Realizacja i rozliczanie zadań badawczych w ramach Działalności

Realizacja i rozliczanie zadań
badawczych w ramach
Działalności Statutowej
(dotacja podmiotowa na utrzymanie potencjału
badawczego)
(podstawa prawna: art.18 ust. 1 Ustawy
o zasadach
finansowania nauki z 2010 r.
Dz.U. nr 96, poz. 615)
Zadania w DS
• Oddzielny numer dla każdego Zadania
(obecnie oddzielny numer dla każdej jednostki
– Instytutu, Katedry, Zakładu itd.)
• Propozycja: zredukować liczbę zadań tak, aby
jedno zadanie przypadało na jedną jednostkę
na Wydziale otrzymującą dotację na DS)
• Według obecnego algorytmu, liczba zadań NIE
ma wpływu na wysokość dotacji
W związku z Ustawą o zasadach
finansowania nauki z 2010 r. (Art. 18,
ust. 1) zmieni się numeracja DS na UG
Każdy poniesiony koszt realizacji
każdego zadania będzie musiał być
przyporządkowany do jednej z 7
kategorii wydatków określonych w
Ustawie
Na Wydziale powinna istnieć
procedura przyjmowania (odbioru)
wykonania zadań w ramach DS.
• Odbiór merytoryczny
1. Cel badania
2. Opis najważniejszych osiągnięć
3. Wykorzystanie uzyskanych wyników
• Odbiór finansowy
Audyt zewnętrzny
Zgodnie z art.34 Ustawy o finansowaniu nauki
obowiązkowemu zewnętrznemu audytowi
podlegają jednostki naukowe, które otrzymują
środki finansowe na działalność statutową.
Audyt przeprowadza się nie rzadziej niż co 4 lata.
Odbiór finansowy
Każde zadanie wyodrębnione w ramach działalności statutowej
powinno być odebrane pod względem finansowym.
Przy odbiorze finansowym należy zwrócić uwagę na następujące
rzeczy:
• dla każdego zadania przydzielone powinny być środki na jego
realizację
• w trakcie realizacji zadania środki te są wykorzystywane zgodnie
z przyjętym harmonogramem rzeczowo-finansowym zadania
• Okresowo wraz z odbiorem merytorycznym, nie rzadziej niż raz w
roku, przedstawia się stopień zaawansowania zadania pod
względem finansowym (porównanie planu z wykonaniem – co
pozwoli na bieżącą ocenę stopnia zaawansowania realizowanego
zadania)
• koszty ponoszone w ramach danego zadania powinny być
uzgadniane na bieżąco z Biurem Badań i Rozwoju Kadr Naukowych
Etapy realizacji i rozliczania zadań badawczych
w ramach działalności statutowej
Etap I – wnioskowanie o środki na realizację
zadania
Etap II – realizacja zadania
Etap III – sprawozdanie z realizacji zadania
Procedura nadawania numerów zadań
•
•
•
•
•
każdy temat / zadanie na etapie składania wniosku o przyznanie środków w
ramach dotacji na utrzymanie potencjału badawczego zostanie opatrzony
numerem zadania z centralnego rejestru umów,
po otrzymaniu decyzji o przyznaniu dotacji podmiotowej na utrzymanie potencjału
badawczego wydział dokonuje weryfikacji zgłoszonych na etapie wnioskowania
tematów/zadań, które ostatecznie będą realizowane oraz dokonuje podziału
środków przeznaczonych na realizację konkretnego tematu/zadania,
zweryfikowana lista tematów/zadań, które będą realizowane w ramach przyznanej
dotacji zostaje przesłana do Samodzielnej Sekcji ds. Rozliczeń, gdzie ostatecznie
przypisane zostaną numery zadań wraz z rokiem ich rozpoczęcia z centralnego
rejestru umów, pod którym będą dokonywane zapisy w księgach UG co ułatwi
identyfikację poniesionych wydatków w ramach konkretnego tematu/zadania
po ostatecznym nadaniu numerów zadań dla realizowanych tematów w ramach
przyznanej dotacji podmiotowej na utrzymanie potencjału badawczego pracownik
Samodzielnej Sekcji ds. Rozliczeń przekazuje na wydział informację
o przyporządkowanych numerach zadań z centralnego rejestru umów do
realizowanych tematów/zadań
Zasady opracowywania dokumentów
Niezbędne informacje w opracowaniu dokumentu do celów
prawidłowego zaewidencjonowania kosztu zadania w ramach
działalności statutowej:
1. Jednostka organizacyjna, której dotyczy koszt (wykaz symboli
jednostek organizacyjnych dostępny jest na stronie UG)
2. Rodzaj poniesionego kosztu jeśli z informacji zawartych w fakturze
jasno to nie wynika (można posiłkować się opisem kosztów
rodzajowych wykazanych w Zakładowym Planie Kont)
3. Nazwa zadania, którego dotyczy koszt
4. Numer zadania wraz z rokiem jego rozpoczęcia, którego dany
koszt dotyczy
5. Źródło finansowania – kategoria wydatku określona w ustawie
(wykaz w dalszej części materiałów)
Zasady opracowywania dokumentów
Struktura konta księgowego:
530 – jednostka organizacyjna – koszt rodzajowy - numer
zadania - rok rozpoczęcia zadania – źródło finansowania
• Konto księgowe 530 – działalność statutowa (dotacja
podmiotowa na utrzymanie potencjału badawczego)
• Jednostka organizacyjna – symbol jednostki zgodnie z
wykazem symboli jednostek organizacyjnych UG
• Koszt rodzajowy – kod rodzaju poniesionego kosztu zgodnie z
Zakładowym Planem Kont
Zasady opracowywania dokumentów
• Numer zadania – jest to numer zadania nadany przez
Samodzielną Sekcję ds. Rozliczeń (numer zadania nadawany
jest dla tematów / zadań wymienionych w składanym
wniosku o przyznanie dotacji na działalność statutową)
• Rok rozpoczęcia zadania – rok rozpoczęcia zadania jest
zgodny z rokiem rozpoczęcia zadania wykazanego w
składanym wniosku o przyznanie dotacji na działalność
statutową
• Źródło finansowania – kody zgodnie z kategorią wydatku
w ramach działalności statutowej przedstawiono w dalszej
części opracowania
Zasady opracowywania dokumentów –
kategorie wydatków
Kategorie wydatków (kody źródeł finansowania):
Przeznaczenie środków z dotacji na działalność statutową
(art.18 ust.1 pkt.1)
1A - Działania niezbędne do rozwoju specjalności naukowych lub kierunków
badawczych oraz rozwoju kadry naukowej, w tym badania naukowe lub prace
rozwojowe ujęte w planie finansowym jednostek naukowych
• literatura naukowa
• usługi obce
• materiały ( w tym np. odczynniki, drobny, jednorazowy sprzęt
laboratoryjny)
Zasady opracowywania dokumentów –
kategorie wydatków
1B - Utrzymanie infrastruktury badawczej, w tym bibliotek i archiwów
• import czasopism zagranicznych
• łączność komputerowa
1C - Zatrudnienie niezbędnej kadry naukowej i inżynieryjno-technicznej
• wynagrodzenia osobowe
• wynagrodzenia z bezosobowego funduszu płac
1D - Zakup lub wytworzenie aparatury naukowo-badawczej, związanej
z realizacją zadań, o których mowa w pkt.1, niestanowiącej dużej
infrastruktury badawczej
• aparatura naukowo-badawcza służąca realizacji zadań badawczych
• komputery z oprogramowaniem służące do realizacji zadań badawczych
Zasady opracowywania dokumentów –
kategorie wydatków
1E - Współpraca naukowa krajowa i zagraniczna, niezbędna do
realizacji zadań, o których mowa w pkt.1
• wymiana osobowa na podstawie umów międzyrządowych
• podróże służbowe krajowe i zagraniczne w ramach współpracy
1F - Upowszechnianie nauki
• dofinansowanie organizacji konferencji (bez kosztów wyżywienia)
• wydanie publikacji naukowych, materiałów pokonferencyjnych
• uczestnictwo w targach i konferencjach naukowych
• zgłoszenia patentowe
1G - Restrukturyzacja jednostek naukowych w zakresie zadań, o
których mowa w pkt.1, 3-5
• tylko w przypadku otrzymania takiej dotacji przez jednostkę
Środki z DS mogą być przeznaczane
TYLKO na realizację zadań
bezpośrednio lub pośrednio
związanych z działalnością naukową
• NIE może być finansowana działalność dydaktyczna
• NIE może być finansowana działalność administracyjna
• NIE może być finansowana działalność niezwiązana z
nauką, nawet jeśli koszty są częścią działania
wspomagającego naukę (np. koszty uczestnictwa w
konferencji naukowej, w tym podróży i
zakwaterowania – TAK, koszty druku materiałów
konferencyjnych – TAK, ale koszty wyżywienia
uczestników konferencji organizowanej przez Wydział – NIE)
Okres realizacji zadań
Każda dotacja przyznana na finansowanie
działalności statutowej musi być rozliczona
w ciągu 2 lat.
Dodatkowe informacje:
1. W przypadku gdy zakupu dokonujemy poza granicami kraju
bezwzględnie należy posługiwać się numerem identyfikacji
podatkowej (NIP) z przedrostkiem PL:
PL 584-020-32-39
2. Przy dokonywaniu zakupów na terenie Unii Europejskiej
należy uwzględnić podatek VAT naliczany w kraju, który
zwiększa wartość dokonanego zakupu – co oznacza, że należy
również zarezerwować środki na podatek VAT
3. Do dokumentu potwierdzającego zakup odczynników poza
granicami kraju należy dołączyć oświadczenie dla celów
podatku VAT (wzór oświadczenia dostępny na stronie UG)
Dodatkowe informacje:
4. Wykaz sprawozdań z działalności statutowej
sporządzanych przez Dział Księgowości
Finansowej (w części finansowej):
• F01 / s – sprawozdanie o przychodach,
kosztach i wyniku finansowym szkół wyższych
• PNT01/s – sprawozdanie o działalności
badawczej i rozwojowej w szkołach wyższych
Wykaz działów wspierających
działalność naukową w UG
• Biuro Rozwoju Kadr i Badań Naukowych
tel. (058) 523 20 04, 523 24 43, 523 24 48
• Biuro Współpracy z Zagranicą
tel. (058) 523 23 04, 523 24 60
• Biuro Wymiany Zagranicznej Studentów
tel. (058) 523 24 42
• Biuro Programów Europejskich
tel. (058) 523 23 60
• Prorektor ds. Nauki
tel. (058) 523 20 41 (sekretariat)
Dział Księgowości Finansowej
Dane kontaktowe osoby wyznaczonej w Dziale
Księgowości Finansowej do prowadzenia
ewidencji kosztów w ramach działalności
statutowej:
Elżbieta Walaszczyk
Rektorat II piętro, pok. 222
tel. (058) 523 24 63