Studium przypadku wdrożenia BAC w TBI Sp. z o.o. i

 TBI Technology Sp. z o.o.
Domgos Sp. z o.o.
Wdrożenie systemu do budżetowania BAC
01/ WSTĘP !
!
!
!
W niniejszym dokumencie przedstawiamy Państwu opis wdrożenia
budżetowania w oparciu o aplikację BAC w przedsiębiorstwach TBI Technology
Sp. z o.o. i Domgos Sp. z o.o. z Raciborza.
Sprawnie i merytorycznie realizowany proces budżetowania jest w obecnych
warunkach silnej konkurencji oraz potrzeby ciągłego podnoszenia efektywności
działania niesłychanie ważnym narzędziem zarządzania.
W dzisiejszych czasach budżetują już nie tylko wielkie korporacje i spółki
giełdowe, od których właściciele wymagają systematycznej informacji o planach
przychodów i zysków a także stopniu ich realizacji. Coraz częściej po to
narzędzie sięgają firmy małe i średnie, które widzą w tej metodzie działania
źródło podniesienia swoich zysków i efektywności.
Dziękujemy pani Barbarze Jacińskiej – prezesowi zarządu spółek za zgodę na
publikację niniejszego materiału.
02/ OPINIA PREZESA !
!
!
!
„System do budżetowania BAC zakupiliśmy dla dwóch spółek w bardzo
krytycznym momencie, gdzie w księgowości panował duży chaos a kontrola nad
finansami firm była praktycznie niemożliwa.
Otrzymaliśmy duże wsparcie przy uporządkowaniu planu kont oraz planowaniu
działalności.
Program BAC określiłabym słowami prostota w obsłudze a zarazem
profesjonalne dane w czytelnym dla każdego układzie.
To, co chciałabym podkreślić szczególnie to natychmiastowa reakcja wsparcia
technicznego i duża wiedza z zakresu księgowości i zarządzania finansami.”
Barbara Jacińska – prezes zarządu TBI Technology Sp. z o.o.
03/ KLIENT!
!
!
!
TBI Technology Sp. z o.o.
Firma oferuje rozwiązania technologiczne począwszy od dostarczania
obrabiarek CNC, doboru narzędzi do obróbki, po komputerowe systemy
CAD/CAM wspomagające wytwarzanie. Ponadto świadczy takie usługi, jak:
serwis oraz modernizacje maszyn CNC, szkolenia w zakresie obsługi obrabiarek
CNC, szkolenia CAD/CAM. Oferta firmy obejmuje również projektowanie i
budowę obrabiarek i urządzeń prototypowych.
Domgos Sp. z o.o.
Firma prowadzi działalność od 1993 roku. Posiada halę produkcyjną w centrum
Raciborza z dużym parkiem maszynowym oraz własną narzędziownię. W
portfolio wykonywanych produktów są między innymi metalowe akcesoria
meblowe, produkty dla branży energetycznej, detale do motoryzacji, elementy
do namiotów i masztów, elementy dla producentów pieców CO, formy do
wtryskarek.
!
!
!
04/ SYTUACJA PRZED WDROŻENIEM !
Przed rozpoczęciem współpracy z TC Concept spółki nie posiadały
odpowiednich narzędzi do tworzenia i rozliczania planów budżetowych. Ich
szybki rozwój wymagał niezwłocznego wdrożenia takiego rozwiązania.
Zamierzeniem zarządu było wdrożenie narzędzi pozwalających w jasny sposób
nakreślać mierzalne cele do realizacji oraz kontrolować koszty funkcjonowania
firm. W sytuacji, w której dynamicznie rosną przychody często występuje
zjawisko niekontrolowanego wzrostu kosztów. Ponadto spółki nie były
przygotowane do odpowiedniego ewidencjonowania w swoim systemie FK
danych o przychodach i kosztach zgodnie z modelem planu kont i planu MPK –
ów, na podstawie którego możliwe byłoby generowanie wartościowej
informacji zarządczej.
!
!
!
05/ ROZWIĄZANIE – MODEL BUDŻETOWANIA !
Zaprojektowanie modelu budżetowania obejmowało spółki TBI
TECHNOLOGY i DOMGOS. Ze względu na zastaną sytuację najważniejszym
zadaniem było opracowanie planu kont. Ze względu na różny charakter
działalności obu podmiotów stworzono plany kont, które są częściowo
rozbieżne. Zachowano jednak możliwie jak najwięcej elementów wspólnych w
celu ułatwienia procesu migracji danych z systemu FK.
Wypracowana struktura modelu jest dwuwymiarowa – budżety na handlowców
i centra kosztów oraz budżety projektów. Model budżetowy obejmuje cały
zakres działalności: handel, usługi i serwis.
!
!
!
06/ IMPLEMENTACJA MODELU DO BAC!
Po uzyskaniu od administratora dostępu do serwera fizycznego dokonano
instalacji aplikacji BAC. Następnie wypracowany model budżetowy został
zaimplementowany do aplikacji.
Skonfigurowany w systemie BAC model budżetowania wraz z gotową strukturą
arkuszy planistycznych został przedstawiony do dyskusji zarządowi spółki. W
efekcie tej prezentacji do modelu zostały wprowadzone ostateczne zmiany.
Podczas kolejnego spotkania wyznaczone przez zarząd osoby zostały
przeszkolone z obsługi aplikacji. Kolejnym krokiem było określenie przez zarząd
celów budżetowych na rok 2013. Po ich wyznaczeniu menedżerowie rozpoczęli
proces tworzenia planu budżetu.
Pod koniec 2013 spółki zebrały i przeanalizowały doświadczenia z
dotychczasowych prac z modelem budżetowania. Wnioski zostały przełożone
na korektę modelu na kolejny rok 2014, które zostały również wprowadzone
do systemu BAC.
!
!
!
07/ ZASILANIE SYSTEMU BAC DANYMI!
Po uzgodnieniu modelu budżetowania i zaimplementowaniu go w aplikacji
stworzono narzędzie do migracji danych dotyczących rzeczywistego wykonania
budżetu z systemu CDN Optima. Oprócz standardowych możliwości analizy
danych w przekroju konto / jednostka organizacyjna / kontrakt, menedżerowie
spółek uzyskali także możliwość podglądu poszczególnych transakcji z
odniesieniem do konkretnego dokumentu w systemie FK.
Przygotowany model migracji danych wraz z dokumentacją techniczną pozwolił
pracownikom na samodzielne zasilanie systemu BAC danymi z księgowości.
Zautomatyzowanie działań pozwala poświęcić na tę czynność nie więcej niż 2
godziny miesięcznie.
08/ REZULTATY!
!
!
!
W wyniku wdrożenia BAC spółki uzyskały kontrolę realizacji swoich planów
budżetowych na poziomie rachunków zysków i strat, jak też wyodrębnionych
MPK. Dzięki odpowiedniemu wyodrębnieniu centrów zysków menedżerowie
śledzą na bieżąco plany poszczególnych handlowców, wyniki działalności
serwisowej i usługowej oraz zleceń i projektów.
!
!
!
9/ BAC 5.50 – NASI KLIENCI !