Rola kontroli w funkcjonowaniu samorządu terytorialnego

Rola kontroli w funkcjonowaniu samorządu terytorialnego
Wpisany przez Elżbieta Garczarek
Kontroler powinien być profesjonalistą, w urzędach oczekuje się, że będzie to ekspert w każdej
dziedzinie działania administracji, umiejący odpowiedzieć na najtrudniejsze pytania.
W dzisiejszej rzeczywistości funkcjonowanie samorządu terytorialnego jest pod stałą kontrolą
społeczną, którą w znacznej mierze sprawuje prasa - zarówno lokalna, jak i krajowa.
Instytucjonalną kontrolę jednostek samorządu terytorialnego wykonują różne instytucje, a wśród
nich Najwyższa Izba Kontroli oraz Regionalne Izby Obrachunkowe.
Regionalna Izba Obrachunkowa obligatoryjnie wykonuje co cztery lata kontrole gospodarki
finansowej każdej jednostki samorządu terytorialnego, obejmując swoim zakresem legalność, a
w przypadku zadań zleconych z zakresu administracji rządowej także celowość działań.
Kontrole z zakresu zadań zleconych przeprowadzają również wojewodowie.
Organ stanowiący w każdej jednostce samorządu terytorialnego ma Komisję Rewizyjną, przy
pomocy której kontroluje działalność organu wykonawczego (zarządu, wójta, prezydenta) oraz
jednostek organizacyjnych.
Pomimo tak rozbudowanych kontroli wciąż słyszymy o nieprawidłowościach w funkcjonowaniu
samorządów, marnotrawieniu, a nawet malwersacji środków publicznych. To zapewne było
przyczyną uregulowania przez ustawodawcę, w ustawie o finansach publicznych, kwestii
kontroli w jednostkach sektora finansów publicznych, a więc i w jednostkach samorządu
terytorialnego, oraz wprowadzenie audytu wewnętrznego, który tworzy nową jakość w
funkcjonowaniu tych jednostek.
Ustawodawca nałożył na organ sprawujący na podstawie odrębnych przepisów nadzór nad
daną jednostką, obowiązek kontroli przestrzegania obowiązujących w niej procedur kontroli
finansowej. Kontrola ta jest obligatoryjna i obejmuje w każdym roku co najmniej 5% wydatków
nadzorowanej jednostki. To wymusza na jednostce samorządu terytorialnego przeprowadzanie
kontroli w ich jednostkach organizacyjnych, co wiąże się z koniecznością posiadania w
strukturach urzędu komórki kontroli instytucjonalnej.
1/6
Rola kontroli w funkcjonowaniu samorządu terytorialnego
Wpisany przez Elżbieta Garczarek
Kontrola jako element zarządzania
Kontrola jest nierozerwalnie związana z zarządzaniem i stanowi jeden z jej elementów - to
proces dokonywania ocen stanu realizacji celów. Na pojęcie zarządzania składają się elementy
nazywane funkcjami zarządzania, w sensie wykonywanych czynności, do których zalicza się:
planowanie, organizowanie, motywowanie i kontrolowanie. Definicja INTOSAI 1 kontroli
wewnętrznej określa ją jako narzędzie zarządzania wykorzystywane do uzyskania racjonalnej
pewności, że cele zarządzania zostały osiągnięte; w tym znaczeniu należy ją rozumieć jako
zbiór procedur i mechanizmów organizacyjnych. Odpowiedzialność za przydatność i
skuteczność struktur kontroli wewnętrznej spoczywa na zarządzających.
Kontrolowanie to obserwowanie przebiegu osiągania celów organizacji i wprowadzanie na
bieżąco niezbędnych korekt oraz porównywanie efektów z założeniami i celami. Bez sprawnego
i efektywnego systemu kontroli wewnętrznej nie może istnieć żadna jednostka, która ma
skutecznie funkcjonować. Kontrola wewnętrzna jest wbudowana w strukturę jednostki i jest jej
integralnym elementem, wspiera efektywność, redukuje ryzyko i ułatwia zapewnienie
wiarygodności jednostki.
Kontrola wewnętrzna w systemie kierowania jednostką
Kontrola wewnętrzna łączy się ściśle z funkcją kierowania, która występuje w każdej jednostce
organizacyjnej, jest więc kontrolą kierowniczą. Ma ona zapewnić efektywne wykonywanie zadań
przez zespoły pracownicze oraz jednostkę organizacyjną jako całość. Współczesne koncepcje
kontroli wewnętrznej określają jej główny cel jako wspieranie zarządzających w osiąganiu celów
2/6
Rola kontroli w funkcjonowaniu samorządu terytorialnego
Wpisany przez Elżbieta Garczarek
wyznaczonych dla organizacji.
Kontrola funkcjonalna ma zasadnicze znaczenie dla przebiegu bieżącej działalności każdej
jednostki. Jej prawidłowe zaprojektowanie i funkcjonowanie warunkuje osiąganie założonych
celów przy wykorzystaniu jak najmniejszych środków oraz zapewnia wysoką jakość
wykonywanych przez urząd zadań, a także pomaga przystosować się do zmiennych warunków
i uporać się ze skomplikowanymi sytuacjami, eliminuje marnotrawstwo, poprawia sprawność
działania urzędu i obsługę mieszkańców, a także stanowi skuteczną barierę dla korupcji.
Skuteczność kontroli funkcjonalnej zależy od wszystkich pracowników urzędu, ale w dużej
mierze zależy od postawy kierownictwa, które odpowiada za stworzenie odpowiedniego klimatu
dla kontroli oraz przestrzega ustalonych przez siebie zasad postępowania.
Podstawową funkcję do spełnienia w ramach tej kontroli ma skarbnik (główny księgowy), który
jest autorem większości funkcjonujących w jednostce procedur kontroli i któremu ustawa o
finansach publicznych wyznaczyła rolę „strażnika finansów", nakładając na niego określoną
odpowiedzialność - dając mu równocześnie pewne możliwości reagowania na stwierdzone
nieprawidłowości.
Kontrola wewnętrzna instytucjonalna jest powołana wyłącznie do przeprowadzania kontroli, jest
to jej główne zadanie. A celem działania jest badanie zjawisk już zaistniałych; nastawiona jest
głównie na badanie przeszłości i wyciąganie z niej wniosków.
Samorząd terytorialny, w którym jest wewnętrzna kontrola instytucjonalna ma dodatkowe źródło
informacji dotyczące zarówno funkcjonowania urzędu, jak i jednostek organizacyjnych. Kontrola
ta służy nie tylko ustalania stanu bieżącego, ale również do sprawdzania wszelkich sygnałów o
nieprawidłowościach dochodzących do kierownika jednostki. Pełni ona funkcje informacyjną i
doradczą, pozwala na korygowanie działań, ustala osoby winne zaniedbań bądź
3/6
Rola kontroli w funkcjonowaniu samorządu terytorialnego
Wpisany przez Elżbieta Garczarek
nieprawidłowości lub nadużyć. Kontrola instytucjonalna pomaga nadzorować realizację
budżetu, umożliwia w porę podejmowanie działań zaradczych lub dokonywanie niezbędnych
korekt ewentualnie zmian decyzji, które nie przyniosły oczekiwanych efektów.
Kontroler powinien być profesjonalistą, w urzędach oczekuje się, że będzie to ekspert w każdej
dziedzinie działania administracji, umiejący odpowiedzieć nawet na najtrudniejsze pytania. Jest
to bardzo wysoka poprzeczka, której nie każdy może sprostać, wymaga to bowiem bardzo
dużej wiedzy merytorycznej dotyczącej wszystkich obszarów działania samorządu oraz
finansów publicznych. Wiedza ta musi mieć oparcie w dobrym warsztacie kontrolerskim. To
wszystko jest niezbędne, aby kontrola instytucjonalna przynosiła oczekiwane efekty.
Audyt wewnętrzny
Audyt wewnętrzny jest dodatkowym narzędziem w rękach kierownika jednostki, który za jego
pomocą sprawdza funkcjonowanie jednostki, poprzez ocenę istniejących procedur i
mechanizmów kontroli. Audytor wewnętrzny przekazuje kierownikowi jednostki obiektywną i
niezależną ocenę funkcjonowania jednostki, adekwatności, efektywności i skuteczności
systemów zarządzania i kontroli oraz składa wnioski mające na celu usprawnienie
funkcjonowania jednostki.
Reasumując
4/6
Rola kontroli w funkcjonowaniu samorządu terytorialnego
Wpisany przez Elżbieta Garczarek
Kontrola pełni w samorządzie terytorialnym bardzo ważną rolę, często nie zauważaną i nie
docenianą przez kierownictwo. Zarówno kontrola funkcjonalna, instytucjonalna, jak i audyt
wewnętrzny zabezpieczają prawidłowe funkcjonowanie jednostki oraz dostarczają niezbędnej
wiedzy o jej działaniu, informują o tym, jak wypełnia wyznaczone cele i zadania.
Rolą organu stanowiącego i wykonawczego samorządu terytorialnego jest korzystanie z tych
instrumentów w sposób pełny, to od ich świadomości i umiejętności zależy, jak dostarczone
informacje przełożą się na ich działania i jakie dadzą efekty.
Warunkiem niezbędnym dla prawidłowego funkcjonowania zarówno kontroli instytucjonalnej, jak
i audytu wewnętrznego jest ich niezależność. Duży wpływ mają na to zarówno radni, jak i
kierownik jednostki, od których zależy, czy nie będą wykorzystywać tych służb dla swych
doraźnych interesów i nie zechcą włączyć ich do walki politycznej. Takie próby zdarzają się
najczęściej przed wyborami. Kontrolerzy i audytorzy wewnętrzni muszą skutecznie bronić się
przed wszelkimi naciskami, bo tylko taka postawa zapewni prawidłowe wykonywanie ich zadań
oraz zabezpieczy przed zarzutami braku obiektywizmu i dokonywania ustaleń na „zamówienie".
Profesjonalny audytor wewnętrzny i kontroler potrafią skutecznie przeciwdziałać takim
sytuacjom, co podnosi ich prestiż w jednostce.
Podstawa prawna:
-
ustawa o finansach publicznych,
ustawa o samorządzie gminnym,
ustawa o samorządzie powiatowym,
ustawa o samorządzie województwa.
5/6
Rola kontroli w funkcjonowaniu samorządu terytorialnego
Wpisany przez Elżbieta Garczarek
1. Międzynarodowa Organizacja Naczelnych Organów Kontroli
6/6