wytyczne dotyczące przygotowania i przekazania teczek akt

WYTYCZNE DOTYCZĄCE PRZYGOTOWANIA I PRZEKAZANIA
TECZEK AKT PERSONALNYCH ŻOŁNIERZY ZAWODOWYCH
DO ARCHIWUM WOJSKOWEGO W TORUNIU
Poniższe wytyczne opracowano zgodnie z Rozdziałem 3 Zarządzenia Nr 42/MON
Ministra Obrony Narodowej z dnia 19 grudnia 2013 r. w sprawie postępowania
z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu
przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów w jednostkach organizacyjnych
podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych oraz
zgodnie z ustaleniami zawartymi w Decyzji Nr 74 Dyrektora Generalnego
Ministerstwa Obrony Narodowej z dnia 01 czerwca 2010 r. w sprawie wprowadzenia
wytycznych w sprawie przyjęcia przez archiwa wojskowe materiałów archiwalnych
z rozformowywanych wojskowych komend uzupełnień.
Teczki akt personalnych prowadzone przed wejściem w życie rozporządzenia
Ministra Obrony Narodowej z dnia 31 października 2014 r. w sprawie ewidencji
wojskowej żołnierzy zawodowych (Dz. U. 2014 poz. 1638) prowadzi się dalej zgodnie
z przepisami niniejszego
rozporządzenia,
m.in.
zamykając
dział „materiały
opiniodawcze”.
Aby przekazać teczki akt personalnych żołnierzy zawodowych należy:
a) na początku teczki zamieścić spis spraw znajdujących się w teczce
z podaniem numerów stron (nie należy numerować spisu spraw);
Spis spraw (dokumentów) zawiera:
 liczbę porządkową
 tytuł sprawy (dokumentu) lub jej temat i charakter
 numer pierwszej strony akt sprawy (dokumentu)
 podpis sporządzającego spis spraw (dokumentów)
b) w
teczce
pozostawić
tylko
jeden
egzemplarz
spośród
materiałów
powtarzalnych (wieloegzemplarzowych);
c) teczka powinna być pozbawiona elementów metalowych (spinaczy, zszywek
itp.);
d) wszyć luźne karty (m.in. kartę ewidencyjną, kartę wyróżnień);
e) akta ułożyć w teczce i zszyć w taki sposób, aby tekst nie był naruszony, a jego
odczytanie i możliwość wykonania z niego kserokopii było w pełni możliwe,
w razie braku marginesu należy dokleić pasek papieru, a w miejscu złączenia
odcisnąć pieczęć do pakietów;
f) arkusze o wymiarach większych od danego poszytu winny być załamane
równolegle do krawędzi pozostałych kart;
g) zszycie teczki akt powinno nastąpić, w co najmniej czterech miejscach
tworząc poszyt zaopatrzony w odpowiednią oprawę i uniemożliwiający
nieuprawnione usunięcie strony, przy czym końcówkę sznurka można
zabezpieczyć poprzez: odcisk pieczęci do pakietów w silikonie lub taśmą
papierową z odciskiem pieczęci do pakietów w miejscu złączenia taśmy ze
stroną;
h) do teczki akt powinien być podszyty dodatkowy arkusz papieru, na którym
umieszcza się informację o liczbie stron w niej zawartych, uwagi
o wyłączonych dokumentach, kartach zastępczych, uszkodzeniach itp., zapisy
te potwierdzone są podpisem i pieczęcią osoby odpowiedzialnej (z podaniem
imienia i nazwiska oraz zajmowanego stanowiska);
i) poszczególnym zapisanym stronom teczki akt, w górnym rogu, przy
zewnętrznej krawędzi należy nadać kolejny numer cyfrą arabską przy pomocy
miękkiego ołówka lub numeratora;
j) za stronę zapisaną uważa się stronę akt, na której znajduje się treść pisma,
ewentualnie pieczęcie kancelaryjne lub urzędowe i adnotacje dotyczące
sposobu załatwienia sprawy;
k) grubość teczki akt nie powinna przekraczać 3 cm;
l) akta personalne dotyczące jednego żołnierza zgromadzone w kilku tomach
traktuje się jako kontynuację z zachowaniem ciągłości numeracji stron.
Opisanie pierwszej strony okładki akt należy wykonać według wzoru stanowiącego
Załącznik Nr 1 do instrukcji z Zarządzenia Nr 42/MON Ministra Obrony Narodowej
z dnia 19.12.2013 r., przy czym:
a) opis należy wykonać pismem maszynowym lub technicznym,
b) nazwę jednostki organizacyjnej stanowi pełna nazwa jednostki przekazującej
daną teczkę akt personalnych, można ją nanieść poprzez odcisk pieczęci
nagłówkowej,
c) symbol klasyfikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu akt należy zapisać
przy pomocy ukośnika (np. 8/3), symbolu tego nie wpisują Wojskowe
Komendy Uzupełnień;
d) należy wpisać: stopień, imię, nazwisko, imię ojca, pełną datę urodzenia
żołnierza zawodowego (zapisaną wg systemu: dd-mm-rrrr), kategorię
archiwalną (BE50),
e) jeżeli akta są wielotomowe, poniżej tytułu teczki należy nanieść kolejny numer
tomu, zapisany cyfrą rzymską,
f) daty
rozpoczęcia
rozpoczęcia
i
i
zakończenia
zakończenia
teczki
zawodowej
stanowią,
służby
odpowiednio:
wojskowej,
data
zapisane
wg systemu – dd.mm.rrrr,
g) ilość stron musi odpowiadać ilości podanej wewnątrz teczki akt, potwierdzonej
przez kierownika kancelarii,
h) dodatkowo
w
odpowiednich
miejscach
nanosi
się
oznaczenia
kancelaryjne i aktualne klauzule tajności, zgodnie z przepisami o ochronie
informacji niejawnych.
Teczki akt personalnych żołnierzy zawodowych należy przekazać na podstawie spisu
akt wykonanego według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 2 do instrukcji
z Zarządzenia Nr 42/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 19.12.2013 r., przy
czym:
a) pieczęć nagłówkową jednostki organizacyjnej przekazującej akta można
zastąpić wpisaniem pełnej nazwy jednostki organizacyjnej,
b) spisowi akt numer nadaje archiwum w momencie przyjęcia akt,
c) nazwa jednostki organizacyjnej umieszczona pod numerem spisu akt stanowi
nazwę jednostki przekazującej teczkę akt,
d) przekazujący akta wypełnia w spisie akt kolumny od 1 do 7:
- w kolumnie 1 umieszcza się liczbę porządkową,
- w kolumnie 2 umieszcza się numer ewidencyjny teczki oraz jej symbol
klasyfikacyjny,
- w kolumnie 3 umieszcza się tytuł teczki zgodny z opisem na okładce
(stopień, imię, nazwisko, imię ojca, pełna data urodzenia), przy czym nazwisko
należy zapisać drukowanymi literami i pogrubić czcionkę;
- w kolumnie 4 umieszcza się kategorię archiwalną akt („BE50”),
- w kolumnie 5 i 6 umieszcza się daty rozpoczęcia i zakończenia zawodowej
służby wojskowej,
- w kolumnie 7 umieszcza się ilość stron teczki akt,
e) poszczególne pozycje spisu należy rozdzielać separatorem,
f) teczki akt w spisie należy najpierw ułożyć latami zakończenia teczek
(zawodowej służby wojskowej), a w obrębie danego roku ułożyć alfabetycznie;
g) szerokość wierszy w spisie nie powinna być mniejsza niż 2 cm;
h) spis akt przekazanych do archiwum należy wykonać czcionką Times New
Roman lub Arial o wielkości 12 pkt, w formacie A4, w pionowym układzie
strony, z marginesem na oprawę o szerokości co najmniej 3,5 cm;
i) spis akt przekazanych do Archiwum należy wykonać w 2 egzemplarzach;
j) przy przekazywaniu teczek akt do Archiwum, oprócz wersji papierowej, należy
dostarczyć jego elektroniczną wersję zapisaną w programie Word oraz Excel
(według
wzorów
umieszczonych
w
zakładce
Formularze
na
stronie
internetowej Archiwum, przy czym sporządzenie spisu w programie Excel
dotyczy tylko Wojskowych Komend Uzupełnień).