Kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych

Kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych - część I
Wpisany przez Elżbieta Garczarek
Obowiązek posiadania systemu kontroli finansowej dotyczy wszystkich jednostek sektora
publicznego.
Każda jednostka sektora finansów publicznych jest zobowiązana do prowadzenia
kontroli finansowej dotyczącej procesów związanych z gromadzeniem i
rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem.
Zgodnie z art. 44 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, odpowiedzialność za
prowadzenie gospodarki finansowej, w tym kontroli finansowej spoczywa na kierowniku
jednostki. Przepisy art. 47 ust. 2 i 3 wspomnianej wyżej ustawy określiły obowiązek ustalenia
pisemnych procedur kontroli finansowej, które mają dotyczyć procesów związanych z
gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem.
Procedury te stanowią niezbędną część systemu kontroli wewnętrznej istniejącego w każdej
jednostce - zbioru zasad i mechanizmów służących zapewnieniu prawidłowego działania
jednostki. Procedury kontroli ustala w formie pisemnej kierownik jednostki i wprowadza je do
stosowania w jednostce zarządzeniem, które określa sposób prowadzenia kontroli przez
wszystkich pracowników tej jednostki.
Kontrola finansowa w ujęciu ustawowym stanowi wewnętrzną kontrolę finansową szczególnie
istotną z punktu widzenia ochrony finansów publicznych. Zgodnie z przepisami ustawy należy
przez nią rozumieć zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzanie
wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,
badanie i porównanie ze stanem wymaganym faktycznego pobierania i gromadzenia środków
publicznych oraz zwrotu środków publicznych, prowadzenie gospodarki finansowej oraz
stosowanie odpowiednich procedur.
Kontrola finansowa dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem
środków publicznych oraz gospodarowania mieniem. Wewnętrzny system kontroli finansowej
powinien obejmować ustalenie procedur kontroli, ustalenie zasad wstępnej oceny celowości
wydatków, kontrolę prowadzenia gospodarki finansowej.
Obowiązek posiadania systemu kontroli finansowej dotyczy wszystkich jednostek sektora
publicznego. Przepisy dotyczące kontroli finansowej w ustawie o finansach publicznych nie są
zbyt obszerne. Ustawowym obowiązkiem kierownika każdej jednostki jest określenie w formie
pisemnej procedur kontroli finansowej.
1/3
Kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych - część I
Wpisany przez Elżbieta Garczarek
Kierownicy jednostek dysponują dość dużą swobodą w kształtowaniu systemu kontroli
finansowej, ma ona stanowić system zapewnienia prawidłowego funkcjonowania jednostki, a
nie jedynie procedury weryfikacji dokumentów finansowo-księgowych. Budując system kontroli
finansowej kierownicy jednostek sektora finansów publicznych muszą, zgodnie z ustawową
regulacją, brać pod uwagę Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów
publicznych ogłoszone w Komunikacie Nr 13 Ministra Finansów z 30 czerwca 2006 r.
Jednym z istotnych elementów systemu kontroli wewnętrznej są procedury, za pomocą których
wprowadzane są w jednostce formalne mechanizmy kontrolne. Procedury takie, zgodnie z
przepisami ustawy o finansach publicznych, powinny funkcjonować w każdej jednostce sektora
finansów publicznych.
System kontroli wewnętrznej jako całość ma podstawowe znaczenie w zapobieganiu
nieprawidłowościom w funkcjonowaniu jednostki, a właściwie w zapewnianiu, że działalność
jednostki będzie prawidłowa.
Kontrola polega na porównywaniu stanu postulowanego ze stanem faktycznym. Stan
postulowany wyznaczają przepisy prawa, plany finansowe, zasady gospodarnego i sprawnego
działania, plany gospodarcze, założenia polityczne.
Stwierdzone przypadki niezgodności między stanem faktycznym, a postulowanym muszą
zostać wyjaśnione, zaś środki zaradcze bądź sankcje - zastosowane.
Przy budowie systemu kontroli wewnętrznej należy pamiętać o jego podstawowych cechach:
- kontrola finansowa jest procesem zintegrowanym z bieżącą działalnością jednostki. Elementy
systemu kontroli finansowej wbudowane są w strukturę organizacyjną, procedury, praktykę
przyjętą w danej jednostce, a czynności i mechanizmy kontrolne stanowią integralną część
poszczególnych procesów i operacji prowadzonych w jednostce,
- podstawą skutecznego systemu kontroli finansowej są pracownicy jednostki, a kierownik
jednostki ustanawia cele, wprowadza mechanizmy systemu kontroli finansowej, ustala
procedury kontroli oraz monitoruje i ocenia system kontroli finansowej. System kontroli
finansowej składa się z szeregu zadań wykonywanych przez poszczególnych pracowników
jednostki na ich stanowiskach pracy, na każdym poziomie struktury organizacyjnej, dlatego
właśnie pracownicy mają kluczowe znaczenie dla skuteczności tego systemu,
- za pomocą systemu kontroli finansowej kierownik jednostki może uzyskać tylko rozsądny
stopień pewności, a nie absolutną pewność, że cele jednostki są realizowane. System kontroli
finansowej powinien być zaprojektowany i wdrożony w taki sposób, aby koszty wprowadzenia
2/3
Kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych - część I
Wpisany przez Elżbieta Garczarek
systemu lub jego poszczególnych elementów nie przewyższały uzyskiwanych dzięki nim
korzyści.
Na system kontroli wewnętrznej składają się środowisko kontroli i mechanizmy kontroli:
- środowisko kontroli stanowi ramy, w których znajdują się różne elementy kontroli; obejmuje
styl zarządzania, w tym strukturę organizacyjną oraz sposób przydziału obowiązków i funkcje
kontroli, kulturę instytucji i świadomość zawodową pracowników, ich ogólne nastawienie, a
także wiedzę o działaniach kierownictwa w dziedzinie kontroli wewnętrznej,
- mechanizmy kontroli to wszystkie stosowane środki kontroli wewnętrznej umożliwiające
zapobieganie, wykrywanie i naprawianie nieprawidłowości, a przyjęte przez kierownictwo
jednostki w celu:
-
praktycznego zabezpieczenia skutecznego prowadzenia działalności,
zgodności z przyjętą polityką wewnętrzną,
zabezpieczenia majątku,
wykrywania oszustw i nieprawidłowości,
prowadzenia dokładnej i rzetelnej księgowości,
przygotowania na czas rzetelnych informacji finansowych.
Kontrola to proces dokonywania oceny realizacji celów z punktu widzenia zarządzania, czyli w
praktyce sprawdzenie stanu faktycznego ze stanem pożądanym. Prawidłowo skonstruowany
system kontroli to narzędzie kierownictwa służące do oceniania stopnia, w jakim jest
realizowana polityka jednostki i jej procedury.
Bez sprawnego i efektywnego systemu kontroli wewnętrznej nie może istnieć żadna jednostka,
która ma skutecznie funkcjonować.
Tematyka ta będzie kontynuowana w następnych wydaniach biuletynu.
Podstawa prawna:
- Ustawa z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych.
- Komunikat Nr 13 Ministra Finansów z 30 czerwca 2006 r. w sprawie standardów kontroli
finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych.
3/3