Nowa instrukcja kancelaryjna
Transkrypt
Nowa instrukcja kancelaryjna
Karta informacyjna szkolenia tematycznego realizowanego przez Stowarzyszenie „Miasta w Internecie” w ramach projektu „Nowoczesny samorząd = przejrzysty samorząd” Tytuł szkolenia Liczba dni szkoleniowych Opis szkolenia Nowa instrukcja kancelaryjna 2 dni Celem szkolenia jest przedstawienie zmian wprowadzonych w wyniku wejścia w życie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Omówione zostaną zagadnienia objęte nowym rozporządzeniem, a zatem zarówno wykonywanie czynności kancelaryjnych w systemie tradycyjnym jak również w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD). Podczas szkolenia poruszone zostaną następujące zagadnienia: 1. Źródła prawa dotyczące postępowania z dokumentacją w podmiocie. 2. Rodzaje współczesnej dokumentacji. 3. Instrukcja kancelaryjna: Zakres podmiotowy i przedmiotowy, słownik pojęć i ważne terminy, zarządzenie wewnętrzne w sprawie stosowania instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt, wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania spraw, koordynator czynności kancelaryjnych – zadania w systemie tradycyjnym i systemie EZD, interoperacyjność znaku sprawy, akta sprawy w systemie tradycyjnymi EZD, metryka sprawy w systemie tradycyjnym i systemie EZD. 4. Jednolity rzeczowy wykaz akt. 5. Czynności kancelaryjne w systemie EZD. 6. Wymagania dla systemu EZD. 7. Sporządzanie procedur do wdrożenia EZD. 8. Współdziałanie, rozpowszechnianie i udostępnianie pism wewnątrz podmiotu. 9. Instrukcja kancelaryjna a projekt rozporządzenia w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych. 10. Instrukcja kancelaryjna a przepisy kodeksu postępowania administracyjnego. 11. Organizacja i zakres działania archiwum zakładowego. Szkolenie ma charakter praktyczny. Uczestnicy po zapoznaniu się z różnymi aspektami zastosowania przepisów instrukcji kancelaryjnej, samodzielnie wykonają zadania polegające m.in. na: • • • • • • • • • • • • • • • • Agenda nadawaniu symbolu klasyfikacyjnego i kategorii archiwalnej z rzeczowego wykazu akt, zakładaniu i prowadzeniu spisu spraw, prowadzeniu metryki sprawy, zakładaniu teczek aktowych, zakładaniu podteczek, nadawaniu znaku sprawy z teczki aktowej, nadawaniu znaku sprawy z podteczki, opisaniu teczki i podteczki, porządkowaniu teczek aktowych do przekazania do archiwum zakładowego, porządkowaniu dokumentacji nie tworzącej akt spraw jak np. raporty kasowe, listy płac itp., paginacji teczki aktowej kat. „A” i kat. wyższej niż B10, sporządzaniu spisów zdawczo-odbiorczych, odrębnie dla kat. „A” i kat. „B”, w układzie rzeczowym i chronologicznym, uporządkowaniu akt osobowych i sporządzeniu dla nich spisu zdawczoodbiorczego, wypełnieniu karty wypożyczeń ze składu chronologicznego, wypełnieniu karty wypożyczenia i udostępnienia z archiwum zakładowego, wypełnieniu protokołu zniszczenia lub zagubienia akt. 1 dzień 7:30 – 7:45 Rejestracja uczestników, przywitanie 7:45 – 9:30 Źródła prawa dotyczące postępowania z dokumentacją w podmiocie. Rodzaje współczesnej dokumentacji. Instrukcja kancelaryjna. 9:30 – 10:00 Przerwa 10:00 – 12:00 Jednolity rzeczowy wykaz akt. System EZD – czynności kancelaryjne, wymagania, procedury do wdrożenia. 12:00 – 13:00 Przerwa 13:00 – 15:30 Współdziałanie, rozpowszechnianie i udostępnianie pism wewnątrz podmiotu. Instrukcja kancelaryjna a inne akty prawne. Organizacja i zakres działania archiwum zakładowego. Agenda 2 dzień 7:30 – 9:30 Warsztaty – cz. 1 9:30 – 10:00 Przerwa 10:00 – 12:00 Warsztaty – cz. 2 12:00 – 13:00 Przerwa 13:00 – 15:30 Warsztaty – cz. 3 Prelegent Małgorzata Bieda Prawnik, praktyk archiwista z uprawnieniami II-go stopnia. Urzędnik Służby Cywilnej. Od 15 lat kierownik Oddziału ds. Archiwum, Koordynator Czynności Kancelaryjnych, Członek Zespołu Wdrożeniowego Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w Lubelskim Urzędzie Wojewódzkim. Trener prowadzący szkolenia w dziedzinie archiwum, instrukcji kancelaryjnej i sekretariatu. Konsultant w dziedzinie archiwistyki na portalu internetowym www.archiwistyka.pl. Członek Stowarzyszenia Archiwistów Polskich. UM Radlin Liczba edycji szkolenia 4 Liczba uczestników 60 osób UM Czechowice-Dziedzice Daty edycji 8-9.X.2012 19-20.XI.2012 7-8.I.2013 11-12.II.2013 Liczba edycji szkolenia 8 Liczba uczestników Daty edycji 120 osób 10-11.X.2012 21-22.XI.2012 10-11.XII.2012 12-13.XII.2012 9-10.I.2013 13-14.II.2013 25-26.II.2013 27-28.II.2013