Kontrola dowodów księgowych (cz. 2)

Kontrola dowodów księgowych (cz. 2)
Wpisany przez Elżbieta Garczarek
Dokument, który nie został poddany kontroli lub nie ma adnotacji o przeprowadzeniu kontroli nie
może być księgowany, ze względu na brak pewności, że dane, które zawiera są poprawne,
prawdziwe i kompletne.
Jednostki sektora finansów publicznych zobowiązane są, zapisami ustawy o finansach
publicznych, do prowadzenia kontroli finansowej. Ustawa czyni kierownika jednostki
odpowiedzialnym za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie kontroli
finansowej.
Przedmiotowa ustawa w art. 47 określa, że kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów
publicznych dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków
publicznych oraz gospodarowaniem mieniem.
Kontrola finansowa jest częścią systemu kontroli wewnętrznej w jednostce, obejmuje ona:
- przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i
dokonywania wydatków,
- badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie
dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań
finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień
publicznych oraz zwrotu środków publicznych,
- prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur.
Obowiązkiem kierownika jednostki jest ustalenie w formie pisemnej procedur kontroli finansowej
oraz zapewnienie ich przestrzegania.
Kierownik jednostki ustalając procedury kontroli finansowej powinien wziąć pod uwagę
Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych ogłoszone przez
Ministra Finansów na podstawie art. 63 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. Korzystając ze
standardów można sporządzić odpowiednie procedury, a także opracować zasady
funkcjonowania jednostki.
1/3
Kontrola dowodów księgowych (cz. 2)
Wpisany przez Elżbieta Garczarek
Sporządzone i wdrożone w jednostce regulacje wewnętrzne oparte na standardach, obejmujące
m.in. politykę rachunkowości wraz z procedurami, politykę bezpieczeństwa informatycznego,
ochrony dokumentów, regulamin zamówień publicznych wraz z procedurami, zasady oceny
pracowników itd., stanowią istotną część kontroli finansowej w jednostce.
Istotnym elementem kontroli finansowej jest zatwierdzanie operacji finansowych i
gospodarczych, które winno być dokonane przez kierownika jednostki lub upoważnionego przez
niego pracownika przed ich realizacją.
Potwierdzeniem przeprowadzenia kontroli finansowej są umieszczone na dowodzie księgowym
adnotacje, mówiące o przeprowadzeniu kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej, opis
operacji gospodarczej oraz zatwierdzenie, zgodnie z obowiązującymi w jednostce procedurami
kontroli finansowej przez osoby do tego upoważnione.
Na dowodzie księgowym należy umieścić adnotację dotyczącą zastosowania przepisów o
zamówieniach publicznych, a w przypadku gdy są one wynikiem realizacji umów należy
zaznaczyć, że usługa została wykonana zgodnie z umową, a także umieścić opis, w jakim celu
wykonano przedmiotową usługę bądź dokonano zakupu.
Fakt przeprowadzenia kontroli dokumentu powinien być potwierdzony podpisem osób
upoważnionych oraz datą dokonania przez nich kontroli na dowodzie księgowym w miejscu do
tego przeznaczonym. Po tych kontrolach dowody są przekazywane do akceptacji, a następnie
do dekretacji i zaksięgowania. Opisy odnoszące się do treści dokumentu i operacji, którą
odzwierciedla umieszcza się na odwrocie dokumentu.
Dokument, który nie został poddany kontroli lub nie posiada adnotacji o przeprowadzeniu
kontroli nie może być księgowany, ze względu na brak pewności, że dane, które zawiera są
poprawne, prawdziwe i kompletne.
2/3
Kontrola dowodów księgowych (cz. 2)
Wpisany przez Elżbieta Garczarek
Ustawa o finansach publicznych wskazuje Głównego Księgowego jako tego, który dokonuje
wstępnej kontroli, a dowodem jej dokonania jest złożenie podpisu na dokumencie obok podpisu
osoby właściwej rzeczowo, co oznacza, że nie wnosi on zastrzeżeń co do prawidłowości
operacji, jej zgodności z prawem, a także do kompletności oraz formalno-rachunkowej
rzetelności i prawidłowości dokumentów, a zobowiązania wynikające z tej operacji mieszczą się
w planie finansowym jednostki.
Dokumenty sprawdzone zatwierdza do wypłaty kierownik jednostki albo osoba przez niego
upoważniona.
Podstawa prawna: Ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych.
3/3