Sekretariaty sądowe

Sekretariaty sądowe
Biurowość sądowa po nowelizacji przepisów od dnia
1 stycznia 2016 roku
Komentarz praktyczny
część I
Autor: Danuta Maciejewska – prawnik o specjalizacji sądowej, urzędnik sądowy od 1985 roku, Główny
Specjalista ds. biurowości w Sądzie Okręgowym w Warszawie, wieloletni Kierownik sekretariatu, starszy
inspektor ds. biurowości, Koordynator ds. kontroli zarządczej, wykładowca Krajowej Szkoły Sądownictwa i
Prokuratury w Krakowie, wcześniej Krajowego Centrum Szkolenia Kadr Sądów Powszechnych i Prokuratury
w zakresie biurowości sądowej, statystyki, etyki urzędnika sądowego, organizacji pracy sekretariatu, obsługi
interesanta, kontroli zarządczej.
Pod pojęciem „sekretariaty sądowe” mieści się wiele obszarów związanych z pracą urzędnika sądowego.
Zamiarem naszych publikacji będzie przybliżenie tych obszarów poprzez wskazanie aktualnych przepisów
prawa, zaproponowanie sposobów rozwiązań i przytoczenie przykładów. Adresatami publikacji są urzędnicy
i pracownicy sądowi wykonujący czynności w sprawach sądowych - w sądach powszechnych. Wobec
obszerności i wielości zagadnień pierwsza publikacja została podzielona na trzy części.
Poniżej spis treści I części.
Mamy nadzieję, że wychodzimy naprzeciw Państwa potrzebom i sprostamy oczekiwaniom.
Autor i Wydawca
Część I
I. Wokandy sądowe
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Forma wokandy
1.1.Papierowa
1.2.Elektroniczna
Przedmiot wokandy
2.1.Wokanda z rozprawy
2.2.Wokanda z posiedzenia (jawnego i niejawnego)
2.3.Wokanda z zarządzeń
Termin sporządzenia wokandy
3.1. Przed terminem posiedzenia lub rozprawy
3.2. W dniu posiedzenia
Zakres informacji umieszczanych na wokandzie
4.1.Katalog stałych informacji
4.2.Wokanda, jako zawiadomienie o terminie – wydziały karne
Podstawa ograniczenia treści wokandy
5.1.Zarządzenie Przewodniczącego Wydziału
5.2.Zarządzenie sędziego referenta
Odstąpienie od podania imion i nazwisk wezwanych osób
6.1. Inicjały
6.2. Brak danych identyfikujących osobę
Przesłanki odstąpienia
Informacja o pełnomocniku i obrońcy
Umieszczanie informacji na wokandzie - w czasie trwania sesji
9.1. Zmiana zaplanowanego czasu rozpoznania danej sprawy
9.2. Informacja o zakończeniu sprawy
10. Zbiór wokand
II. Akta sprawy
Zakładanie akt
1.1. Zarządzenia wstępne
1.2. Rejestracja sprawy
1.3. Sygnatura akt
1.4. Zmiana sygnatury
1.5. Okładki akt
1.6. Łączenie dokumentów
1.7. Numerowanie akt
1.8. Zmiana numeracji kart
2. Prowadzenie akt
2.1.Karta przeglądowa
2.2. Kolejność dołączania dokumentów
2.3. Przedstawiane pism Przewodniczącemu Wydziału, Sędziemu referentowi
2.4. Akta spraw rozpoznawanych łącznie
2.5. Rozłączenie spraw
2.6. Wyłączenia kart z akt
2.7. Liczba kart w aktach
2.8. Tomy akt
2.9. Akta zastępcze
2.10. Zwrotne poświadczenia odbioru
2.11. Koperty
2.12. Pisma dotyczące czynności nadzorczych
2.13. Przedmioty przechowywane w aktach
2.14. e-protokół – zapis na nośniku
1.
3. Przekazywanie akt do archiwum
3.1. Kwalifikacja do kategorii archiwalnej
3.2. Przekazywanie do archiwum zakładowego
3.3.Przekazywanie akt do Archiwum Państwowego
3.4. spis zdawczo-odbiorczy
III Wydawanie dokumentów
1. Sporządzanie odpisów
1.1. Orzeczeń
1.2. Protokołów
1.3. Innych dokumentów
2. Wydawanie dokumentów z akt lub na podstawie akt
2.1 Odpisy, wyciągi, zaświadczenia
2.2. Tytuły egzekucyjne
2.3. Tytuły wykonawcze
2.4. Wydawanie na wniosek
2.5. Wydawanie z urzędu
2.6. Kopie i fotokopie
2.7. Protokoły sporządzone za pomocą urządzeń rejestrujących dźwięk albo obraz i dźwięk
2.8. Transkrypcje
2.9. Przekład zapisu
2.10. Wydanie dokumentów w sprawy czynnej
2.11. Wydanie dokumentu w sprawie zakończonej
3. Opłaty kancelaryjne
3.1.Poświadczenie odpisu
3.2. Odpis orzeczenia ze stwierdzeniem prawomocności
3.3. Odpis orzeczenia ze stwierdzeniem wykonalności
3.4. Zaświadczenia
3.5.Zapis dźwięku albo obrazu i dźwięku w postępowaniu cywilnym i karnym
3.6. Dokument sporządzony w języku obcym
3.7. Dokument zawierający tabele
3.8 Kopia i ksero dokumentu
ZAPOWIEDŹ SPISU TREŚCI KOLEJNYCH CZĘŚCI
CZĘŚĆ II
1. Udzielanie informacji o sprawach sądowych
2. Udostępnianie akt sprawy
3. Uwierzytelnianie dokumentów
CZĘŚĆ III
1. Pieczęć urzędowa
2. Protokół
3. Transkrypcja
4. Zasady sporządzania i podpisywania pism oraz innych dokumentów