Elektroniczny system obiegu dokumentów

Elektroniczny system obiegu dokumentów
2
WDMS – biznes uporządkowany
System obiegu dokumentów WDMS to nowoczesne narzędzie usprawniające proces
zarządzania dokumentami w każdej organizacji. Zapanowanie nad pokaźną ilością
informacji zawartych w dokumentach w sposób mądry i przemyślany pozwala
skupić się na tym, co dla biznesu jest kluczowe. Poprzez rejestrację dokumentu oraz
implementację odpowiedniego workflow, WDMS zapewnia uporządkowany przepływ
informacji w firmie umożliwiając odpowiednią klasyfikację, archiwizację dokumentu oraz
sterowanie przypisanymi do niego prawami dostępu i zadaniami. To z kolei pozwala
skutecznie zwiększyć wydajność, a przez to zaoszczędzić sporą ilość czasu i miejsca, przy
jednoczesnym ograniczeniu wydatków na prace biurowe.
Oprogramowanie, które Państwu proponujemy wprowadzi do każdej organizacji nowy
standard pracy administracyjnej. System WDMS został stworzony z myślą o sprawnym
i wygodnym zarządzaniu dokumentami oraz informacjami w celu optymalizacji procesów
biznesowych.
»
WDMS to system intuicyjny, elastyczny, skuteczny i dzięki temu POTRZEBNY
wszędzie tam, gdzie liczy się czas i efektywne działanie.
WDMS to biznes UPORZĄDKOWANY.
Co możesz zyskać?
•
•
•
•
•
•
•
•
»
Eliminuj papierową formę dokumentu – minimalizuj koszty wydruku i ogranicz czas
fizycznego obiegu dokumentacji
Zamieniaj na obraz i rejestruj w systemie – ogranicz wydatki na prace biurowe
Projektuj e-obieg – zapewnij najszybszą ścieżkę akceptacji bez zbędnego
przekazywania formy papierowej
Nie trać czasu na szukanie – zyskaj błyskawiczny dostęp do dokumentu w oparciu
o zaawansowaną wyszukiwarkę
Zarządzaj uprawnieniami – zapewnij poufność danym zamkniętym w dokumentach,
chroń je przed niepowołanym dostępem
Kontroluj postępy załatwiania spraw – bądź na bieżąco i monitoruj efektywność
działania poszczególnych pracowników
Podejmuj trafne decyzje – skorzystaj z raportów, statystyk i błyskawicznego dostępu
do informacji
Załatwiaj sprawy „papierowe” także poza siedzibą firmy – akceptacja dokumentów
on-line przyspieszy proces załatwiania spraw
Poznaj całą gamę korzyści – umów się na prezentację
i dowiedz się więcej o możliwościach WDMS.
3
Funkcjonalność
WDMS dzięki modułowej budowie umożliwia
elastyczne dopasowanie funkcjonalności do potrzeb
użytkownika. Rozwiązania są modelowane
każdorazowo pod Klienta, co gwarantuje
uzyskanie maksimum korzyści jakie daje system.
1. Elektroniczna rejestracja dokumentów
Dokumenty różnego typu: faksy, załączniki e-mail, formularze oraz obrazy elektroniczne dokumentów papierowych zostają zarejestrowane w systemie i opisane
za pomocą załączonego formularza elektronicznego
złożonego z informacji kluczowych zwanych metadanymi.
Dodatkowo, dla każdego typu dokumentu tworzony jest indywidualny formularz (administrator systemu
w porozumieniu z odpowiednim pracownikiem dobiera kryteria i projektuje jego formę w celu zmaksymalizowania funkcjonalności) zwany metryką dokumentu –
w momencie rejestracji dokumentu dane w metryczce
są wypełniane.
Korzyści:
•
•
•
eliminacja postaci papierowej dokumentu
minimalizowanie kosztu wydruku
zebranie wszystkich przychodzących dokumentów do jednej bazy
Funkcjonalnością wspierającą opis dokumentu
w procesie rejestracji jest moduł OCR (Optical Character Recognition), którego zadaniem jest rozpoznanie
kluczowych słów identyfikujących zeskanowany dokument. Pozwala to zaoszczędzić czas i zautomatyzować proces rejestracji. WDMS poszerza technologię
OCR poprzez Infomex Mask System (IMS) – autorską
aplikację, która umożliwia precyzowanie obszarów zawierających kluczowe dla dokumentu informacje oraz
ich automatyczne zaczytywanie z kolejnych, analogicznych dokumentów. IMS przyczynia się do znacznej oszczędność czasu wynikającej z automatycznego
uzupełniania tekstu i wpisywania go w odpowiednie
miejsca w formularzu.
•
•
•
kompleksowa wiedza o dokumencie w momencie wprowadzenia do systemu
łatwiejsze wyszukiwanie również wg zaawansowanych kryteriów
błyskawiczne opisanie parametrami dzięki modułowi OCR
Wspomaganie rejestracji dokumentów za pomocą systemu OCR – automatyczne przepisywanie wartości pól ze skanów.
4
2. Wyszukiwanie dokumentów wg
kryteriów użytkownika
WDMS umożliwia tworzenie własnych filtrów wyszukiwania wg zaprojektowanych
kryteriów. Filtry działają niezależnie a dodatkową pomocą wyszukiwarki jest okno
umożliwiające wyszukiwanie pełnotekstowe. WDMS został wyposażony w autorski
moduł WDMS Search Server umożliwiający rozpoznanie oraz indeksację treści zawartych w plikach typu Word, PDF, Excel,
Open Office czy w skanach dokumentów.
WDMS Search Server to swoista wyszukiwarka, która zapewnia błyskawiczny dostęp do treści zaszytych w dokumentach
zgromadzonych w organizacji, a co za tym
idzie, przyczynia się do znacznej oszczędności czasu.
3. Baza podmiotów
Proces rejestracji dokumentów przebiega
równolegle z tworzeniem bazy podmiotów opisanych wg kluczowych danych.
Dokumenty trafiające do systemu zostają podpięte i powiązane z odpowiednim
podmiotem, a system gromadzi i porządkuje centralną bazę wszystkich danych
dotyczących klientów, dostawców czy
partnerów biznesowych. Baza podmiotów
WDMS może zostać zintegrowana z innymi systemami typu ERP.
•
Workflow (praca grupowa, obieg dokumentu) to automatyzacja procesu przekazywania dokumentów i zadań między kolejnymi osobami zgodnie z zaprojektowaną
wcześniej ścieżką (modelowanie zadań do
wykonania i przypisanie użytkowników).
Korzyści:
•
•
•
Korzyści:
•
4. Workflow (praca grupowa, obieg
dokumentu)
dostęp do podmiotów i kontaktów poprzez
wyszukiwarkę
uporządkowana baza wszystkich dotyczących
partnerów biznesowych
•
•
eliminacja przekazywania dokumentów w formie papierowej – lepsza organizacja pracy
redukcja czasu dekretacji dokumentu, lepsze
zarzą dzanie czasem pracy
optymalizacja zadań pracowników administracyjnych,
monitorowanie ścieżki obiegu dokumentu
komunikaty systemowe informujące o nowym
zadaniu oraz o zbliżającym się terminie jego
wykonania
•
•
błyskawiczny dostęp do danych poprzez
wyszukiwarkę
łatwiejsze podejmowanie decyzji dzięki
statystykom i raportom
oszczędność czasu na szukanie wersji papierowych w tradycyjnym archiwum
8. Elektroniczne archiwum
Elektroniczne archiwum powstaje dzięki
połączeniu papierowych wersji dokumentu
z ich elektronicznymi odpowiednikami - dokumenty są skanowane, opisywane i przenoszone do systemu komputerowego.
Użytkownik z uprawnieniami Administratora, tworzy strukturę katalogów, a następnie określa za pomocą zdefiniowanych
ról dostęp do archiwum, np. administrator
tworzy katalog dokumentów pt. „Faktury
kosztowe”, gdzie będą grupowane dokumenty typu faktura kosztowa. Dostęp
do dokumentu będą mieli użytkownicy
poprzez archiwum lub poprzez zadanie
oczekujące na realizację.
Sekretariat
Kadry
Oferty, umowy, Poczta, ...
Umowy, CV, Wnioski, ...
Rejestracja dokumentów
PROCESY
•
ORGANIZACJA
Korzyści:
Oferty, um
Dekretacja
Rejestracja pism
Tworzenie nowych
dokumentów
Tworzenie zadań
Monitorowanie
Rejestr umów
Usługi WDMS
•
łatwiejsze zarządzanie i archiwizacja –
automatyzacja procesu dzięki wykorzystaniu
kodów kreskowych
stały dostęp do wszystkich lub wybranych
rodzajów zarchiwizowanych dokumentów –
są widoczne w systemie i przez to łatwe do
odszukania
Usługi zewnętrzne
•
INFRASTRUKTURA
Korzyści
WDMS Web Client
Microsoft Office
(lub inne)
OCR
Microsoft Sharepoint
Oprogramowanie biurowe
ERP
5
5. Obieg spraw
6, Wersjonowanie dokumentu
7, Dziennik i rejestry dokumentów
Obieg spraw to wirtualna teczka, do której
podpinane są dokumenty dotyczące danej sprawy, czynności zostają przypisane
do odpowiednich osób, system narzuca
terminy i wyznacza moment zamknięcia
sprawy.
Funkcjonalność ta pozwala na wersjonowanie danych formularza lub załączników
oraz zapamiętywanie wszystkich zmian
naniesionych na dokument. System rejestruje kto i kiedy dokonał zmiany dzięki
czemu pracownik ma możliwość podglądu
historii dokumentu i odtworzenia jego stanu z dowolnego punktu czasowego.
Dzienniki korespondencji przychodzącej
i wychodzącej oraz rejestry dokumentów
generują się automatycznie w oparciu
o zarejestrowane w systemie pisma. Każde
pismo otrzymuje podczas rejestracji swój
jednoznacznie identyfikujący go znak dokumentu
Korzyści:
•
•
•
•
•
delegowanie odpowiedzialności za konkretne
zadanie
raportowanie terminowości załatwienia sprawy
łatwa weryfikacja statusu sprawy
zdefiniowany termin zamknięcia sprawy
eliminacja dokumentu w formie papierowej
uspraw niająca komunikację pomiędzy użytkownikami
Korzyści:
Korzyści:
•
•
•
pracownik zawsze pracuje na najnowszej,
aktualnej wersji dokumentu
możliwość śledzenia dokonanych zmian, ze
wskazaniem daty i osoby odpowiedzialnej za
modyfikację
•
•
bieżący rejestr korespondencji przychodzącej i wychodzącej
oszczędność czasu na ręczne wpisywanie
danych do dziennika korespondencji
usprawnienie oraz uporządkowanie pracy
administra cyjnej w organizacji
WDMS w organizacji
Archiwum
zakładowe
Dział
handlowy
Księgowość
mowy, ...
Produkcja
Faktury, Umowy, ...
Dokumenty, ...
Obsługa sprawy
Sprawa
Klasyfikacja
Nadawanie uprawnień
Wyznaczanie zadań
Miękki HR
Oddziały
Przedsiębiorstwa
współpracujące
Oddziały
Dokumenty, ...
Dokumenty, ...
Wysłanie odpowiedzi
do kontrachentów
Weryfikacja sprawy
Tworzenie notatek
Tworzenie innych dokumentów
Wyszukiwanie
Tworzenie bazy kontaktów
Faktura elektroniczna
WDMS
Search Server
Poczta tradycyjna
Usługi webowe
E-mail
Instrukcja kancelaryjna
Procesy biznesowe
(workflow)
Portale komunikacyjne
SOA / Web Services
Aplikacje biznesowe
Active Directory
Systemy bazodanowe
E-usługi
(XML, SOAP, WebServices)
Fax
Skaner
Urządzenia biurowe
Drukarki
kodów kreskowych
6
Wdrożenie i modele licencjonowania
Jedną z kluczowych zalet systemu WDMS jest możliwość wyboru
formy użytkowania – prosty system licencjonowania lub zamówienie
usługi w chmurze, my zapewnimy niezbędną infrastrukturę w jednym
z najnowocześniejszych centrów danych w Polsce Infomex Data Center.
System licencyjny – wybierz najkorzystniejszy pakiet funkcjonalny dla Twojej firmy.
Tradycyjny system licencjonowania systemu WDMS to dwa pakiety funkcjonalne do wyboru
– model statyczny oraz model dynamiczny. Zakup licencji uprawnia do bezterminowego
korzystania z wybranego pakietu, tak więc jeśli posiadasz już własną infrastrukturę serwerową,
ta opcja spełni Twoje oczekiwania.
WDMS w modelu SaaS to rozwiązanie oparte platformę
Cloud Computing w Data Center Infomex.
Skorzystaj z abonamentowego modelu użytkowania systemu, bez konieczności inwestowania
w sprzęt czy licencje. Dzięki temu koszty zakupu systemu są rozliczane w formie regularnie
płaconego abonamentu. WDMS Cloud to rozwiązanie pozwalające uniknąć czasochłonnej
procedury wdrożenia – dzięki temu zyskujesz czas a wszelkie problemy sprzętowe zostawiasz
po naszej stronie. Więcej o Data Center Infomex znajdziesz na www.dcinfomex.pl
SaaS
Co możesz zyskać?
• Oszczędności – ograniczenie wydatków inwestycyjnych, niższe koszty infrastruktury i utrzymania
• Skalowalność – możliwość natychmiastowej reakcji na potrzeby firmy poprzez
zwiększenie ilości wykorzystanych licencji
• Oszczędność czasu na wdrożenie
• Najwyższą gwarancję bezpieczeństwa zasobów – nowoczesne Data Center Infomex
zapewniające najwyższe parametry bezpieczeństwa oraz dostępności usług na poziomie SLA 99,98%
• Stały dostęp on-line
• Aktualizacje po stronie administratora
• Opieka wykwalifikowanego zespołu inżynierów – helpdesk w systemie 24/7
Chcesz wiedzieć więcej o WDMS Cloud? Skontaktuj
się z naszym konsultantem: [email protected]
7
Ogólna architektura systemu
Zaproponowane przez nas rozwiązanie jest przede wszystkim
elastyczne – WDMS gwarantuje szybki i wydajny dostęp do informacji
nawet wówczas, gdy zwiększa się liczba pracowników, komórek
i oddziałów Twojej organizacji. Moduł WDMS Search Serwer zapewnia
natychmiastowy dostęp do informacji takich jak treści zaszyte
w dokumentach elektronicznych oraz skanach pism, których znalezienie
przy tradycyjnym modelu gromadzenia i archiwizacji dokumentów
wymagałoby sporo wysiłku oraz czasu.
wdms 2.0 - Klient
OCR
WDMS serwer
Baza danych
System plików
Użytkownicy
Serwer aplikacji
WDMS Search Server
Baza danych
System plików
Użytkownicy
Serwer Wyszukiwania
Dzięki zastosowanej architekturze systemu opartej na modelu „ONION”, system WDMS
niezwykle łatwo integruje się z innymi systemami. Zastosowanie technologii Microsoft
Windows Presentation Foundation umożliwia łatwą i ergonomiczną pracę w systemie
w trybie przeglądarkowym jak i grubego klienta. WDMS w unikalny sposób wykorzystuje
moc obliczeniową maszyn klienckich do wyświetlania i obsługi interfejsu użytkownika, dzięki
czemu użytkownicy nie odczuwają opóźnień typowych dla aplikacji webowych, związanych
z przeładowaniami strony. Wykorzystanie mocy komputerów klienckich podczas pracy
z aplikacją WDMS pozwala na lepsze wykorzystanie zasobów serwera oraz czyni system
skalowalnym w zależności od rosnących potrzeb użytkowników.
Infomex Sp. z o.o. Dział Oprogramowania Biznesowego | ul. Strażacka 81 43-382 Bielsko-Biała
tel:
fax:
e-mail:
(+48 33) 484 32 00
(+48 33) 475 11 06
[email protected]