docZARZĄDZANIE NGO-PLANOWANIE DZIAŁAŃ W ORGANIZACJI
download 
Reklamacja Transkrypt
ZARZĄDZANIE NGO-PLANOWANIE DZIAŁAŃ W ORGANIZACJI
ZARZĄDZANIE NGO-PLANOWANIE DZIAŁAŃ W ORGANIZACJI NAZWA ORGANIZACJI: PLANOWANIE DZIAŁAŃ W ORGANIZACJI, WYTYCZANIE CELÓW I SPOSOBÓW ICH REALIZACJI ANALIZA POTRZEB Organizacja powinna prowadzić systematyczną analizę potrzeb otoczenia, wybranej grupy społecznej, środowiska, w którym działa. Analiza potrzeb powinna stanowić punkt wyjścia planowania działań w organizacji. REALIZACJA STANDARDU/POTRZEBNE NARZĘDZIA Należy zadbać o dobór odpowiednich narzędzi badawczych. Przygotować koncepcję badania oraz listę pytań. Analiza potrzeb społecznych powinna być prowadzona w sposób systematyczny, tak żeby w oparciu o jej wyniki, organizacje mogły weryfikować swoje pomysły i planować dalsze działania. Warto przy tym zadbać o powołanie zespołów tematycznych, zorganizować dyskusje z członkami zespołu organizacji. PRZYKŁADY NARZĘDZI: spotkania, dyskusje, zebrania, zespoły zadaniowe/tematyczne, eksperci. Przy wyborze i w trakcie przygotowania narzędzi badawczych warto skorzystać z pomocy specjalistów, ekspertów, przedstawicieli społeczności loklnej. 1 ZAPISY/OBOWIĄZUJĄCE DOKUMENTY Czy w organizacji jest przeprowadzania badań? TAK1 opracowywana koncepcja NIE Czy wyniki przeprowadzonych analiz są spisane w formie dokumentu? TAK Jeżeli jest spisana, to przechodzimy do pytania poniżej, jeżeli nie przechodzimy dalej do kryteriów realizacji. Skutecznie i profesjonalnie – standardy formalno-organizacyjne mazowieckich NGOs Projekt współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego NIE KRYTERIA REALIZACJI STANDARDU PYTANIA POMOCNICZE SPRAWDZAJĄCE/ WERYFIKUJĄCE WDRAŻANIE STANDARDU W JAKIM STOPNIU ORGANIZACJA SPEŁNIA KRYTERIA DANEGO STANDARDU nie spełnia W małym stopniu spełnia W średnim stopniu spełnia W znacznym stopniu spełnia W pełni spełnia nie spełnia W małym stopniu spełnia W średnim stopniu spełnia W znacznym stopniu spełnia W pełni spełnia Minimum: Organizacja dokonuje bieżącej weryfikacji aktualności zdiagnozowanych potrzeb np. podczas realizacji projektów/działań aktualnie prowadzonych w organizacji. Czy organizacja dokonuje bieżącej weryfikacji aktualności zdiagnozowanych potrzeb np. podczas realizacji projektów/działań aktualnie prowadzonych w organizacji? Organizacja przeprowadza analizę potrzeb społecznych w perspektywie długoterminowej/strategicznej. Czy organizacja przeprowadza analizę potrzeb społecznych w perspektywie długoterminowej/strategicznej? Analiza potrzeb przeprowadzana jest przynajmniej raz na dwa lata. Czy analiza potrzeb przeprowadzana przynajmniej raz na dwa lata? jest Rekomendacje: Analiza potrzeb w perspektywie długoterminowej, strategicznej przeprowadzana jest co najmniej raz w roku Czy analiza potrzeb w perspektywie długoterminowej, strategicznej przeprowadzana jest co najmniej raz w roku? Skutecznie i profesjonalnie – standardy formalno-organizacyjne mazowieckich NGOs Projekt współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego MISJA ORGANIZACJI Misja powinna być celem nadrzędnym, nadającym kierunek działaniom organizacji. Zarządzanie i planowanie działań w organizacji powinno mieć na celu realizację misji organizacji. REALIZACJA STANDARDU/POTRZEBNE NARZEDZIA ZAPISY/OBOWIĄZUJĄCE DOKUMENTY Czy misja jest zapisana w dokumentach organizacji? Należy określić główny cel, nadający kierunek działaniom organizacji oraz wartości, jakimi kieruje się organizacja. Cel ten można zapisać w formie misji np. w strategii organizacji/ statucie. Misja powinna być poddawana okresowej weryfikacji np. podczas przygotowania sprawozdania rocznego i planowania działań na kolejny rok: sprawdzamy czy dotychczasowe działania wpisywały się w misję, czy wpisują się w nią działania planowane i czy misja nie wymaga zmiany. Misja powinna być wypracowywana oddolnie z udziałem pracowników. KRYTERIA REALIZACJI STANDARDU PYTANIA POMOCNICZE SPRAWDZAJĄCE/ WERYFIKUJĄCE WDRAŻANIE STANDARDU TAK Czy aktualny statut, strategia, plany działania są zgodne z misją? TAK nie spełnia Czy organizacja ma wypracowany dokument określający jej misję? Cele statutowe/strategiczne organizacji opracowane adekwatnie do misji, Czy cele statutowe/strategiczne organizacji zostały opracowane adekwatnie do misji? są NIE W JAKIM STOPNIU ORGANIZACJA SPEŁNIA KRYTERIA DANEGO STANDARDU Minimum: Określona misja/wartości/cel główny nadający kierunek działaniom organizacji, NIE W małym stopniu spełnia W średnim stopniu spełnia Skutecznie i profesjonalnie – standardy formalno-organizacyjne mazowieckich NGOs Projekt współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego W znacznym stopniu spełnia W pełni spełnia Cel główny/misja jest weryfikowana raz do roku, Czy cel główny/misja jest weryfikowana raz do roku? Rekomendacje: nie spełnia Planując nowe działania sprawdzamy, czy są zgodne z misją organizacji. Czy za każdym razem planując nowe działania organizacja sprawdza, czy są zgodne z misją organizacji? Wszystkie osoby związane z organizacją znają misję, cele, wartości i zasady, według których działa organizacja. Czy wszystkie osoby związane z organizacją znają misję, cele, wartości i zasady, według których działa organizacja? Organizacja realizuje wyłącznie zadania mające odniesienie do jej misji i celów. Czy organizacja realizuje wyłącznie zadania mające odniesienie do jej misji i celów? W małym stopniu spełnia W średnim stopniu spełnia W znacznym stopniu spełnia W pełni spełnia STRATEGIA/PLANY DZIAŁANIA Planowanie działań organizacji powinno powstawać w odniesieniu do identyfikowanych przez nią potrzeb społecznych, a ich zaspokajanie powinno mieścić się w misji organizacji. REALIZACJA STANDARDU/POTRZEBNE NARZĘDZIA ZAPISY/OBOWIĄZUJĄCE DOKUMENTY Czy organizacja ma strategię rozwoju? Rekomendujemy pracę zespołową nad strategiami rozwoju i planami co daje możliwość: Skutecznie i profesjonalnie – standardy formalno-organizacyjne mazowieckich NGOs Projekt współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego wykorzystania potencjału zespołu, budowania relacji pomiędzy współpracownikami i wzmacnia ich więzi z organizacją. W przypadku braku możliwości wspólnej pracy nad planami, warto strategie przygotowywane przez wąską grupę poddawać konsultacjom z innymi osobami, bądź działami dużej organizacji. W strategii należy określić rodzaje działań, a następnie opracować konkretne działania na poziomie planów operacyjnych - projektów. Ponieważ to projekty pozwalają na realizację strategii, ich wybór i formę należy dostosować do celów strategicznych organizacji. TAK NIE Czy organizacja ma roczne plany pracy? TAK NIE Czy organizacja ma harmonogramy pracy (w tym zarządu)? TAK KRYTERIA REALIZACJI STANDARDU PYTANIA POMOCNICZE SPRAWDZAJĄCE/ WERYFIKUJĄCE WDRAŻANIE STANDARDU Minimum: Organizacja ma opracowane roczne plany pracy NIE W JAKIM STOPNIU ORGANIZACJA SPEŁNIA KRYTERIA DANEGO STANDARDU nie spełnia W małym stopniu spełnia W średnim stopniu spełnia W znacznym stopniu spełnia W pełni spełnia nie spełnia W małym stopniu spełnia W średnim stopniu spełnia W znacznym stopniu spełnia W pełni spełnia Czy organizacja ma opracowane roczne plany pracy? Rekomendacje: Organizacja ma opracowaną strategię działania Czy organizacja działania? ma opracowaną strategię Do strategii są opracowane roczne plany pracy (plan minimum na rok) i budżety, Czy do strategii są opracowane pracy/działania i budżety? Strategiczne działania realizowane organizację są dokumentowane. przez Czy strategiczne działania realizowane przez organizację są dokumentowane? Organizacja przeprowadza okresową weryfikacje planów działania (minimum raz w roku). Czy przeprowadzana jest okresowa weryfikacja planów działania? plany Skutecznie i profesjonalnie – standardy formalno-organizacyjne mazowieckich NGOs Projekt współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego EWALUACJA/OCENA I WNIOSKI ZE ZREALIZOWANYCH DZIAŁAŃ Organizacja powinna prowadzić ewaluację swoich działań, czyli ocenę stopnia skuteczności ich realizacji. REALIZACJA STANDARDU/POTRZEBNE NARZĘDZIA ZAPISY/OBOWIĄZUJĄCE DOKUMENTY Czy organizacja przygotowuje raporty z ewaluacji działań? Bieżący monitoring realizowanych działań: • weryfikacja budżetów i prognoz rocznych, • harmonogramów/kalendarza działań ,,administracyjnych” organizacji np. harmonogramu pracy zarządu. Organizacja regularnych spotkań zespołu: • spotkania należy dostosować do potrzeb organizacji, • zaplanować tematykę spotkań, • opracować terminarz spotkań, • przygotowywać agendy ważnych spotkań a następnie podsumowania (notatki) z podziałem zadań i terminami ich realizacji. TAK NIE Czy organizacja przygotowuje sprawozdania z realizacji zadań? TAK NIE Czy organizacja przygotowuje notatki ze spotkań zespołu? TAK KRYTERIA REALIZACJI STANDARDU PYTANIA POMOCNICZE SPRAWDZAJĄCE/ WERYFIKUJĄCE WDRAŻANIE STANDARDU Minimum: W JAKIM STOPNIU ORGANIZACJA SPEŁNIA KRYTERIA DANEGO STANDARDU Nie spełnia Wewnętrzna weryfikacja realizacji planów działania (raz w roku). rocznych Czy roczne plany pracy są poddawane ewaluacji wewnętrznej? Ewaluacja realizacji strategii organizacji (raz na dwa lata). Czy jest przeprowadzana ewaluacja strategii organizacji? NIE W małym stopniu spełnia W średnim stopniu spełnia Skutecznie i profesjonalnie – standardy formalno-organizacyjne mazowieckich NGOs Projekt współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego W znacznym stopniu spełnia W pełni spełnia Rekomendacje: Nie spełnia Opracowanie spójnego systemu ewaluacji działań organizacji niezależnie od wymogów zewnętrznych (plan ewaluacji). Czy w organizacji ewaluacji? jest opracowany Poddawanie każdego realizowanego ewaluacji wewnętrznej. projektu Czy projekty realizowane przez organizacje są poddawane ewaluacji? Ewaluacja procedur wewnętrznych stosowanych przez organizację (raz na dwa lata). Czy w organizacji jest przeprowadzana ewaluacja procedur wewnętrznych? Ewaluacja zewnętrzna (przynajmniej raz na kilka lat np. w odniesieniu do kilkuletniej strategii). Czy w organizacji przeprowadzana ewaluacja zewnętrzna? W małym stopniu spełnia W średnim stopniu spełnia plan jest Skutecznie i profesjonalnie – standardy formalno-organizacyjne mazowieckich NGOs Projekt współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego W znacznym stopniu spełnia W pełni spełnia
