Sprawozdanie - Instytut Ochrony Środowiska – Państwowy Instytut

Sprawozdanie ze spotkania inaugurującego
rozpoczęcie realizacji projektu RIVER-SHIELD ”
(Grecja, Kavala 25-26 maja 2006 r.)
Spotkanie inauguracyjne zostało zorganizowane przez Region of East Macedonia Thrace,
który pełni funkcję partnera wiodącego (Lead Partner- LP) w realizacji projektu w sprawie
ochrony rzek przed awaryjnymi zanieczyszczeniami przemysłowymi „RIVER-SHIELD”.
Projekt został zatwierdzony do współfinansowania ze środków Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego (ERDF) w ramach Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG III B
CADSES, której celem jest wspieranie współpracy międzynarodowej (komponent B)
zarówno na zewnętrznych, jak i na wewnętrznych granicach Wspólnoty.
Spotkanie inaugurujące realizację projektu „RIVER-SHIELD” odbyło się w sali
konferencyjnej Departamentu Wodnego Region of East Macedonia Thrace w dniach 2526.05.2006 r. Przebieg spotkania był zgodny z zaproponowanym przez stronę grecką
porządkiem dziennym (zał. 1). W spotkaniu wzięło udział 21 osób. Listę uczestników wraz z
ich danymi emaliowymi zamieszczono w zał. 2. Instytut reprezentowała Wanda Kacprzyk,
uczestnicząca w projekcie jako asystent kierownika projektu.
Partnerzy projektu (Project Partner-PP), poza grecką firmą konsultingową, stanowią
jednostki państwowe, większości związane z gospodarką wodną w dorzeczach (rzek greckich,
morawskich, słoweńskich). Status instytutu resortowego, czyli podobny do IOŚ, ma węgierski
instytut VITUKI. Bułgarię – jedyne państwo spoza UE – reprezentuje fundacja “Foundation
Regional Development”.
Po prezentacji partnerów uczestniczących w projekcie scharakteryzowano 2-letni projekt w
sprawie ochrony rzek przed awaryjnymi zanieczyszczeniami przemysłowymi „RIVERSHIELD o budżecie 1,28 mln Euro. Projekt „RIVER-SHIELD” zaliczono do działania 4.2.
Wspieranie zarządzania kryzysowego i zapobiegania katastrofom w priorytecie 4: Ochrona
środowiska, gospodarowanie zasobami i przeciwdziałanie ryzyku. Projekt podzielono na 6
bloków tematycznych (Work Package -WP):
WP1. Zarządzanie i raportowanie
WP2. Budowanie zdolności
WP3. Narzędzia wspierające działania ratownicze
WP4. Wdrożenie
WP5. Dodatkowe działania
WP6. Upowszechnianie wyników
Pan Ioannis Ioannidis z Thesis Consulting Ltd. przedstawił ogólne wymagania obowiązujące
w programie INTERREG III B CADSES dotyczące:
- schematu projektu: Wniosek, oświadczenia o współfinansowaniu, decyzja o włączenie
projektu do programu CADSES, umowa zewnętrza (Subsidy Contract), Joint
Convention (sporządzona w Komotini w dniu 18.05.2005), przepisy prawne
wspólnotowe (1260/99, 438/2001, 448/2004) i krajowe, wytyczne programu
INTERREG (2000/1101 z 28/4/2000 zmodyfikowane przez komunikat z 2/09/2004),
punkt kontaktowy JTS i CADSES (www.cadses.net),
- odpowiedzialności i kompetencji LP w zakresie realizacji projektu i jego obsługi
finansowej, koordynacji działań partnerów, opracowania na podstawie informacji od
PP raportów z realizacji projektów obejmujących część merytoryczną i finansową
(pierwszy wg stanu na dzień 30.06.06 następne co pół roku) i ich przekazywanie do
-
-
marca i września każdego roku, okresowego występowania o refundację poniesionych
kosztów przed 1 kwietnia, 1 lipca, 1 października lub 1 grudnia (pierwsza płatność po
podpisaniu Subsidy Contract, ale przed upływem 6 miesięcy) oraz jej rozdzielenie
między PP;
odpowiedzialności PP za realizację terminową zadań, dysponowanie własnym
budżetem, przekazywanie terminowe danych, za uzyskiwanie i przesłanie
certyfikatów poniesionych kwalifikowanych kosztów, niezbędnych z punktu widzenia
realizacji projektu, wydanych po kontroli finansowej I stopnia (koszty pośrednie mogą
stanowić 7% budżetu PP lub do 20% kosztów osobowych);
zasad dokonywania zmian:
o małoistotnych – automatycznie po poinformowaniu LP,
o w odniesieniu do 20% zmian w budżecie pomiędzy liniami budżetowymi
(Budget Line- BL)a WP za zgodą LP;
o zasadniczych budżetu i zakresu za uprzednią zgodą Komitetu Sterującego
(Steering Committee- SC).
Zgodnie z porządkiem obrad podpisano Joint Convention i skompletowano po 1 egzemplarzu
dla każdego partnera projektu.
Przybliżono zakres i wymagania czasowe WP1 i WP2.
Zaprezentowano procedury zarządzania projektem, które obejmują:
- e-mailowe i telefoniczne kontakty w j. angielskim,
- co 6 miesięcy spotkania koordynacyjne, raportowanie i prośby o refundację kosztów
(co 3 miesiące),
- organizację i kierowanie projektem (zał. 3):
o struktura jednostki kierującej projektem (Project Management Unit- PMU):
Panagiotis Georgiadis - kierownik projektu, Yannis Ioannidis merytoryczny
koordynator i Periklis Polizoidis finansowy koordynator, kierownicy
regionalnych zespołów roboczych (Regional Work Teams -RWT)
o zarząd projektu: kierownik projektu, merytoryczni i finansowi koordynatorzy,
o 7 regionalnych zespołów roboczych realizujących projekt na poziomie
regionalnym
o komitet oceniający (Evaluation Committee- EC): niezależni eksperci,
koordynatorzy sieci regionalnych,
o grupa ekspercka (Expert Group- EG): naukowcy i konsultanci
o regionalne sieci (Regional Networks - RN): decydenci, wdrażający wyniki
projektu (users)użytkownicy i pozostali zainteresowani, w tym NGOs,
- system monitorowania realizacji projektu zgodnie z harmonogramem (zakres,
uzyskane wyniki w wymaganych terminach) i oceny realizacji projektu (wskaźniki
realizacji celów, punktacja, znaczenie, ocena), który wkrótce opracuje kierownik
projektu.
Zadania i terminy ich realizacji w ramach WP2:
1. Ocena ryzyka w wybranym regionie, w tym identyfikacja:
• zagospodarowania terenu (dane + mapy)
• działalności przemysłowej – potencjalnych źródeł awarii,
• niebezpiecznych substancji – możliwych uwalnianych objętości,
• drogi przenikania zanieczyszczeń do rzeki,
2
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Zakres raportu identyfikacji ryzyka (wytyczne do opracowania przez VITUKI) do
07/2006
Opracowanie raportów przez wszystkich partnerów dla własnych regionów do
08/2006
Zaprojektowanie regionalnych sieci do 09/2006
• sposób podejścia do tworzenia sieci,
• uczestnicy odpowiadający za zapobieganie i reagowanie na awarie,
• przedstawiciele władzy publicznej (rządowej i samorządowej), służb i instytucji,
• specjaliści z zakresu ochrony środowiska i bezpieczeństwa,
• lista uczestników tworzących regionalną sieć z pełnymi danymi kontaktowymi,
Organizacja warsztatów dot. wymiany doświadczeń do 10/2006
• Prezentacja ww. raportów,
• Wymiana doświadczeń i konsultacje (ankiety) nt. zapobiegania ryzyku i
reagowania na nie,
• Sprawozdanie z listą uczestników i zdjęciami
Zaprojektowanie Systemu Wczesnego Ostrzegania w Grecji do 11/2006
Zainstalowanie ww. systemu do 03/2007 (bez naszego udziału):
• przeszkolenie personelu, testowanie systemu, organizacja ćwiczeń
Na pytania przedstawiciela Polski strona grecka udzieliła następujących wyjaśnień:
- udział PP w zadaniu 2.4 możliwy np. na zasadach konsultacji,
- kwestionariusz powinien przygotować lider przy udziale PP,
- osoby włączone w RN nie są opłacane z projektu, efektem tego podzadania będzie
wstępny katalog zidentyfikowanych zainteresowanych osób i instytucji,
- ocena ryzyka dotyczy regionu nie kraju,
- badany region można zmienić po poinformowaniu uprzednim LP,
- jeżeli potrzebne zadania dla ekspertów zewnętrznych to należy je sprecyzować i
przekazać LP,
- LP nie planuje udzielania wytycznych odnośnie sposobu przeliczania PLN na EURO i
otwierania oddzielnego konta,
- zaprojektowano nowe logo, które należy umieszczać na dokumentach i wynikach
projektu wraz z logo programu CADSES i mapą WE oraz stosownymi
wyjaśnieniami.
Wnioski:
1. Podpisując, wcześniej uzgodnioną, wspólną umowę rozpoczęto oficjalnie współpracę
w ramach projektu „RIVER-SHIELD”, czyli osiągnięto główny cel spotkania
2. Eksperci reprezentujący poszczególnych partnerów projektu i partnera wiodącego
nawiązali bezpośrednie kontakty
3. Przyjęto do wiadomości i stosowania odgórnie obowiązujące terminy raportowania
postępów (merytorycznych i finansowych) w realizacji ww. projektu przez partnera
wiodącego do Wspólnego Sekretariatu Technicznego Programu CADSES oraz
terminy składania w imieniu wszystkich partnerów przez partnera wiodącego prośby o
refundację wydatków poniesionych podczas realizacji projektu
4. W celu przygotowania pierwszego raportu za okres maj-czerwiec br. uzgodniono, że
partner wiodący z wyprzedzeniem prześle do wszystkich partnerów projektu zakres
informacji wymagany do jego przygotowania i wskaże termin ich odesłania
5. Ze względu na dobro partnerów realizujących projekt zobowiązano LP, aby w
wymaganych terminach występował o refundację poniesionych wydatków ze środków
3
ERDF z pominięciem partnerów, którzy nie zdążyli w terminie przysłać wymaganych
informacji
6. Dopuszczalne jest na każdym etapie składanie z wyprzedzeniem informacji do
partnera wiodącego o trudnościach w realizacji projektu „RIVER-SHIELD”, w tym
niewykorzystanych środkach, o konieczności dokonania zmian we wniosku na
realizację projektu np. dotyczących zakresu merytorycznego, zmian w finansowaniu
zarówno poszczególnych linii budżetowych jak i bloków tematycznych.
Sporządziła:
Wanda Kacprzyk
4