enova Projekty

_________________________________________________________________________________________
Soneta Sp z o.o.
ul. Wadowicka 8A
30-432 Kraków
tel./fax (0-12) 261-36-41
http://www.enova.pl
e-mail: [email protected]
[email protected]
enova Projekty
podręcznik Użytkownika
wersja 8.1
Spis treści
Spis treści .............................................................................. 2
Budżetowanie .................................................................................... 3
Wprowadzanie budżetu do projektu ................................................................. 3
Tworzenie budżetu ........................................................................................ 3
Wprowadzanie pozycji kosztów i przychodów ................................................. 6
Zatwierdzanie budżetu ................................................................................... 8
Stan realizacji budżetu ................................................................................. 10
Opis dokumentów ........................................................................................... 11
Opisywanie dokumentów ............................................................................. 11
Generowanie opisów ................................................................................... 13
Konfiguracja generatora opisów..................................................................... 13
Tworzenie schematu podziałowego .............................................................. 13
Zestawy podzielników .................................................................................. 18
2
Budżetowanie
Opisana w tym rozdziale funkcjonalność dotyczy wyłącznie licencji Projekty.
Użytkownicy posiadający licencję CRM nie posiadają dostępu do funkcji
budżetowania.
Budżetowanie służy do planowania oraz kontroli realizacji budżetu projektów. Moduł
Projekty zawiera w sobie pełną funkcjonalność modułu CRM (bez Sewisu i Wypożyczeń)
oraz funkcje związane z budżetowaniem projektów:
Tworzenie budżetu dla projektu, planowanie kwot kosztów i przychodów,
wprowadzanie korekt, kontrolę kwot zrealizowanych
Przypisywanie dokumentów do projektów – co wpływa na stopień realizacji
budżetu projektu
Tworzenie schematów podziałowych dla dokumentów, które umożliwiają
automatyzację procesu przypisywanie dokumentów do projektów
Budżet może być planowany wyłącznie w ujęciu wartościowym (kwota kosztów i
przychodów), lub ilościowo-wartościowym (dodatkowe planowanie np. ilości materiałów
potrzebnych do zrealizowania projektu). Może być również zrealizowany model mieszany
– część pozycji będzie miała planowane wyłącznie wartości, a część wartości i ilości.
Oprócz licencji Projekty, dostępna jest również licencja Opis analityczny -aktywacja,
która umożliwia przypisywanie dokumentów do projektów. Oznacza to, że licencje te są
przeznaczone:
Projekty – dla osób, które będą tworzyć budżety, kontrolować ich realizację
Opis analityczny-aktywacja – dla osób, które będą dokonywać kwalifikacji kosztów
(opisywać dokumenty) a równocześnie nie potrzebują pełnego dostępu do
projektów i szczegółowych informacji o budżecie. Aby korzystać z licencji Opis
analityczny-aktywacja, konieczne jest posiadanie dostępu do opisywanych
dokumentów. Przykładowo – kierownik projektu, który będzie opisywał dokumenty
RW, musi posiadać licencję na moduły Handel oraz Projekty-aktywacja.
Wprowadzanie budżetu do projektu
Tworzenie budżetu
Nowy budżet tworzony jest dla projektu za pomocą funkcji w menu Czynności->Utwórz
budżet (funkcja dostępna na formularzu projektu). Po wykonaniu tej czynności na
formatce projektu pojawia się nowa zakładka Budżet. Zakładka podzielona jest na dwie
zasadnicze części – w górnej znajdują się ogólne ustawienia dla budżetu a w dolnej lista
pozycji kosztowych i przychodowych.
Ogólne ustawienia budżetu
Górna część zakładki zawiera następujące pola:
3
Sposób rozliczania – ustawienie to wskazuje, czy planowane kwoty będą
wprowadzane dla każdego etapu budżetu oddzielnie, dla każdego okresu, czy dla
całego projektu łącznie. Jesli wybrano w parametrze Dla etapów lub dla okresów
należy wprowadzić plan kolejno dla każdego etapu/okresu. Sprawdzanie stanu
realizacji budżetu może odbywać się dla wskazanego etapu lub narastająco dla
całego projektu. Jeżeli zostaną wprowadzone jakiekolwiek kwoty do budżetu,
wówczas pole to nie może zostać już zmienione.
Etap budżetu – pole to jest aktywne wyłącznie, jeśli w polu Sposób rozliczania
wybrano wartość Dla etapów. Wpływa na wyświetlanie kwot planowanych i
zrealizowanych w budżecie – jeśli w polu tym wybrany zostanie etap, wówczas
wszystkie wartości (plan, realizacja) wyświetlane są w odniesieniu do tego etapu.
Jeżeli pole jest puste, wówczas wszystkie wartości wyświetlane są sumarycznie
dla całego projektu.
Typ okresu – Jeśli w polu Sposób rozliczania wybrano Dla okresów, istnieje
możliwość wprowadzenia typu okresu. Do wyboru: miesięczny, kwartalny,
półroczny, roczny
Okres budżetu – Pole pełni dwie role. Po pierwsze pozwala wybrać konkretny
okres w przedziale określonym w polu Typ Okresu w przypadku budżetu
rozliczanego Dla Okresów. W takim przypadku dane wprowadzane na liscie
pozycji dotyczące planów, są wprowadzane na dany okres a realizacja
prezentowana jest za wskazany okres. Po drugie, jeśli budżet nie jest rozliczany
Dla okresów, a narastająco lub Dla etapów, ustawienie okresu w polu powoduje
prezentowanie kwot planów i realizacji na liście w wybranym okresie.
Stan – pole wskazuje na stan budżetu. Może przyjmować wartości: Bufor,
Zatwierdzony, Korygowany. Wartość tego pola nie może zostać zmieniona
„ręcznie” – jest ona zmieniana poprzez wykonanie czynności – np. Zatwierdź
budżet lub Korekta budżetu.
Data zamknięcia – jeżeli budżet jest zamknięty, w polu tym jest wyświetlana data
zamknięcia.
Wymiar księgowy – pole to ułatwia opisywanie dokumentów. Kwalifikacja
dokumentów do poszczególnych pozycji budżetu odbywa się poprzez opisy
analityczne. Jeżeli pole Wymiar księgowy jest uzupełnione, wówczas po wybraniu
projektu na opisie analitycznym uzupełniane jest automatycznie pole wymiar
księgowy na tym opisie.
4
Rys. 1 Wprowadzanie budżetu do projektu
W dolnej części zakładki znajduje się lista pozycji budżetu. Pozycje budżetu mogą być
prezentowane w układzie hierarchicznym (drzewiastym)Ilość zagłębień drzewa jest
dowolna – np. możliwe byłoby utworzenie dla pozycji Koszty/Materiały i urządzenia,
kolejnych pozycji podrzędnych zawierających wyszczególnione rodzaje materiałów.
Pozycje budżetowe dzielą się na trzy zasadnicze kategorie – przychody, koszty,
zbiorcze . Nad listą umieszczone jest pole wyboru: Rodzaj pozycji. Można na nim wybrać
wartości:
Wszystkie – powoduje wyświetlenie wszystkich pozycji budżetu
Przychód – wyświetla tylko pozycje przychodowe znajdujące się na najniższym
poziomie drzewa
Koszt – wyświetla tylko pozycje kosztowe znajdujące się na najniższym poziomie
drzewa
Zbiorcze – wyświetla pozycje zbiorcze tzn. pozycje znajdujące się na poziomie
innym niż najniższy
Lista zawiera standardowe przyciski (Nowy, Otwórz, Usuń), przy czym przycisk Nowy
posiada rozwijane menu:
Pozycja główna – powoduje dodanie nowej pozycji na najwyższym poziomie
drzewa
Pozycja podrzędna – powoduje dodanie pozycji podrzędnej (zagnieżdżonej) do tej,
na której aktualnie ustawiony jest kursor.
5
„Zwijania” i „rozwijania” poszczególnych gałęzi drzewa można dokonać poprzez
kliknięcie w znaczek „trójkąta” z lewej strony pozycji.
W przypadku listy pozycji budżetu warto zwrócić uwagę w Organizatorze listy na
zawartość gałęzi Workers->PozycjeBudzProjInfo na liście dostępnych pól. Znajduje się
tam szereg pól, które mogą być umieszczone jako kolumny na liście, a które zawierają
użyteczne informacje np. o stanie realizacji budżetu, kwocie pozostającej do
zrealizowania, przekroczeniu kosztów itp.
Wprowadzanie pozycji kosztów i przychodów
Wprowadzanie pozycji kosztów lub przychodów do budżetu może odbywać się
poprzez formularz pozycji, lub poprzez edycję pól pozycji bezpośrednio na liście (tzw.
edit-in-place). Wprowadzanie danych bezpośrednio na liście jest bardzo wygodną metodą
– oczywiście w takim wypadku na liście należy umieścić wszystkie kolumny, które mają
być wypełnione.
Formularz pozycji budżetu podzielony jest na dwie zasadnicze grupy – dane ogólne,
oraz kwoty i ilości (planowane i zrealizowane). W górnej części formularza znajdują się
następujące pola:
Projekt – pole informacyjne (tylko do odczytu), zawiera nazwę projektu dla którego
wprowadzany jest budżet.
Rodzaj pozycji budżetu – do wyboru Koszt lub Przychód. Pole to można wybrać
na pozycji na najniższym poziomie drzewa (wszystkie pozycje nadrzędne są
takiego samego rodzaju, ). Ponadto rodzaju nie można zmieniać na pozycji, która
posiada jakiekolwiek pozycje podrzędne lub jakiekolwiek kwoty. W takim wypadku
na pozycji nadrzędnej ustawiany jest rodzaj Zbiorcze.
Symbol –symbol pozycji budżetu. Pole jest wymagane. Pole jest unikalne w
obrębie ścieżki. Tzn. na jednym poziomie drzewa pozycji budżetu, nie może być
dwóch pozycji o tym samym symbolu. Jednak już w dwóch osobnych gałęziach
mogą wystąpić.
Nazwa – nazwa pozycji – może zawierać dowolną wartość. Pole jest wymagane.
Symbol konta – pole to ułatwia opisywanie dokumentów. Kwalifikacja
dokumentów do poszczególnych pozycji budżetu odbywa się poprzez opisy
analityczne. Jeżeli pole Symbol konta jest uzupełnione, wówczas po wybraniu
pozycji budżetu na opisie analitycznym uzupełniane jest automatycznie pole
symbol na tym opisie
Nadrzędna – pole informacyjne (tylko do odczytu), zawiera nazwę nadrzędnej
pozycji budżetu w drzewie
Rozliczanie ilości – budżet pozwala na wprowadzanie planów oraz kontrolę
realizacji nie tylko wartości, ale również ilości (np. ilość materiałów niezbędnych do
zrealizowania projektu). Zaznaczenie tego pola powoduje, że dostępne są do
wypełnienia pola związane z planami ilościowymi.
Są zapisy – pole informacyjne (tylko do odczytu) pokazujące, czy do danej pozycji
budżetowej zostały już przypisane jakieś dokumenty wpływające na realizację
budżetu.
Są podrzędne – pole informacyjne (tylko do odczytu) pokazujące, czy do danej
pozycji są przypisane jakiekolwiek pozycje podrzędne.
6
Wprowadzanie planowanych kwot i ilości możliwe jest wyłącznie na jednej z
pozycji w gałęzi drzewa. .Program nie pozwoli wpisać kwot lub ilości planu na
pozycji nadrzędnej i podrzędnej. Możliwe jest przypisanie kwot planowanych
pozycjom na tym samym poziomie lub znajdujących się w różnych gałęziach
budżetu. Inaczej jest z przypisywaniem dokumentów wpływających na
realizację budżetu. Dokumenty za pomocą opisu analitycznego mogą być
podpinane wyłącznie do pozycji najniższego poziomu. Wartości na
pozycjach posiadających pozycje podrzędne, są zawsze wyliczane jako
suma wartości podrzędnych.
Dolna część formularza zawiera informacje o kwotach i ilościach – zarówno
planowanych jak i zrealizowanych – i w zakresie planów pozwala na edycję kwot i ilości.
Rys. 2 Formularz pozycji budżetu
7
Pole Etap budżetu jest aktywne wyłącznie, jeśli na budżecie zaznaczony jest
parametr Dla etapów. Wpływa na wyświetlanie kwot planowanych i zrealizowanych w
ramach danej pozycji – jeśli w polu tym wybrany zostanie etap, wówczas wszystkie
wartości (plan, realizacja) wyświetlane są w odniesieniu do tego etapu. Jeżeli pole jest
puste, wówczas wszystkie wartości wyświetlane są sumarycznie dla całego projektu.
Jeżeli na budżecie zaznaczono Dla etapów wówczas wprowadzanie kwot
planowanych może odbywać się wyłącznie dla wybranego etapu.
Poniżej pola Etap znajduje się zestawienie kwot i ilości:
Plan – w polach tych znajdują się kwoty planowane. Jeśli wybrano etap, są to
wartości planowane w danym etapie. Jeśli nie wybrano etapu – są to wartości
sumaryczne dla całego projektu.
Plan narastająco – w tych polach znajdują się wartości planowane narastająco od
początku projektu do wybranego etapu. Jeśli nie wybrano etapu, wówczas są to
wartości sumaryczne dla całego projektu.
Realizacja – pola zawierają kwoty zrealizowane – obliczone na podstawie
dokumentów przypisanych do projektu. Jeśli wybrano etap, są to wartości
zrealizowane w danym etapie. Jeśli nie wybrano etapu – są to wartości
sumaryczne dla całego projektu.
Realizacja narastająco - w tych polach znajdują się wartości zrealizowane
narastająco od początku projektu do wybranego etapu. Jeśli nie wybrano etapu,
wówczas są to wartości sumaryczne dla całego projektu.
Zatwierdzanie budżetu
Wszelkie zmiany stanu budżetu odbywają się poprzez wybranie odpowiedniej
czynności. Aby zatwierdzić budżet, należy na formularzu projektu wybrać z menu
Czynności->Zatwierdź budżet. Zatwierdzenie budżetu powoduje zablokowanie budżetu
przed zmianami (dodawaniem, usuwaniem i edycją pozycji, zmianą kwot planowanych).
Prawo do zatwierdzania budżetu może zostać ustawione dla roli, w gałęzi praw: Zadania>Projekt CRM->Worker->Zatwierdź budżet.
Często pojawia się potrzeba zmiany już zatwierdzonego budżetu (np. zmiana
zaplanowanych kwot związana ze wzrostem cen). W takim wypadku mamy do dyspozycji
dwie metody:
Korekta budżetu – pozwala na zachowanie informacji o pierwotnych
zaplanowanych wartościach i wprowadzenie dodatkowej informacji np. o
zwiększeniu planowanych kosztów. W ten sposób w systemie zostaje zapisana
informacja kto, kiedy i z jakiego powodu dokonał korekty.
Cofnięcie do bufora – pozwala na przywrócenie budżetu do bufora, dokonanie w
nim zmian i ponowne zatwierdzenie. Ta metoda nie pozostawia żadnych informacji
o dokonanych zmianach. Nie jest możliwe cofnięcie do bufora budżetu, który jest w
stanie Korygowany.
Do obu tych metod można ustalić prawa dostępu dla roli, w gałęzi praw Zadania>Projekt CRM->Worker->Przywróć budżet do bufora oraz Zadania->Pozycje budżetu
projektu ->Worker->Korekta budżetu.
Korygowanie budżetu.
Korekta budżetu jest dokonywana zawsze na poziomie pozycji – aby skorygować
wartość w wybranej pozycji budżetu należy otworzyć formularz pozycji i wybrać z menu
8
Czynności->Korekta budżetu. Jeżeli budżet ma zaznaczone pole Dla etapów, aby
skorygować pozycję budżetu musi być wypełnione pole Etap nad kwotami.
Pojawia się okno do wprowadzenia korekty, zawierające pola:
Kwota – Pole do wpisania planowanej kwoty po zmianie (wprowadzamy kwotę
końcową, a nie różnicę).
Ilość – pole do wpisania planowanej ilości po zmienie.
Uwagi – pole do wpisania przyczyny wprowadzenia korekty.
Na zakładce Plan na formularzu pozycji budżetu można zobaczyć pełną listę
wprowadzanych planów – zarówno wartości wpisane na oryginalnym budżecie dla
poszczególnych etapów, jak i wszystkie wprowadzone korekty. W przypadku korekt pola
Kwota i Ilość na tej liście zawierają wartości różnicowe (tzn. kwotę zwiększenia lub
zmniejszenia planów – a nie kwotę po zmianie)
Rys. 3 Historia zmian budżetu
Po wprowadzeniu pierwszej korekty, stan budżetu automatycznie zmienia się na
Korygowany. Korekt budżetu można dokonywać wielokrotnie. Wszystkie zmiany są
widoczne na zakładce Plan.
Jeżeli budżet był korygowany, to istnieje możliwość usunięcia wszystkich korekt. W
tym celu należy:
Na pozycji budżetu wybrać z menu Czynności->Usuń korekty pozycji – powoduje
usunięcie wszystkich korekt wprowadzonych do wybranej pozycji.
Na formularzu projektu wybrać z menu Czynności->Usuń korekty budżetu – powoduje
to usunięcie korekt do wszystkich pozycji tego budżetu. Po usunięciu wszystkich korekt
budżet ma stan Zatwierdzony.
Prawo do usuwania korekt można ustawić dla roli w gałęzi praw Zadania->Pozycje
budżetu projektu ->Worker->Usuń korekty pozycji i Zadania->Projekt CRM->Worker>Usuń korekty budżetu.
9
Cofanie do bufora
Jeżeli budżet jest zatwierdzony i nie ma wprowadzonych żadnych korekt, może zostać
przeniesiony do bufora. Wykonuje się to przez wybranie z menu Czynności->Przywróć
budżet do bufora. Czynność ta może zostać zablokowana poprzez prawa dostępu dla
operatora.
Stan realizacji budżetu
Realizacja budżetu jest wykonywana poprzez przypisywanie dokumentów
(kosztowych lub przychodowych) do poszczególnych pozycji budżetu. Takiego
przypisania dokonuje się poprzez wypełnienie opisu analitycznego na dokumencie. Opis
analityczny może być wykonany dla dokumentów w Ewidencji dokumentów, ale także dla:
Dokumentów zapłat
Pozycji dokumentów handlowych
Płatności
Przy czym wykonanie opisu analitycznego np. dla pozycji dokumentu handlowego
powoduje, że opis ten będzie również widoczny na odpowiednim dokumencie w ewidencji
dokumentów.
Jeżeli budżet projektu ma zaznaczone pole Dla etapów, wówczas dokument jest
przypisywany do danego etapu na podstawie daty na opisie analitycznym (jest to
domyślnie data dokumentu, ale może być zmieniona na formularzu elementu opisu
analitycznego). Oczywiście w takim wypadku muszą być określone daty trwania
poszczególnych etapów.
Rys. 4 Dokumenty wpływające na realizację budżetu
Stopień realizacji budżetu możemy sprawdzać w kilku miejscach na różnym stopniu
szczegółowości:
Na liście projektów – poprzez wstawienie na listę (za pomocą organizatora listy)
kolumn z gałęzi BudzetPodstawowy->Workers->BudzetProjektuInfo. W tym
miejscu są dostępne informacje ogólne, dotyczące całego budżetu – np. stopień
10
realizacji budżetu w sumarycznym ujęciu kosztów i przychodów, kwoty
pozostające do zrealizowania.
Na liście pozycji budżetu, na formularzu projektu – poprzez wstawienie na listę (za
pomocą organizatora listy) kolumn z gałęzi Workers->PozycjaBudzProjInfo. W tym
miejscu są dostępne informacje dotyczące stopnia realizacji budżetu konkretnej
pozycji.
Na formularzu pozycji budżetu – na zakładce Realizacja widoczna jest lista
wszystkich dokumentów, które wpływają na stan realizacji pozycji budżetu.
Opis dokumentów
Przypisywanie kosztów oraz przychodów do projektów (a dokładniej – do
poszczególnych pozycji w budżecie projektu) odbywa się poprzez wykorzystanie
mechanizmu opisu analitycznego.
Opis analityczny dostępny jest na:
Dokumentach w ewidencji dokumentów
Pozycjach dokumentów handlowych
Zapłatach
Płatnościach
Opis analityczny wykorzystywany jest głównie w księgowości. Pozwala on na
podzielenie kwoty danego dokumentu wg różnych kryteriów, co potem wykorzystywane
jest w procesie księgowania dokumentów. Natomiast z punktu widzenia budżetowania
projektów, jednym z kryteriów podziału kwoty dokumentu (czyli opisu analitycznego
dokumentu) mogą być projekty oraz pozycje w budżetach tych projektów. Oczywiście opis
analityczny wykonany pod kątem budżetowania może być wykorzystany również w
procesie księgowania.
Opisywanie dokumentów
Aby dokonać przypisania kosztów lub przychodów z dokumentu do projektu, należy
otworzyć dokument – np. w ewidencji dokumentów – i wybrać zakładkę Opis analityczny.
Następnie dodajemy Nowy (Element opisu). W zależności od posiadanych licencji
okno elementu opisu analitycznego może mieć dwie zakładki: Ogólne i Budżet. Zakładka
Ogólne przeznaczona głownie do wykorzystania z punktu widzenia księgowego. Z punktu
widzenia rozliczania projektów będziemy wykorzystywać zakładkę Budżet.
Jeśli operator będzie opisywał analitycznie dokumenty, musi posiadać licencję na
księgowość, projekty lub opis analityczny aktywacja.
Dla każdego dokumentu można dodać wiele elementów opisu analitycznego – w ten
sposób dokonując podziału wartości dokumentu pomiędzy kilka różnych projektów, lub na
kilka różnych pozycji budżetowych w ramach jednego projektu.
.
Na formularzu elementu opisu, na zakładce Budżet umieszczone są następujące pola:
Budżet – służy do wybrania projektu, do którego przypisujemy koszt lub przychód.
Możliwe jest wybranie wyłącznie projektu, dla którego został utworzony budżet.
11
Pozycja budżetu – w tym polu wybiera się pozycję budżetu, do której ma zostać
przypisany koszt lub przychód. Wybranie pozycji możliwe jest wyłącznie po
wcześniejszym wskazaniu budżetu (projektu) – lista podpowiedzi zawiera
wyłącznie pozycje należące do wskazanego budżetu i tylko te pozycje, które
znajdują się na najniższym poziomie drzewa pozycji (czyli takie, które nie
posiadają pozycji podrzędnych). Wynika to stąd, że zarówno wartości planowane
jak i zrealizowane można przypisywać wyłącznie na tych pozycjach, które nie
posiadają pozycji podrzędnych. Dla pozycji nadrzędnych, wartości są liczone jako
suma podrzędnych.
Kwota – określamy jaką część kwoty dokumentu przypisujemy do danej pozycji
budżetu. Standardowo program proponuje przypisanie dla pierwszego elementu
opisu przypisanie całej kwoty, a dla kolejnych kwoty będącej różnicą pomiędzy
wartością dokumentu, a kwotą już podzieloną. Uwaga – program proponuje
zawsze podział pełnej wartości dokumentu na poszczególne elementy opisu
analitycznego, jednakże umożliwia także odstępstwa od tej zasady (czyli np.
przypisanie do projektów tylko części kosztów wynikających z dokumentu)
Ilość – to pole jest przeznaczone do wprowadzenia ilości wpływającej na
realizację budżetu – o ile na pozycji budżetowej zaznaczono Rozliczanie ilości.
W przypadku dokumentów innych niż dokumenty handlowe pole to może zostać
wypełnione wyłącznie ręcznie. Na pozycjach dokumentu handlowego wartość tego
pola jest przez program automatycznie proponowana na takiej samej zasadzie, jak
w przypadku kwoty. Uwaga – ilości przypisywane do pozycji budżetu muszą być w
takiej samej jednostce miary, jak wpisany plan (przykładowo - jeżeli plan ilościowy
został wprowadzony w sztukach, to nie można realizacji planu mierzyć w
kilogramach).
Rys. 5 Dodawanie opisu do dokumentu
Data – data opisu, domyślnie proponowana jako data dokumentu. Należy
pamiętać o tym, że w przypadku budżetów planowanych dla etapów, data ta
decyduje o tym, do realizacji jakiego etapu zostanie przypisany opisywany
dokument.
Opis – dowolne pole opisu.
12
Wymiar – jest to pole przeznaczone dla księgowości. Jeżeli na budżecie projektu
określono Wymiar księgowy, wówczas pole to zostanie automatycznie wypełnione
po wybraniu projektu i zazwyczaj nie ma potrzeby go zmieniać.
Symbol – jest to pole przeznaczone dla księgowości. Jeżeli na pozycji budżetu
określono Symbol księgowy, wówczas pole to zostanie automatycznie wypełnione
po wybraniu pozycji budżetu i zazwyczaj nie ma potrzeby go zmieniać.
Dokumenty handlowe
W przypadku tworzenia opisu analitycznego dla dokumentów handlowych należy
pamiętać, że opisu dokonuje się na poziomie pozycji dokumentu. Wynika to m.in. z
możliwością dokonywania rozliczania ilości.
Na poziomie formularza dokumentu handlowego również dostępna jest zakładka Opis
analityczny – zawierająca zbiorczy opis wynikający ze wszystkich pozycji tego
dokumentu. Na tej zakładce nie ma jednak możliwości dodawania nowych elementów
opisu – jest jednak możliwość uruchamiania czynności generowania opisu na podstawie
schematu podziałowego (co jest opisane w następnym rozdziale).
Generowanie opisów
Jeżeli na etapie wdrożenia zostały zdefiniowane typowe sposoby tworzenia opisów
analitycznych dla dokumentów (tzw. schematy podziałowe), możliwe jest
zautomatyzowanie procesu tworzenia opisu analitycznego. W takim wypadku, zamiast
dodawania pojedynczych elementów opisu poprzez przycisk Nowy (Element opisu),
można wybrać z menu Czynności->Generuj opis analityczny wg: a następnie wskazać
zdefiniowany schemat podziałowy. Spowoduje to utworzenie elementów opisu zgodnie ze
zdefiniowanym schematem.
W przypadku dokumentów handlowych czynność tą można wykonać zarówno na
formularzu dokumentu (powoduje utworzenie opisu analitycznego dla wszystkich pozycji
tego dokumentu), jak i na formularzu pozycji (powoduje utworzenie opisu analitycznego
tylko dla tej pozycji).
Jeżeli w menu Czynności na dokumencie nie jest dostępna funkcja Generuj opis
analityczny wg:, oznacza to, że najprawdopodobniej na etapie Wdrożenia nie zostały
utworzone takie schematy podziałowe.
Konfiguracja generatora opisów
Aby możliwe było automatyczne generowanie elementów opisu analitycznego na
dokumentach, konieczne jest zdefiniowanie schematów podziałowych. Utworzenie
schematów podziałowych należy zlecić firmie wdrażającej system enova – w tym
podręczniku zostaną podane tylko podstawowe informacje o tworzeniu schematów.
Tworzenie schematu podziałowego
Aby utworzyć nowy schemat podziałowy, należy uruchomić Opcje programu i
otworzyć gałąź Podzielniki->Schematy podziałowe.
Po wybraniu Nowy (Schemat podziałowy) pojawia się okno z pytaniem o wybór tabeli
– w tym miejscu określa się, dla jakiego rodzaju dokumentu będzie tworzony schemat.
13
W nagłówku schematu podziałowego określamy wyłącznie jego nazwę (wyświetlaną
dla dokumentu w menu Czynności-> Generuj opis analityczny wg) i dodatkowy opis.
Ponadto schemat może mieć status zablokowany – nie pojawia się wówczas w menu
dokumentu.
Reguły generowania opisu analitycznego określa się na elemencie schematu
podziałowego. Jeden schemat może posiadać wiele elementów, dzięki czemu:
Możliwe jest tworzenie schematów podziałowych generujących opis analityczny wg
różnych kryteriów – np. równoczesne wygenerowanie opisu na potrzeby
księgowości i budżetowania projektów
Możliwe jest tworzenie schematów warunkowych, generujących opis analityczny
zależny od rodzaju dokumentu (np. schemat podziałowy generujący różne opisy
analityczne dla dokumentów RW i FZ).
Na elemencie schematu podziałowego widoczne jest pięć zakładek – z czego trzy
służą do wybrania ustawień generowania opisu analitycznego, a dwie zawierają kod w
języku C# i umożliwiają oprogramowanie (napisanie kodu) obsługującego zaawansowane
lub niestandardowe przypadki.
14
Rys. 6 Element schematu podziałowego
Zakładka Ogólne zawiera następujące pola:
Nazwa – nazwa elementu, można tu wpisać np. przeznaczenie danego elementu
schematu.
Podział elementu wg – pole to pozwala na wybranie wartości
Kwoty – oznacza to, że w dalszej części konfigurowania elementu
schematu konieczne będzie określenie dokładnych kwot (i
opcjonalnie ilości) jakie mają znaleźć się na opisie analitycznym
Proporcji – oznacza, że w dalszej części konfigurowania elementu
schematu nie będziemy podawać kwoty, jaka ma znaleźć się na
elemencie opisu analitycznego, ale całkowitą kwotę dokumentu do
podziału, oraz współczynnik, wg jakiego należy tą kwotę podzielić na
poszczególne elementy opisu analitycznego.
Zaokrąglenie kwoty – jeżeli pole jest zaznaczone, wówczas zawsze suma kwot
na utworzonym opisie analitycznym będzie zgadzała się z kwotą dokumentu.
Jeżeli pole jest odznaczone, suma kwot opisu analitycznego może nie być zgodna
z wartością dokumentu.
15
Algorytm – pole to należy zaznaczyć wyłącznie w przypadku, gdy schemat będzie
tworzony poprzez napisanie kodu w języku C#. Po zaznaczeniu tej opcji kod
znajdujący się na zakładkach Kod kalkulatora podzielnika i Kod kalkulatora dla
klucza będzie mógł być zmodyfikowany.
Agregacja opisów – zaznaczenie pola sprawi, że po wygenerowaniu opisów
analitycznych na podstawie podzielnika, nastąpi analiza opisów, i w przypadku
tych które będą związane z tą samą pozycją tego samego budżetu, podpięte pod
ten sam dokument i związane z jednakowym numerem konta księgowego w
ramach jednego wymiaru, nastąpi sumowanie wartości i agregacja do jednego
opisu. Ustawienie pozwala ograniczyć ilość generowanych opisów do koniecznego
minimum
Zakładka Właściwości kalkulatora podzielnika służy do określenia całkowitej kwoty
dokumentu oraz sposobu podziału tej kwoty na elementach opisu analitycznego.
Zawiera następujące pola:
Warunek – pole wskazuje, czy opis analityczny na podstawie elementu schematu
podziałowego ma zostać wygenerowany. Pole to powinno zawierać wyrażenie,
przykładowo dla pozycji dokumentu handlowego poprawnym wyrażeniem
sprawdzającym, czy mamy do czynienia z dokumentem RW, będzie:
PozycjaDokHandlowego.Dokument.Definicja.Symbol==”RW”
Jeżeli opis ma być zawsze generowany w polu Warunek można wpisać wartość
true. Jeżeli w polu Warunek jest wpisana wartość false, wówczas opis nigdy nie
będzie generowany.
Kwota – pole wskazuje jaka całkowita kwota dokumentu ma zostać podzielona w
opisie analitycznym. Pole to powinno zawierać wyrażenie. Przykładowo dla pozycji
dokumentu handlowego może to być wyrażenie
PozycjaDokHandlowego.NettoCy
Ilość – pole wskazuje jaka całkowita ilość ma zostać podzielona w opisie
analitycznym. Pole to powinno zawierać wyrażenie. Przykładowo dla pozycji
dokumentu handlowego może to być wyrażenie:
PozycjaDokHandlowego.IlośćWartośćMagazynu.Ilość
Klucze – to pole zawiera wyrażenie zwracające listę kluczy podziałowych, wg
których kwota i ilość zostaną podzielone na poszczególne elementy opisu
analitycznego.
Uwaga: Przyciski znajdujące się obok pól umożliwiają wyświetlenie listy podpowiedzi
właściwości (pól), które mogą być użyte w wyrażeniach.
W procesie generowania opisu analitycznego, tworzonych jest tyle elementów opisu,
ile pozycji znajduje się w liście kluczy podziałowych. Dla każdej pozycji z listy
kluczy zostaje utworzony jeden element, którego wartość wynika z ustawień
zakładki Właściwości kalkulatora dla klucza:
Typ klucza – zawiera informację, jakiego typu obiekty znajdują się na liście kluczy.
Wartość tego pola należy wybrać z listy pomocniczej, zawierającej listę wszystkich
rodzajów zapisów w systemie enova.
Kwota – zawiera wyrażenie na podstawie którego zostanie obliczona kwota na
elemencie opisu analitycznego. Wyrażenie to należy wprowadzić tylko, jeśli na
zakładce Ogólne wybrano Podział elementu wg: Kwoty.
16
Ilość – zawiera wyrażenie na podstawie którego zostanie obliczona ilość na
elemencie opisu analitycznego. Wyrażenie to należy wprowadzić tylko, jeśli
budżety są rozliczane ilościowo, oraz jeśli na zakładce Ogólne wybrano Podział
elementu wg: Kwoty.
Proporcja – zawiera wyrażenie na podstawie którego zostanie obliczona
proporcja, wg której na elemencie opisu analitycznego zostanie wyliczona kwota i
ilość, jako część pełnej kwoty (ilości) z opisywanego dokumentu. Wyrażenie to
należy wprowadzić tylko, jeśli na zakładce Ogólne wybrano Podział elementu wg:
Proporcji.
Wymiar – zawiera wyrażenie na podstawie którego zostanie podstawione pole
Wymiar na elemencie opisu analitycznego. Jeżeli opis będzie generowany z
uwzględnieniem projektów (budżetów) i na budżetach wypełnione są pola Wymiar
księgowy, wówczas nie ma potrzeby konfigurowania tego pola w elemencie
schematu.
Symbol – zawiera wyrażenie na podstawie którego zostanie podstawione pole
Symbol na elemencie opisu analitycznego. Jeżeli opis będzie generowany z
uwzględnieniem projektów (budżetów) i na pozycjach budżetu wypełnione są pola
Symbol księgowy, wówczas nie ma potrzeby konfigurowania tego pola w
elemencie schematu.
Opis –zawiera wyrażenie, na podstawie którego zostanie podstawione pole Opis
na elemencie opisu analitycznego.
Budżet – zawiera wyrażenie, na podstawie którego zostanie podstawione pole
Budżet (projekt) na elemencie opisu analitycznego. Jeżeli schemat podziałowy ma
być wykorzystywany wyłącznie do celów księgowych (a nie do rozliczania
projektów), wówczas nie ma potrzeby konfigurowania tego pola w elemencie
schematu.
Symbol budżetu – zawiera wyrażenie, na podstawie którego zostanie
podstawione pole Pozycja budżetu na elemencie opisu analitycznego. Wyrażenie
to powinno zwrócić symbol pozycji budżetowe. Jeżeli schemat podziałowy ma być
wykorzystywany wyłącznie do celów księgowych (a nie do rozliczania projektów),
wówczas nie ma potrzeby konfigurowania tego pola w elemencie schematu.
Szablony schematów
Aby ułatwić rozpoczęcie tworzenia schematów podziałowych, w menu Czynności
dostępna jest funkcja Generuj kod kluczy. Powoduje ona przygotowanie schematu
podziałowego wg jednego z trzech szablonów:
Wg podzielnika – wymaga wybrania podzielnika kosztów, wg którego będzie
generowany opis. Listę kluczy tworzą w tym wypadku elementy podziałowe
wskazanego podzielnika.
Wg obrotów kont analitycznych – pozwala na utworzenie schematu
podziałowego generującego opis analityczny na podstawie funkcji kont (np.
obrotów, sald itp.). Wymaga podania numeru konta (posiadającego jakiekolwiek
analityki) oraz funkcji konta. Kluczami podziałowymi jest w tym wypadku lista kont
analitycznych wskazanego konta, natomiast proporcja podziału jest określana na
podstawie funkcji tych kont (np. Obroty Wn).
17
Wg bieżącego – generuje prosty „jednoelementowy” podział dokumentu (tzn.
wygenerowanie jednego opisu analitycznego do dokumentu).
Zestawy podzielników
W enova istnieje możliwość tworzenia podzielników kosztów. Podzielniki te mogą
służyć jako dane wejściowe dla generatorów opisów analitycznych (tak, jak opisano w
poprzednim rozdziale w funkcji Generuj kod kluczy->Na podstawie podzielnika).
Tworzenie podzielnika zaczyna się od utworzenia definicji (Opcje->Podzielniki>Definicje podzielników), gdzie określa się, jaki rodzaj danych będzie stanowił elementy
podziałowe (np. elementami podziałowymi mogą być kontrahenci, banki, projekty itp.). Z
punktu widzenia budżetowania, oczywiście najbardziej interesujące są podzielniki oparte
o tabelę Projekty.
Po utworzeniu bazy danych jest domyślnie stworzona jedna definicja podzielnika,
oparta o Centra kosztów.
Jeżeli mamy utworzoną definicję (lub wiele definicji) podzielnika, możemy przystąpić
do tworzenia zestawu podzielników. Zestaw służy do „spięcia” wielu podzielników.
Właściwy podzielnik tworzony jest przez dodanie do zestawu nowego podzielnika.
Określamy na nim:
Definicję – definicja decyduje o tym, jakiego rodzaju zapisy będą elementami
podziałowymi
Nazwa – dowolna, unikalna nazwa w ramach zestawu
Elementy podziałowe – jest to lista elementów (wybranych z odpowiedniego
słownika, zgodnie z definicją, np. kontrahenci lub projekty) z przypisanym
współczynnikiem dla każdego elementu.
18