zapytanie ofertowe

Dębica, 21.09.2016 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE
Szanowni Państwo,
W związku z ubieganiem się o dofinansowanie projektu w ramach działania 1.4 ,,Wzór na
konkurencję’’, Oś I Przedsiębiorcza Polska Wschodnia, Program Operacyjny Polska
Wschodnia, 2014-2020, zapraszamy Państwa do składania ofert na przeprowadzenie audytu
wzorniczego w naszej firmie, dotyczącego nowego produktu.
Do postępowania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo
zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz 907, z późn. zm.) zwanej dalej ustawą.
Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, równego
traktowania wykonawców, efektywności, jawności, przejrzystości.
Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.
Poniżej znajdą Państwo szczegółowe informacje nt. uczestnictwa w postępowaniu.
I ZAMAWIAJĄCY
Prografix Sp. z o.o.
ul. Drogowców 16, Dębica
NIP: 8722136701
tel.: 14 681 44 44
e-mail: [email protected]
Firma Prografix jest pionierem łączenia pod jednym dachem usług kreacji, druku i marketingu
bezpośredniego w Polsce. Konsekwentny rozwój firmy w kierunku najnowszych technologii pozwolił
zaoferować klientom bardzo szeroki asortyment produktów i usług z zakresu direct marketingu
charakteryzujących się mierzalnością i wysoka skutecznością komunikacji.
Obecnie PROGRAFIX jest jednym z największych przedsiębiorstw tego typu w kraju i liczącym się
graczem w Europie. Jako jedyna na rynku polskim Spółka oferuje zintegrowaną ofertę usług:
rozpoznanie i analiza potrzeb, kreacji, druk offsetowy i głęboko-spersonalizowany druk cyfrowy,
wysoko przetworzony finishing, konfekcję, aktywne zarządzanie zasobami magazynowymi Klienta,
obsługa wysyłki pocztowej, dystrybucja, obsługa zwrotów, wprowadzanie danych z kuponów,
tworzenie baz danych, obróbka, przetwarzanie i zarządzanie danymi osobowymi - data management
i data mining.
II PRZEDMIOT ZAPYTANIA
Przeprowadzenie audytu wzorniczego w firmie Prografix oraz opracowanie na tej podstawie
strategii wzorniczej.
Audyt powinien składać się z następujących elementów:
- analizy wzorniczej Zamawiającego w zakresie oferty produktowej, modelu biznesowego,
technologii, struktury organizacyjnej, procesów komunikacji, strategii marketingowej,
zdefiniowania i charakterystyki klientów i konkurencji oraz kluczowych w kontekście
Zamawiającego trendów branżowych,
- analizy potrzeb Zamawiającego w zakresie zarządzania wzornictwem,
- analizy oferty pod kątem wykorzystania wzornictwa i potencjału rynkowego Zamawiającego.
Opracowana strategia wzornicza (Raport) powinna zawierać co najmniej:
- ogólną charakterystykę firmy zawierającą analizę wzorniczą przedsiębiorstwa w zakresie
produktów, technologii, struktury organizacyjnej, procesów komunikacji z klientem, działań
marketingowych firmy
- ogólny opis otoczenia firmy w zakresie designu, zawierający co najmniej informacje odnośnie
charakterystyki klientów, opis głównych konkurentów, opis trendów rynkowych
- określenie kluczowych w kontekście Zamawiającego trendów branżowych, społecznych
i technologicznych o dużym potencjale wpływu na rynek Zamawiającego
- ocenę poziomu wykorzystania wzornictwa w firmie oraz jej potencjału w tym zakresie;
- zdefiniowanie problemów wzorniczych w firmie, przy czym problemy te mogą dotyczyć
zarówno produktu, jak i innych procesów biznesowych w firmie
- rekomendacje dalszych szczegółowych działań dla firmy.
III TERMIN I MIEJSCE REALIZACJI ZAMÓWIENIA
Realizacja usługi zostanie rozpoczęta najpóźniej w terminie jednego miesiąca od dnia zawarcia
przez Zamawiającego umowy o dofinansowanie w ramach Programu Operacyjnego Polska
Wschodnia, Działanie 1.4, Etap I.
Czas trwania usługi: maksymalnie 4 miesiące
Usługa będzie wykonywana w siedzibie Zamawiającego (ul. Drogowców 16, Dębica) oraz
ewentualnie w innym miejscu, wskazanym przez Wykonawcę i zaakceptowanym przez
Zamawiającego.
IV MIEJSCE I TERMIN ZŁOŻENIA OFERTY
do 30.09.2016 r. włącznie (liczy się data wpływu)
Prografix Sp. z o.o., ul. Drogowców 16, 39-200 Dębica lub
[email protected]
Forma oferty: wersja tradycyjna (papierowa) – oryginał lub
wersja elektroniczna (e-mailowa) – skan oferty (z załącznikami) jako
załącznik e-maila. W takim przypadku Przedsiębiorstwo nadawcy, jego
adres oraz osoba wystawiająca ofertę musi być zidentyfikowana, jeżeli
oferta jest składana w formie skanu przesłanego pocztą elektroniczną to
musi zawierać podpis i pieczątkę osoby podpisującej ofertę.
Termin:
Miejsce:
V WARUNKI DOPUSZCZAJĄCE DO WZIĘCIA UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
OFERTOWYM
5.1 Wykluczenia
Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane osobowo i kapitałowo
z Zamawiającym.
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między
zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w mieniu zamawiającego
lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem
i przeprowadzaniem procedury wyboru oferenta, a Zleceniodawcą, polegające w szczególności na:
- uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
- posiadaniu co najmniej 5 % udziałów lub akcji;
- pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
- pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii
prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub
w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Z postępowania o udzielenie zamówienia wykluczeniu podlega również Oferent, który:
- Złoży nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego postępowania,
- Poda rażąco niską cenę.
Za rażąco niską cenę uznawane jest w szczególności, gdy cena oferty jest niższa o 30% od
wartości zamówienia lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert. W takiej
sytuacji Zamawiający zwróci się do Oferenta o udzielenie dodatkowych wyjaśnień oraz
złożenie dowodów, dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny,
jeżeli cena oferty w opinii zamawiającego, wyda się rażąco niska w stosunku do przedmiotu
zamówienia i budzi jego wątpliwości, co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia
zgodnie z wymaganymi sformułowanymi przez zamawiającego lub wynikającego z
odrębnych przepisów.
5.2 Wymagane doświadczenie Oferenta
- Oferent przeprowadził co najmniej 3 projekty w przedmiotowym zakresie wraz z wdrożeniem
na rynek w ciągu ostatnich 5 lat. Wdrożenie, o którym mowa powinno nastąpić w 3 różnych
branżach.
Wymagane są referencje, zawierające zakres zrealizowanych prac wraz z osiągniętymi
efektami.
- Oferent posiada w swoich zasobach co najmniej dwóch ekspertów, a każdy z nich posiada
doświadczenie w realizacji co najmniej 3 projektów w zakresie projektowania strategii rozwoju
produktów (wyrobów lub usług), tj. przeprowadził co najmniej 3 projekty w tym zakresie wraz
z wdrożeniem na rynek w ostatnich 5 latach.
Wymagane są referencje, zawierające zakres zrealizowanych prac wraz z osiągniętymi
efektami.
- co najmniej 1 z wymienionych ekspertów powinien posiadać udokumentowane
doświadczenie w zakresie wzornictwa
Wymagane są referencje, zawierające zakres zrealizowanych prac wraz z osiągniętymi
efektami lub inne dokumenty potwierdzające w/w doświadczenie
- Oferent znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie
zamówienia. Spełnienie warunku będzie oceniane na podstawie Oświadczenia oferenta.
5.3 Wymagania dotyczące oferty:
- oferta musi być złożona w terminie i miejscu wskazanym w punkcie IV niniejszego Zapytania
- oferta musi zostać sporządzona na formularzu stanowiącym Zał. nr 1 do niniejszego Zapytania
- oferta musi zawierać:
- wszystkie wymagane załączniki
- nazwę, adres, NIP oferenta
- nr telefonu do osoby sporządzającej ofertę
- szczegółowy opis oferowanej usługi
- cenę netto za wykonanie usługi (cena powinna zawierać pełny koszt dla
Zamawiającego)
- datę sporządzenia
- termin ważności
- podpis osoby upoważnionej do przedstawienia oferty
- oferta powinna być sporządzona w sposób czytelny
Oferty, które nie będą spełniały powyższych warunków dopuszczających, nie będą
rozpatrywane.
VI KRYTERIA OCENY OFERT
Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria:
Lp
Symbol
Kryterium
Waga punktowa
1
2
C
T
Cena netto
70%
Okres realizacji usługi [w 30%
dniach kalendarzowych]
Każda ze złożonych ofert dostanie liczbę punktów obliczoną wg wzoru:
C = Cn/Co x 100
Gdzie:
Cn – najniższa cena złożona w postępowaniu
Co – cena złożona w ofercie
T = Tn/To x 100
Gdzie:
Tn – najkrótszy czas zaoferowany w postępowaniu
To – czas wskazany w ofercie
Łączna ocena oferty zostanie ustalona wg następujących wyliczeń:
O = C x 70% + T x 30%
Wybrana zostanie oferta, dla której wartość ,,O” (oferta) będzie największa.
W przypadku gdy najwyższa ilość punktów zostanie osiągnięta przez więcej niż 1 oferenta,
zostaną przeprowadzone dodatkowe negocjacje z oferentami.
VII UMOWA WARUNKOWA
Po zakończeniu postępowania ofertowego, Zamawiający zawrze z wyłonionym Wykonawcą
warunkową umowę na realizację audytu wzorniczego. Umowa warunkowa będzie zawierać
przede wszystkim następujące elementy:
a) opis działań planowanych do realizacji w ramach audytu wzorniczego
z uwzględnieniem harmonogramu i miejsca ich realizacji,
b) planowany termin rozpoczęcia i zakończenia audytu wzorniczego oraz opracowania
strategii wzorniczej,
c) informację o zespole Wykonawcy realizującym audyt oraz opracowującym strategię
wzorniczą wraz z przypisaniem osób do poszczególnych działań,
d) informację o osobach wyznaczonych ze strony Zamawiającego do współpracy przy
realizacji audytu i opracowania strategii wzorniczej,
e) wynagrodzenie przysługujące Wykonawcy za realizację działań związanych
z przeprowadzeniem audytu oraz opracowaniem strategii wzorniczej,
f) kwestie przeniesienia na Zamawiającego autorskich praw majątkowych i praw
zależnych do wszelkich utworów powstałych w związku z przeprowadzeniem audytu
wzorniczego i opracowaniem strategii wzorniczej,
g) zobowiązanie Wykonawcy do udziału jego przedstawiciela w posiedzeniu Panelu
Ekspertów w terminie wyznaczonym przez PARP, zgodnie z Regulaminem konkursu
do Etapu I działania 1.4 „Wzór na konkurencję” POPW,
h) zobowiązanie Wykonawcy do opracowania strategii wzorniczej zgodnie z wymogami
określonymi w Regulaminie konkursu do Etapu I działania 1.4 „Wzór na konkurencję”
POPW,
i) zobowiązanie Wykonawcy do uzgodnienia ostatecznej wersji strategii wzorniczej
z Zamawiającym,
j) zobowiązanie Wykonawcy do uwzględnienia uwag do strategii wzorniczej zgłoszonych
przez PARP,
k) warunek uzależniający obowiązywanie umowy od podpisania przez Zamawiającego
umowy o dofinansowanie na realizację Projektu.
l) zobowiązanie Wykonawcy do realizacji usługi doradczej zgodnie z zasadami działania
1.4 „Wzór na konkurencję” POPW.
Obowiązywanie umowy warunkowej na realizację audytu wzorniczego Zamawiający uzależnia
od podpisania z PARP umowy o dofinansowanie projektu ,,Przeprowadzenie audytu i
stworzenie indywidualnej strategii wzorniczej szansą rozwoju firmy Prografix” w ramach
Działania 1.4 „Wzór na konkurencję", I Osi priorytetowej: „Przedsiębiorcza Polska
Wschodnia", Programu Operacyjnego Polska Wschodnia 2014 – 2020
VIII DODATKOWE INFORMACJE
Oferta powinna być przygotowana w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku
obcym powinny być przetłumaczone na język polski.
Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Oferenta zgodnie
z formą reprezentacji określoną w krajowym rejestrze sądowym lub innym dokumencie
właściwym dla danej formy organizacyjnej Oferenta albo przez osobę umocowaną przez osoby
uprawnione, przy czym pełnomocnictwo musi być załączone do oferty.
Nie dopuszcza się składania ofert na wykonanie tylko części usługi.
Oferent ponosi wszelkie koszty związane z opracowaniem i złożeniem oferty, niezależnie
od wyniku postępowania.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia procedury zapytań ofertowych bez
podania przyczyny. Dopuszcza również możliwość przeprowadzenia negocjacji, z każdym
z oferentów.
Oferent może złożyć tylko jedną ofertę.
Rozliczenie pomiędzy Zamawiającym a wybranym Wykonawcą będzie prowadzone w złotych
polskich (PLN) na podstawie podpisanego protokołu zdawczo-zbiorczego.
W trakcie badania oferty i oceny oferty zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień
dotyczących treści złożonych ofert.
W przypadku gdy wybrany Oferent odstąpi od podpisania umowy z Zamawiającym, zostanie
zawarta umowa warunkowa z kolejnym oferentem, który w postępowaniu zgodnym z zasadą
konkurencyjności uzyskał kolejną najwyższą liczbę punków.
DODATKOWE INFORMACJE MOŻNA UZYSKAĆ:
- pod numerem telefonu 14 681 44 44, od poniedziałku do piątku, w godzinach od 9.00 do 15.00
- mailowo, pod adresem: [email protected]
IX ZAŁĄCZNIKI DO ZAPYTANIA
- Załącznik 1: Formularz oferty
Załącznik 1 do Zapytania ofertowego z dn. 21.09.216 r.
[miejscowość, data]
Sz. P. Kamil Smuszkiewicz
PROGRAFIX SP. Z O.O.
ul. Drogowców 16
39-200 Dębica
OFERTA
W odpowiedzi na zapytanie ofertowe z dn. 21.09.2016 r. dotyczące przeprowadzenie audytu
wzorniczego i wykonania strategii wzorniczej w ramach projektu ,,Przeprowadzenie audytu
i stworzenie indywidualnej strategii wzorniczej szansą rozwoju firmy Prografix’’
współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Programu Operacyjnego Polska
Wschodnia 2014-2020, Oś priorytetowa I: Przedsiębiorcza Polska Wschodnia, Działanie 1.4
Wzór na konkurencję, Etap I, składam ofertę na zrealizowanie powyższej usługi.
I DANE OFERENTA:
Nazwa firmy:
Adres:
NIP:
Dane do kontaktu (imię i nazwisko, tel., e-mail)
Termin ważności oferty [dd.mm.rrrr]:
II OFERTA:
OFEROWANA CENA ZA CAŁOŚĆ USŁUGI:
CENA NETTO [PLN]:
SŁOWNIE:
CZAS REALIZACJI USŁUGI:
ILOŚĆ DNI
KALENDARZOWYCH
(od dnia podpisania
umowy)
III SZCZEGÓŁOWY WYKAZ POTENCJAŁU I DOŚWIADCZENIA
Ekspert 1
Imię i nazwisko
Czy posiada doświadczenie w zakresie wzornictwa?
L.p.
Doświadczenie (zrealizowane
zakresy oraz efekty)
projekty,
ich
Tak/ Nie
Branża
Data
zakończenia
projektu
Dołączone
referencje
(tak/nie)
1
2
3
Razem referencji:
Ekspert 2
Imię i nazwisko
Czy posiada doświadczenie w zakresie wzornictwa?
L.p.
Doświadczenie (zrealizowane
zakresy oraz efekty)
projekty,
ich
Tak/ Nie
Branża
Data
zakończenia
projektu
Dołączone
referencje
(tak/nie)
1
2
3
Razem referencji:
Oferent
L.p.
Doświadczenie (zrealizowane
zakresy oraz efekty)
projekty,
ich
Branża
Data
zakończenia
projektu
Dołączone
referencje
(tak/nie)
1
2
3
Razem referencji:
W razie konieczności należy dodać kolejny wiersz do danej tabeli.
IV ZAKRES I SZCZEGÓŁOWY OPIS OFEROWANYCH W RAMACH OFERTY
USŁUG AUDYTU WZORNICZEGO I PRZYGOTOWANIA STRATEGII
WZORNICZEJ
1. ………….
2. …………
V OŚWIADCZENIA
1. Oświadczam, że zobowiązujemy się zrealizować zamówienie zgodnie z wymaganiami
określonymi w zapytaniu ofertowym oraz zgodnie ze złożoną przez nas ofertą.
2. Oświadczam, że oferta obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia
3. Niniejszym oświadczam że znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej
zapewniającej wykonanie Zamówienia.
4. Oświadczam, że biorąc udział w realizacji innych projektów w ramach Działania 1.4
Wzór na konkurencję I Etap, a także przedsięwzięć związanych z prowadzeniem swojej
działalności posiadam możliwości/zdolności do zrealizowania usługi będącej
przedmiotem niniejszego postępowania w sposób rzetelny, dokładny, zgodny
z przedstawionym zakresem umowy
5. Oświadczam, że nasza firma nie jest powiązana kapitałowo, ani osobowo
z Zamawiającym, osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w mieniu
Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane
z przygotowaniem i przeprowadzaniem procedury wyboru Wykonawcy a Zleceniodawcą,
polegające w szczególności na:
- uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
- posiadaniu co najmniej 5 % udziałów lub akcji;
- pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta,
pełnomocnika;
- pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa
w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w
linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
6. Zdobyłam(em) konieczne informacje dotyczące realizacji zamówienia oraz
przygotowania i złożenia oferty, posiadam niezbędną wiedzę i doświadczenie do
realizacji zadania
7. W przypadku uznania mojej oferty za najkorzystniejszą zobowiązuję się do podpisania
umowy warunkowej w terminie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego.
Umowa warunkowa będzie zawierać przede wszystkim następujące elementy:
m) opis działań planowanych do realizacji w ramach audytu wzorniczego
z uwzględnieniem harmonogramu i miejsca ich realizacji,
n) planowany termin rozpoczęcia i zakończenia audytu wzorniczego oraz opracowania
strategii wzorniczej,
o) informację o zespole Wykonawcy realizującym audyt oraz opracowującym strategię
wzorniczą wraz z przypisaniem osób do poszczególnych działań,
p) informację o osobach wyznaczonych ze strony Zamawiającego do współpracy przy
realizacji audytu i opracowania strategii wzorniczej,
q) wynagrodzenie przysługujące Wykonawcy za realizację działań związanych
z przeprowadzeniem audytu oraz opracowaniem strategii wzorniczej,
r) kwestie przeniesienia na Zamawiającego autorskich praw majątkowych i praw
zależnych do wszelkich utworów powstałych w związku z przeprowadzeniem audytu
wzorniczego i opracowaniem strategii wzorniczej,
s) zobowiązanie Wykonawcy do udziału jego przedstawiciela w posiedzeniu Panelu
Ekspertów w terminie wyznaczonym przez PARP, zgodnie z Regulaminem konkursu
do Etapu I działania 1.4 „Wzór na konkurencję” POPW,
t) zobowiązanie Wykonawcy do opracowania strategii wzorniczej zgodnie z wymogami
określonymi w Regulaminie konkursu do Etapu I działania 1.4 „Wzór na konkurencję”
POPW,
u) zobowiązanie Wykonawcy do uzgodnienia ostatecznej wersji strategii wzorniczej
z Zamawiającym,
v) zobowiązanie Wykonawcy do uwzględnienia uwag do strategii wzorniczej zgłoszonych
przez PARP,
w) warunek uzależniający obowiązywanie umowy od podpisania przez Zamawiającego
umowy o dofinansowanie na realizację Projektu.
x) zobowiązanie Wykonawcy do realizacji usługi doradczej zgodnie z zasadami działania
1.4 „Wzór na konkurencję” POPW.
Obowiązywanie umowy warunkowej na realizację audytu wzorniczego Zamawiający
uzależnia od podpisania z PARP umowy o dofinansowanie projektu „Przeprowadzenie
audytu i stworzenie indywidualnej strategii wzorniczej szansą rozwoju firmy Prografix”
w ramach Działania 1.4 „Wzór na konkurencję", I Osi priorytetowej: „Przedsiębiorcza
Polska Wschodnia", Programu Operacyjnego Polska Wschodnia 2014 – 2020
8. Usługa będzie realizowana przez co najmniej 2 ekspertów wskazanych w punkcie III
niniejszej oferty.
Załączniki do oferty:
1. ……….
2. ……
podpis i pieczątka firmowa Oferenta