Regulamin przeprowadzania kontroli wewnętrznej

Załącznik do zarządzenia Nr 48/09
Rektora PWSZ im. St. Staszica w Pile
z dnia 15 października 2009 roku
Regulamin przeprowadzania kontroli wewnętrznej
w Państwowej WyŜszej Szkole Zawodowej
im. Stanisława Staszica w Pile
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§1
Niniejszy Regulamin określa szczegółowe zasady i tryb przeprowadzania kontroli
wewnętrznej w Państwowej WyŜszej Szkole Zawodowej im. Stanisława Staszica w Pile,
zwanej dalej „Uczelnią”, z wyłączeniem nauczycieli akademickich, w zakresie dydaktyki,
którzy podlegają ocenie zgodnie z przepisami Statutu Państwowej WyŜszej Szkoły
Zawodowej im. Stanisława Staszica w Pile.
§2
Kontrola wewnętrzna jest niezbędnym elementem skutecznego zarządzania i polega na
sprawdzeniu sposobu wykonywania przez jednostki organizacyjne Uczelni i poszczególnych
pracowników powierzonych im zadań.
§3
Do obowiązków Prorektorów, Dyrektorów Instytutów, Kanclerza i Kierowników jednostek
organizacyjnych Uczelni naleŜy zapewnienie warunków do efektywnego działania kontroli
wewnętrznej, w szczególności poprzez:
1) jednoznaczne i pisemne określenie zakresu zadań, uprawnień i odpowiedzialności
poszczególnych jednostek organizacyjnych oraz ich pracowników,
2) określenie zasad obiegu dokumentów, a przede wszystkim dokumentów finansowoksięgowych, zasad gospodarki finansowej, zasad i trybu przestrzegania instrukcji
kancelaryjnej, archiwalnej oraz rzeczowego jednolitego wykazu akt,
3) bieŜące aktualizowanie wszystkich uregulowań wewnętrznych (regulaminy,
instrukcje, statut i inne) w miarę zmiany przepisów ogólnie obowiązujących, zmian
organizacyjnych i wymagań w zakresie realizacji zadań,
4) przestrzeganie przez jednostki organizacyjne Uczelni dyscypliny w zakresie
gospodarki finansowej, obrotu składnikami majątkowymi, dyscypliny pracy oraz
zabezpieczenia i ochrony mienia,
5) ujawnianie niegospodarności i naduŜyć,
Strona 2 załącznika do zarządzenia Nr 48/09
Rektora PWSZ im. St. Staszica w Pile
z dnia 15 października 2009 roku
6) sprawdzanie rzetelności i prawidłowości prowadzonej przez jednostki organizacyjne
dokumentacji oraz sprawozdawczości statystycznej,
7) zgłaszanie propozycji wniosków, w zakresie:
a) zmiany obiegu dokumentów,
b) organizacji pracy,
c) struktury organizacyjnej,
d) wykorzystania podmiotów oraz środków pracy,
8) przeprowadzanie na zlecenie Rektora lub Kanclerza, planowych oraz doraźnych
kontroli w jednostkach organizacyjnych Uczelni,
9) zabezpieczanie dowodów rzeczowych w przypadku wykrycia naduŜyć oraz
sporządzania wspólnie z Działem Organizacyjno-Prawnym, Rozwoju i Współpracy
Międzynarodowej projektów wniosków kierowanych do organów ścigania,
10) współdziałanie z organami kontroli zewnętrznej, przeprowadzającymi kontrole na
terenie Uczelni.
Rozdział II
Zadania i zasady organizacji kontroli wewnętrznej
§4
1. Organizację kontroli wewnętrznej w ramach obowiązującego w Uczelni regulaminu
Organizacyjnego ustala Rektor, który sprawuje równieŜ ogólny nadzór nad jej
funkcjonowaniem.
2. Zadaniem kontroli wewnętrznej jest:
1) sprawdzanie wykonywania zadań i efektywności podejmowanych działań,
2) badanie zgodności działania z:
a) powszechnie obowiązującymi przepisami prawa,
b) zarządzeniami Rektora, Kanclerza, uchwałami, stanowiskami, wytycznymi
i decyzjami organów kolegialnych Uczelni oraz dyspozycjami bezpośrednich
przełoŜonych,
c) interesem gospodarczym Uczelni,
3) badanie rzetelności dokumentów przez sprawdzanie zgodności ich treści ze stanem
faktycznym,
4) sprawdzanie przestrzegania ustalonego porządku i dyscypliny pracy oraz stanu
bezpieczeństwa i higieny pracy,
5) ustalanie nieprawidłowości w realizacji zadań i podejmowanych działań oraz ich
negatywnych następstw,
6) badanie przyczyn stwierdzonych nieprawidłowości oraz wskazanie sposobów
i środków niezbędnych do ich wyeliminowania w przyszłości.
§5
1. Kontrola wewnętrzna moŜe być przeprowadzana na róŜnych etapach realizacji zadań.
2. System organizacyjny kontroli wewnętrznej obejmuje:
1) kontrolę dokonywaną przez:
Strona 3 załącznika do zarządzenia Nr 48/09
Rektora PWSZ im. St. Staszica w Pile
z dnia 15 października 2009 roku
2)
3)
4)
5)
6)
a) wszystkich kierowników jednostek organizacyjnych Uczelni w ramach
bezpośredniego nadzoru nad wykonywaniem zadań przez podległych im
pracowników,
b) pracowników na stanowiskach nie kierowniczych, do obowiązków których
naleŜy sprawdzanie określonych czynności lub dokumentów w określonym
zakresie i na określonym etapie załatwiania spraw,
samokontrolę pracowników,
wstępną kontrolę przez Kwestora lub Kanclerza, działań powodujących dla Uczelni
zobowiązania finansowe,
kontrolę wewnętrzną przeprowadzaną na zlecenie Rektora, przez powołaną w tym
celu Komisję,
kontrolę finansową,
audyt wewnętrzny.
§6
Kontrolę wykonywania zadań, których realizacja naleŜy do dwóch lub więcej jednostek
organizacyjnych, sprawują Kierownicy tych jednostek – kaŜdy w swoim zakresie.
Rozdział III
Kontrola przeprowadzana przez Kierowników jednostek organizacyjnych Uczelni
§7
Kierownicy jednostek organizacyjnych Uczelni ustalają zakres i formy kontroli w taki sposób,
aby zapewnić prawidłowe i terminowe wykonywanie zadań, a jednocześnie nie ograniczać
samodzielności pracowników i w konsekwencji odpowiedzialności za wyniki ich działalności.
KaŜdy Kierownik przy ustaleniu zakresu i form kontroli powinien w szczególności
uwzględnić:
1) stopień złoŜoności i trudności powierzonego zadania oraz jego powiązania z innymi
zadaniami wykonywanymi przez pracowników,
2) kwalifikacje pracowników, ich obowiązkowość i poczucie odpowiedzialności oraz
stopień przygotowania do samodzielnego wykonywania zadań,
3) uzasadnione skargi, wyniki przeprowadzonych kontroli i inne informacje wskazujące
na występowanie nieprawidłowości w załatwianiu określonych spraw pracowników.
§8
Kierownik jednostki organizacyjnej Uczelni, który w czasie przeprowadzania kontroli
wewnętrznej podległej mu komórki, stwierdził nieprawidłowości, obowiązany jest
doprowadzić do ich usunięcia.
Strona 4 załącznika do zarządzenia Nr 48/09
Rektora PWSZ im. St. Staszica w Pile
z dnia 15 października 2009 roku
§9
Wszystkie działania powodujące dla uczelni zobowiązania finansowe lub inne zobowiązania
majątkowe podlegają wstępnej kontroli Kwestora lub Kanclerza, niezaleŜnie od kontroli
dokonywanej przez Kierowników jednostek organizacyjnych.
Rozdział IV
Samokontrola
§ 10
W ramach samokontroli dokonywanej przez pracowników naleŜy sprawdzanie dokumentów
pod względem:
1) merytorycznym, tzn. zgodności treści dokumentu ze stanem rzeczywistym oraz
przepisami prawa,
2) formalnym, tzn. zgodności formy dokumentu z wymaganiami określonymi
w przepisach prawa,
3) rachunkowym, tzn. pod względem prawidłowości dokonanych wyliczeń,
4) zgodności z innymi dokumentami lub stanem faktycznym, które pracownikowi są
znane, w przypadkach, w których ta zgodność jest wymagana,
5) terminowego wykonywania czynności przez inne jednostki organizacyjne Uczelni,
uczestniczące w realizacji zadania lub w załatwieniu sprawy.
§ 11
Pracownicy dokonują na bieŜąco samokontroli, potwierdzając prawidłowość opracowania
dokumentu lub zapisując na dokumencie ewentualne zastrzeŜenia oraz wpisując na nim datę
kontroli i własnoręczny podpis.
Rozdział V
Kontrola przeprowadzana na zlecenie Rektora
§ 12
1. W przypadku zaistnienia potrzeby przeprowadzenia w danej jednostce organizacyjnej
Uczelni kontroli wewnętrznej, rektor powołuje Komisję ds. Kontroli Wewnętrznej, zwaną
dalej Komisją.
2. Skład Komisji ustalany jest kaŜdorazowo, w zaleŜności od rodzaju zadań i czynności
jednostki organizacyjnej.
Strona 5 załącznika do zarządzenia Nr 48/09
Rektora PWSZ im. St. Staszica w Pile
z dnia 15 października 2009 roku
§ 13
Przed przystąpieniem do kontroli Przewodniczący Komisji informuje Kierownika jednostki
organizacyjnej, w której będzie przeprowadzana kontrola, o terminie jej rozpoczęcia,
planowanym terminie jej zakończenia i zakresie przedmiotowym kontroli oraz uzgadnia z nim
warunki i zasady współdziałania w trakcie jej trwania.
§ 14
1. W czasie kontroli Komisja zobowiązana jest:
1) ustalić wszystkie elementy badanego stanu faktycznego pod względem zgodności ze
stanem rzeczywistym,
2) zapewnić pracownikom, których działalność jest objęta kontrolą, udział w ustaleniu
stanu faktycznego poprzez:
a) przeprowadzanie kontroli w obecności pracowników odpowiedzialnych,
b) korzystanie z ich wyjaśnień ustnych lub pisemnych,
c) wnikliwe analizowanie przedstawionych przez nich dowodów, takich jak:
dokumenty, dowody rzeczowe, dane ewidencyjne, sprawozdania, wyjaśnienia
i oświadczenia pisemne pracowników, złoŜone z własnej inicjatywy,
d) Ŝądanie od pracowników pisemnych oświadczeń i wyjaśnień odnośnie
stwierdzonych nieprawidłowości,
3) informować Kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej o stwierdzonych
nieprawidłowościach, których usunięcie leŜy w jego kompetencji, celem
niezwłocznego podjęcia przez niego środków naprawczych.
2. W uzasadnionych przypadkach Komisja moŜe wystąpić z wnioskiem do Rektora
o wyznaczenie rzeczoznawców do badania i oceny określonych przedmiotów kontroli, do
oceny których, niezbędne jest odpowiednie przygotowanie.
§ 15
W zakresie objętym kontrolą, w czasie jej przeprowadzania w jednostce organizacyjnej,
Komisja ma prawo do:
1) wstępu do wszystkich pomieszczeń,
2) obecności przy wszystkich czynnościach wykonywanych przez pracowników,
3) wglądu do wszystkich dokumentów i innych materiałów związanych
z funkcjonowaniem jednostki organizacyjnej, z zachowaniem przepisów o ochronie
informacji niejawnych,
4) sporządzania z dokumentów, o których mowa w punkcie 3, niezbędnych odpisów,
kopii, wyciągów, jak równieŜ zestawień, obliczeń, w tym zawartych na
elektronicznych nośnikach informacji,
5) zabezpieczenia dowodów niezbędnych do dalszego postępowania.
§ 16
Bezpośredni przełoŜony kontrolowanej jednostki organizacyjnej zobowiązany jest zapewnić
Komisji warunki do sprawnego wykonywania zadań, a w szczególności:
Strona 6 załącznika do zarządzenia Nr 48/09
Rektora PWSZ im. St. Staszica w Pile
z dnia 15 października 2009 roku
1)
2)
3)
4)
udostępnić, w ramach moŜliwości, miejsca do pracy,
terminowo dostarczyć Ŝądane dokumenty i inne dowody,
dopilnować terminowego składania wyjaśnień przez podległych mu pracowników,
zapewnić pomoc pracowników przy przeprowadzaniu czynności kontrolnych, np.
przy przeliczaniu składników majątkowych, wykonywaniu odpisów dokumentów,
itp.,
5) zapewnić udział w czynnościach kontrolnych pracowników bezpośrednio
odpowiedzialnych za sprawy lub zadania objęte kontrolą.
§ 17
1. Komisja sporządza protokół z przeprowadzonej kontroli, w którym przedstawia w sposób
jasny, zwięzły i rzetelny ustalenia i wnioski poczynione w trakcie kontroli.
2. W protokole ujmuje się fakty negatywne, które wymagają podjęcia określonych decyzji
oraz fakty pozytywne, zasługujące na wyróŜnienie. Ustalenia powinny zawierać
konkretne nieprawidłowości, ich przyczyny, wywołane skutki oraz wskazywać osoby
odpowiedzialne za ich powstanie, jeŜeli ustalenie ich na podstawie przeprowadzonej
kontroli jest moŜliwe.
3. Poza faktami wymienionymi w ust. 2, protokół powinien zawierać:
1) nazwę kontrolowanej jednostki organizacyjnej Uczelni,
2) oznaczenie zadania kontrolnego,
3) skład Komisji,
4) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli,
5) określenie zakresu przedmiotowego kontroli i okresu, jaki objęto kontrolą,
6) imię i nazwisko Kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej,
7) wzmiankę o poinformowaniu Kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej
o prawie zgłoszenia zastrzeŜeń do faktów ujętych w protokole i złoŜenia wyjaśnień,
8) wyszczególnienie załączników do protokołu,
9) uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości,
10) informacje o liczbie egzemplarzy protokołu i o wręczeniu jednego egzemplarza
Kierownikowi jednostko organizacyjnej, której dotyczy,
11) datę i miejsce sporządzenia protokołu.
4. KaŜda strona protokołu powinna być parafowana przez Przewodniczącego Komisji
i Kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej Uczelni.
5. Protokół podpisują wszyscy członkowie Komisji i Kierownik kontrolowanej jednostki
organizacyjnej, a ponadto, jeŜeli ustalenia obejmują sprawy finansowo-księgowe, takŜe
Kwestor lub Kanclerz.
6. JeŜeli Kierownik kontrolowanej jednostki organizacyjnej odmawia podpisania protokołu,
powinien złoŜyć pisemne oświadczenie o przyczynach odmowy. Komisja w takim
przypadku sama podpisuje protokół, a oświadczenie Kierownika załącza do protokołu.
Strona 7 załącznika do zarządzenia Nr 48/09
Rektora PWSZ im. St. Staszica w Pile
z dnia 15 października 2009 roku
§ 18
1. Kierownik jednostki organizacyjnej, w której jest przeprowadzana kontrola, moŜe zgłosić
na piśmie, w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu, dodatkowe wyjaśnienia lub
umotywowane zastrzeŜenia dotyczące ustaleń stanu faktycznego, analizy przyczyn
i skutków stwierdzonych uchybień oraz uwag i wniosków zawartych w protokole.
2. W razie zgłoszenia dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeŜeń, o których mowa w ust. 1,
Komisja dokonuje ich analizy i w miarę potrzeby, podejmuje dodatkowe czynności
wyjaśniające w tym zakresie, a w przypadku stwierdzenia zasadności całości lub części
dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeŜeń – zmienia lub uzupełnia odpowiednią część lub
całość protokołu.
3. W razie nieuwzględnienia dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeŜeń, Komisja przekazuje
swoje stanowisko wraz uzasadnieniem, na piśmie, Kierownikowi jednostki.
§ 19
1. Postępowanie kontrolne moŜe być prowadzone w sposób uproszczony, bez konieczności
sporządzania protokołu, w razie:
1) zaistnienia okoliczności wymagających niezwłocznego skontrolowania określonych
przez Rektora zadań,
2) zbadania spraw wynikających ze skarg i wniosków składanych Rektorowi,
3) w przypadkach określonych w ust. 1 i 2 tryb i zasady przeprowadzania kontroli ustala
Rektor,
4) w przypadku określonym w § 21.
2. Z kontroli przeprowadzonych w trybie uproszczonym sporządza się notatkę słuŜbową.
JeŜeli jednak ustalenia kontroli, dokonanej w tym trybie, wskazują na konieczność
skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego, to z kontroli tej osoba lub osoby
kontrolujące, wyznaczone przez Rektora, sporządzają protokół, na zasadach określonych
w § 17 i § 18.
§ 20
1. Komisja na podstawie protokołu sporządza zalecenia pokontrolne i przedstawia je
Rektorowi.
2. Zalecenia, o których mowa w ust. 1, powinny:
1) wskazać konkretne środki, jakie naleŜy zastosować do likwidacji stwierdzonych
nieprawidłowości,
2) ustalić terminy i osoby odpowiedzialne za realizację zaleceń, a takŜe osoby
zobowiązane do sprawowania nadzoru nad ich wykonaniem,
3) uwzględnić przepisy kodeksu pracy o odpowiedzialności materialnej, słuŜbowej
i karnej pracowników oraz zawierać opinię prawną, w przypadku formułowania
wniosków o wystąpienie z Ŝądaniem pokrycia przez pracowników wyrządzonej przez
nich Uczelni szkody lub o wystąpieniu na drogę postępowania sądowego.
Strona 8 załącznika do zarządzenia Nr 48/09
Rektora PWSZ im. St. Staszica w Pile
z dnia 15 października 2009 roku
3. Rektor Uczelni po zatwierdzeniu zaleceń pokontrolnych przesyła je właściwym
Kierownikom jednostek organizacyjnych, którzy w terminach określonych w tych
zaleceniach, składają informacje o ich wykonaniu, bądź przyczynach uniemoŜliwiających
ich wykonanie.
§ 21
W celu sprawdzenia realizacji zaleceń pokontrolnych Rektor moŜe zlecić przeprowadzenie
kontroli sprawdzającej, która jest zawsze kontrolą uproszczoną.
Rozdział VI
Kontrola finansowa i audyt wewnętrzny
§ 22
Kontrola finansowa i audyt wewnętrzny odbywają się na zasadach określonych w ustawie
z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104,
z późn. zm.).
§ 23
Do przeprowadzenia audytu wewnętrznego mają zastosowanie przepisy rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 10 kwietnia 2008 roku w sprawie szczegółowego sposobu i trybu
przeprowadzania audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 66, poz. 406).
Rozdział VII
Przepisy końcowe
§ 24
Niniejszy Regulamin wchodzi w Ŝycie po upływie 7 dni od dnia jego opublikowania
w Biuletynie Informacji Publicznej Państwowej WyŜszej Szkoły Zawodowej im. Stanisława
Staszica w Pile.