Wdrożenie systemu do budżetowania BAC w P.I.W.

 P.I.W. CAMCO Sp. z o.o.
Warszawa
Wdrożenie systemu do budżetowania BAC
01/ WSTĘP !
!
!
!
W niniejszym dokumencie przedstawiamy Państwu wdrożenie budżetowania w
oparciu o aplikację BAC w przedsiębiorstwie P.I.W. Camco Sp. z o.o. widziane z
perspektywy naszego Klienta - osób biorących bezpośredni udział w procesie
poszukiwania rozwiązania, podjęcia decyzji i implementacji systemu.
Opis wdrożenia systemu BAC w firmie Camco jest kolejnym przykładem na to,
iż polskie przedsiębiorstwa małe i średnie szybko dojrzewają do stosowania
nowoczesnych metod zarządzania, poszukują odpowiednich dla siebie
rozwiązań zarówno w obszarze doradztwa, jak i narzędzia informatycznego
oraz decydują się na taki krok.
Przedstawiamy Państwu opis przypadku wdrożenia budżetowania w spółce
reprezentującej sektor polskich przedsiębiorstw MŚP.
Dziękujemy prezesowi zarządu P.I.W. Camco Sp. z o.o., panu Dariuszowi
Kubów, za zgodę na publikację niniejszego materiału.
Zachęcamy do zapoznania się treścią materiału.
02/ KLIENT !
!
!
!
Firma CAMCO działa na rynku już prawie 25 lat. W tym okresie udało jej się
zdobyć znaczącą pozycję wśród dostawców systemów zasilania awaryjnego.
Kluczem do sukcesu są wyznawane w spółce wartości:
satysfakcja klienta,
profesjonalna kadra,
innowacyjność,
jakość,
dbałość o środowisko.
Wśród klientów firmy CAMCO znajdują się między innymi: sieci marketów
(Kaufland), operatorzy telewizji kablowych (Vectra, Multimedia), ZUS,
Totalizator Sportowy, liczne urzędy publiczne i ministerstwa, NIK, Kancelaria
Prezydenta, Prokuratoria Generalna, banki, szpitale, służby mundurowe.
03/ POTRZEBA (1)!
!
!
!
Mówi prezes zarządu Dariusz Kubów:
„Od dłuższego czasu szukaliśmy systemu pozwalającego na prowadzenie
budżetowania w skali naszej firmy. Poszukiwaliśmy rozwiązania niezbyt
skomplikowanego za to praktycznego w użyciu. Poza implementacją nabytego
rozwiązania, oczekiwaliśmy od dostawcy doświadczenia we wdrażaniu
budżetowania w małych i średnich przedsiębiorstwach.
Potrzebowaliśmy partnera, który poprowadzi nas „za rękę” w procesie wdrażania
budżetu: stworzy wspólnie z nami optymalny model budżetowania uwzględniający
specyfikę naszej firmy, skonfiguruje system, wdroży i przeszkoli użytkowników.
Bardzo istotnym elementem było szybkie i sprawne wdrożenie systemu, tak aby
zbytnio nie absorbować naszych pracowników.
Z mojej perspektywy wdrożenie budżetowania miało mi przynieść kilka
konkretnych efektów:
• 
• 
• 
umożliwić planowanie i rozliczanie wyników poszczególnych kontraktów,
poszczególnych klientów, ale także poszczególnych handlowców, działów
spółki i wreszcie całej spółki,
umożliwić skuteczne rozliczanie usług wewnętrznych świadczonych pomiędzy
działami spółki,
włączenie w pracę z budżetami osób bezpośrednio odpowiedzialnych za
realizację kontraktów, które nie miały wcześniej doświadczeń z
budżetowaniem, tak by obudzić w nich świadomość kosztów.”
04/ POTRZEBA (2)!
!
!
!
Mówi dyrektor finansowy Kinga Roratowska:
„System BAC spełnia większość naszych potrzeb w zakresie budżetowania. Do
wdrożenia tego typu rozwiązania przygotowywaliśmy się od kilku lat, lecz nie
udawało się nam znaleźć nic, co by odpowiadało specyfice naszej firmy. Bardzo
ważne z naszego punktu widzenia jest doświadczenie konsultantów TC Concept i
wsparcie, którego udzielili nam w czasie wdrożenia.
Z mojego punktu widzenia najistotniejszymi elementami były:
• 
• 
• 
• 
automatyzacja zasilania systemu BAC danymi z systemu FK, czyli uzyskanie
dodatkowych informacji bez konieczności ich ponownego wpisywania. Model
migracji danych zaprojektowany przez TC Concept pozwala na sprawne
zasilanie systemu BAC danymi z naszego systemu FK. Proces migracji zajmuje
niewiele ponad godzinę miesięcznie,
szybkość dostępu do aktualnej informacji. System oferuje możliwość szybkiego
wglądu w aktualny stan realizacji budżetów kontraktów czy handlowców oraz
porównanie ich z przyjętymi planami,
krótkie wdrożenie i stosunkowo niski koszt całego rozwiązania (sprzęt i
oprogramowanie), dostosowany do możliwości firm z sektora MŚP,
możliwość sfinansowania całego wdrożenia w formie leasingu operacyjnego.”
!
!
!
05/ PROCES WDROŻENIA (1)
!
Mówi prezes zarządu Dariusz Kubów:
„Prace wdrożeniowe przebiegły bardzo sprawnie. Pierwsze dni przeznaczyliśmy na
warsztaty z konsultantem TC Concept.
W trakcie warsztatów wypracowaliśmy model budżetowy opisujący strukturę
organizacyjną, centra zysków i centra kosztów, model analizy wyników na
kontraktach oraz zasady rozliczeń wewnętrznych pomiędzy działem handlowym i
działem serwisu.
Doświadczenie konsultanta TC Concept pozwoliło sprawnie poprowadzić proces
tworzenia modelu oraz dało mi pewność, że realizujemy to wdrożenie w oparciu o
najlepsze praktyki.
Po zainstalowaniu aplikacji, zaimplementowaniu w niej wypracowanego modelu
budżetowania i skonfigurowaniu kont użytkowników pracownicy spółki mogli
rozpocząć pracę nad budżetem na rok 2011.
Proces budżetowania rozpoczęliśmy w przeciągu zaledwie dwóch tygodni od
rozpoczęcia współpracy z TC Concept.”
!
!
!
06/ PROCES WDROŻENIA (2)
!
Mówi IT Manager Albert Cieszkowski:
„Podczas wdrożenia systemu BAC moje zadania ograniczyły się do:
• 
• 
• 
• 
udostępnienia dostawcy serwera, na którym miała być zainstalowana
aplikacja,
asystowania podczas instalacji aplikacji na serwerze - cały proces instalacji
zajął około 2 godziny,
ustawienia procesu tworzenia kopii zapasowej bazy danych aplikacji BAC,
ustanowienia dla konsultantów TC Concept zdalnego dostępu do serwera
aplikacji w celu umożliwienia jej dalszej konfiguracji.
Aplikacja instalowana jest w całości po stronie serwera. Oznacza to, że na stacjach
użytkowników nie trzeba już nic instalować – wystarczy dowolna przeglądarka
internetowa i dostęp do serwera. Niskie wymagania sprzętowe pozwoliły nam
wykorzystać istniejący sprzęt – nie było konieczności dokonywania jakichkolwiek
dodatkowych inwestycji w hardware i oprogramowanie serwerowe.
Podsumowując powyższe: wdrożenie systemu BAC oraz jego dalsza obsługa
wymaga minimalnego zaangażowania i nakładu pracy po stronie działu IT.”
07/ WARTOŚĆ!
!
!
!
Mówi prezes zarządu Dariusz Kubów:
„System BAC jest praktycznym narzędziem
menedżerów operacyjnych. Umożliwia im
zyskiem i rentownością bez nadmiernego
operacyjnej, jak również bez konieczności
korzystania z aplikacji.”
skierowanym przede wszystkim do
pracę z budżetami, zarządzanie
odrywania ich od bieżącej pracy
długotrwałych szkoleń pod kątem
08/ EFEKTY!
!
!
!
Mówi prezes zarządu Dariusz Kubów:
„Obecnie nasza spółka realizuje kilkaset kontraktów rocznie. Dotychczas, bez
odpowiedniego narzędzia, mieliśmy bardzo ograniczone możliwości analizowania
wyników kontraktów głównie bazujące na własnych aplikacjach w arkuszach
kalkulacyjnych. Przy rozrastającej się firmie te narzędzia przestały całkowicie
wystarczać.
Dzięki wdrożeniu systemu BAC otrzymałem narzędzie do kompleksowego
zarządzania budżetem zarówno całej spółki, jej działów, jak i poszczególnych
kontraktów. System BAC dał mi możliwość wymiernej oceny pracy podległych mi
menedżerów – mogę ocenić ich skuteczność w realizacji kontraktów zarówno na
etapie planowania jak i rzeczywistej realizacji. A im z kolei oceniać pracę swoich
podwładnych.
Ponadto, dzięki systemowi BAC, możemy analizować dane na wielu poziomach:
kontrakty pojedyncze, kontrakty sieciowe, klienci etc.
System BAC stał się dla spółki przede wszystkim narzędziem zarządzania
wynikami firmy oraz budowania u pracowników świadomości kosztów, jakie niesie
ze sobą prowadzenie firmy.”
09/ PODSUMOWANIE!
!
!
!
Firma P.I.W. Camco w ramach wdrożenia uzyskała:
• 
• 
• 
skuteczny model budżetowania (centra zysków, centra kosztów, zarządczy
plan kont) umożliwiający zarządzanie budżetami kontraktów i całej spółki,
praktyczne narzędzie do tworzenia i rozliczania budżetów, zapewniające
zarówno zarządowi jak i menedżerom średniego szczebla szybki dostęp do
informacji o planie i rzeczywistej realizacji budżetów w ich obszarach
odpowiedzialności,
model i narzędzie migracji danych umożliwiające szybkie zasilanie systemu
BAC danymi o wykonaniu budżetu z systemu FK.
!
!
9/ BAC – NASI KLIENCI !
!