĄDZANIU OPERACYJNYM
W oparciu o rzetelną informację możemy podejmować szybko wartościowe i
cenne dla firmy decyzje.
Obrazowo rzecz ujmując, wdrożenie lub usprawnienie procesu budżetowania
i tworzenia informacji zarządczej można przyrównać do efektu jaki uzyskujemy
nosząc okulary, by lepiej widzieć lub w ogóle widzieć cokolwiek. Kto nosi okulary
i jest krótkowidzem, wie co to oznacza i praktycznie bez nich nie może się obejść
w codziennym życiu. Podobnie jest z firmą. Można powiedzieć, iż firma nie mająca
systemu budżetowania i informacji zarządczej, jawi się jak człowiek mający wadę
wzroku, lecz nie posiadającego odpowiednio dobranych okularów.
Jak może się zakończyć jazda samochodem bez okularów … ?
5