1 ZAPYTANIE OFERTOWE na wynajem sali konferencyjnej wraz z

ZAPYTANIE OFERTOWE
na wynajem sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem i cateringiem
w ramach projektu
„Uczniowie i rodzice kapitałem społecznym nowoczesnej szkoły”
współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, POKL 3.1.2
Kod CPV: 70220000-9 (Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkania)
Kod CPV: 55320000-9 (Usługi podawania posiłków)
I.
ZAMAWIAJĄCY:
Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej
Centrum Mazowsze
ul. Długa 23/25, 00-238 Warszawa
II.
TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Zasadach
finansowania oraz Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki, obowiązujących na dzień ogłoszenia zapytania. Zapytanie ofertowe zostanie wysłane do co
najmniej trzech potencjalnych wykonawców, udostępnione na stronie internetowej www.frdl.mazowsze.pl oraz
w siedzibie FRDL Centrum Mazowsze.
III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
1.
Wynajem sali na jednodniową konferencję otwierającą projekt dla minimum 650 osób, w ustawieniu
teatralnym.
1.1 Termin – konferencja planowana jest w okresie 25.09.2013 – 4.10.2013 – proszę o podanie wolnych
terminów we wskazanym okresie, wyłączając soboty i niedziele.
1.2 Dostępność sali w godzinach 08.30-16.00.
1.3 Standard sali: sala powinna spełniać wszystkie wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane
pomieszczeniom, w których organizowane są konferencje.
W przypadku obecności osób niepełnosprawnych Wykonawca zapewni dostęp do sali.
Proszę o dołączenie do oferty pliku ze zdjęciami proponowanej sali oraz miejsca gdzie będą świadczone
usługi cateringowe. W przypadku nie spełnienia standardów (czyste ściany, czysta podłoga/wykładzina,
pomieszczenie z oknami, nieuszkodzone meble, klimatyzacja, winda w przypadku sal na piętrze) oraz
znacznych rozbieżności pomiędzy zdjęciami, a stanem faktycznym sal, Zleceniodawca zastrzega sobie
prawo do rezygnacji z oferty i zaproszenia do współpracy kolejnego Oferenta z listy.
1.4 Wyposażenie sali: sprzęt multimedialny niezbędny do przeprowadzenie konferencji: laptop, projektor
multimedialny, ekran lub biała (bardzo jasna) ściana, łącze internetowe (stałe, wi-fi), inne dodatkowe
elementy: flipchart, flamastry; dostęp do ksero i faxu w budynku (w sytuacjach awaryjnych).
1.5 Udostępnienie 6 m bieżących stołów/lady oraz 6 krzeseł na stanowisko recepcji.
1.6 Udostępnienie co najmniej na tydzień przed planowanym terminem konferencji dodatkowego
pomieszczenia lub miejsca do przechowywania materiałów konferencyjnych.
1.7 Udostępnienie miejsca na przechowywanie odzieży wierzchniej (np. szatnia) oraz miejsc
parkingowych dla co najmniej 5 samochodów.
1.8 Możliwość przyklejenia lub umieszczenia w inny sposób przy drzwiach wejściowych (np. na
stojakach – zapewnienia oferent), na drodze do sali i w sali plakatu i programu konferencji
1.9 Lokalizacja - sala powinna znajdować się w odległości nie większej niż 300m od najbliższego
przystanku, gdzie można dotrzeć komunikacją miejską (metro, tramwaj, autobus) i nie większej niż 10km
od Dworca Centralnego w Warszawie.
Sala powinna znajdować się w tym samym budynku co restauracja lub catering muszą być dostarczone
na miejsce konferencji.
1
Projekt „Uczniowie i rodzice kapitałem społecznym nowoczesnej szkoły” współfinansowany
ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
2.
Przerwa kawowa: całodniowa, uzupełniana w razie potrzeby:
- kawa, herbata, ciasteczka lub ciasto, woda gazowana, niegazowana, soki owocowe (nie napoje), mleko (nie
w proszku) lub śmietanka do kawy. Przerwa kawowa powinna być przygotowana co najmniej na pół godziny
przed rozpoczęciem konferencji.
3.
Lunch: zupa, drugie danie i deser, z możliwością wyboru dania wegetariańskiego. Wyżywienie w tym samym
budynku co sala konferencyjna, należy podać trzy przykładowe MENU.
IV. NIE JEST DOPUSZCZALNE SKŁADANIE OFERT CZĄSTKOWYCH.
V.
DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA WYMAGANE DLA POTWIERDZENIA WARUNKÓW UDZIAŁU
W ZAMÓWIENIU:
a)
skan podpisanego przez Wykonawcę oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia (Załącznik nr 1)
Zamawiający nie może udzielić zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez
powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami
upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu
Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy
a wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej,
pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia,
opieki lub kurateli.
zdjęcia oferowanej sali
b)
VI. SPOSÓB WYCENY:
1)
2)
3)
Prosimy o podawanie cen brutto w tabelce stanowiącej Załącznik nr 2(formularz oferty) - formularz oferty
musi zostać przesłany w postaci podpisanego przez wykonawcę skanu oraz dodatkowo w formie edytowalnej
(forma edytowalna nie wymaga podpisu).
Zamawiający może prosić oferentów o dodatkowe wyjaśnienia lub uzupełnienie oferty. W takiej sytuacji
wszyscy oferenci będą mieli szanse na takie same uzupełnienia.
Oferenci mogą zadawać pytania w trakcie okresu przygotowania oferty wyłącznie mailowo.
VII. POZOSTAŁE WARUNKI:
1)
2)
3)
4)
Umowa musi zostać podpisana do dnia 07.06.2013r. Ustalone ceny nie mogą ulec zmianie przez cały okres
trwania umowy, niezależnie od ewentualnych zmian stawki VAT w kolejnych miesiącach.
Jeżeli zaoferowana cena przekroczy kwoty przewidziane w budżecie projektu Zamawiający rozpocznie
negocjacje indywidualne z oferentami. Jeżeli w wyniku negocjacji nie uda się osiągnąć cen mieszczących się
w budżecie projektu, zapytanie ofertowe uznaje się za nieważne.
Płatności zaliczkowe są możliwe pod warunkiem posiadania na koncie środków projektowych z MEN.
Zaliczka nie może przekroczyć 40% wartości zamówienia.
Zgłoszenie ostatecznej liczby uczestników konferencji na 3 dni przed terminem.
VIII. KRYTERIA WYBORU OFERT:
Kryterium oceny oferty jest CENA (PUNKTACJA - porównanie między Oferentami: X – najniższa cena, Y – cena
Oferenta A; punktacja Oferenta A = X/Y)
z uwzględnieniem poniższych warunków:
- jeżeli cena zaproponowana przez oferentów mieści się w budżecie projektu, a różnica kwot nie jest większa niż
10% (cena najniższa/cena wyższa), Zamawiający może wybrać droższą ofertę w dwóch przypadkach:
1) jeżeli oferent zapewni lepszy standard usług podstawowych (sala, wyżywienie)
2) jeżeli proponowane miejsce ma dogodniejszy dojazd.
Proszę o przesłanie oferty w terminie do 24 maja 2013r. (piątek) do godz.12.00 wyłącznie na adres e-mail:
[email protected]. W tytule maila proszę dopisać: oferta – sala konferencyjna - projekt „Uczniowie i
rodzice kapitałem społecznym nowoczesnej szkoły”.
Pytania należy kierować do:
Ewa Pawlak
[email protected]
kom. 606 997 506
2
Projekt „Uczniowie i rodzice kapitałem społecznym nowoczesnej szkoły” współfinansowany
ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego