Zarz¹dzenie Nr 09.20 zmiana instrukcji finansowej

Zarządzenie nr 20/2009
Dyrektora Zespołu Ekonomiczno – Administracyjnego
Szkół i Przedszkola w Grębocicach
z dnia 31.12.2009r.
w sprawie wprowadzenia zmian w Zarządzeniu nr 4/2008 z 02.01.2008r. w sprawie
wprowadzenia w Ŝycie instrukcji kontroli finansowej, zasad (polityki) rachunkowości,
zakładowego planu kont, procedur kontroli oraz obiegu dowodów finansowo-księgowych
z późniejszymi zmianami
Na podstawie art. 4 i 10 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U.
z 2002r. Nr 76, poz. 694) z późniejszymi zmianami, art. 17 i 44, 45 ustawy z dnia 30 czerwca
2005r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104) z późniejszymi zmianami oraz § 11
i 12 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006r. w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz.
1020) z późniejszymi zmianami zarządzam co następuje:
§1
Załącznik nr 1 do Zarządzenia 4/2008 z dnia 02.01.2008r. „Instrukcja obiegu, kontroli
i archiwizowania dokumentów księgowych oraz sposobów prowadzenia gospodarki finansowej”
Załącznik nr 2 do ww. instrukcji otrzymuje brzmienie:
Załącznik Nr 2
do Instrukcji obiegu, kontroli
i archiwowania dokumentów
księgowych oraz sposobu
prowadzenia gospodarki finansowej
POSTANOWIENIE
Na podstawie przepisów artykułu 10 ust.1 pkt 3
ustawy z dnia 29.09.1994r.
o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. Nr 76 poz.694) postanawiam dopuścić do uŜytkowania następujące
programy komputerowe w dziale księgowości:
-
Program Księgowość Optivum firmy Vulcan działający od dnia 01.04.2004r. aktualna
wersja 9.04.0100, wersja bazy danych 4.11
Program Płace Optivum firmy Vulcan działający od dnia 01.01.2004r. aktualna wersja
9.04.0008
Program Płatnik działający od dnia 01.07.2002r. aktualna wersja 8.01.001
System Bankowości Internetowej (www.net- bank.pl) działający od dnia 01.05.2007r.,
wersja 2.25.022c
BudŜet JB Plus – sprawozdania jednostkowe działa od stycznia 2009r. w wersji 3.7.5/p,
wersja bazy danych 3.64
Opis oraz sposób działania programów
Ad.1/
Program KSIĘGOWOŚĆ OPTIVUM firmy VULCAN słuŜy do księgowania operacji
gospodarczych tj. uzyskanych dochodów i ponoszonych wydatków. Wszystek operacje
gospodarcze wprowadzane są na konta bilansowe i pozabilansowe (zgodnie z przyjętym
w jednostce planem kont). Księgowanie odbywa się w buforze księgowań gdzie pracownik
pracujący z programem wprowadza dekrety z prawidłowo wypełnionego dowodu księgowego.
Dzienniki zakładane są pod datą dowodu źródłowego. W treści dziennika jak i treści operacji
księgowej wpisywany jest nr pozycji księgowej dokumentu w celu łatwego powiązania go
z odpowiednim dziennie. Do celów księgowych uŜywa się kliku rodzajów dzienników:
- BO – w tym dzienniku wprowadzany jest stan początkowy tzw. bilans otwarcia na początek kaŜdego roku
obrachunkowego przed zamknięciem poprzedniego roku obrotowego w celu ułatwienia
uzgadniania sald roku bieŜącego.
- WB – w tym dzienniku księgowane są wyciągi bankowe czyli operacje związane z bezgotówkowym
ruchem środków pienięŜnych,
- RK – w tym dzienniku księgowane są raporty kasowe czyli operacje związane z gotówkowym ruchem
środków pienięŜnych,
- ZF – w tym dzienniku księgowane są FV napływające do jednostki, które potwierdzają zdarzenie
gospodarcze,
- ZR w tym dzienniku księgowane są rachunki własne i obce napływające do jednostki, które potwierdzają
zdarzenie gospodarcze,
- ZN - w tym dzienniku księgowane są noty księgowe własne i obce napływające do jednostki, które
potwierdzają zdarzenie gospodarcze,
- PK – w tym dzienniku księgowane są polecenia księgowe jako dowody własne słuŜące przede wszystkim
do dokonywania przeksięgowań, naliczeń dochodów i wydatków itp.
- PL – w tym dzienniku dokonywane jest wprowadzenie planu dochodów i wydatków dla celów
prawidłowego funkcjonowania programu, z uwagi iŜ dziennik ten nie słuŜy do księgowania planu
na kontach pozabilansowych nie jest drukowany poniewaŜ nie spełnia funkcji dowodu księgowego
i nie mówi o zdarzeniu gospodarczym.
Wprowadzone na konta bilansowe i pozabilansowe zdarzenia gospodarcze są przetwarzane rzez
program, który umoŜliwia wydrukowanie zestawień obrotów i sald oraz szczegółowych operacji
gospodarczych wprowadzonych na poszczególne konta.
Na koniec kaŜdego miesiąca po sporządzeniu sprawozdania finansowego konta bilansowe
i pozabilansowe drukowane są szczegółowymi operacjami za dany miesiąc. Następnie po
zamknięciu miesiąca w taki sposób by nie moŜna było nanosić zmian osoba wyznaczona drukuje
„Zestawienie sprawozdawcze obrotów i sald” oraz „Dziennik obrotów”.
Program zabezpieczony jest hasłem dostępu.
Szczegółowa instrukcja pracy w programie znajduje się w dziale księgowości ZEASiP.
Ad.2/
Program
PŁACE OPTIVUM firmy VULCAN automatyzuje obliczanie płac związanych
z wyliczeniem i wypłatą wynagrodzeń.
Program posiada rozbudowaną bazę danych gdzie w dziale kartoteki wprowadza się dane
wszystkich pracowników. Są to dane osobowe oraz dane związane z umową na jaką pracownik
został zatrudniony. Program podczas tworzenia listy płac pobiera dane stałe oraz pozwala wpisać
dane zmienne jak np. liczbę godzin ponadwymiarowych. Po tworzeniu listy płac pracownik
odpowiedzialny sprawdza prawidłowość danych pracownika, oraz składników wynagrodzenia.
Prawidłowa lista płac zostaje zarchiwizowana i wydrukowana w celu podpisania jej przez osoby
upowaŜnione i wprowadzenia do ewidencji księgowej.
Program zabezpieczony jest hasłem dostępu.
Szczegółowa instrukcja pracy w programie znajduje się w dziale księgowości ZEASiP.
Ad.3/ System „Program Płatnik” jest programem powszechnie stosowanym w rozliczeniach
z ZUS. UmoŜliwia prowadzenie ewidencji pracowników zatrudnionych w placówkach
oświatowych (umowa o pracę, umowa zlecenie) podlegających ubezpieczeniu
2
społecznemu, naliczanie składek ZUS od ww. pracowników; sporządzanie deklaracji
imiennych i zbiorczych. Z programem nie dostarczono szczegółowej instrukcji pracy
w programie.
Ad.3/ System Bankowości Internetowej (www.net- bank.pl) Jest programem umoŜliwiającym
przeprowadzanie internetowych operacji bankowych. W dziale przelewy pracownik
odpowiedzialny wprowadza nowy przelew, który po sprawdzeniu osoby upowaŜnione
podpisują podpisem elektronicznym. Karty uŜywane do podpisów elektronicznych
otrzymały tylko osoby, które za zgoda dyrektora jednostki złoŜyły w banku wzór podpisu.
Wejście do programu oraz podpis elektroniczny chronione są hasłami, które znają tylko
osoby do tego upowaŜnione. Z programem nie dostarczono szczegółowej instrukcji pracy
w programie.
Ad. 4/ Program BudŜet JB Plus – sprawozdania jednostkowe słuŜy do wprowadzania przesyłania
sprawozdań budŜetowych i finansowych do jednostki nadrzędnej tj. Urzędu Gminy
Grębocic. Wprowadzanie sprawozdań odbywa się poprzez wczytanie danych z programu
Vulcan Księgowość w zakładce „Wysyłka/Import”. Następnie sprawozdania zostają
sprawdzone, zweryfikowane i zatwierdzone w zakładce „sprawozdania”, po czym
wysyłane do Urzędu Gminy w Grębocicach pocztą elektroniczną.
§2
Załącznik nr 2 „Zakładowy plan kont” do Zarządzenia nr 4/2008 z dnia 02.01.2008r.
Punkt III. Wykaz kont analitycznych otrzymuje brzmienie jak załączony wydruk komputerowy.
§3
Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem podjęcia.
3