ZARZĄDZANIE NGO-KOMUNIKACJA W ORGANIZACJI

ZARZĄDZANIE NGO-KOMUNIKACJA W ORGANIZACJI
NAZWA ORGANIZACJI:
KOMUNIKACJA W ORGANIZACJI, PRZEPŁYW INFORMACJI.
WEWNĘTRZNY SYSTEM KOMUNIKOWANIA SIĘ
Aby efektywnie realizować zamierzone cele, organizacja powinna posiadać sprawny system wymiany informacji wewnątrz swoich struktur. Organizacja posiadająca
wewnętrzny system komunikowania się, powinna mieć opisaną strukturę, kluczowe osoby i sposób komunikacji.
REALIZACJA STANDARDU/POTRZEBNE NARZĘDZIA
ZAPISY/OBOWIĄZUJĄCE DOKUMENTY
Pierwszym krokiem w budowaniu systemu wewnętrznej komunikacji jest ustalenie, kto i co
powinien wiedzieć oraz określenie trybu przekazywania tych informacji.
Należy ustalić, które informacje będą wymagały formalnej drogi przekazu,
a które mogą być przekazywane drogą nieformalną.
Należy przyjąć zasadę, że im większa odpowiedzialność, tym bardziej formalny charakter
informacji.
Dotyczy to szczególnie osób nadzorujących i zarządzających organizacją, ponieważ ich
odpowiedzialność ma również charakter prawny.
KRYTERIA REALIZACJI STANDARDU
PYTANIA POMOCNICZE SPRAWDZAJĄCE/
WERYFIKUJĄCE WDRAŻANIE STANDARDU
Czy w organizacji jest spisana ścieżka przekazywania
informacji tzw. standard komunikacji wewnętrznej?
TAK
W JAKIM STOPNIU ORGANIZACJA SPEŁNIA KRYTERIA DANEGO
STANDARDU
nie spełnia
Minimum:
Ustalony system wewnętrznej komunikacji.
Dbałość o dostęp do informacji wszystkich
Czy w organizacji jest
wewnętrznej komunikacji?
ustalony
NIE
W małym
stopniu
spełnia
W
średnim
stopniu
spełnia
system
Skutecznie i profesjonalnie – standardy formalno-organizacyjne mazowieckich NGOs
Projekt współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
W znacznym
stopniu
spełnia
W pełni
spełnia
zainteresowanych osób.
Przygotowywanie sprawozdań z realizacji zadań
(sprawozdania mogą mieć charakter ustny).
Czy
są
przygotowywane
z realizacji zadań?
sprawozdania
nie spełnia
Rekomendacje:
Spisanie wewnętrznych zasad,
kanałów i form komunikacji.
podstawowych
Czy są spisane wewnętrzne zasady, podstawowe
kanały i formy komunikacji?
Członkowie wewnętrznego organu nadzoru
(komisji rewizyjnej, rady fundacji) otrzymują
informacje drogą formalną.
Czy członkowie wewnętrznego organu nadzoru
(komisji rewizyjnej, rady fundacji) otrzymują
informacje drogą formalną?
Sporządzanie ważnych sprawozdań na piśmie oraz
przygotowanie jednolitego wzoru sprawozdania.
Czy w organizacji ważne sprawozdania są
przygotowywane na piśmie i według jednolitego
wzoru?
W małym
stopniu
spełnia
W
średnim
stopniu
spełnia
Skutecznie i profesjonalnie – standardy formalno-organizacyjne mazowieckich NGOs
Projekt współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
W znacznym
stopniu
spełnia
W pełni
spełnia
ZEWNĘTRZNY SYSTEM KOMUNIKOWANIA SIĘ
Organizacja powinna mieć określone podstawowe zasady komunikacji z otoczeniem, powinna pamiętać o przekazywaniu aktualnych i rzetelnych informacji
o swoich działaniach.
REALIZACJA STANDARDU/POTRZEBNE NARZEDZIA
Organizacja powinna mieć określoną politykę komunikacji z otoczeniem m.in. ustalonych
kluczowych adresatów przekazu:
• administracja publiczna,
• sponsorzy,
• grantodawcy,
• darczyńcy,
• partnerzy w realizacji zadań,
• adresaci działań,
• beneficjenci,
• społeczność lokalna.
Określone formy komunikowania się z otoczeniem (przekaz dostosowany do potencjalnego
odbiorcy).
Wyznaczone osoby odpowiedzialne za komunikację zewnętrzną.
Spójny przekaz i otwartość na komunikaty z otoczenia.
Budowanie wizerunku organizacji przejrzystej (z uwzględnieniem szczególnej roli, jaką
odgrywa sprawozdawczość).
KRYTERIA REALIZACJI STANDARDU
PYTANIA POMOCNICZE SPRAWDZAJĄCE/
WERYFIKUJĄCE WDRAŻANIE STANDARDU
Minimum:
ZAPISY/OBOWIĄZUJĄCE DOKUMENTY
Czy w organizacji jest spisana polityka komunikacji
zewnętrznej?
TAK
W JAKIM STOPNIU ORGANIZACJA SPEŁNIA KRYTERIA DANEGO
STANDARDU
nie spełnia
Przygotowanie na koniec roku
merytorycznych i finansowych.
sprawozdań
NIE
W małym
stopniu
spełnia
W
średnim
stopniu
spełnia
Czy organizacja przygotowuje na koniec roku
sprawozdania merytoryczne i finansowe?
Skutecznie i profesjonalnie – standardy formalno-organizacyjne mazowieckich NGOs
Projekt współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
W znacznym
stopniu
spełnia
W pełni
spełnia
Rekomendacje:
nie spełnia
Upublicznianie
rocznych
sprawozdań
merytorycznych i finansowych, niezależnie od
wymogów prawnych stawianych konkretnym
organizacjom.
Czy sprawozdania merytoryczne i finansowe
przygotowywane
przez
organizacje
są
upubliczniane?
rzygotowywanie i upublicznianie raportów/relacji
z działań realizowanych przez organizacje,
Czy
organizacja
raporty/relacje/notatki ze
i udostępnia je na życzenie?
Informowanie o partnerach i sponsorach.
Czy organizacja informuje o swoich partnerach
i sponsorach?
W małym
stopniu
spełnia
W
średnim
stopniu
spełnia
przygotowuje
swoich działań
Skutecznie i profesjonalnie – standardy formalno-organizacyjne mazowieckich NGOs
Projekt współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
W znacznym
stopniu
spełnia
W pełni
spełnia