Działając na podstawie zatwierdzonego przez Komendanta

Działając na podstawie zatwierdzonego przez Komendanta Wojewódzkiego Policji
w Białymstoku programu kontroli l.dz. U–092–22/07/RS z dnia 15.10.2007 r. oraz
upoważnienia nr 88/07, 89/07 i 90/07 z dnia 15.10.2007 r., zespół kontrolny Wydziału
Kontroli Komendy Wojewódzkiej Policji w Białymstoku przeprowadził w dniu 15.11.2007 r.
kontrolę problemową w Komendzie Powiatowej Policji w Zambrowie w zakresie
przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków .
Przed przystąpieniem do wykonywania czynności kontrolnych, zapoznano
Komendanta Powiatowego Policji w Zambrowie z tematem kontroli oraz obowiązkami
kierownika kontrolowanej jednostki wynikającymi z § 19 ust. 1 zarządzenia nr 49 MSWiA
z dnia 19 czerwca 2007 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli
przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz organy i jednostki organizacyjne
podległe lub nadzorowane przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji (Dz. Urz.
MSWiA Nr 7 poz. 30).
Kontrolę przeprowadzono metodą reprezentatywną za okres od 1 stycznia 2007 roku
do dnia kontroli.
Celem kontroli była ocena realizacji sposobu przyjmowania, rozpatrywania
i załatwiania skarg oraz wniosków w KPP w Zambrowie w kontekście obowiązujących
przepisów.
Realizując wymienione zagadnienia sprawdzeniu poddano przestrzeganie procedur
związanych z:
1. Przyjęciem interesantów i prowadzeniem dokumentacji.
2. Ewidencją skarg i wniosków.
3. Sposobem przeprowadzania i dokumentowania czynności wyjaśniających.
4. Sposobem udzielania odpowiedzi na skargi.
5. Nadzorem nad pracą z zakresu problematyki skargowej.
Kontrolę powyższej problematyki przeprowadzono w oparciu o przepisy wymienione
w programie kontroli oraz następujące dokumenty:
1. Rejestr skarg, wniosków, listów i anonimów rozpoczęty w dniu 01.01.2003r. zakończony
na poz. 15 z dnia 02.11.2007r.
2. Książkę przyjęć interesantów (TP-0084) rozpoczętej w dn. 03.01.2005r.
3. Regulamin zmieniający regulamin Komendy Powiatowej Policji w Zambrowie z dnia
29.12.2005 r.
4. Kartę opisu stanowiska pracy asystenta Zespołu Kadr i Szkolenia KPP w Zambrowie.
5. Dziennik szkolenia kierownictwa KPP w Zambrowie.
6. Książkę odpraw i narad Komendanta Powiatowego Policji w Zambrowie.
USTALENIA KONTROLNE
Regulamin zmieniający regulamin Komendy Powiatowej Policji w Zambrowie z dnia
29.12.2005r. przewiduje, że przyjmowanie, ewidencjonowanie, prowadzenie i koordynacja
rozpatrywania skarg i wniosków oraz listów leżących w zakresie kompetencji komendanta
należy do zadań Zespołu Prezydialnego, Kadr i Szkolenia.
str. 1/5
Zgodnie z treścią karty opisu stanowiska pracy asystenta Zespołu Prezydialnego,
Kadr i Szkolenia KPP w Zambrowie do jego zadań/obowiązków należy m. in.: przyjmowanie,
ewidencjonowanie, prowadzenie i koordynowanie rozpatrywania skarg i wniosków
wpływających do Komendy Powiatowej Policji w Zambrowie oraz sporządzanie sprawozdań
dotyczących skarg obywateli.
Kontrolą objęto postępowania w sprawach skarg, które wpłynęły do KPP
w Zambrowie bez pośrednictwa KWP w Białymstoku. Dokonano analizy materiałów 9 spraw.
I. PRZYJĘCIA INTERESANTÓW I PROWADZENIE DOKUMENTACJI
1.
Informacja o dniach i godzinach przyjęć interesantów
Informację o dniach i godzinach przyjęć w sprawach skarg i wniosków umieszczono
w widocznym i dostępnym dla interesantów miejscu. Jej treść jest właściwa (zgodna z art.
253 kpa). Jednostka nie posiada pokoju przyjęć interesantów.
2.
Dokumentowanie przyjęć interesantów
Do dnia kontroli przyjęto 24 interesantów. Wizyty tych osób, przyjmowanych przez
komendanta i jego zastępcę, zostały udokumentowane w Książce przyjęć interesantów
(symbol TP-0084).
II.
EWIDENCJA SKARG I WNIOSKÓW
1. Prowadzenie podręcznych rejestrów
Rejestr skarg, wniosków, listów i anonimów (Osw-1/1) jest prowadzony
prawidłowo. W 2007 roku (do dnia kontroli) zarejestrowano 13 skarg.
W pozycji 2 w/w rejestru, w rubryce „pokwitowanie (data i podpis referenta) lub
numer i data rejestru poczty” brak jest pokwitowania osoby właściwej do rozpatrzenia skargi.
W dniu 30.08.2007r. wpłynęła, za pośrednictwem KWP w Białymstoku, skarga,
która nie została zarejestrowana w w/w ewidencji (dołączono ją do postępowania TK-050010/07). Z wyjaśnień policjanta wynika, że materiały zostały przekazane bezpośrednio
prowadzącemu to postępowanie funkcjonariuszowi, który w dniu 31.08.2007r. udzielił
odpowiedzi. Aby uniknąć takich sytuacji, zasadą winno być w pierwszej kolejności
przekazywanie skarg osobie zajmującej się ich rejestracją, a następnie osobie wyznaczonej do
przeprowadzenia postępowania skargowego.
Nie odnotowano wpływu wniosków.
2. Komputerowa ewidencja
Skargi załatwiane w KPP w Zambrowie zostały prawidłowo wprowadzone do
komputerowej bazy danych - SRS. Podczas sprawdzania danych wprowadzonych do SRS,
jednocześnie udzielono instruktażu w w/w zakresie spraw.
Nie odnotowano wpływu wniosków.
str. 2/5
III.
SPOSÓB PRZEPROWADZANIA I
WYJAŚNIAJĄCYCH
DOKUMENTOWANIA CZYNNOŚCI
1. Obiektywizm, wnikliwość i trafność wniosków
W postępowaniu skargowym TK-0500-4/07/KP, prowadzący je policjant odnosząc się
do zarzutu nie przedstawienia się funkcjonariusza podczas kontroli drogowej, oparł się na
dowodzie w postaci notatki urzędowej policjantki. Treść w/w dokumentu nie wskazuje jednak
na to, żeby policjantka odniosła się do tej kwestii. Z oświadczenia prowadzącego
postępowanie policjanta wynika, że wyjaśniając przedmiotowy zarzut oparł się na rozmowie
z policjantką, w której uzyskał stosowne wyjaśnienie. Biorąc pod uwagę powyższe należy
stwierdzić, iż powinnością funkcjonariusza było właściwe udokumentowanie rozmowy
z policjantką, na którą powołuje się w sprawozdaniu. Ponadto, w materiałach w/w
postępowania skargowego znajduje się notatka służbowa, sporządzona przez prowadzącego je
policjanta z rozmowy z funkcjonariuszem, którego dotyczą zarzuty. Wyjaśnienia złożone
przez policjanta nie zostały przez niego podpisane. Policjant wyjaśnił, że notatkę sporządził
po powrocie do jednostki i nie przedłożył jej do kontrasygnaty policjantowi, z którym
rozmawiał, uznając, że jego wyjaśnienia nie budzą wątpliwości.
Rozmowy przeprowadzone ze świadkami, w tym policjantami, w ramach
postępowania skargowego TK-0500-13/07/KW zostały odzwierciedlone w notatkach
urzędowych sporządzonych przez policjanta. Prowadzący to postępowanie w/w policjant
wyjaśnił, iż sporządził je po powrocie do jednostki, albowiem w domu osób z którymi
rozmawiał brak było warunków do jej sporządzenia, natomiast w przypadku rozpytania
policjantów, nie przedłożył im notatki do kontrasygnaty, gdyż stwierdził, że ich wyjaśnienia
nie budzą wątpliwości.
Analogiczna sytuacja występuje w materiałach postępowania TK-0500-5/07. W tym
przypadku również z rozmów ze świadkami prowadzący postępowanie policjant sporządził
notatki urzędowe dopiero po powrocie do jednostki.
Należy zauważyć, iż z przesłuchań świadków winno się sporządzać protokół (art. 67
– 72 kpa). Wobec funkcjonariuszy mogą być stosowane protokoły przesłuchania świadka, lub
inne pisemne formy złożenia przez nich wyjaśnień, np.: w postaci oświadczeń lub notatek
służbowych.
W pozostałych skontrolowanych postępowaniach nie stwierdzono uwag.
2. Sprawozdania z czynności wyjaśniających
Sprawozdania z postępowań skargowych zawierały elementy opisane w wytycznych
ujętych w poradniku KGP i WSPol. w Szczytnie pt.: „Przyjmowanie, rozpatrywanie
i załatwianie skarg oraz wniosków w Policji”.
3. Terminowość załatwiania skarg i wniosków.
Na podstawie akt postępowania TK-0500-11/07/DS ustalono, że skarga wpłynęła
w dniu 13.09.2007r. Odpowiedź na nią wysłano w dniu 16.10.2007r. Z wyjaśnień policjanta
wynika, że wysłanie odpowiedzi po terminie było spowodowane dużą ilością czynności
związanych z zabezpieczeniem imprez. Obciążenie sprawami nie zwalnia jednak
prowadzącego postępowanie od konieczności przestrzegania obowiązujących przepisów kpa,
odnoszących się do terminowości załatwiania skarg.
str. 3/5
Powyższy przypadek jest niezgodny z unormowaniem zawartym w art. 237§1 kpa
przewidującym miesięczny termin na załatwienie skargi.
W pozostałych skontrolowanych postępowaniach nie stwierdzono zaniedbań
w zakresie terminowego załatwiania skarg.
IV. SPOSÓB UDZIELANIA ODPOWIEDZI NA SKARGI I WNIOSKI
Treść odpowiedzi udzielanych na skargi była zgodna z art. 238§ 1 kpa.
V.
NADZÓR NAD PRACĄ Z ZAKRESU PROBLEMATYKI SKARGOWEJ
Poza przypadkami wskazanymi w niniejszym protokole, brak jest zastrzeżeń do
pozostałych spraw. Zasadą winno być w pierwszej kolejności przekazywanie skarg osobie
zajmującej się ich rejestracją, a następnie osobie wyznaczonej do przeprowadzenia
postępowania skargowego. Zasadą winno być także, aby przed przedłożeniem dokumentacji
postępowań skargowych, wraz ze sprawozdaniem i projektem odpowiedzi, komendantowi
jednostki, odpowiednio wcześniej przekazywać w/w dokumenty do merytorycznego
sprawdzenia koordynatorowi problematyki skargowej w KPP
Z uzyskanych informacji wynika, że problematyka skargowa była wykorzystywana
w procesie szkoleniowym jak również omawiana podczas odpraw służbowych jednostki.
Wpisu do książki kontroli dokonano w dniu 15 listopada 2007 r.
Wnioski:
Wyniki kontroli zostały przekazane w protokole kontroli, podpisanym, bez
zastrzeżeń, przez kierownika jednostki w dniu 31 grudnia 2007r.
-
Zespół kontrolny nie miał zastrzeżeń do:
prowadzenia dokumentacji dotyczącej przyjęć interesantów,
prowadzenia ewidencji skarg i wniosków (rejestr podręczny i komputerowa ewidencja),
sprawozdań z czynności wyjaśniających,
sposobu udzielania odpowiedzi na skargi.
Pozytywną ocenę obniżają stwierdzone uchybienia:
1. nie zarejestrowanie skargi w Rejestrze skarg, wniosków, listów i anonimów (dołączono ją
do postępowania TK-0500-10/07),
2. niewłaściwa forma utrwalania zeznań świadków, w tym policjantów występujących w tym
charakterze, w postępowaniu skargowym TK-0500-4/07/KP, TK-0500-13/07/KW, TK0500-5/07,
3. nie udokumentowanie rozmowy z policjantką, na którą prowadzący postępowanie
skargowe TK-0500-4/07/KP, powołuje się w sprawozdaniu
4. przekroczenie miesięcznego terminu załatwienia skargi TK-0500-11/07/DS.
str. 4/5
Na konieczność wyeliminowania takich sytuacji w przyszłości zwrócono uwagę
kierownikowi jednostki.
Powyższe uchybienia, nie mogą jednak negatywnie rzutować na ocenę jednostki
w zakresie kontrolowanego zagadnienia.
W celu wyeliminowania powyższego Komendant Wojewódzki Policji w Białymstoku
polecił Komendantowi Powiatowemu Policji w Zambrowie:
1. zobowiązać policjantów wyjaśniających skargi do:
- stosowania do utrwalania zeznań świadków protokołów, zgodnie z art. 67 – 72 kpa lub,
w przypadku funkcjonariuszy, innych pisemnych form złożenia przez nich wyjaśnień,
np.: w postaci oświadczeń lub notatek służbowych,
- bezwzględnego przestrzegania uregulowań zawartych w art. 237 kpa,
2. spowodować przekazywanie skarg, do prowadzenia wyznaczonym policjantom, za
pośrednictwem koordynatora skargowego
str. 5/5